Ouverture de crédits et responsabilité du comptable

Bonjour,
 
Prenons l'hypothèse d'école où un budget initial devenu exécutoire a fait l'objet d'ouvertures de crédits et donc de prévisions de recettes non réalisés à la clôture de l'exercice. Ainsi, on constate que les recettes nettes sont largement inférieures aux charges nettes, il en ressort un déficit de 30 000 €, sachant qu'un prélèvement sur les fonds de réserve de 10 000.00 € a été effectué en cours d'année.
Je fais volontarement abstraction des services spéciaux.
 
Mes questions sont les suivantes :
 
Peut-on considérer que le comptable à payer à tort et que sa responsabilité est engagée alors qu'il reste des crédits disponibles au niveau des chapitres ? En soulignant que les crédits ont été régulièrement ouverts au sens réglementaire mais non sincères.
 
En prolongeant le questionnement et en reprenant 2 cas de figures : l'un présentant l'établissement avec des réserves disponibles au service général de 50 000 € et l'autre en considérant 10 000 € de réserves disponibles.
Ainsi, le déficit de 30 000 € est supporté dans le premier cas et les réserves disponibles sont de 20 000 € à la clôture de l'exercice.
Dans le second cas, l'établissement a bien effectué un prélèvements de 10 000 € correspondant aux réserves disponibles (accord des AC), mais le déficit est supérieur de 20 000 € aux réserves disponibles.
Que se passe-t-il notamment en terme de responsabilité du comptable ? (malgré les contrôles du comptable en terme de qualité de l'ordonnateur, justification du service fait, imputation, EPCP...)
 
Je vous remercie par avance de votre analyse.
 
 
 
 
 

Pas de souci pour le comptable (sauf en cas d'absence de trésorerie, mais ce n'est pas le sujet).
Les crédits sont ouvert régulièrement, si il n'y a pas de dépassement de chapitre pas de problème pour prendre en charge et payer.

Au moment du compte financier, il y aura un déficit qui sera comptabilisé au compte 129 puis éventuellement ensuite partiellement sur le compte 119 (report à nouveau).

Au SG, si les crédits sont ouverts, rien à dire.
En revanche au R2, le comptable aurait dû s'assurer des recettes réelles. Voir nos débats passionnés chaque année sur la question.

Juste un bémol si le budget était outrageusement optimiste sur les 70, 76 et 77 sans que des encaissements correspondants ne viennent grossir le nourin , le comptable avait quand même un devoir d'alerte à l'ordonnateur qu'il fallait attendre d'avoir réellement encaissé pour 95000€ de loyers, remboursement de clés perdues ou de livres abimés (ou placement à 12% auprès de Bernard Madoff) avant d'acheter les 200 vidéoprojecteurs.

Si le budget était ouvertement surgonflé, il était délicat de faire semnblant de rien et d'attendre décembre pour réagir.
Si un événement particulier ou une catastrophe a entraîné une chute des recettes, celui-ci aurait dû être pris en compte dans la compta bud et les dépenses réduites en conséquence.
 
Si le comptable ignorait la situation c'est qu'il n'a pas demandé que lui soit fournit régulièrement les OR (ou les réductions d'OR).

La question soulevée par Cmoi se rapproche de la problématique rencontrée dans certains GRETA.

Au moment de l'élaboration du budget, les autorités du GRETA savent qu'elles devront faire face à un certain niveau de charges fixes (je pense particulièrement aux charges salariales). Et en face, en ressource, elles ont un certain nombre de projets de formations ou de formations en cours à achever. Si les prévisions de recettes ne couvrent pas les charges telles qu'elles sont estimées, un choix difficile va se poser :
- limiter les charges fixes (comprendre : "virer du monde").
- forcer sur les recettes prévisionnelles en établissant un budget "optimiste" (ce qui revient à tricher avec la sincérité budgétaire).
- préparer un budget en déficit avec prélèvement sur les réserves, mais ça ne dure que le temps des réserves.

Ca donne la situation suivante pendant l'exécution du budget:
- ceux qui ont choisi l'hypothèse n°1 doivent gérer des problèmes sociaux importants. et accessoirement passer pour des sal..ds de fonctionnaires qui n'ont guère le souci de garantir l'emploi des non-fonctionnaires.
- Ceux qui ont choisi l'hypothèse n°2 récoltent un méga déficit car les recettes bidon ne se réalisent évidemment pas.
- Ceux qui ont choisi l'hypothèse n°3 finissent par ne plus avoir de réserves et sont renvoyés à la configuration des deux premières hypothèses.

L'agent comptable, lui, va s'interroger sur la consistance de son fonds de roulement en s'assurant que ce dernier n'est pas constitué de trop de créances incertaines, c'est à dire pas ou peu recouvrables. Cette situation peut se produire dans la mesure ou l'ordonnateur, soucieux de préserver la paix sociale, sera méchamment soumis à la tentation de "forcer" certains ordres de recettes sur la base de conventions dont la réalisation est incertaine. Si cette situation se produit, elle masquera les difficultés financières en permettant d'annoncer un résultat supérieur à ce qu'il devrait sincèrement être et à gonfler artificiellement le fonds de roulement. Et un fonds de roulement gonflé artificiellement aura un coté dangereusement apaisant dans un GRETA dont le comptable serait, par exemple, un néophyte (complétement aberrant comme hypothèse, mais sait-on jamais? ).

Il est donc essentiel, pour le comptable :
- d'avoir une bonne connaissance du contenu du budget (budget et DBM) et de la sincérité des opérations qui y sont retranscrites.
- d'exercer un contrôle pertinent des ordres de recettes qui lui sont soumis.
- de bien connaître la structure de son fonds de roulement et particulièrement des soldes débiteurs de la classe 4.
- de connaître précisémment le niveau de sa trésorerie.

Dans un EPLE classique, on ne devrait pas, en respectant l'orthodoxie comptable, se retrouver en situation de réserves négatives au service général (au R2, ça reste à préciser), puisqu'on fonctionne à recettes certaines. L'hypothèse de Cmoi me paraît donc tout à fait farfelue (mais intéressante ) si elle concerne un bahut lambda financé par une dotation de fonctionnement qui sera obligatoirement réalisée et quelques recettes prévisionnelles marginales qu'il ne faut pas surrestimer au budget. Quant à la TA, si elle est ouverte des le budget initial pour des raisons de sincérité budgétaire, il faut contenir l'ordonnateur dans ses ardeurs dépensières tant que l'on a pas constaté qu'elle rentrait effectivement dans la trésorerie du bahut.

LMDV/LG a écrit:

Juste un bémol si le budget était outrageusement optimiste sur les 70, 76 et 77 sans que des encaissements correspondants ne viennent grossir le nourin , le comptable avait quand même un devoir d'alerte à l'ordonnateur qu'il fallait attendre d'avoir réellement encaissé pour 95000€ de loyers, remboursement de clés perdues ou de livres abimés (ou placement à 12% auprès de Bernard Madoff) avant d'acheter les 200 vidéoprojecteurs.

La comptabilité repose sur la notion de droits constatés. Donc le chiffre d'affaires est calculé sur la base de droits et non d'encaissements. A partir du moment où les 95 000 € de loyers sont titrés, la recette est faite. Le résultat comprendra cette recette.

Par contre, si le recouvrement de la recette de 95 000 € semble compromis et donc, par exemple, passe au 416 (mais ça peut être avant), le comptable doit conseiller l'ordonnateur de déprécier la créance, ce qui diminuera le chiffre d'affaire (débit 68 / crédit 49). Mais pas nécessairement lors de l'exercice budgétaire N du titre.

Recette = encaissement, c'est de la compta à papa, ça. T'as bientôt l'âge pour aller à la pêche avec le Vieux ?

Bon, en me relisant, effectivement, c'est agressif, mais c'est un CASU qui sort cette remarque.

J-M a écrit:

LMDV/LG a écrit:

Juste un bémol si le budget était outrageusement optimiste sur les 70, 76 et 77 sans que des encaissements correspondants ne viennent grossir le nourin , le comptable avait quand même un devoir d'alerte à l'ordonnateur qu'il fallait attendre d'avoir réellement encaissé pour 95000€ de loyers, remboursement de clés perdues ou de livres abimés (ou placement à 12% auprès de Bernard Madoff) avant d'acheter les 200 vidéoprojecteurs.

La comptabilité repose sur la notion de droits constatés. Donc le chiffre d'affaires est calculé sur la base de droits et non d'encaissements. A partir du moment où les 95 000 € de loyers sont titrés, la recette est faite. Le résultat comprendra cette recette.

Par contre, si le recouvrement de la recette de 95 000 € semble compromis et donc, par exemple, passe au 416 (mais ça peut être avant), le comptable doit conseiller l'ordonnateur de déprécier la créance, ce qui diminuera le chiffre d'affaire (débit 68 / crédit 49). Mais pas nécessairement lors de l'exercice budgétaire N du titre.

Recette = encaissement, c'est de la compta à papa, ça. T'as bientôt l'âge pour aller à la pêche avec le Vieux ?

Bon, en me relisant, effectivement, c'est agressif, mais c'est un CASU qui sort cette remarque.

Une réponse par un autre CASU

Légaliste, c'est bien, mais c'est aussi autorisé d'être intelligent et d'attendre que la recette "titrée" soit réellement encaissée pour effectuer les dépenses correspondantes quand on sent venir le dérapage (on peut aussi attendre de manière systématiquement : exemple, la TA).

Cmoi a écrit:

Prenons l'hypothèse d'école où un budget initial devenu exécutoire a fait l'objet d'ouvertures de crédits et donc de prévisions de recettes non réalisés à la clôture de l'exercice. Ainsi, on constate que les recettes nettes sont largement inférieures aux charges nettes, il en ressort un déficit de 30 000 €, sachant qu'un prélèvement sur les fonds de réserve de 10 000.00 € a été effectué en cours d'année.

Peut-on considérer que le comptable à payer à tort et que sa responsabilité est engagée alors qu'il reste des crédits disponibles au niveau des chapitres ? En soulignant que les crédits ont été régulièrement ouverts au sens réglementaire mais non sincères.

pour ce qui est de la responsabilité du comptable, les collègues ont répondu
pour ce qui est de la responsabilité du gestionnaire...si ce n'est pas un cas d'école...qu'il change rapidement de fonctions...

Stoïk a écrit:

Légaliste, c'est bien, mais c'est aussi autorisé d'être intelligent et d'attendre que la recette "titrée" soit réellement encaissée pour effectuer les dépenses correspondantes quand on sent venir le dérapage (on peut aussi attendre de manière systématiquement : exemple, la TA).

Non, ça c'est truqué les chiffres. La comptabilité est le reflet de l'activité, pas l'inverse. Pour la TA, la problématique est autre, de mon point de vue. Mais sur l'exemple d'un loyer adossé à un bail ou une COP, ne pas titré c'est fausser les comptes.

C'est pareil pour une subvention, tu fais l'ordre de recette au moment de la notification de la subvention, non ? Alors pourquoi, pour telle ou telle opération il faudrait la lier à l'encaissement ?

Il y a un fonds de roulement dans l'établissement, il sert principalement à ça, à palier le décalage entre la constatation de la recette (qui intègre la besoin en fonds de roulement) et son encaissement (qui augmente la trésorerie et donc diminue le besoin en fonds de roulement).
Comme en plus, dans les EPLE le besoin en fonds de roulement est quasiment systématiquement négatif, il n'y a aucune raison de ne pas constater la recette au moment de son exigibilité. D'autant plus si des dépenses sont liés à l'exigibilité de cette recette.

Cher CASU, néanmoins :

J-M a écrit:

C'est pareil pour une subvention, tu fais l'ordre de recette au moment de la notification de la subvention, non ?

Chez nous (hormis la DGF) non, c'est ce qui nous différencie de vous

J-M a écrit:

Alors pourquoi, pour telle ou telle opération il faudrait la lier à l'encaissement ?

On ne fait pas l'OR au moment de l'encaissement, mais au moment de la dépense...et justement du montant de la dépense.


C'est la différence essentielle et fondamentale entre les EPLE et les autres EP .
Les inspecteurs souhaitent que nous établissions les OR au vue des notifications.
Les bailleurs de fonds souhaitent que nous établissions les OR au fur et à mesure de la réalisation budgétaire.

Nous avons des soldes créditeurs en classe 4, vous avez d'importants fonds de réserves...

Elle va te faire mal la M96.

Ni du mal ni du bien...
Moi je peux m'adapter
Il y a une réglementation que je ne maitrise pas (dans le sens que je ne la fais pas), mais que je connais ....
Si on change d'instruction , ou si on me dit qu'il faut faire autrement, je ferai.
Pour l'instant le Rectorat (peu) et ma CT (plus) me donnent des sous et me demandent d'agir d'une certaine manière, si demain ils souhaitent que j'émette un OR dès réception de la notification, je le ferai.
En attendant....

J-M a écrit:

...Non, ça c'est truquer les chiffres. La comptabilité est le reflet de l'activité, pas l'inverse. Pour la TA, la problématique est autre, de mon point de vue. Mais sur l'exemple d'un loyer adossé à un bail ou une COP, ne pas titrer c'est fausser les comptes.

C'est pareil pour une subvention, tu fais l'ordre de recette au moment de la notification de la subvention, non ? Alors pourquoi, pour telle ou telle opération il faudrait la lier à l'encaissement ?
...

Petite mise au point : je n'ai pas dit attendre l'encaissement pour emettre l'OR, j'ai dit faire l'OR d'abord (on était dans les hypothèses émises par LMDV un peu plus haut), et attendre que l'encaissement soit réalisé pour engager les dépenses correspondantes.

Mais de toute façon, nous sommes dans un cas de figure qui ne se réalise que rarement en EPLE...

Stoïk a écrit:

Petite mise au point : je n'ai pas dit attendre l'encaissement pour emettre l'OR, j'ai dit faire l'OR d'abord (on était dans les hypothèses émises par LMDV un peu plus haut), et attendre que l'encaissement soit réalisé pour engager les dépenses correspondantes.

En tant que gestionnaire ou en tant que comptable ? Pour tes ER tu suspends les mandats si tu n'as pas eu l'encaissement ?

J-M a écrit:

Stoïk a écrit:

Petite mise au point : je n'ai pas dit attendre l'encaissement pour emettre l'OR, j'ai dit faire l'OR d'abord (on était dans les hypothèses émises par LMDV un peu plus haut), et attendre que l'encaissement soit réalisé pour engager les dépenses correspondantes.

En tant que gestionnaire ou en tant que comptable ? Pour tes ER tu suspends les mandats si tu n'as pas eu l'encaissement ?