Avances menues dépenses pour voyage

Bonjour,

Je suis AC et mon établissement rattaché prévoit un voyage en Turquie dans une semaine. Trop tard pour la création d'une régie; le principal me propose, conseillé en cela par un autre AC, administrateur, secrétaire d'un syndicat de notre corporation (j'ai eu confirmation par la personne elle-même) d'effectuer autant d'avances menues dépenses que d'accompagnateurs (5). Qu'en pensez-vous? Si je refuse le voyage ne se fait pas.

on s'en fout...de leur voyage en Turquie
L'autre AC il le ferait chez lui?
C'est facile de faire le malin avec la responsabilité des autres...
C'est vraiment n'importe quoi.
C'est simple tu dis au CE que le FSE de son bahut donne des sous aux profs, cela ne passe pas dans le budget et tout le monde est content.
Toi tu ne seras au courant de rien.
On va voir s'il accepte un truc comme ça..

ok donc tu es d'accord avec moi, je ne pourrai à la limite donner qu'une avance de 300€?

Disons que l'on peut dans l'absolu nommer plusieurs régisseurs mais là c'est vraiment léger, léger....

Plus que léger. Je ne le ferais pas. Mais je suis sans doute un ours borné...
Même si un conseil ne crée pas le droit, les auditeurs de la TG m'ont expliqué que les avances pour menues dépenses ne doivent pas être utilisées pour les voyages, mais plutôt concerner des procédures internes à l'EPLE. Le comptable garde ainsi plus aisément un oeil sur les achats, et peut vite limiter les dérives. En cas d'utilisation de ce système, même si le détenteur de l'avance signe un document, il n'y a jamais transfert de responsabilité.

BLAZE93 a écrit:

Bonjour,

Je suis AC et mon établissement rattaché prévoit un voyage en Turquie dans une semaine. Trop tard pour la création d'une régie; le principal me propose, conseillé en cela par un autre AC, administrateur, secrétaire d'un syndicat de notre corporation (j'ai eu confirmation par la personne elle-même) d'effectuer autant d'avances menues dépenses que d'accompagnateurs (5). Qu'en pensez-vous? Si je refuse le voyage ne se fait pas.

Une régie en cinq jours ? c'est jouable si on peut avoir l'accord du TPG. Pour mon futur voyage j'ai eu le retour en deux jours.
De plus avec des mandataires c'est toi qui prend toute la responsabilité, pas le régisseur.

N@n@rd a écrit:

Une régie en cinq jours ? c'est jouable si on peut avoir l'accord du TPG.

C'est jouable, surtout que ce n'est pas l'accord du TPG que l'on attend, mais on ne fait que l'informer.

Bozinchu a écrit:

N@n@rd a écrit:

Une régie en cinq jours ? c'est jouable si on peut avoir l'accord du TPG.

C'est jouable, surtout que ce n'est pas l'accord du TPG que l'on attend, mais on ne fait que l'informer.

Certes il n'est pas nécessaire de formaliser l'accord du TPG ; mais son "accord" ou si tu préféres une réception par retour de courrier de la régie indiquant l'absence de remarque par le TPG permet de ne pas attendre le délai normal de 15 jours pour que la dite régie soit exécutoire.
Bon, c'est à la marge ; mais c'est mieux que rien ; cela doit être jouable en expliquant le problème de l'urgence.
Cela dit, mieux vaut s'y prendre 3 semaines à l'avance.

J'adore les collègues qui donnent des réponses pour les autres en n'ayant souvent qu'une partie du problème et qui se drapent dans leur grade et situation pour distribuer la bonne parole...

Mais bon, l'idée est à creuser. La meilleure solution reste la régie et la solution du patron est jouable.

Sinon, l'autre angle, qui peut justifier la position du collègue est la suivante.

Normalement, les accompagnateurs vont avoir des frais de mission si leur hébergement (nuitée ou repas) n'est pas assuré. Dans l'absolu, quelque soient les circonstances, le comptable ne connait pas les conditions d'hébergement des accompagnateurs. Ils peuvent donc bénéficier chacun d'une avance sur frais à concurrence de 165 euros par jour pour la Turquie. S'ils bénéficient de la prise en charge de leurs nuitées, c'est 35% de ce montant pour leurs repas, soit 57,75 € par jour et par personne ou 17,5 % si le dîner ou le déjeuner est pris en charge, soit 28,88 €.

Chaque accompagnateur peut demander cela sur un petit modèle fourni par l'agent comptable, ce sera plus simple. Il me semble d'ailleurs que le plafond n'est plus de 300 € dans ce cas, mais le montant du forfait applicable par le nombre de jours.

Il sera toujours temps, au retour du voyage, de règler les comptes, au propre comme au figuré.

Les accompagnateurs vont ramener leurs petites notes, cela sera mandaté par l'ordo. Si le comptable ne peut juger de l'opportunité de la dépense, il peut se fendre d'un courrier signalant que les avances pour frais n'ont pas vocation à... et que les dépenses présentées auraient justifiées de la mise en place d'une régie. Qu'à l'avenir, on le prie, avec son gestionnaire, de faire les diligences nécessaires pour la mise en oeuvre de ce principe et qu'à défaut, on se verra dans l'obligation de refuser de verser des avances. Les copies à qui de droit peuvent s'envisager.

Au moins, l'AC a tout fait pour la réalisation du voyage, il s'est protégé et a averti tout le monde qu'on ne l'y reprendra plus.

Enfin, il y a aussi la possibilité de travailler en dépenses avant ordonnancement et que les profs avancent les fonds. Mais c'est, en général, mal perçu.

Je pense que tu fais référence à un ordre de mission délivré à chaque accompagnateur. J'y ai pensé aussi, d'autant plus que le voyage se passe dans le cadre d'un projet COMENIUS, et qu'il y a 5 accompagnateurs pour 3 élèves.

Ils organisent un voyage en Turquie et pas un ne prend la précaution de s'interroger sur les moyens de paiement? Franchement, c'est du foutage d'agent-comptable. Personnellement, je ne ferais rien pour aider des guignols pareils.

Ils se débrouillent sur place et n'ont qu'à faire des avances qui seront remboursées si toutes les pièces sont conformes.

Poporc a écrit:

J'adore les collègues qui donnent des réponses pour les autres en n'ayant souvent qu'une partie du problème et qui se drapent dans leur grade et situation pour distribuer la bonne parole...

Chaque cas est particulier, mais la réglementation, elle, s'applique à tous uniformément. Ce n'est pas un peu le boulot d'Agent Comptable, ça, de "se drapper dans son grade" et de "distribuer la bonne parole" (la réglementation) ? Malheureusement on ne peut compter sur autrui pour le faire. La preuve.

Quitte à me faire traiter de J-M, j'adhèrerais pleinement à ce propos si tous les agents comptables étaient tous des professionnels compétents et irréprochables. Mon expérience m'a prouvé que ce n'était pas le cas et que de vieux CASU hors classe nommés administrateurs n'étaient pas toujours les plus affutés. Comme d'ailleurs de jeunes AENES nommés AC à leur sortie d'IRA (dont j'ai fait partie).

Et dans le cas présent, du moins dans la façon dont il a été présenté, je me permets d'avoir des doutes sur la pertinence du conseil donné au principal.

Pas de solution, hormis appeler la DDFiP pour voir avec eux pour la mise en place d'une régie temporaire en une semaine. En invoquant le fait que c'est l'EN, que t'espères que la DGFiP sera compréhensive pour cette fois, que promis juré derrière ça se reproduira plus, que d'ailleurs si elle avait un conseil pour trouver un système fiable pour parer à ces erreurs...
Au pire, selon comment je sens la DDFiP, je lance la machine, création de la régie et nomination du régisseur, au risque de ma la faire bouler par la direction. Au moment du voyage, la régie est juridiquement en place.

Depuis 5 ans que je suis sur ce forum, les voyages sont la principale source de problèmes : réglementation floue, casse-tête budgétaire, suivi comptable pénible.

Tous les AC connaissent le problème, mais je n'ai pas encore croisé, en EPLE, d'établissement qui ait prévu de dispositif de secours, au cas où (qui arrivera forcément). Il y a la solution MAPA tout compris, mais elle repose uniquement sur le bon vouloir du CE, la présence d'un gestionnaire compétent, d'un AC compétent (ne pas rire) et pour ce dernier présent depuis suffisamment longtemps pour que personne ne puisse contester sa position.

Proposition : une régie permanente avec son propre compte DFT et une carte bleue d'un montant suffisant pour régler ces dépenses courantes. Le montant de la régie peut-être de 2000 €. La nomination du régisseur est temporaire, à chaque voyage, le CE nomme le nouveau, au besoin en limitant le montant d'utilisation. Ex : M. X est nommé régisseur dans la limite de 500 €.
C'est jouable ce système, Poporc ou Winnie ? Inconvénients ? (hormis le j'aime pas, je fais pas confiance aux autres).

C'est jouable...
Mais il y a un hic comme d'hab.
Si tu confies une carte bleue à un ER, il va y avoir tendance à l'utiliser pour un oui et pour un nom.
Bien sur dans le cas de la compétence conjointe du CE, du GM (régisseur) et de l'AC pas de problème.
Mais dans le cas , dans lequel ce trio magique n'est point constitué (et c'est malheureusement la majorité des cas), il va y avoir automatiquement dérive et contournement de la règle de l'achat avant paiement après service fait.
La carte bleue créant une facilité de paiement va être utilisée à tort et à travers, parce que c'est plus simple et que l'on va pouvoir enfin aller acheter sur internet le produit pédagogique miracle que l'on ne trouve pas ailleurs.
Les marchés publics à la poubelle, le bon de commande itou et le bahut fonctionne mieux.

Alors que je le rappelle au début ta proposition était, si je ne m'abuse, de créer un truc qui servirait au cas ou le reste ne fonctionnerait pas.

Application du décret de 2006 sur les frais de mission : Fonctionnaire en mission à l'étranger : Turquie=165 € par jour et avance possible de 100 % par mandat. Au retour dépenses à justifier à l'ordo, dixit réglementation.
 
C'est comme pour les frais d'hébergement ou restauration : on applique un forfait, on cherche pas à voir si untel à manger un sandwich ou à jeûner...

J-M a écrit:

..... Il y a la solution MAPA tout compris, mais elle repose uniquement sur le bon vouloir du CE, la présence d'un gestionnaire compétent, d'un AC compétent (ne pas rire) et pour ce dernier présent depuis suffisamment longtemps pour que personne ne puisse contester sa position.

Dans ce que tu écris , ce n'est pas le qualificatif "compétent" qui me ferait rire, mais plutôt le fait que le collègue doive être présent "depuis suffisamment longtemps" qui pourrait prêter à sourire . Car cette supposition - et ce préjugé - en dit long sur ce qu'un collègue compétent , mais fraîchement arrivé , peut espérer en termes de reconnaissance et de crédibilité auprès des pairs locaux ...

J-M a écrit:

Proposition : une régie permanente avec son propre compte DFT et une carte bleue d'un montant suffisant pour régler ces dépenses courantes. Le montant de la régie peut-être de 2000 €. La nomination du régisseur est temporaire, à chaque voyage, le CE nomme le nouveau, au besoin en limitant le montant d'utilisation. Ex : M. X est nommé régisseur dans la limite de 500 €.
C'est jouable ce système, Poporc ou Winnie ? Inconvénients ? (hormis le j'aime pas, je fais pas confiance aux autres).

Pour moi, ta proposition , tout comme celle de Poporc , tient la route

Ceci dit, et tout à fait accessoirement, je ne comprends pas ( mais je vais apprendre le hamster sans peine, promis ) ce que tu veux dire par "hormis le j'aime pas, je fais pas confiance aux autres ".

Youpa a écrit:

Application du décret de 2006 sur les frais de mission : Fonctionnaire en mission à l'étranger : Turquie=165 € par jour et avance possible de 100 % par mandat. Au retour dépenses à justifier à l'ordo, dixit réglementation.

C'est comme pour les frais d'hébergement ou restauration : on applique un forfait, on cherche pas à voir si untel à manger un sandwich ou à jeûner...

Je ne comprends pas. Comment cela permettra-t'il de régler les frais pour les stagiaires ?
De plus 5 accompagnateurs pour 3 stagiaires ça fait quand même vacances aux frais de la princesse non ?

tobias a écrit:

Car cette supposition - et ce préjugé - en dit long sur ce qu'un collègue compétent , mais fraîchement arrivé , peut espérer en termes de reconnaissance et de crédibilité auprès des pairs locaux ...

Mon avis. Un AC aura plus d'influence (bonne ou mauvaise) avec des CE qui arrivent après lui. Dans le cas, inverse c'est plus long et fonction de la constance de l'AC.

Pour la carte bleue, elle peut être remise au régisseur avant le départ et remis à l'AC (comme tout moyen de paiement) au retour. A prévoir dans l'arrêté de régie.

ça coûte combien une carte bleue pour un bahut ?

[quote="J-M"]Pas de solution, hormis appeler la DDFiP pour voir avec eux pour la mise en place d'une régie temporaire en une semaine. En invoquant le fait que c'est l'EN, que t'espères que la DGFiP sera compréhensive pour cette fois, que promis juré derrière ça se reproduira plus, que d'ailleurs si elle avait un conseil pour trouver un système fiable pour parer à ces erreurs...

C'est une circonstance atténuante ?

J-M a écrit:

ça coûte combien une carte bleue pour un bahut ?

Dans mon souvenir, c'est 15 €/an mais la CB est nominative.

On peut tout à fait ouvrir un compte DFT spécifique pour les voyages du lycée X.

Une CB pour le régisseur Y est créée et c'est, théoriquement, lui qui va la chercher et la rendre au centre des finances local (c'est son nom qui figure sur la CB et le code confidentiel n'est connu que de lui)

Le souçi majeur a lieu lorsque des voyages rattachés à la même régie se déroulent simultanément...

breizh atao a écrit:

Dans mon souvenir, c'est 15 €/an

C'est toujours le cas.

breizh atao a écrit:

Le souçi majeur a lieu lorsque des voyages rattachés à la même régie se déroulent simultanément...

Dès que tu as un compte, comme par hasard, tout le monde en a besoin en même temps, et l'anticipation, c'est fini, parce que "Pour les voyage, y'a un compte" est la phrase qui circule en salle des profs. Résultat, tu ne vois plus personne au bureau, t'es au courant de rien, et c'est encore plus le boxon.


J'ai connu l'époque du compte bancaire "dormant" pour les voyages. C'est fini aujourd'hui pour 2 raisons : les voyages sont souvent concomitants, car la mode est à la "semaine des voyages", et surtout, comme le rappelle Bozinchu, il vaut mieux établir un MAPA.

Et franchement, des enseignants pas capables de prévoir un truc 3 semaines à l'avance, je ne sais pas vous, mais moi j'ai moyennement envie de me démener pour leur laisser une CB. Si on le fait en une semaine, la prochaine fois ce sera la veille pour le lendemain. A nous de faire de la pédagogie. Par l'exemple s'il le faut.
De plus, là le problème se pose dans un ER, mais en général dans un groupement comptable on travaille tous ensemble. Et quand on a pris la peine de se faire des réunions AC/ER pour établir une charte des voyages et des calendriers de procédures, et d'expliquer en long, en large, et en travers que non, on ne fait rien à l'arrache, mais qu'on peut toujours venir nous voir, car en prévoyant un minimum à l'avance, on trouve des solutions, sur un coup comme ça on est en droit de se demander si ce n'est pas de la moquerie caractérisée.

Maintenant tout dépend des relations avec l'ER en question. C'est jouable, en faisant vite (et en se mettant carpette vis-à-vis de la TG, malheureusement passer pour des clampins on commence à avoir l'habitude). Faut juste voir si le jeu en vaut la chandelle. Et là Blaze93 est le seul à pouvoir juger.

N@n@rd a écrit:

Youpa a écrit:

Application du décret de 2006 sur les frais de mission : Fonctionnaire en mission à l'étranger : Turquie=165 € par jour et avance possible de 100 % par mandat. Au retour dépenses à justifier à l'ordo, dixit réglementation.

C'est comme pour les frais d'hébergement ou restauration : on applique un forfait, on cherche pas à voir si untel à manger un sandwich ou à jeûner...

Je ne comprends pas. Comment cela permettra-t'il de régler les frais pour les stagiaires ?
De plus 5 accompagnateurs pour 3 stagiaires ça fait quand même vacances aux frais de la princesse non ?

Pour la proportion stagiaires/accompagnateurs, j'oserais même en dire encore plus mais devoir de réserve, quand tu nous tiens.
Pour faire simple : en tirant la réglementation par les cheveux et en jouant au khon.
Les accompagnateurs demandent chacun une avance en se basant sur le forfait appliqué à leur cas. Ils dépensent ce qu'ils ont à dépenser et ramènent les factures. Pour les dépenses relatives à leur hébergement, il y a application du forfait selon les conditions du voyage (mais on peut en discuter). Pour les autres dépenses éventuelles, ils auront eu une avance qui leur aura évité de s'endetter pour la promotion de l'établissement et l'ambition de leur projet pédagogique. Les autres dépenses seront, de fait, des dépenses avant ordonnancement classiques et traitées comme l'achat des têtes de poisson de la SVT.
Le comptable, n'ayant pu soupçonner la perversion du corps enseignant et ayant foi en leur parfaite connaissance des règles de la comptabilité publique, ne pourra voir sa responsabilité engagée dans le cas d'espèce. Il acceptera le paiement des frais de déplacement aux enseignants sur la base du décret et de l'arrêté que je n'ai pas envie d'aller rechercher pour la x ième fois, classera les autres dépenses au 4721 dans l'attente du mandatement pour ordre, après les avoir remboursées par prélèvement dans sa caisse. Il recevra le mandat pour ordre de ces dépenses et soldera son 4721.
S'apercevant à cet instant de la roublardise des impétrants, il pourra s'écrier "ah, les sal..." et coucher par écrit ses griefs en affirmant que l'on ne l'y reprendrait plus.

C'est plus clair ?

Jamais dit que c'était dans les clous. Cela peut être une solution, c'est tout. Surtout que pour 3 gamins, même les entrées à Disneyland ne couteront pas la peau des fesses.
Le comptable peut éventuellement refuser de prendre en charge les dépenses du régisseur quand celui-ci remboursera et si les dépenses ne collent pas avec son autorisation de régie. Alors, il y aura un ordre de versement, demande de remise gracieuse qui devrait passer comme une lettre à la poste et tout le monde est content. En cas de problème, il reste toujours la possibilité de voter le remboursement aux profs en expliquant que le méchant comptable nous oblige à faire ça car il ne comprend pas l'intérêt pédagogique supérieur de la visite à Mickey.
Et les ordonnateurs qui commande n'importe quoi, ce n'est pas neuf.
Dans tous les cas, je vois mal comment la responsabilité du comptable pourrait être engagée. Mais ce n'est pas moi le comptable.

dont un cas autochtone. C'est à dire qu'un voyageur contaminé a infecté un moustik local. Qui ne s'en est pas porté mal ni pâle. Mais qui a piqué ensuite un humain du coin, lequel devient vecteur, sain ou malade.

Bien contaminée, une île, c'est un tiers au moins de la population atteinte avant que le Chik ne puisse plus se transmettre.
Si c'est un prof métro à l'origine du truc, pas protégé de par son comptable qui lui aura refusé de lui payer un anti-moustik, il y a du débet dans l'air.

Bref .

Merci pour toutes vos réponses, je ne crois pas avoir beaucoup de choix:
1) les envoyer se faire voir et le voyage ne se fait pas, mais là pb parce-que c'est une subvention COMENIUS, et obligation de rembourser la part non dépensée, plus conflit à long terme avec ER.

2)Les faire partir avec ordre de mission pour les profs et une avance sur les frais, éventuellement, avec 165€ par nuité et par personne, cela devrait couvrir tous les frais qui s'élevaient à 2230€ pour la régie. De toute façon, ce ne sera pas vérifié. Et si c'est le cas, comme le dit les collègues, il y a toujours la remise gracieuse!!!  

Voilà, vous en pensez quoi?

J-M a écrit:

Proposition : une régie permanente avec son propre compte DFT et une carte bleue d'un montant suffisant pour régler ces dépenses courantes. Le montant de la régie peut-être de 2000 €. La nomination du régisseur est temporaire, à chaque voyage, le CE nomme le nouveau, au besoin en limitant le montant d'utilisation. Ex : M. X est nommé régisseur dans la limite de 500 €.
C'est jouable ce système, Poporc ou Winnie ? Inconvénients ? (hormis le j'aime pas, je fais pas confiance aux autres).

La régie permanente voyage est une bonne idée.
LA CB bleue aussi mais pas en urgence car il faut 15 jours pour l'avoir et elle est nomminative. Pas possible d'en avoir une en stock.
Mais au moins ils peuvent partir avec des espèces.
Les TG sont parfois très compréhensives et permette d'avoir le retour validé en 48 heures mais faut pas abuser.

Bin qu'en gros, tu as le choix entre l'option 2 et ... l'option 2. Mais limite l'avance aux besoins divisés par 5, soit 446 par tête et exige une demande d'avance écrite de chacun. Tu dois pouvoir trouver un baratin crédible pour justifier ton exigence.

Mais insiste lourdement sur le fait que tu fais un gros effort et n'hésite surtout pas à faire le courrier au retour quand les dépenses, ô surprise, ne correspondront pas à ce qui est prévu.

Pour le courrier (à garder en archive), adressé à l'ordo et copie au gestionnaire ainsi qu'aux profs concerné. En mentionnant que la régie aurait été une bonne solution surtout associée à une carte bancaire. Pour le remboursement des frais, tu appliques le taux de chancellerie et pas de remboursement de frais de change ou autre équivalent. Ca devrait aider à comprendre.

BLAZE93 a écrit:

Merci pour toutes vos réponses, je ne crois pas avoir beaucoup de choix:
1) les envoyer se faire voir et le voyage ne se fait pas, mais là pb parce-que c'est une subvention COMENIUS, et obligation de rembourser la part non dépensée, plus conflit à long terme avec ER.

2)Les faire partir avec ordre de mission pour les profs et une avance sur les frais, éventuellement, avec 165€ par nuité et par personne, cela devrait couvrir tous les frais qui s'élevaient à 2230€ pour la régie. De toute façon, ce ne sera pas vérifié. Et si c'est le cas, comme le dit les collègues, il y a toujours la remise gracieuse!!!

Voilà, vous en pensez quoi?

Dans le cadre des projets européens, je pense au contraire qu'il y a un certains nombres de contrôles...