Contrôle 4112 et liste des créances

Bonsoir,

Pouvez-vous me dire concrètement comment vérifier qu'un compte 4112 en agence comptable corresponde à l'ER.
Merci pour vos techniques

Une seule possibilité....
Il faut établir l'OR au R2 70621 et le mandat au F6571 dès la constatation.
Ensuite à toute constatation faire les OAR ou OR correspondant ainsi que les mandats ou Orvt ...
On a ainsi un 4112 qui tient la route.
Tout autre méthode qui consiste à émettre l'OR à la fin du trimestre avec 12 constatation est à bannir.

J'ajoute que la méthode, mainte fois préconisée par l'IZ, de subdiviser le dit 4112 est à encourager.
Il faut surtout comparer la liste des créances et le solde du 4112 de façon régulière.
Ne pas oublier que dans l'ER la liste des créances consultables dans le module régie ne correspond pas au 4112 de façon automatique.
En effet s'il existe des prélèvements, ceux ci ne sont pas transférés (comme les 4111 et 416) à l'ER pour ne pas donner la possibilité d'encaisser dessus.
Un vrai travail de collaboration doit exister entre l'AC et l'ER car à l'instant T le 4112 ne colle pas toujours entre l'AC et l'ER.
des encaissements peuvent être faits soit dans l'un ou l'autre des établissements.
Un échange régulier entre les deux structures doit donc être la règle...

Penser à passer tout ce qui est mandat de fonds social par le 585, pour ensuite faire une FQE pour affecter les aides aux créances. La manipulation des créances par changement des montants est à bannir : source d'erreur.

Citation :

comment vérifier qu'un compte 4112 en agence comptable corresponde à l'ER.

J'avoue que la question ....interroge.

Sur une interprétation, je dirai que je regarde le solde du 4112, la liste des créances en cours...et si un sourire mutin n'éclaire pas mon rugueux visage dans les 10 secondes suivantes....je pointe...Constatation et OR , reconstatation ORC et AOR, mandat bourses, primes déductibles, congés de bourses,RP , mandat de fonds de sociaux, puis FQE, prélèvement, rejet de prélèvement....je continue jusqu'à l'apparition du sourire devenu serein.

Ca énerve la première fois....mais cela limite la deuxième fois.

Si l'ER a un logiciel propre de gestion des DC, revoir les procédures, et les fréquences de transferts, notamment.

Winnie a écrit:

Penser à passer tout ce qui est mandat de fonds social par le 585, pour ensuite faire une FQE pour affecter les aides aux créances.

Ah c'est vachement bien ça ! Je vais en informer mon AC :p

Une astuce :

A l'agence comptable , tu vas sur la balance de l'ER , tu cliques droit sur le compte 4112. Dans le menu déroulant il est indiqué : voir les créances( ça marche aussi pour le 4111) et l'état des créances apparaît ,tu peux ainsi comparer déjà ce que tu as , à la balance et sur ton état des créances...
A pratiquer aussi souvent que possible ...

Vous pouvez même le faire sur l'exercice 2010 , pour les ER si vous n'aviez pas édité vos créances lors de la bascule ... en revanche , je ne sais pas pourquoi rééditer les créances de 2010 de l'AC n'est plus possible.

Trop fort Shinigami ! Du coup si on a oublié d'éditer les créances (ou si on égare la liste), on a une possibilité.

A l'AC les créances sont normalement dans le module encaissements, mais c'est vrai que cette fonctionnalité active serait un plus.

C'est vrai que c'est génial cette possibilité, je ne connaissais pas non plus, super!

Sinon, pour vérifier la concordance 4112/créances, je demande aux ER de compléter un tableau excel pré-rempli qu'ils doivent (normalement! ) amener à chaque régie.

Je pensais l'avoir envoyé à [email=N@n@rd]N@n@rd[/email] mais je ne le retrouve pas dans la banque documentaire Je peux l'envoyer ou le mettre à dispo.

Oh merci Shinigami! Je ne savais pas! C'est barbant de changer sans arrêt d'établissement, d'exercice....

Merci

Shinigami a écrit:

Une astuce :

A l'agence comptable , tu vas sur la balance de l'ER , tu cliques droit sur le compte 4112. Dans le menu déroulant il est indiqué : voir les créances( ça marche aussi pour le 4111) et l'état des créances apparaît ,tu peux ainsi comparer déjà ce que tu as , à la balance et sur ton état des créances...
A pratiquer aussi souvent que possible ...

Vous pouvez même le faire sur l'exercice 2010 , pour les ER si vous n'aviez pas édité vos créances lors de la bascule ... en revanche , je ne sais pas pourquoi rééditer les créances de 2010 de l'AC n'est plus possible.

c'est super ça !!! depuis le temps que je vais sur GFC, je n'avais jamais remarqué ça !!!!
merci pour l'info !!

cela faudrait le coup de faire une rubrique trucs et astuces

Ah ouais bonne idée!

Un grand merci...lu le message ce WE...essai ce matin au travail ! je fais profiter dette astuce à mes collègues de l'agence comptable.

Dis moi Winnie, quel type d'encaissement fais tu après ton mandat fonds social pour éviter de toucher aux créances?

Va voir ici, là ou encore ici.

Ok merci, mais si c'est constaté dans GFE, tu peux pas encaisser sur la créance puisqu'elle est déjà réduite, hein?

Les fonds sociaux ne sont pas rentrés dans GFE-Sconet chez moi.

OK, merci. Y'a une raison particulière?

Chronophagie.

Bonne raison... As tu d'autres astuces dans le même genre?

T'as pas le sentiment que tu commences à agacer Winnie, là ?

Pas encore mais visiblement ça t'intéresse! Excuse moi Winnie....

Ce que le nain veut dire, avec ses mots à lui, c'est que pour échanger sur nos pratiques en général, tu peux aussi m'envoyer un mail, ça permettra de discuter sans encombrer le forum.

Bozinchu a écrit:

Une seule possibilité....
Il faut établir l'OR au R2 70621 et le mandat au F6571 dès la constatation.
Ensuite à toute constatation faire les OAR ou OR correspondant ainsi que les mandats ou Orvt ...
On a ainsi un 4112 qui tient la route.
Tout autre méthode qui consiste à émettre l'OR à la fin du trimestre avec 12 constatation est à bannir.

ouh ouh je suis paumée là...

Bozinchu a écrit:

J'ajoute que la méthode, mainte fois préconisée par l'IZ, de subdiviser le dit 4112 est à encourager.
Il faut surtout comparer la liste des créances et le solde du 4112 de façon régulière.
Ne pas oublier que dans l'ER la liste des créances consultables dans le module régie ne correspond pas au 4112 de façon automatique.
En effet s'il existe des prélèvements, ceux ci ne sont pas transférés (comme les 4111 et 416) à l'ER pour ne pas donner la possibilité d'encaisser dessus.
Un vrai travail de collaboration doit exister entre l'AC et l'ER car à l'instant T le 4112 ne colle pas toujours entre l'AC et l'ER.
des encaissements peuvent être faits soit dans l'un ou l'autre des établissements.
Un échange régulier entre les deux structures doit donc être la règle...

oui bah je n'ai pas pu subdiviser mon 4112 ... j'ai vérifié la liaison avec le 70621 il n'y en a pas, cela doit provenir de la Régie:study:

pinpinette a écrit:

ouh ouh je suis paumée là...

Pourquoi?

ainarnat a écrit:

Bonsoir,

Pouvez-vous me dire concrètement comment vérifier qu'un compte 4112 en agence comptable corresponde à l'ER.
Merci pour vos techniques

La méthode utilisée chez nous :
OR du 70621 réceptionné au 4112.
Mandats des bourses et remises de principe au 6571 et 6573 réceptionnés au 4662, ventilés pour le premier entre le 5159 pour les bourses excédentaires et le 4112, pour les bourses qui viennent en déduction des frais scolaires ; les remises de principes sont toutes portées au crédit du 4112.
Dans certaines académies, la collectivité propose des aides. On peut les constater dans Sconet GFE. Un mandat au compte approprié (en général 65783) avec le même traitement que le 6571 (ventilation 5159 et 4112). Des régularisations d'avances ou de trop perçus peuvent être ajoutées. Pas d'opérations en compta ordo, mais une écriture du 4191 au 4112 (pas de FQE, sinon double écriture). Attention Sconet GFE déconne chez moi. Parfois le fichier créance ne prend pas de régularisation d'avances pour des élèves déjà excédentaires.

Ce pack complet est efficace puisque totalement intégré, mais peut générer des erreurs si certaines écritures sont oubliées.
Il y a un moyen de s'en prémunir : ouvrir le fichier fme sous excel, remplacer les "." par des "," dans la colonne des montants, en faire la somme et vérifier qu'elle correspond au solde des opérations du 4112. Surtout ne pas enregistrer pour ne pas nuire à l'intégrité du fichier.

Ca paraît compliqué, mais à la pratique ça marche pas mal...