visiteur a écrit:

Pour résumer et faire vite, il a peur de "ne pas récupérer" le montant de l'acompte. Le chef d'établissement regrette de son côté que je ne sois pas passé par lui pour m'adresser à l'AC......

Je ne partage pas le jugement (trop) sévère des collègues envers le comptable. Je ne suis pas d'accord avec sa position surtout pour le motif indiqué, mais y a peut être un contexte que l'on ignore, une situation financière, un historique...

Cela dit l'ordo ordonne et le comptable paye. Si l'acompte est perdu ou si le séjour doit être in fine financé par les crédits de l'EPLE, l'ordo assume. C'est la règle du jeu.

Je me permets de féliciter notre ami enseignant qui a fourni en l'espèce un travail méritoire. Cela dit, je l'invite, lui et tous les semblables, à systématiquement passer à l'avenir par un prestataire prenant en charge l'ensemble de l'organisation, pour les raisons suivantes :

- tout sera beaucoup plus simple pour lui ET pour le gestionnaire ET pour le comptable
- la réservation de toutes les prestations sera largement mieux sécurisée et à l'abri des secousses d'un règlement pas toujours en temps et en heure malgré les efforts des administratifs (y a toujours tellement d'ennuis qui s'interposent...)
- ça lui évitera d'avoir à faire avec le service groupes de la seuneucefeu (en ce qui me concerne, plutôt passer mon mois d'août dans un camp de rééducation nord-coréen que de devoir contacter ce machin abominable)
- malgré le coût du travail de l'agence, comme celui-ci sera fait par des pros du secteur, on peut même espérer avoir de meilleurs tarifs, dans certains cas
- si le gestionnaire ou le chef d'établissement sont (à raison) pointilleux sur le respect du code des marchés publics, ils pourront choisir l'agence en commission après la publication d'un MAPA (marché à procédure adaptée)
- enfin, tout voyagiste agréé dispose d'une couverture d'assurance et réassurance énorme, qui met à l'abri l'établissement et son chef en cas de très, très gros pépin horrible du style avion qui s'écrase

Je pense, pour partager l'avis exprimé de manière fleurie par le génie Isaac Newton, qu'il faut soigneusement éviter à un enseignant sérieux et scrupuleux de s'user le cuir en se frottant à un comptable tombant de sa chaise en apprenant que parfois dans des prestations de tourisme il peut arriver qu'on doive payer une avance (ou un acompte ou des arrhes, comme ça on a le masculin, le féminin et le pluriel, on choisit ce qu'on préfère).

Il faut se limiter à l'aspect institutionnel de la chose : l'ordonnateur émet un mandat, et le comptable l'exécute. Si au lieu d'obtempérer il dégaine un rejet, là le CE sort le bâton parce que faut arrêter les carabistouilles.

En fait le point dur, c'est que nous sommes en 2011 et que le voyage aura lieu en 2012. Il faut organiser les choses au budget pour que ça soit fait proprement, d'après moi. Le mieux serait d'obtenir du voyagiste/lieu d'hébergement un sursis pour que le premier règlement ait lieu vers le 15 janvier (performance d'une agence comptable et d'une gestion bien tenues qui basculent vite dans le nouvel exercice comptable).

Si vraiment c'est impossible, il faut déterminer quelle ressource peut faire l'objet dès maintenant d'un ordre de recettes, car la dépense doit être égale à la ressource dans le cadre du chapitre N3 comptabilisant les voyages scolaires. NB si un *acte* (voté et transmis aux zautorités de kontrolle) décrivant le voyage comportant un volet financier a établi l'organisation du voyage, d'après moi on peut ouvrir la ligne budgétaire sans autre vote du CA, par décision budgétaire modificative pour information, faisable sans délai à tout moment.

Dans la dernière des extrémités, on peut envisager l'ordre de paiement évoqué par les collègues, mais dans un contexte de comptable pas arrangeant du tout, c'est probablement une fausse piste : moi en tout cas je n'aimerais pas trop devoir justifier de ce genre de trucs à moitié commencés dans mon compte financier.

L'intendant zonard a écrit:

Dans la dernière des extrémités, on peut envisager l'ordre de paiement évoqué par les collègues, mais dans un contexte de comptable pas arrangeant du tout, c'est probablement une fausse piste : moi en tout cas je n'aimerais pas trop devoir justifier de ce genre de trucs à moitié commencés dans mon compte financier.

L'ordre de paiement est pour moi la meilleure pratique. Elle est prévue par la réglementation comptable.

Extrait du site :

Compte 4091 : acompte.
La question se pose souvent du paiement des acomptes, notamment pour les voyages, sur un exercice alors que l’opération sera finalisée sur l’exercice suivant. La mécanique comptable est d’une simplicité enfantine et consiste en une opération hors budget se traduisant par un ordre de paiement de l’ordonnateur du montant de l’acompte avec utilisation du compte 4091.

Acompte de 1000 € payé en novembre 2007, sur un montant total de la facture de 3000€ pour un voyage effectué en mars 2008.En N (2007) :
4091-5159 : 1000 (paiement de l’acompte) ; bilan de sortie du 4091 justifié au cofi.
En N+1 (2008) :
4091- 890 : 1000 (reprise en BE du compte)
N3 6 - 4012 : 3000 ( mandatement de la facture totale due au voyagiste)
4012 - 5159 : 2000 (montant de l’acompte déduit du paiement)
4012- 4091 : 1000 (régularisation de l’acompte)

Voir la fiche technique de la DAF sur la gestion des voyages dans GFC, notamment sur deux exercices comptables

L'intendant zonard a écrit:

...je n'aimerais pas trop devoir justifier de ce genre de trucs à moitié commencés dans mon compte financier.

Pas d'accord avec toi, l'IZ, ce "genre de truc" est aisément justifiable au COFI.
Les charges et les recettes doivent être inscrites sur l'exercice où elles sont constatées, parallèlement à ça, il est juridiquement permis d'effectuer une avance, qui peut tout à fait se situer sur l'exercice antérieur.
Il sera utile et recommandé de détailler avec précision le solde débiteur du compte 4091.

Dans l'histoire telle qu'elle est présentée, je trouve que le gestionnaire et CE du collège aurait dû prendre le relais du prof au niveau de la gestion de l'acompte.

Ils sont sensés mieux savoir gérer ce genre de choses, et l'obtention de délais.

visiteur a écrit:

J'ai passé beaucoup de temps à trouver un hébergement, monter un financement (organisation d’une grande tombola,

L'organisation d'une tombola est soumise à autorisation préfectorale.

Entre ces zavances pour les voyages et le délai post-MAPA, je me couchera moins bête ce soir. Mais concrètement, on fait comment pour émettre un ordre de paiement à l'initiative de l'ordonnateur, avec un comptable qui traîne des pieds voire pire ?

Pour la "tombola", il y a des boîtes spécialisées là-dedans qui proposent des opérations clés en mains. Ça marche assez bien, à la condition de ne pas en faire trop souvent.

Il s'agit bien d'une tombola clé en mains, fournie par une entreprise spécialisée.

Je reviens au début du fil à savoir le refus de l'AC de payer l'acompte. Je peux le comprendre si 1° les familles n'ont rien versé et sûrement rempli aucun engagement écrit de participer au voyage et 2° s'il n' y a aucune notification de subvention de quelque collectivité que ce soit. En effet, je considère (mais c'est un vieux débat) qu'en matière de ressources affectées, le seul fait que les crédits soient ouverts n'autorise pas le comptable à payer.

Mais il y a un moyen que j'ai déjà utiliseé ( bien que ne rentrant peut-être pas dans une parfaite orthodoxie comptable): si le CE est sûr d'avoir les moyens financiers, il émet un mandat pour ordre du A1 Contribution entre service ( s'il lui reste assez d'argent en cette fin d'année) à destination du N. L' agent comptable le réceptionne et l'impute en classe 4 Voyage. Il peut donc maintenant régler l'acompte en toute tranquilité sachant qu'il a une véritable recette. Par la suite, si les recettes rentrent normalement, le CE pourra établir un ordre de reversement pour réintégrer cet argent au service général; c'est en quelque sorte une avance.

 

Excuses moi , cher invité, de te dire cela en ce début de week-end...
Ton intervention c'est n'importe quoi...

petanque a écrit:

Mais il y a un moyen que j'ai déjà utilisée ( bien que ne rentrant peut-être pas dans une parfaite orthodoxie comptable): si le CE est sûr d'avoir les moyens financiers, il émet un mandat pour ordre du A1 Contribution entre service ( s'il lui reste assez d'argent en cette fin d'année) à destination du N. L' agent comptable le réceptionne et l'impute en classe 4 Voyage. Il peut donc maintenant régler l'acompte en toute tranquillité sachant qu'il a une véritable recette. Par la suite, si les recettes rentrent normalement, le CE pourra établir un ordre de reversement pour réintégrer cet argent au service général; c'est en quelque sorte une avance.

Je confirme comme le corse, c'est vraiment de la tambouille.

Oui mais c'est pas la faute du prof, il a l'air de se débrouiller comme il peut face à des murs.

Par contre, je confirme qu'on a des marges de manoeuvres avec les acomptes, et qu'on peut probablement attendre janvier, et du coup simplement mandater une facture d'acompte.

je ne comprends pas que ne soit pas évoqué le gestionnaire à moins que l'AC = gestionnaire.

J'ai 5 voyages prévus en avril 2012.

je suis la procédure suivante :

1/passage en CA des voyages-financements-tarifs familles (en septembre pour l'étranger - novembre pour la france

2/bon de commande aux voyagistes ou fournisseurs divers; Dans le cas présent, on ne sait pas si la commande a été faite ce qui est quand même un préalable au paiement d'un acompte. La condition pour le bon de commande est d'avoir tous les engagagements des familles. jexplique que l'établissement ne peut s'engager si les familles ne se sont pas engagées.

3/paiement d'un premier acompte aux voyagiste suite à demande écrite de l'ordonnateur au comptable. ce courrier doit évoquer le caractère règlementaire de cette demande et communiquer différents éléments à l'AC lui permettant de prendre en compte cette demande telle que côut total, facture d'acompte...(je suis AC et j'ai fourni un modèle aux établissements rattachés). En tant qu'AC, je ne peux refuser cette demande de paiement ; pour moi, c'est évident qu'il ne s'agit pas d'un mandat quand exercice n-1. personnellement, à ce stade, je préconise fortement d'avoir tous les premiers chèques des familles. c'est en général le cas (on a au minimum l'engagement des familles)

Le problème de la MIJE par rapport à d'autre voyagistes, c'est qu'ils ne se satisfont pas du bon de commande et réclame très tôt le premier acompte. D'autres acceptent un délai plus important entre le bon de commande et le 1er acompte et le voyage est réservé juste avec la commande. c'est surtout un probème de chrono et d'anticipation.

nat a écrit:

Dans le cas présent, on ne sait pas si la commande a été faite ce qui est quand même un préalable au paiement d'un acompte. .

Je peux comprendre que ma proposition ne soit pas très orthodoxe mais en tout cas elle fait avancer la machine car c'est bien notre but n'est-ce pas car je comprendrai pas ce que nous ferions dans un bahut.

De plus, je veux bien admettre que cela est du n'importe quoi ou /et de la tambouille, mais affirmation ne vaut pas toujours démonstration

petanque a écrit:

Je peux comprendre que ma proposition ne soit pas très orthodoxe mais en tout cas elle fait avancer la machine car c'est bien notre but n'est-ce pas

Notre but n'est pas de faire avancer la machine
Notre but c'est de faire avancer la machine en respectant la réglementation...

Pas mieux!

Moi je vous encourage, M. pétanque, parce que je trouve que vous faites de grands efforts comme j'aimerais que tous mes profs-à-voyage en aient toujours fait.

Bon, maintenant chez moi ils sont à peu près dressés, et certains sont éliminés du truc par le chef qui a compris : la politique du pire m'a coûté 10 k€ sur mon budget en un seul voyage organisé par un de gros calibre, mais après ça le protal a pigé ! Parce qu'il y a la réglementation, mais même si le gestionnaire-comptable parvient à peu près à la ménager, le bon sens et le sérieux ne sont pas en option !

Bozinchu a écrit:

nat a écrit:

Dans le cas présent, on ne sait pas si la commande a été faite ce qui est quand même un préalable au paiement d'un acompte. .

je veux simplement mettre l'accent sur le fait que c'est bien l'ordonnateur qui est à l'origine de la demande de paiement d'un acompte.

J'ose imaginer qu'il a donc au préalable passer commande du voyage ce qui déclenche dans certains cas une facture d'acompte. "Notre invité" ne faisant pas allusion au fait que le gestionnaire ait passé commande....je me posais la question...

L'intendant zonard a écrit:

- ça lui évitera d'avoir à faire avec le service groupes de la seuneucefeu (en ce qui me concerne, plutôt passer mon mois d'août dans un camp de rééducation nord-coréen que de devoir contacter ce machin abominable)

De ce point de vue, notre société nationale s'est bien perfectionnée, tout en restant compliqué ; il faut établir un premier bon de commande pour la réservation et le paiement de l'acompte via leur propre formulaire, puis établir un deuxième bon de commande pour la réception des billets et le paiement du solde. La même société outre-Rhin (bureau parisien) se contente d'un bon de commande de l'EPLE, envoie les billets sous 48 heures et accepte le paiement du tout par mandat administratif.

L'intendant zonard a écrit:

Dans la dernière des extrémités, on peut envisager l'ordre de paiement évoqué par les collègues, mais dans un contexte de comptable pas arrangeant du tout, c'est probablement une fausse piste : moi en tout cas je n'aimerais pas trop devoir justifier de ce genre de trucs à moitié commencés dans mon compte financier.

Lorsq'un voyage est géré sur 2 années, j'annule des opérations N-1 par des écritures pour ordre et je les rétablit sur N, tout est donc géré sur le même exercice. Mais je n'ai peut-être pas tout compris...

Et comme le dit Nat, gestionnaire = AC peut-être et AC est peut-être débutant, donc il prend ses précautions....

Mad Max a écrit:

Lorsq'un voyage est géré sur 2 années, j'annule des opérations N-1 par des écritures pour ordre et je les rétablit sur N, tout est donc géré sur le même exercice. Mais je n'ai peut-être pas tout compris...

Si tu n'emploies pas la technique de l'OP au 4091 mais celle des charges et produits constatés d'avance, c'est possible.
Je préfère aussi.

Mad Max a écrit:

Lorsq'un voyage est géré sur 2 années, j'annule des opérations N-1 par des écritures pour ordre et je les rétablit sur N, tout est donc géré sur le même exercice

Il ne doit pas avoir d'opérations budgétaires à N-1, mais seulement un paiement au moyen d'un OP compte 4091 avec comme PJ tous les élèments de l'opération projetée, contrats, conventions factures d'acomptes et demande express de l'ordonnateur...ect
Un voyage sur 2 années, c'est départ 25 décembre et retour 3 janvier et là ça se complique... bouhh!
J' en ai "vu" de toutes sortes et SUPER INTENDANTn tuteur, formateur académique et national -ESEN- et maintenant super SG .... mais c'est un autre débat.

[quote="nat"]
3/paiement d'un premier acompte aux voyagiste suite à demande écrite de l'ordonnateur au comptable. ce courrier doit évoquer le caractère règlementaire de cette demande et communiquer différents éléments à l'AC lui permettant de prendre en compte cette demande telle que côut total, facture d'acompte...(je suis AC et j'ai fourni un modèle aux établissements rattachés). En tant qu'AC, je ne peux refuser cette demande de paiement ; pour moi, c'est évident qu'il ne s'agit pas d'un mandat quand exercice n-1. personnellement, à ce stade, je préconise fortement d'avoir tous les premiers chèques des familles. c'est en général le cas (on a au minimum l'engagement des familles)

OLRIK a écrit:

Mad Max a écrit:

Lorsq'un voyage est géré sur 2 années, j'annule des opérations N-1 par des écritures pour ordre et je les rétablit sur N, tout est donc géré sur le même exercice

Il ne doit pas avoir d'opérations budgétaires à N-1, mais seulement un paiement au moyen d'un OP compte 4091 avec comme PJ tous les élèments de l'opération projetée, contrats, conventions factures d'acomptes et demande express de l'ordonnateur...ect

on est d'accord

Je suis sûrement dans mon tort mais afin de progresser ( c'est quand même un des buts de ce forum) j'aimerais que Bosinchu et Olrik m'expliquent en quoi ma proposition n'est pas régulière comptablement parlant.

Ce n'est pas illégal, ce que tu proposes, invité. Encore que le virement du A1 au N3 doit est soumis au vote du CA.

C'est justement là que le bât blesse.

Personne ne se voit expliquer aux membres du CA, qui comprend des parents et des élus, que comme on est pas sûrs d'avoir les financements, on prend les sous au A1, mais que si on les a, on les rendra, et que si on les pas on les rendra pas. On passerait soit pour des rigolos, soit pour des magouilleurs. En tout cas des gens moyennement sérieux. Non ?

petanque a écrit:

Je reviens au début du fil à savoir le refus de l'AC de payer l'acompte.

Postulat de base...

petanque a écrit:

Je peux le comprendre si 1° les familles n'ont rien versé et sûrement rempli aucun engagement écrit de participer au voyage

quel texte prévoit cela?

petanque a écrit:

et 2° s'il n' y a aucune notification de subvention de quelque collectivité que ce soit.

On peut très bien avoir un budget prévisionnel sans avoir de notification (cf en cela le fil sur les subventions de l'Etat)

petanque a écrit:

En effet, je considère (mais c'est un vieux débat) qu'en matière de ressources affectées, le seul fait que les crédits soient ouverts n'autorise pas le comptable à payer.

Déjà on n'est pas dans le cadre d'une ressource affectée, ensuite quel est ce vieux débat et quel texte est en débat?

petanque a écrit:

si le CE est sûr d'avoir les moyens financiers, il émet un mandat pour ordre du A1 Contribution entre service ( s'il lui reste assez d'argent en cette fin d'année) à destination du N.

Autre entorse à la règle comptable ...le voyage ayant lieu en N+1, il ne pourrait y avoir une charge pour l'établissement constatée en N (ou alors on fait comme l'a dit Winnie-cf supra)

petanque a écrit:

L' agent comptable le réceptionne et l'impute en classe 4 Voyage. Il peut donc maintenant régler l'acompte en toute tranquilité sachant qu'il a une véritable recette.

Et comment l'AC règle t'il l'acompte? Il fait un OP alors que le CE a émis un mandat?
Un mandat serait donc une recette (tu le dis toi même)

petanque a écrit:

Par la suite, si les recettes rentrent normalement, le CE pourra établir un ordre de reversement pour réintégrer cet argent au service général; c'est en quelque sorte une avance

Donc si l'argent ne rentrait pas normalement (la aussi que l'on m'explique ce que l'on entend par "normalement") le CE ne ferait pas d'ordre de reversement...comment serait alors soldé le compte de classe 4 où ton AC a imputé le premier mandat?
Je suis preneur de l'explication à utiliser pour le COFI...

Il y a une vague idée de provisions pour risques dans cette démarche, mais pas avec la bonne méthode.

Et je rajoute (après avoir lu le message précédent) que l'ouverture d'un N3 en N pour un voyage en N+1 est assez folklo aussi...

Merci, je comprends mieux maintenant que ma proposition était un peu "olé ,olé".

Par contre, je souhaiterai encore une précision. Vous ne considérez pas le N3 comme fonctionnant en ressources affectées et vous acceptez, si j'ai bien compris, de payer des factures sur le seul fait d'un budget prévisionnel avant tout encaissement des familles ou notification de subvention. si à la clôture du voyage, il s'avère que les recettes sont inférieurs à vos règlements, que faites-vous? considère-t-on que cela est un prélèvement d'office sur les fonds de réserves du Service général sans passer par le CA?

Merci davance

Il ne pourrait y avoir de recettes inférieurs aux dépenses.
Il pourrait y avoir un reste à recouvrer en classe 4, mais pas de recettes inférieures aux dépenses.
C'est impossible.

Si, les ressources sont affectées. C'est pour ça qu'on veut avoir des mandats ET des ordres de recettes en bonne et due forme.

En matière de dépenses, c'est la notion de disponibilité des crédits qui importe pour payer. Et c'est le conseil d'administration, en votant le budget du voyage, qui fixe un plafond de dépenses. Si à la clôture du voyage les factures sont plus élevées que ce qui a été voté, il faut un nouveau vote du CA pour ajuster le budget, donc en trouvant des ressources supplémentaires pour faire face à ces dépenses. Ce n'est qu'après cet ajustement que l'on pourra payer les factures supérieures à la prévision initiale.

En matière de recettes, l'important n'est pas le fait que les familles aient payé ou pas au moment du paiement de la facture. Le plus tôt est le mieux, bien sûr, mais dans les textes on n'a rien qui oblige à avoir TOUT encaissé avant de payer, dès lors que le titre de recettes est émis de manière régulière. Ce qui veut dire que si avec les ordres de recettes le gestionnaire met bien les notifications de subvention (ça c'est obligé) et la liste des familles avec la somme due, le comptable a les éléments nécessaires pour effectuer le recouvrement. Et faire rentrer l'argent dans la caisse, c'est son boulot, au comptable (pas la partie la plus fun, d'ailleurs).
A titre d'exemple, on n'attend pas que les familles aient payé le forfait de cantine pour acheter de la nourriture pour les élèves. Mais attention, selon le montant et selon l'établissement, un paiement en l'absence d'encaissement préalable peut poser un problème de trésorerie. C'est pour ça que le comptable court après le .

Bonsoir,

quelques nouvelles de la question du paiement de l'acompte.

J'ai vu le CE qui me dit qu'"ils ont trouvé une solution". Réponse de ma part: "Pourquoi, il y a un problème de trésorerie ? Dans ce cas, on ne m'en a rien dit".

En fait, il m'explique que l'administration (l'AC, le gestionnaire et le CE) tient à effectuer l'encaissement des familles (je précise que les familles se sont engagées par écrit quant à la participation de leur enfant au voyage), ce à quoi je lui rétorque qu'évidemment le plus tôt est le mieux, mais que ce n'est pas indispensable au versement de l'acompte, me semble-t-il.

Au passage, il souligne que l'administration peut très bien refuser un paiement échelonné des familles.; il s'agit d'une pratique répandue et tolérée, mais.... Je ne m'étais même pas posé la question qui n'est pas soulevée au CA d'ailleurs, quand on vote la participation des familles. Qu'en est-il vraiment ? Quelqu'un at-il dse infos précises sur ce point ?

Après discussion, il apparaît (et je le comprends aisément ) que le paiement de l'acompte avant d'avoir recouvré l'argent des familles, complique le travail de comptabilité. Ceci dit, cet argument ne me paraît pas "recevable" au point d'empêcher le voyage. (une sortie de 4 jours 24 h/24 avec des ados en difficulté ne s'apparente pas à des vacances, comme j'ai pu le lire sur certains posts... la préparation, la sortie et l'exploitation du séjour représente aussi un supplément de travail pour les professeurs, et pas seulement pour le comptable quand ils ne passent pas par un voyagiste).

 

visiteur a écrit:

Au passage, il souligne que l'administration peut très bien refuser un paiement échelonné des familles.;

Faux. L'Administration ne peut pas. Seul le comptable est habilité à accorder ou refuser des paiements échelonnés ; lui seul et sans l'avis ou l'accord de quiconque.

Le paiement d'un acompte avant recouvrement ne pose aucun problème comptable. Un problème budgétaire pour l'avenir à la rigueur ; mais pas comptable.

visiteur a écrit:

Au passage, il souligne que l'administration peut très bien refuser un paiement échelonné des familles.; il s'agit d'une pratique répandue et tolérée, mais.... Je ne m'étais même pas posé la question qui n'est pas soulevée au CA d'ailleurs, quand on vote la participation des familles. Qu'en est-il vraiment ? Quelqu'un at-il dse infos précises sur ce point ? 

Le seul autoriser à accorder des échéanciers, c'est l'agent comptable. C'est vrai que ça fait du boulot, mais bon, je préfère faire 3 bordereaux de chèques à un mois d'intervalle que de tout encaisser d'un coup avec moult rejets bancaires.
Grilled by the Boss

visiteur a écrit:

une sortie de 4 jours 24 h/24 avec des ados en difficulté ne s'apparente pas à des vacances, comme j'ai pu le lire sur certains posts...

Je confirme. Mais certains collègues n'ont jamais pu accompagner des voyages, d'où leur humour grinçant teinté de jalousie. Et puis si on peut plus dire d'âneries sur notre forum, où le ferait-on ? Pas en salle des profs...
Plus sérieusement, c'est vrai que c'est crevant, mais vu ce qui en ressort avec les gamins, ça vaut le coup. C'est pour ça que les profs recommencent chaque année.