Comment réagir face aux exigences d'un agent comptable ?

Gestionnaire depuis 15 ans, je viens de changer d'AC. 1er mandatement : 5 rejets pour non fournitures de contrats.
Il y a les lignes téléphoniques de sécurité des ascenseurs à payer avant le 31.08.10, les contrôles obligatoires...
Pour obtenir les encaissements faits à l'agence comptable, je dois aller à celle-ci et chercher dans l'armoire....
Il me convoque d'urgence et quand j'arrive ( je suis à 5mn), il ne peut me recevoir ou me fait patienter 20mn.
Comment procédez-vous, les AC ?
A-t-il une attitude normale ou ai-je eu de la chance avec les autres AC ?

Chez moi (je suis G.M. et pas A.C.), je fournis les contrats en P.J. des mandats lors du premier mandatement de l'exercice ou quand il y a un nouveau marché/contrat. Ensuite, je marque "voir tel mandat, tel bordereau, facture tant".
Si tu as déjà fait ça, je ne pense pas qu'il y ait un problème...sauf si c'est un sadique qui prend plaisir à déforester la planète et à faire manipuler des tonnes de P.J. superflues par ses subordonnés (et ses E.R.).

Qu'il exige les contrats me semble tout à fait normal. Cela fait partie des pièces justificatives normales et exigibles. C'est fou le nombre d'EPLE qui fonctionnent encore avec des "contrats" de plus de 10 ans avec tacite reconduction et dont l'original a été égaré au fil des ans...

Après, il y a effectivement un problème de "relations publiques". On ne peut décemment pas "convoquer" un gestionnaire. Aucune relation hiérarchique donc simplement une invitation. Et la moindre des choses si on lui demande de venir, c'est de le recevoir dans les plus brefs délais. Question de respect.

Enfin, si on peut être exigeant sur le professionnalisme des gestionnaires, il faut aussi l'être avec le sien. Et une des missions du comptable, c'est l'information à l'ordonnateur. Donc, impossible de demander au gestionnaire de se débrouiller pour retrouver les documents dans l'armoire.

Un peu de cohérence ne nuit pas...

Je suis gestionnaire depuis 5 ans et je viens aussi de changer d'AC. Pour le premier mandatement, le nouvel AC a bien sûr fait quelques remarques, notamment sur un contrat que je n'ai pas fourni, mais il a quand même fait passer la mandatement sans rejet en me demandant de lui fournir le contrat après. Je sais bien qu'il met sa responsabilité en jeu, mais avant de rejeter (ce qui lui donne du travail, non ?), il aurait peut-être pu te téléphoner pour te demander les contrats de toute urgence... C'est un peu vexant, cette façon de faire.

Atasta a écrit:

C'est un peu vexant, cette façon de faire.

"De l'A.C. comme supérieur hiérarchique officieux ou collègue du G.M."... c'est un vieux problème, j'ai renoncé à expliquer aux profs chez moi que l'A.C. n'est pas mon chef (ni celui du C.E. d'ailleurs...).

J'avais déjà signalé dans un autre post que les mêmes profs pensaient que je dépendais du ministère des finances...

Exiger le contrat pour un paiement afférent est normal, mais peut-être que dans ce cas, le rejet pur et simple est excessif: il suffisait de communiquer cette pj rapidement et modifier dans la foulée le nombre de pj dans GFC.
Ensuite, les AC, c'est comme les adjudants à l'armée (toute proportion gardée...): y'en a qui sont particulièrement regardants, qui vérifient les boutons de manchettes et que les lits soient bien au carré, y'en a d'autres qui sont plus souples et moins casse-pieds. Ou comme l'arbitre au rugby, qui comme le disait Lucien Mias, est l'équivalent de la pluie ou du vent: Faut faire avec ...
Par principe, je considère que l'AC a toujours (de bonnes) raison (s), peut-être parce que je l'ai été moi-même, sauf à demander un truc invraisemblable; et d'expérience, les demandes des 5 que j'ai usés connus étaient toujours, à quelques exceptions près, justifiées. Ch...iantes peut-être, mais justifiées. Comme un AC est souvent têtu, se lancer dans un conflit, même petit, signifie d'abord une perte de temps, et moi justement, du temps, je n'en ai pas à perdre, à tous points de vue.
Simplement, il est bon de rappeler aussi de temps en temps qu'on est passé au 21ème siècle, que les manchons en lustrine ne sont plus aussi seyants qu'auparavant, que les demandes d'un Inspecteur du Trésor ou d'une TG qui sont souvent éventuelles voire supposées ne sont pas les tables de la Loi, et que si leur Administration a pris des mesures par souci de simplification administrative, il est bon de s'y conformer pour nous faciliter le boulot, même si ça doit modifier de vieilles habitudes, ce qui fera économiser de l'encre, du papier, du temps, et donc de l'argent.

Atasta a écrit:

Je sais bien qu'il met sa responsabilité en jeu, mais avant de rejeter (ce qui lui donne du travail, non ?), il aurait peut-être pu te téléphoner pour te demander les contrats de toute urgence... C'est un peu vexant, cette façon de faire.

[Mode Polémique on] En même temps, le gestionnaire pourrait peut-être connaitre le décret sur les PJ et donner un mandatement correct au comptable. [Mode Polémique Off]

Je suis déçu de ne pas voir d'intervention du Hamster ?

Je ne trouve même pas que ce soit sujet à polémique : en effet, rien n'empêche le gestionnaire d'être au courant des textes ! J'avoue pour ma part qu'avoir un AC peu exigeant encourage ma fainéantise

Ce qui m'intrigue c'est que la demande soit formulée maintenant, il y a déjà eu des mandats de faits depuis le début de l'exercice budgétaire et les PJ demandées devraient déjà être transmises à l'agence comptable non ?

je pense qu'il va arriver le hamster, ce n'est pas le genre à ne pas commenter un sujet comme celui-ci

XIII a écrit:

Ce qui m'intrigue c'est que la demande soit formulée maintenant, il y a déjà eu des mandats de faits depuis le début de l'exercice budgétaire et les PJ demandées devraient déjà être transmises à l'agence comptable non ?

Il vient tout juste de changer d'AC, depuis la rentrée, je suppose.

Certes l'AC vient de changer mais pas l'exercice comptable. Et quand bien même il y aurait des lacunes dans les PJ ce n'est pas en rejetant une dépense de septembre que l'on procède non ?

J'ai eu la même demande en septembre. Peut importe ce qu'a fait mon prédécesseur au niveau des PJ, j'ai demandé qu'on me fournisse à nouveau les contrats, les autorisations de prélévement et la nomination des ordos. Certes, j'aurais pû les faire rechercher dans les anciens mandats ; mais en accord avec les gestionnaires cette demande n'a posé aucun problème.
Les gestionnaires sont des collègues et des amies.

Atasta a écrit:

J'avoue pour ma part qu'avoir un AC peu exigeant encourage ma fainéantise

Et que corrélativement, avoir un AC même un peu casse-pieds est donc toujours bon pour se remettre en question et progresser dans ses pratiques...

néthou a écrit:

Atasta a écrit:

J'avoue pour ma part qu'avoir un AC peu exigeant encourage ma fainéantise

Et que corrélativement, avoir un AC même un peu casse-pieds est donc toujours bon pour se remettre en question et progresser dans ses pratiques...

Exactement ! (ça et une lecture assidue de ce forum, bien sûr)

Je conviens être de moins en moins souple avec les PJ ou documents manquants. Raisons : 8 établissements à suivre... Et si on n'y prend pas garde, on se retrouve avec des pièces manquantes lors des derniers contrôle lors des COFI. Genre : "je mandate au N3 en dépassement, et je te transmet demain la DBM de régularisation"... et j'attends toujours la DBM; "tu peux payer, je te fais passer copie du contrat"... que je ne vois jamais...; "peux-tu me faire un chèque et je procède au mandatement tout de suite" ; et on oublie de faire le mandatement...etc

Je ne suis pas de ceux qui "convoquent". Il n'y a pas de lien hiérarchique. RDV obligatoires, quand ça les arrange, j'ai une plus grande souplesse d'EDT.

Je ne suis qu'agence de services. Les collègues peuvent me dire que je leur demande des pièces non obligatoires, on a débat. Des réunion périodiques, c'est appréciable aussi. Arbitrage du Rectorat ou de la DAF exceptionnellement.

Mes rejets sont rares. Systématiques quand on me prend pour un c.. Genre : Jamais les contrats X fois demandés, ou les "oui ok je ne mandate pas la facture de livres sur des crédits globalisés n'ayant pas fait l'objet de vote du CA"... et puis au détour d'un mandat au A2, la facture...

BB CASU a écrit:

"oui ok je ne mandate pas la facture de livres sur des crédits globalisés n'ayant pas fait l'objet de vote du CA"... et puis au détour d'un mandat au A2, la facture...

Il y a encore des naïfs qui tentent ce genre de coup? L'espoir fait vivre...

Gentil Intendant a écrit:

Atasta a écrit:

C'est un peu vexant, cette façon de faire.

"De l'A.C. comme supérieur hiérarchique officieux ou collègue du G.M."... c'est un vieux problème, j'ai renoncé à expliquer aux profs chez moi que l'A.C. n'est pas mon chef (ni celui du C.E. d'ailleurs...).

J'avais déjà signalé dans un autre post que les mêmes profs pensaient que je dépendais du ministère des finances...

je ne suis pas le sup hiérarchique des GM de mon groupement et je ne tiens pas à y être, mais quand on m'amène un MDT avec du matos à 1 850 écus HT mandaté sur du C, et c'est un simple exemple loin d'être limitatif, j'estime avoir le droit de perdre un peu de mes qualités relationnelles légendaires et de sortir la mandoline à ours envers les blaireaux (les ex adjudants comme moi comprendront, les autres je m'en tape...)

on n'est pas le chef mais on est statutairement le premier échelon du contrôle. Et je ne crois pas qu'un GM passe au débet pour ses khonneries.

V.M.B a écrit:

...et de sortir la mandoline à ours envers les blaireaux (les ex adjudants comme moi comprendront, les autres je m'en tape...).

Si, si on a bien compris...



Je ne suis pas un ex adjudant, et c'est sans regret, mais certains messages de V.M.B. me paraissent d'une clarté absolue.

Stoïk a écrit:

V.M.B a écrit:

...et de sortir la mandoline à ours envers les blaireaux (les ex adjudants comme moi comprendront, les autres je m'en tape...).

Si, si on a bien compris...



Je ne suis pas un ex adjudant, et c'est sans regret, mais certains messages de V.M.B. me paraissent d'une clarté absolue.

Et d'une poésie à toute épreuve (du feu)...

Gentil Intendant a écrit:

BB CASU a écrit:

"oui ok je ne mandate pas la facture de livres sur des crédits globalisés n'ayant pas fait l'objet de vote du CA"... et puis au détour d'un mandat au A2, la facture...

Il y a encore des naïfs qui tentent ce genre de coup? L'espoir fait vivre...

Les naïfs, ce sont ceux qui pensent qu'il n'y a personne pour tenter ce genre de coup. Il faut bien reconnaitre qu'il y a aussi des gestionnaires qui font du zèle dans l'art de mettre le comptable dans la m....

Au début de ma prise de fonction en tant qu'agent comptable, une gestionnaire a qui je disais que son mandat serait rejeté parce que la pièce justificative n'était pas bonne, m'a tout gentiment dit: "oui, je savais bien qu'elle n'était pas bonne, mais j'ai tenté, je me suis dit: on verra bien si ça passe".

Moi qui avais demandé ma mutation pour venir dans la région natale de mon père, je peux vous vous dire que j'ai très vite retrouvé mes racines et mon zèle.

A propos des demandes des agent comptables envers les gestionnaires, je suis surpris de constater que ces derniers ont parfois une représentation erronée des DBM pour les ressources affectées.

Exemple : Le collège X a une subvention de 5000€ et une dépense réelle de 4500€ pour un projet.
L'agent comptable encaisse les 5000€.
Le gestionnaire fait sa commande de 4500€, il prépare une DBM de 4500€ (c'est là que ça ne me va pas ), un mandat de 4500€ et un OR de 4500€.

Je demande que la DBM soit du montant versé, 5000€, et qu'elle soit faite dès la notification de la subvention, mais ça surprend manifestement le GM...

Il faut dire que certains comptables demandent des DBM négatives de "régularisation" pour que le disponible des comptes retraçant des ressources affectées soient à zéro pour faire beau au COFI. Ton gestionnaire a du être formé par un comptable qui préconisait cette pratique. Il rentre 4500 et non 5000 car il pense ainsi qu'il n'aura pas à faire une DBM de -500 en fin d'exercice.

XIII a écrit:

Stoïk a écrit:

V.M.B a écrit:

...et de sortir la mandoline à ours envers les blaireaux (les ex adjudants comme moi comprendront, les autres je m'en tape...).

Si, si on a bien compris...



Je ne suis pas un ex adjudant, et c'est sans regret, mais certains messages de V.M.B. me paraissent d'une clarté absolue.

Et d'une poésie à toute épreuve (du feu)...

affirmatif !

BUBU a écrit:

Il faut dire que certains comptables demandent des DBM négatives de "régularisation" pour que le disponible des comptes retraçant des ressources affectées soient à zéro pour faire beau au COFI. Ton gestionnaire a du être formé par un comptable qui préconisait cette pratique. Il rentre 4500 et non 5000 car il pense ainsi qu'il n'aura pas à faire une DBM de -500 en fin d'exercice.

C'est bien là qu'est le délire...

il convient donc que chacun apprenne et comprenne son métier afin de se conduire de façon PROFESSIONNELLE, le reste n'étant que littérature...

BUBU a écrit:

Il faut dire que certains comptables demandent des DBM négatives de "régularisation" pour que le disponible des comptes retraçant des ressources affectées soient à zéro pour faire beau au COFI.

La psychorigidité de certains est telle qu'elle m'étonne, moi qui ne suis pourtant pas exemplaire en la matière... c'est sûrement le genre de mecs à être en extase quand l'horloge marque 00:00, 11:11 ou 22:22...
Sinon, il peut faire normalement (et correctement...) et faire sa petite affaire au 31/12, non? En une seule fois pour tous les comptes...

Stoïk a écrit:

A propos des demandes des agent comptables envers les gestionnaires, je suis surpris de constater que ces derniers ont parfois une représentation erronée des DBM pour les ressources affectées.

Exemple : Le collège X a une subvention de 5000€ et une dépense réelle de 4500€ pour un projet.
L'agent comptable encaisse les 5000€.
Le gestionnaire fait sa commande de 4500€, il prépare une DBM de 4500€ (c'est là que ça ne me va pas ), un mandat de 4500€ et un OR de 4500€.

Je demande que la DBM soit du montant versé, 5000€, et qu'elle soit faite dès la notification de la subvention, mais ça surprend manifestement le GM...

En même temps, tu as conscience que ta demande ne relève que du conseil, de collègue à collègue.
Il y a 5000€ de subvention, il est donc possible de procéder à une DBM de 4500€. C'est le choix de l'ordo, pas du comptable.

Même si les TG voudraient que l'on fasse la DBM dès réception de la notification et l'OR dans la foulée.
Il n'existerait donc pas de solde créditeur en classe 4, simplement des soldes nuls ou débiteurs.
Par contre d'importants fond de réserves.
Si à la fin de l'exercice les crédits ne sont pas utilisés, ils sont (par DBM) réinscrits sur l'exercice suivant.
En fait il faut lister dans les FDR les différentes subventions qui ne sont pas noyées dans une masse informe.

Mais nous ne fonctionnons pas comme cela.