Secrétaire d'intendance - Fiche de poste

Bonjour,

Quelqu'un disposerait-il d'une fiche de poste de secrétaire d'intendance s'il vous plait (car je viens d'arriver dans mon nouvel établissement et un "léger" recadrage des fonctions de chacun s'impose )

Merci par avance pour toutes vos contributions.

Biki !

Il n'y a pas de fiche "type" de secrétaire d'intendance.

Qu'entends-tu par "secrétaire d'intendance"?

- un personnel d'intendance de catégorie C ou B

- spécifiquement un ou une SAENES non gestionnaire

Toutes les fonctions d'intendance sont possible, la fiche de poste dépend d'un organigramme fonctionnel qui n'est apparemment pas établi dans ton établissement. Il faut donc lister les tâches à accomplir et les répartir, la fiche de poste pourra ensuite être établie sur cette base.

Je sais que c'est plus facile à dire qu'à faire.

Merci pour ta réponse. Il s'agit d'une fiche de poste concernant un personnel de catégorie C. J'aurais bien aimé avoir une idée de ce que font les personnel de catégorie C en intendance car il me semble qu'ici, la secrétaire d'intendance dépasse très largement les fonctions qui devraient lui être octroyées...C'est pourquoi, j'aurais aimé avoir une idée des taches qui leur sont confiées "habituellement".

Biki !

biki.net a écrit:

, la secrétaire d'intendance dépasse très largement les fonctions qui devraient lui être octroyées...Biki !

tu veux dire qu'elle en fait plus...ou qu'elle déborde sur tres plates-bandes de gestionnaire ?

Oui, je pense qu'on peut dire ça comme ça puisqu'elle signe plein de documents pour ordre sans procuration et sans m'en avoir avisé ... voilà, cette situation ne me plait pas vraiment et j'aurais aimé savoir quelles taches vous déléguiez à vos secrétaires d'intendance (pour les chanceux qui en ont une)

Biki !

biki.net a écrit:

Oui, je pense qu'on peut dire ça comme ça puisqu'elle signe plein de documents pour ordre sans procuration et sans m'en avoir avisé ... voilà, cette situation ne me plait pas vraiment et j'aurais aimé savoir quelles taches vous déléguiez à vos secrétaires d'intendance (pour les chanceux qui en ont une)

Biki !

euh quel genre de docs?

biki.net a écrit:

elle signe plein de documents pour ordre sans procuration

Sans « délégation de signature », jeune Padawan. La "procuration", connais pas.

Quant à la "signature pour ordre", si l'on en croit la définition que nous en donne la collègue Catherine Vallée dans l'ouvrage "Modalités
de la communication administrative" publié sur le site de l'Esen, c'est la signature du « fonctionnaire qui signe à la place de son chef direct, momentanément empêché. »
Autant dire que c'est une monstruosité juridique. Car soit on a une délégation de signature en bonne et due forme – et l'on rappelle qu'il ne peut y avoir de délégation de signature sans texte autorisant expressément à déléguer sa signature – soit on n'en a pas.

Le reste est littérature.

Eh bien elle signe des BDC et autres documents (documents de régie par exemple) sans délégation de signature....et semble s'étonner quand je lui fais remarquer que cela ne fait pas partie de ses attributions...

Biki !

Hippos a écrit:

...Le reste est littérature.

Tu as quelque chose contre la littérature?

biki.net a écrit:

Eh bien elle signe des BDC et autres documents (documents de régie par exemple) sans délégation de signature....et semble s'étonner quand je lui fais remarquer que cela ne fait pas partie de ses attributions...

Biki !

Article D421-13 du code de l'Education (3ème alinéa): "Le chef d'établissement peut déléguer sa signature à son adjoint et au gestionnaire."
En l'absence d'un document formalisant cette délégation, le chef d'établissement doit signer tous les bons de commandes. Cette délégation peut être accordée au gestionnaire, mais pas à un autre personnel d'intendance.

Cela dit, je signe certains bons de commande alors que je n'ai pas de délégation, mais ce n'est pas bien et il ne faut pas le dire...

Bon,

il ne reste plus qu'à faire preuve de diplomatie pour obtenir que la personne à qui il faille retirer la puissance de signer ces papiers ne fasse pas la gueule à perpète et s.alope le boulot en boudant. Il faudrait penser à envisager de trouver une petite compensation...




SvP .

Stoik a raison. Sans délégation au gestionnaire dans son domaine de compétence, le CE signe tout. Et le gestionnaire ne peut sous-déléguer la signature.

Pas besoin de fiche de poste pour régler ton problème, il te suffit de lui donner l'ordre de ne plus signer tous ces trucs... après tout, tu es sa supérieure hiérarchique. Personnellement, je répugne à faire trop polir mes galons et n'abuse jamais de ce genre de prérogatives, alors essaye d'abord de lui expliquer pourquoi c'est mal, calmement, et si elle fait semblant de ne pas comprendre, un p'tit coup de "C'est-moi-le-chef-non-mais-qui-c'est-qui-commande-ici-rrogntudjû!" et tout rentrera dans l'ordre...

Ne t'inquiète pas, on trouve toujours de quoi faire dans une intendance...

SVP a écrit:

Bon,

il ne reste plus qu'à faire preuve de diplomatie pour obtenir que la personne à qui il faille retirer la puissance de signer ces papiers ne fasse pas la gueule à perpète et s.alope le boulot en boudant.SvP .

Sans doute la meilleure méthode mais quand même très délicat si procédé ancien et/ou mis en oeuvre car gestionnaire de l'époque incompétent ou trop souvent absent. Si bouderie manifeste, on peut aussi voir avec l'AC pourquoi il accepte des documents de régie signés par la secrétaire et lui demander complicité pour expliquer que tout ça c'est pas bien du tout.

C'est intéressant ça ! Alors seul le gestionnaire a le droit de signer les bons de commande ? Il n'a pas le droit de déléguer ? Ça signifie que je suis dans l'illégalité depuis un an ? Je signe tous les bons de commande inférieur à une certaine somme. J'informe quotidiennement la gestionnaire des achats qui vont être effectués, demandant son aval dès que la somme est supérieure à 150€ (mais je signe quand même le bon de commande). Mais sinon, dès qu'il s'agit d'acheter 3 clous ou 10 serviettes en papier, je signe. En interne nous avons même un document de la gestionnaire indiquant cette procédure. Ça ne me dérangerait pas de ne plus signer (je ne suis pas accro au pouvoir ) mais ça nous poserait un sacré souci d'organisation...

To-chan a écrit:

C'est intéressant ça ! Alors seul le gestionnaire a le droit de signer les bons de commande ? Il n'a pas le droit de déléguer ? Ça signifie que je suis dans l'illégalité depuis un an ?

Seul le gestionnaire a le droit de signer les bons de commande, sous réserve d'en avoir reçu délégation de signature de l'ordonnateur par un document écrit en bonne et due forme...

Maintenant, si ça peut te rassurer, d'autres que toi doivent être dans l'illégalité comme ça depuis plus de dix ou quinze ans et n'en sont pas morts...

Les bons signés ni de l'ordo, ni du gestionnaire ayant délégation, ne sont pas illégaux. Ils n'engagent pas l'établissement, c'est tout.



Libre aux fournisseurs de les accepter, et libre après à l'EPLE d'accepter quand même la livraison.

« Ils n'engagent pas l'établissement ». OK s'il n'y a strictement aucune signature.
Mais attention s'ils sont signés par un agent incompétent : ils engagent au moins la responsabilité de l'établissement. En d'autres termes, un bon de commande signé par un agent incompétent pourra aisément être annulé au contentieux, mais le fournisseur pourra quand même s'en prévaloir pour demander au juge de condamner l'établissement à lui verser des dommages et intérêts (qui, rappel, supposent un dommage réel et certain, une faute, et un lien de causalité entre les deux).

Et pour répondre à To-Chan : la procédure adoptée par ton GM ne pose aucun problème tant qu'il n'y a pas de contentieux fondé sur la compétence du signataire. On peut prendre quelques libertés avec le droit pur si les risques juridiques sont faibles voire inexistants.

Donc ce n'est pas dans le "droit chemin pur et dur" mais c'est faisable… Ouf
!! Donc ça va. La compétence de l'établissement est engagée mais aucun problème
vu que j'ai l'aval de la gestionnaire et que justement je fais très attention à
ce que je signe. En tout cas, c'est bon à savoir !

To-chan a écrit:

Donc ce n'est pas dans le "droit chemin pur et dur" mais c'est faisable… Ouf
!! Donc ça va. La compétence de l'établissement est engagée mais aucun problème
vu que j'ai l'aval de la gestionnaire et que justement je fais très attention à
ce que je signe. En tout cas, c'est bon à savoir !

Je ne dirais pas tout à fait cela. La situation dont vous héritez peut s'expliquer par de surprenantes inversions mais simultanées de compétences et de sens et/ou de consciences professionnelles. Cela peut s'expliquer aussi par une hiérarchie immédiate ravie de trouver quelqu'un de confiance et surtout compétente et astucieuse et qui en profitant pour de bonnes et mauvaises raisons, délègue plus qu'un maximum.

J'ai connu grosse agence comptable du temps d'avant - des citées scolaires - où l'attaché(e) en charge du lycée, pilote de l'ensemble, était à ne pas repérer la différence entre mètre cube et litre, kilowatt-heure et mégawatt-heure, bref, du style à ne pas avoir capté les incidences du passage de l'ancien franc au nouveau franc, en somme et en soustraction, multiplication et division, infoutu(e) de contrôler quelque facture reçue ou émise que ce soit . Jeune pourtant.

À protéger ou à plomber ?

Le Casu de l'époque qui pilotait l'agence comptable, ayant expliqué le dilemme au (à la) CE en place, a fort opportunément avec son accord, délégué de fait et de signature, son job d'attaché(e) à une grande gueule du genre à impressionner tout râleur arrivant à l'accueil - prof, élève, parent d'élève, élu municipal, etc. - pourtant de catégorie C. Une perle mais à caractère de cochon.

Quelqu'un de plus moelleux a été mis à sa place au comptoir à l'accueil, la personne catégorie C s'est tapé le job - mais avec les apparats afférents - pardon, le travail, de l'attaché(e). L'attachée a été placardisée - mais avec tout le confort utile à compter les paquerettes tout en n'énervant pas le syndicat local très actif. Dans la fonction publique on fait avec qui on a. Et l'on s'accommode avec les lois, décrets et règlements aussi, tant que cela ne pète pas.

J'ignore ce qu'il est advenu ensuite, de l'AC Casu, de l'attachée détachée de toute responsabilité, de la personne catégorie C en charge de la gestion du gros lycée, ni de la succession de chacun ensuite.

Les successions n'ont pas du être simples à mettre en place au moment de la répartition des tâches.

À l'époque et à l'endroit de la chose, cela aurait été la révolution que de faire en sorte qu'une personne STATUTAIREMENT en responsabilité, incapable, pour x ou y raisons et à partir d'un moment donné, d'exercer pleinement et correctement son job, soit ou bien re-formée ou bien re-positionnée par l'administration centrale sur un autre poste, où même seulement aidée le temps nécessaire, afin qu'elle ne soit pas envoyée à l'échec, inéluctablement.

Pour revenir au début, vous pouvez, sans grand risque, signer bon de commande, à l'adresse d'Hippos, d'une caisse de Champagne, ou à défaut pour faire plus discret, une caisse de Clairette de Die (mais bien préciser Clairette de Die -Tradition) à .. zut, à l'instant je ne mets pas la main sur son adresse exacte. Ce sera pour une autre fois.

SvP .

SVP a écrit:

(mais bien préciser Clairette de Die -Tradition)

Diantre ! Mais d'où tu sais ça, toi, que c'est précisément la base de l'un de mes cocktails préférés, que je sirotais avec ma chère et tendre pas plus tard qu'hier soir ?
Décidément, les Six-Clones n'ont pas fini de m'étonner.

Hippos a écrit:

SVP a écrit:

(mais bien préciser Clairette de Die -Tradition)

Diantre ! Mais d'où tu sais ça, toi, que c'est précisément la base de l'un de mes cocktails préférés, que je sirotais avec ma chère et tendre pas plus tard qu'hier soir ?
Décidément, les Six-Clones n'ont pas fini de m'étonner.

C'est toi qui lui as dit.

Je ne me le rappelle pas...

Je me demandais si un gestionnaire dans l'organisation su service pourrait décider de confier l'encadrement des TOS à la secrétaire d'intendance ou s'il y a quelquechose qui l'en empêche réglementairement.

Je ne compte pas du tout le faire. Simple curiosité.

Il peut.

Mais après, il ne faudra pas qu'il s'étonne d'avoir sa décision lui exploser en plein figure

Dans un gros bahut le CASU délègue cette activité à un AAENES...
Qu'un AAENES délègue ça à un SAENES ne me choque pas
Dans tous les cas , délégation ne veut pas dire abandon
S'il y a des personnels dans un service , c'est pour que tout le monde travaille

Témoignage d'une organisation à plusieurs niveaux :
Niveau managérial de terrain : le chef d'équipe encadre les agents et organise le travail au jour le jour en fonction des contraintes.
Niveau managérial administratif : l'Attaché s'occupe de toute la gestion administrative des personnels, des relations avec la collectivité et suit administrativement la carrière de chacun des personnels techniques.
Niveau managérial de supervision : le CASU supervise la totalité du fonctionnement GRH. Il intervient en dernier ressort uniquement en cas de nécessité.

Ça marche plutôt bien.

Bonjour à tous,

Il n'y a tjrs pas de fiche type ? ou depuis 2011 celle ci a t'elle été créé ?

Bonjour,

je suis gestionnaire depuis cette rentrée 2021. J'ai la délégation de signature pour les bons de commande en dessous de 2000 € HT.

la secrétaire d'intendance est régisseuse secondaire, doc passés en CA et transmis à l'agent comptable ; elle signe certains documents.