suivi du 4112 et logiciels privés

Encore mes soucis d'arriver à suivre le 4112 des encaissements sur un logiciel privé. Les ER concernés ne se sentent pas ... concernés (amusant) ! Le passé sur cette agence comptable est qu'on ne justifiait pas les soldes et qu'à l'occasion "on faisait coller..."
 
 
Je dois être un bien mauvais comptable qui souhaite suivre les créances des 4112 ! Et qui em-----e ces pov' gestionnaires (à au fait je suis aussi gestionnaire !) Le tyran que je suis peut-il mettre en place quelque chose de cohérent ? 
 
Je souhaite un OR en début de trimestre et un avec chaque reconstatation et une liste de créance à chaque fin de mois avec chaque fin de période de régie...
 
Et je ne paie plus rien sur le R2 tant que je n'ai pas d'OR. Le R2 fonctionne avec des ressources affectées, donc tant qu'il n'y pas d'OR, il n'y a pas de crédits disponibles ?
 
  
 
 

Pourquoi demander une liste de créance? Quand tu réceptionnes la régie, c'est à toi de transmettre les créances.
Pour le reste, une petite réunion où tu exposes la réglementation à laquelle chacun doit se plier afin de travailler dans la paix et l'harmonie. Il faut exposer les choses clairement, la plupart du temps cela suffit à tout régler.

Non quand on fonctionne avec des logiciels privés de frais scolaires il n'y a pas de créances dans GFC et pas de transfert vers la régie. Et quand on suit 4 collèges qui fonctionnent ainsi, c'est dur !

Tu es un peu dur de ne vouloir payer tant que tu n'as pas d'OR.
A priori, l'ouverture de crédit suffit pour que le comptable puisse payer, surtout en début de trimestre. Il me semblerait plus juste (mais je ne suis que GM), d'établir un calendrier avec les ER pour fixer une date de constatation et, en effet, exiger l'OR (ou l'OAR) à chaque constatation (obligatoire, si je ne m'abuse pour encaisser les chèques des familles au 4112).

Sans faire mes droits constatés super en retard, je constatent jamais dans la première ou deuxième semaine du trimestre de demi-pension pour m'éviter une re-constatation trop rapide ou demander de l'argent à des familles que je devrais rembourser seulement pour gagner quelques jours.

riri, t'as bien de la chance d'être dans un endroit où calculer des DC en début de trimestre n'est pas une risible pantalonnade. D'où je te parle, j'ai assez typiquement 15 % de l'effectif qui change en cours de chacun des trois trimestres. On envoie des factures en début de trimestre, on remercie ceux qui ont la politesse de payer, et pour la suite et bien on avise. Mais passer un OR sur la base du facturé à ce moment, c'est aussi vain que croire aux annonces du gouvernement sur la croissance économique de l'année prochaine.

Pour bien me faire comprendre, sur mon précédent poste j'ai eu accès à une stat de la mairie : 60 % des habitants du quartier étaient partis par rapport à la précédente enquête, 4 ans avant. Ça donne la mesure ?

Partant, le suivi des créances avec un logiciel du privé n'est pas si mauvais, parce que ces outils permettent justement d'être réactif à des changements permanents, moyennant un investissement en temps de travail acceptable, et avec un risque d'erreur minime (celui de la saisie, pour le reste même avec ma capacité à faire toutes les khonneries, j'ai pas trouvé). Pour A...e, que j'utilise comme mes deux ER, il y a une trace de tout ce qui s'est passé sur chaque compte, ce que je te souhaite bien du plaisir pour construire avec GFC (où quand la créance est soldée, elle disparaît à tout jamais, et s'il y a eu une erreur, et bin avant de la trouver...)

Si vraiment ça te travaille, et bien tu demandes aux gestionnaires d'ER de t'envoyer en PDF la liste des créances du trimestre chaque vendredi après-midi, ça te fera de la lecture pour le ouiquende. Et si ça te stresse de ne pas pouvoir justifier au centime près à tout moment des opérations en plein travail, alors bin au moins subdivise tes comptes pour séparer les trois trimestres : tu n'auras de b...l que dans l'un des trois trimestres, les deux autres étant suivis au poil, parce qu'avec un peu moins de mouvement.

L'intendant zonard a écrit:

Partant, le suivi des créances avec un logiciel du privé n'est pas si mauvais, parce que ces outils permettent justement d'être réactif à des changements permanents, moyennant un investissement en temps de travail acceptable, et avec un risque d'erreur minime (celui de la saisie, pour le reste même avec ma capacité à faire toutes les khonneries, j'ai pas trouvé). Pour A...e, que j'utilise comme mes deux ER, il y a une trace de tout ce qui s'est passé sur chaque compte, ce que je te souhaite bien du plaisir pour construire avec GFC (où quand la créance est soldée, elle disparaît à tout jamais, et s'il y a eu une erreur, et bin avant de la trouver...)

Pas d'accord. Suffit de cocher la case "créances soldées" pour tout avoir. Et là, avec un clic droit, tu as le montant initial, et par l'historique des encaissements tu vois comment ça a été soldé.
D'où l'intérêt de ne jamais supprimer ou modifier manuellement une créance, mais de toujours passer par le module encaissement (via le 585 par exemple).
Et pour les échéanciers ou les paiements différés, la fonction "délai de paiement" est bien pratique. On évite de sortir des relances alors qu'on a les chèques au coffre (je sais qu'on ne devrait pas les garder, mais quand on reçoit 3 chèques, on ne va pas les renvoyer non plus) ou que la famille fait un virement mensuel.
Il est tout à fait possible de suivre ses créances dans GFC, je trouve.
Je sais, je suis un ourson contestataire

avec Winnie.
Pourtant, il n'y a pas de solution miracle. Même avec un suivi SCONET + GFC, on peut avoir des loupés, du fait d'écart mal maitrisés à la constatation entre DC et envoi des créances à l'AC.
Pour les logiciels privés. J'accepte l'OR quand la correspondance est totale entre le BC, les encaissements régie, DFT et aides diverses et que le compte des trop perçus liés à la cantine ainsi que le solde du débit 4112 sont justifés par l'établissement. Sinon rejet. De fait, l'OR arrive en fin de trimestre.

Parmi les logiciels proposés, T...F propose le transfert des créances vers GFC. Y a-t-il des retours d'expérience sur cette possibilité? Le commercial du dit logiciel ne connait pas cette possibilité

Le commercial ne connait pas son produit. Ca marche très bien.
Le seul inconvénient, c'est que les avances déjà encaissées (le 4191) doivent être rentrées 2 fois :
- d'abord dans le logiciel T...f, pour que les avis aux familles soient justes. Bien entendu, pas d'incidence sur le bordereau des DC. L'ER rentre les avances, et édite dans T...f la liste des régularisations effectuées pour la donner à l'AC.
- puis encaissement à l'AC de ces avances, parce que le transfert des créances ne reprend que le montant initial, soit celui figurant sur le bordereau des DC. Il faut passer dans GFC l'écriture 4191/585 et faire une FQE 585/4112 à laquelle on agrafe bien joliment le document que l'ER a tranmis. Et là, tout est bien retracé. Un peu long, mais pour la suite, quel bonheur !

Ensuite, comme d'habitude, suivi entre l'ER et l'AC, à chaque changement d'adresse par exemple, pour mise à jour des infos dans GFC.

Tu fais une FQE pour les avances ?! ça m'épate. Comment ferais-tu avec Sconet, tu saisirais les avances dans Sco pour avoir des avis justes, et puis indépendamment tu ferais une FQE dans GFC selon la même tèchenique??

Non dans Sconet le transfert des créances est juste...

Alors il faut virer le montant des avances du 4191 au 4112.

Oui, mais écriture directe car les créances sont déjà mouvementées.
Et comme je fais partie des puristes, j'aime bien agrafer au brouillard des écritures une copie du doc qui sort de Sconet avec le montant des régularisations. Juste en cas de recherche ultérieure.

ce serait bien de mettre le lien de la feuille de calcul excel du suivi du 4112.
A vot'bon coeur!!!  

Je ne comprends pas à quoi sert la feuille de calcul Excel de suivi du 4112.
Solde 4112 sur GFC= créances GFC + ou - montant de l'ORR ou de l'OR des droits constatés en attente. L'écart qui reste, c'est le montant des bourses affectées aux frais scolaires. Les soldes étant développés dans GFC, pas besoin de tableur.
Et puis si j'avais une feuille de calcul, ce serait sur Open Office.

Winnie a écrit:

Je ne comprends pas à quoi sert la feuille de calcul Excel de suivi du 4112.
Solde 4112 sur GFC= créances GFC + ou - montant de l'ORR ou de l'OR des droits constatés en attente. L'écart qui reste, c'est le montant des bourses affectées aux frais scolaires. Les soldes étant développés dans GFC, pas besoin de tableur.
Et puis si j'avais une feuille de calcul, ce serait sur Open Office.

Même chose avec A...e, aucun suivi à part n'est nécessaire, tout est nickel.