Les subventions affectées répondent à 3 critères cumulatifs :
- Existence d'obligations réciproques entre l'EPLE et le financeur, le plus souvent matérialisées par une convention.
- Le financeur reste propriétaire des fonds à concurrence des dépenses. C'est à dire que les recettes sont égales aux dépenses.
- Obligation pour l'EPLE d'établir un compte rendu financier sur l'utilisation des fonds.
Cette technique optionnelle permet, en l'absence de réglementation propre à l'établissement, l'ouverture de crédits budgétaires lors de la signature de la convention. Elle implique un suivi de l'utilisation des fonds en utilisant les compte 4682 et 4684.
Les subventions spécifiques sont des fonds utilisables pour une dépense précisée par le financeur. Exemple : acquérir un bien, financer un projet. A défaut de précisions, les fonds sont acquis à l'établissement lors de la réalisation de la dépense. Si la dépense est inférieur à la subvention, la recette peut-être égale au montant de la subvention. Toutefois, le financeur pouvant demander la restitution de la différence, il est souhaitable, si la demande n'a pas eu lieu à la clôture de l'exercice, de passer une provision d'un montant égale à la différence entre la dépense et la recette.
Pour simplifier toutes les subventions qui ont des précisions sur l'utilisation des fonds sont spécifiques. Après si les 3 critères citées ci-dessus sont réunis, l'EPLE a la possibilité d'utiliser la technique des ressources affectées.