Contrôle 4112 et liste des créances

ainarnat a écrit:

Bonsoir,

Pouvez-vous me dire concrètement comment vérifier qu'un compte 4112 en agence comptable corresponde à l'ER.
Merci pour vos techniques

La méthode utilisée chez nous :
OR du 70621 réceptionné au 4112.
Mandats des bourses et remises de principe au 6571 et 6573 réceptionnés au 4662, ventilés pour le premier entre le 5159 pour les bourses excédentaires et le 4112, pour les bourses qui viennent en déduction des frais scolaires ; les remises de principes sont toutes portées au crédit du 4112.
Dans certaines académies, la collectivité propose des aides. On peut les constater dans Sconet GFE. Un mandat au compte approprié (en général 65783) avec le même traitement que le 6571 (ventilation 5159 et 4112). Des régularisations d'avances ou de trop perçus peuvent être ajoutées. Pas d'opérations en compta ordo, mais une écriture du 4191 au 4112 (pas de FQE, sinon double écriture). Attention Sconet GFE déconne chez moi. Parfois le fichier créance ne prend pas de régularisation d'avances pour des élèves déjà excédentaires.

Ce pack complet est efficace puisque totalement intégré, mais peut générer des erreurs si certaines écritures sont oubliées.
Il y a un moyen de s'en prémunir : ouvrir le fichier fme sous excel, remplacer les "." par des "," dans la colonne des montants, en faire la somme et vérifier qu'elle correspond au solde des opérations du 4112. Surtout ne pas enregistrer pour ne pas nuire à l'intégrité du fichier.

Ca paraît compliqué, mais à la pratique ça marche pas mal...

gilles.dlq a écrit:

OR du 70621 réceptionné au 4112.
Mandats des bourses et remises de principe au 6571 et 6573 réceptionnés au 4662, ventilés pour le premier entre le 5159 pour les bourses excédentaires et le 4112, pour les bourses qui viennent en déduction des frais scolaires

ça d'accord mais il semble que ces écritures soient faites en fin de trimestre (sinon comment peux tu avoir le 6571 par le 5159?)
Or il faut faire l'OR 70621 et le mdt 6571 pour la part venant au 4112 en début de trimestre et le mdt 6571/5159 à la fin.

gilles.dlq a écrit:

mais une écriture du 4191 au 4112 (pas de FQE, sinon double écriture).

Oui il faut faire une FQE et surtout pas d'écriture manuelle
Tu fais un D 4191 par C 581
Puis une FQE avec les 581 comme compte de paiement (et donc encaissement par le numéro de créance).
Tu as une traçabilité garantie, ce qui n'est pas le cas dans ta manière de pratiquer..

Bozinchu a écrit:

Or il faut faire l'OR 70621 et le mdt 6571 pour la part venant au 4112 en début de trimestre et le mdt 6571/5159 à la fin.

Pourquoi le mandat des BN aussi ?
Je ne fais jamais le mandat des bourses avec l'OR de début de trimestre. Je préfère tout mandater en même temps. Et dans le développement de solde, je mets le montant des BN, RP et primes tels qu'ils figurent sur le bordereau des DC. Je n'ai jamais eu de souci jusqu'à présent. Je dis pas que c'est bien, je veux juste comprendre le risque...

Bozinchu a écrit:

gilles.dlq a écrit:

mais une écriture du 4191 au 4112 (pas de FQE, sinon double écriture).

Oui il faut faire une FQE et surtout pas d'écriture manuelle
Tu fais un D 4191 par C 581
Puis une FQE avec les 581 comme compte de paiement (et donc encaissement par le numéro de créance).
Tu as une traçabilité garantie, ce qui n'est pas le cas dans ta manière de pratiquer..

Si les créances sont déjà diminuées dans SCONET-GFE, il a raison le Gillou. La FQE par le 581, c'est pour ce qui n'est pas rentré dans GFE et les mandats de fonds social.
(j'ai l'impression qu'on a déjà eu cette conversation, Boz, mais j'ai la flemme de chercher)

Bozinchu a écrit:

gilles.dlq a écrit:

OR du 70621 réceptionné au 4112.
Mandats des bourses et remises de principe au 6571 et 6573 réceptionnés au 4662, ventilés pour le premier entre le 5159 pour les bourses excédentaires et le 4112, pour les bourses qui viennent en déduction des frais scolaires

ça d'accord mais il semble que ces écritures soient faites en fin de trimestre (sinon comment peux tu avoir le 6571 par le 5159?)
Or il faut faire l'OR 70621 et le mdt 6571 pour la part venant au 4112 en début de trimestre et le mdt 6571/5159 à la fin.

gilles.dlq a écrit:

mais une écriture du 4191 au 4112 (pas de FQE, sinon double écriture).

Oui il faut faire une FQE et surtout pas d'écriture manuelle
Tu fais un D 4191 par C 581
Puis une FQE avec les 581 comme compte de paiement (et donc encaissement par le numéro de créance).
Tu as une traçabilité garantie, ce qui n'est pas le cas dans ta manière de pratiquer..

Winnie a écrit:

Bozinchu a écrit:

Or il faut faire l'OR 70621 et le mdt 6571 pour la part venant au 4112 en début de trimestre et le mdt 6571/5159 à la fin.

Pourquoi le mandat des BN aussi ?
Je ne fais jamais le mandat des bourses avec l'OR de début de trimestre. Je préfère tout mandater en même temps. Et dans le développement de solde, je mets le montant des BN, RP et primes tels qu'ils figurent sur le bordereau des DC. Je n'ai jamais eu de souci jusqu'à présent. Je dis pas que c'est bien, je veux juste comprendre le risque...

Bozinchu a écrit:

gilles.dlq a écrit:

mais une écriture du 4191 au 4112 (pas de FQE, sinon double écriture).

Oui il faut faire une FQE et surtout pas d'écriture manuelle
Tu fais un D 4191 par C 581
Puis une FQE avec les 581 comme compte de paiement (et donc encaissement par le numéro de créance).
Tu as une traçabilité garantie, ce qui n'est pas le cas dans ta manière de pratiquer..

Si les créances sont déjà diminuées dans SCONET-GFE, il a raison le Gillou. La FQE par le 581, c'est pour ce qui n'est pas rentré dans GFE et les mandats de fonds social.
(j'ai l'impression qu'on a déjà eu cette conversation, Boz, mais j'ai la flemme de chercher)

Le parti pris est d'avoir toujours stricte égalité entre la liste des créances et la fiche de compte du 4112. (maîtrise du risque)
L'ensemble des écritures en comptabilité ordonnateur est donc nécessaire pour chaque constatation ou chaque reconstatation.
Toutefois, si le 5159 est crédité des BN excédentaires, le règlement n'a pas lieu pour autant car il faut attendre que l'ensemble des reconstatations éventuelles aient pu avoir lieu. Le 5159 peut donc être modifié au fur et à mesure du trimestre et est soldé lors que le règlement par le fichier de paiement est transmis à la DRFIP à l'issu de ce même trimestre.
Cher Bozinchu, j'utilise également le 581 puis la FQE quand je souhaite encaisser une avance sur une créance. Toutefois, quand son montant a déjà été intégré comme "autre élément financier" dans Sconet gfe, la créance est déjà réduite de ce montant ; la FQE génèrerait donc une écriture de trop et seule l'écriture manuelle doit être saisie.
Le seul souci parfois rencontré, concerne les reconstatations, notamment quand il y a des ordres de reversements de bourses ou de primes qui vont débiter le 4112. GFC vérif va constater une anomalie puisqu'il vérifie que la somme des crédits du 70621 est égale à la somme des débits du 4112. Pour remédier à cela, passage en écriture manuelle en "-" au crédit du 4112.

C'est capillotracté, je sais. C'est peut-être bien une méthode pratiquée seulement chez moi en normandie. Les normands sont parfois "space" vous savez.

gilles.dlq a écrit:

Le seul souci parfois rencontré, concerne les reconstatations, notamment quand il y a des ordres de reversements de bourses ou de primes qui vont débiter le 4112. GFC vérif va constater une anomalie puisqu'il vérifie que la somme des crédits du 70621 est égale à la somme des débits du 4112. Pour remédier à cela, passage en écriture manuelle en "-" au crédit du 4112.

C'est capillotracté, je sais. C'est peut-être bien une méthode pratiquée seulement chez moi en normandie. Les normands sont parfois "space" vous savez.

Je fais ça aussi.
Je ne sais pas si j'ai des ancêtres normands...

Ici méthode suivante:
Dès constatation initiale, OR au 70621 du seul montant des sommes dues par familles.
On laisse filer les reconstatations et on ne fige la compta qu'à l'issue de la dernière: OR complémentaire (ou AOR) au 70621 du différentiel entre initial et définitif, mais toujours sur les sommes dues par familles.
Les aides affectées aux frais scolaires (parce que ce sont les éléments qui bougent le plus) ne sont constatées que pour leur montant DEFINITIF à l'issue de la dernière reconstat (1 seul OR global au 70621 MAIS PAR LE DEBIT DU 4114 pour avoir toujours controle immédiat et facile entre solde comptable 4112 et Etat des créances (contrôle sur tous les établissements de l'agence)
Les avances éventuelles à déduire sont gérées dès la constatation initiale en "autres éléments financiers" de façon à être déduites sur les avis aux familles. Elles donnent lieu à 1 FQE pour ordre pour conserver l'égalité primordiale entre solde 4112 et état des créances (quand il reste une créance et que l'avance est inférieure à la somme due par la famille). Quand l'avance est égale ou supérieure à la somme due, elle est volontairement inscrite pour le seul montant qui ne génère pas d'excédent (le reste reste en avance pour le trimestre suivant ou fait l'objet d'un OP à la famille). Ceci pour éviter des difficultés comptables lors de l'émission de la DK de paiement. C'est quand l'avance déduite solde la créance et dans ce seul cas qu'il y a une écriture manuelle débit 419 crédit 4112 (puisqu'il n'existe plus de créance à solder dans l'état des créances)

Winnie a écrit:

Pourquoi le mandat des BN aussi ?

Pour avoir une égalité 4112/créances
On va pouvoir aller dans la balance (de chaque ER) on choisi le compte 4112, on fait un clic droit et on a accès à la liste des créances.
Il est alors facile de visualiser que l'on est correct et cela en 1 seconde.

Winnie a écrit:

(j'ai l'impression qu'on a déjà eu cette conversation, Boz, mais j'ai la flemme de chercher)

C'est exact...

Je fais comme ça aussi, aller voir la liste de créances par la balance (et je remercie encore la personne qui m'a fait découvrir ce truc).
En revanche je ne fais pas le mandat vu que les primes et RP bougent tout le temps, certes les BN un peu moins, mais je préfère tout mandater en même temps. La ligne "mandat en attente" est dans le développement de solde du 4112, et je n'ai qu'à modifier le montant des créances dans ledit développement de solde. Ca va aussi vite à vérifier, et ça évite les reversements et mandats complémentaires toutes les semaines.
Concrètement : tu réajustes tes dépenses à chaque reconstatation ? C'est pas trop lourd ? Chez moi j'ai un changement tous les deux jours (je me demande un peu à quoi sert le règlement du SAH d'ailleurs) et c'est un peu lourdingue à suivre...

oui..

je fais mdt orvt OR OAR en fonction de l'évolution....

Disons que je ne fait les modif sur GFE qu'une fois par semaine...

Faut pas exagérer...

Winnie a écrit:

Je fais comme ça aussi, aller voir la liste de créances par la balance (et je remercie encore la personne qui m'a fait découvrir ce truc).

Je connaissais pas du tout ce moyen d'accéder à la liste des créances.
J'essaye demain à l'aube...

C'est fou que peu de personnes connaissent ainsi les fonctionnalités de GFC.
Moi j'ai de la chance je teste et j'ai testé le logiciel, ce qui m'a fait découvrir de nombreuses fonctionnalités.
Je ne remets pas en cause les collègues, mais bien l'absence de formation.
Depuis plusieurs années le nouveau GFC est diffusé par courriel dans les bahuts avec un beau fichier PDF.
La lecture de l'aide en ligne étant légèrement c.....e on n'utilise qu'un faible pourcentage des potentialités.

Bozinchu a écrit:

C'est fou que peu de personnes connaissent ainsi les fonctionnalités de GFC.
Moi j'ai de la chance je teste et j'ai testé le logiciel, ce qui m'a fait découvrir de nombreuses fonctionnalités.
Je ne remets pas en cause les collègues, mais bien l'absence de formation.
Depuis plusieurs années le nouveau GFC est diffusé par courriel dans les bahuts avec un beau fichier PDF.
La lecture de l'aide en ligne étant légèrement c.....e on n'utilise qu'un faible pourcentage des potentialités.

C'est vrai qu'il y a eu déjà un fossé entre GFC DOS et la version Windows... et qu'on ne l'exploite certainement que partiellement.
J'imagine que les portentialités vont encore se développer sur GFC Web

Pour l'instant pas de GFC web
La prochaine évolution (pour 2013) va prendre en compte les évolutions dues à la RCBC
Donc on devrait avoir les mêmes fonctionnalités et la même ergonomie que maintenant.
Il y a toujours les mêmes icônes pourries avec les écrans cathodiques et les lecteurs de dk sur les ordi, c'est dire...