Saisie des dossiers de bourses collège sous GFE

Bonsoir,

Je travaille en temps que gestionnaire dans un collège et j'ai récupéré les dossiers de bourses des élèves avec les différents documents (Avis d'imposition 2008, Attestation de paiement de la CAF et RIB)

Je suppose que je dois saisir ces dossier sur l'application GFE Bourses, j'ai quelques questions :

- Puis-je commencer à saisir les dossiers sans avoir renseigner les périodes des 3 trimestres (Je suis tributaire du lycée qui se trouve à côté car les élèves demi-pensionnaire utilisent le service de restauration du lycée à proximité)

- Quels sont les informations à saisir sur le formulaire ? (Revenu fiscal de référence ou autre...)

- Quels sont les précautions à prendre pendant la saisie des dossiers ?

- Que faut-il faire une fois que tous les dossiers seront saisis ?

Vous remerciant d'avance de me venir en aide.

Instruction du dossier
Saisir le revenu fiscal et le nombre d'enfants
Le taux de bourses attribué s'affiche

Ne pas oublier de remplir les coordonnées bancaires dans la fiche élève

quand tout est ok au niveau saisie, il faut sortir les documents pour l'IA
et l'avis d'attribution ou de non attribution pour les familles

Citation :

Puis-je commencer à saisir les dossiers sans avoir renseigner les périodes des 3 trimestres (Je suis tributaire du lycée qui se trouve à côté car les élèves demi-pensionnaire utilisent le service de restauration du lycée à proximité)

Je ne suis pas certaine, je regarderai demain matin


-

Citation :

Quelles sont les précautions à prendre pendant la saisie des dossiers ?

Je dirai bien vérifier la feuille d'imposition : revenu fiscal et nombre d'enfants, année du document conforme au texte
La cohérence du nom du demandeur de la bourse et du responsable de l'élève. Le rib aussi

Il faut vérifier que l'on a bien les deux pages de l'avis d'imposition.
Maintenant ils sont sur deux pages : une page avec le revenu imposable, une autre avec le nom. Il faut bien avoir les deux.

Je viens de me rendre compte que de traiter les dossiers de bourses est galère ! Surtout quand la copie de l'avis d'imposition il manque le montant du revenu fiscal de référence car la copie n'est pas bien faite...

Je sais pas si vous vous avez le même soucis...

zimaglouglou a écrit:

Surtout quand la copie de l'avis d'imposition il manque le montant du revenu fiscal de référence car la copie n'est pas bien faite...

Oui, on les mêmes soucis, encore que moi j'ai une collègue à 1/2 temps qui s'occupe de ces inscriptions. On a lançé la machine dès le début de septembre et elle n'a pas chômé (petit collège - de 500 élèves mais 1/3 PCS défavorisés et donc environ 70 pour cent de son 1/2 temps consacré aux bourses). Nous avons aussi beaucoup de mauvaises photocopies qui mangent le revenu fiscal, des déclarations d'imposition au lieu d'avis d'imposition, quelques tentatives de déclarations plus ou moins volontairement incomplètes, des rib qui manquent...bref, un travail incessant de coordination établissement/élève/parents. Mais je sais que mettre le paquet maintenant, inciter les retardataires à s'activer, c'est moins de problèmes pour le recouvrement de la DP tout au long de l'année. Courage, tu travailles pas pour rien.

caudines a écrit:

zimaglouglou a écrit:

Surtout quand la copie de l'avis d'imposition il manque le montant du revenu fiscal de référence car la copie n'est pas bien faite...

Oui, on les mêmes soucis, encore que moi j'ai une collègue à 1/2 temps qui s'occupe de ces inscriptions. On a lançé la machine dès le début de septembre et elle n'a pas chômé (petit collège - de 500 élèves mais 1/3 PCS défavorisés et donc environ 70 pour cent de son 1/2 temps consacré aux bourses). Nous avons aussi beaucoup de mauvaises photocopies qui mangent le revenu fiscal, des déclarations d'imposition au lieu d'avis d'imposition, quelques tentatives de déclarations plus ou moins volontairement incomplètes, des rib qui manquent...bref, un travail incessant de coordination établissement/élève/parents. Mais je sais que mettre le paquet maintenant, inciter les retardataires à s'activer, c'est moins de problèmes pour le recouvrement de la DP tout au long de l'année. Courage, tu travailles pas pour rien.

Moi je suis tout seul à l'intendance pour traiter tous les vecteurs de l'intendance d'un collège d'environ 450 élèves dont les 3/4 sont DP ! Voilà seulement que je jète un coup d'oeil dans les dossiers de bourses même si j'ai vérifié rapidement si les documents étaient les bons lorsque les élèves rapportaient les dossiers mais sans faire attention que tout était lisible. Je vais devoir renvoyer les dossiers aux personnes où il me manque des éléments pour traiter au mieux les dossiers de bourses... Pas simple tout ça.

Arriver à tout gérer en ayant beaucoup de jours de formation (car c'est mon 1er poste de gestionnaire et sortant du concours SAENES)

Mais je peux dire que c'est un travail intéressant et enrichissant d'expérience)

zimaglouglou a écrit:

Je vais devoir renvoyer les dossiers aux personnes où il me manque des éléments pour traiter au mieux les dossiers de bourses...

surtout pas malheureuse...
Tu va mettre les dossiers de côté et demander (avec un simple courrier type) à ce que les parents les complètent.
Au fur et à mesure que les mioches te ramènent les pièces manquantes, tu va remettre dans le circuit tes dossiers.
Si tu ne fais pas comme cela, tu ne te souviendrais plus des dossiers manquants et tu ne pourras pas savoir s'il faut encore en traiter.
Avec cette méthode, tant qu'il y a des dossiers dans la pochette c'est que ce n'est pas fini...

Je ne suis pas tout à fait d'accord avec Boz...
Ici, 220 boursiers sur 370 élèves, près de 280 demandes.
60 % des dossiers sont inutilisables ou incomplets (RIB des enfants ou pas de RIB, déclaration de revenus dont le RFR est illisible ou incomplet, mauvaise année, original, etc., etc., etc.). Si on commence à garder des bouts de pièces des uns, des autres, on ne s'en sort plus.
On rend aux familles via les PP. Les familles en retard seront régularisées au 2e trimestre...

chacun sa méthode...c'est vrai.
Mais il faut pour moi garder trace du dépôt initial du dossier et relancer si besoin est la famille.
On a souvent des cas ou des difficultés financières s'ajoutent à des difficultés sociales et les personnes ne sont pas en mesure de suivre correctement les dossiers.
Tu le redonnes tu peux ne plus voir la demande.
On se doit d'aider ces gens là.

Depuis la rentrée dans l'académie de Bordeaux, interdiction formelle de "régulariser" aux trimestres suivants. La gestion des bourses est centralisée à Pau. La note est très claire : les bourses des retardataires devront être payées sur le fond social . Les crédits globalisés fondant comme neige au soleil, mieux vaut éviter de se mettre dans cette situation. C'est donc la chasse aux dossiers...

@ Bakriesk :

je ne suis pas d'accord avec ce mode traitement des demandes des administrés.
La bourse est un droit et selon les termes de la loi du loi du 12 avril relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations l'administration est obligée d'accuser réception des demandes des administrés et de permettre à tout individu de savoir ce qu'il advient desa demande, de l'informer de ses droits, et notamment des conditions d'exercice d'unrecours contentieux s'il estime la décision infondée. Le renvoi de la demande alors qu'elle est incomplète constitue un refus qui est constitutif d'une faute de l'administration et donc susceptible d'engager la responsabilité de l'EPLE.

Par ailleurs, sur un simple plan pratique il est préférable de conserver les documents déjà en notre possession, cela évite un deuxième travail de pointage des éléments du dossier.

GM Aquitaine a écrit:

Depuis la rentrée dans l'académie de Bordeaux, interdiction formelle de "régulariser" aux trimestres suivants. La gestion des bourses est centralisée à Pau. La note est très claire : les bourses des retardataires devront être payées sur le fond social . Les crédits globalisés fondant comme neige au soleil, mieux vaut éviter de se mettre dans cette situation. C'est donc la chasse aux dossiers...

Ce sont les huissiers qui se frottent les mains.

Aleph a écrit:

C'est les huissiers qui se frottent les mains.

En collège, les gamins ont souvent moins de 16 ans. La cession de créance CAF évite d'arriver à l'huissier.

Georges Vedel a écrit:

La bourse est un droit et selon les termes de la loi du loi du 12 avril relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations l'administration est obligée d'accuser réception des demandes des administrés et de permettre à tout individu de savoir ce qu'il advient de sa demande, de l'informer de ses droits, et notamment des conditions d'exercice d'un recours contentieux s'il estime la décision infondée. Le renvoi de la demande alors qu'elle est incomplète constitue un refus qui est constitutif d'une faute de l'administration et donc susceptible d'engager la responsabilité de l'EPLE.

En êtes-vous certain, doyen Vedel ?
L'effroi me saisit par avance devant l'image de tribunaux administratifs asphyxiés par les milliers de dossiers de contentieux potentiels du simple fait d'un refus de l'administration de prendre en compte une demande pour cause de dossier incomplet ou de pièce manquante.
Car il y a demande et demande; entre un imprimé officiel de demande de bourse correctement rempli et auquel sont joints les documents réclamés et une simple lettre sur papier libre réclamant les bourses et indiquant simplement les revenus par écrit, il y a une différence; et pourtant ce sont bien 2 demandes explicites...
Le refus à mon sens n'est donc juridiquement constitué que lorsque la demande a bien respecté les formes requises, c'est-à-dire dans les formes recevables, et avec un dossier complet sans pièces manquantes.

Ce n'est pas faux, Georges. Je bats ma coulpe en terme de qualité d'accueil du point de vue purement réglementaire - cela dit par ailleurs, nous sommes extrêmement bienveillants avec les familles, qui, dans ce collège, sont dans le bas du bas du classement social de mon académie (Zola parlait déjà du quartier..., pour de vrai) -mais je me refuse, sauf cas très particulier, à faire les photocopies à la place des familles, par exemple.

Georges Vedel a écrit:

@ Bakriesk :
Par ailleurs, sur un simple plan pratique il est préférable de conserver les documents déjà en notre possession, cela évite un deuxième travail de pointage des éléments du dossier.

On ne leur demande quand même non plus des tonnes de documents. Ceux n'ayant pas de déclaration de revenus ad hoc passant par l'AS, qui lui s'occupe de la paperasserie complémentaire.
Et à moins de dresser un état des documents remis signé par le déposant, nous nous exposerions à des contestations du genre "mais si m'sieur, j'ai déjà donné le rib, vous l'avez perdu !", alors qu'il traîne au fond d'un sac ou a fini en boule dans un escalier du collège...
Et j'ai tendance à penser que de faire la leçon aux gamins est - ô tautologie - pédagogique pour les sortir d'une logique où on fait tout à leur place (certains profs remplissent ici les dossiers de bourses de certains de leurs élèves) et que leur faire faire cet effort leur est profitable.

néthou a écrit:

L'effroi me saisit par avance devant l'image de tribunaux administratifs asphyxiés par les milliers de dossiers de contentieux potentiels du simple fait d'un refus de l'administration de prendre en compte une demande pour cause de dossier incomplet ou de pièce manquante.

Il faut toujours craindre le courroux de la justice immanente et les foudres du juge administratif (après nous sommes bon pour tenter de traverser la Manche à la nage...). Ceci dit tout le monde n'a pas la fibre contentieuse et le montant du préjudice n'est pas bien élevé dans ce cas-là.

néthou a écrit:

Car il y a demande et demande; entre un imprimé officiel de demande de bourse correctement rempli et auquel sont joints les documents réclamés et une simple lettre sur papier libre réclamant les bourses et indiquant simplement les revenus par écrit, il y a une différence; et pourtant ce sont bien 2 demandes explicites...
Le refus à mon sens n'est donc juridiquement constitué que lorsque la demande a bien respecté les formes requises, c'est-à-dire dans les formes recevables, et avec un dossier complet sans pièces manquantes.

Je ne suis pas certain de la position de la jurisprudence et des textes concernant l'obligation d'utiliser les formulaires de l'administration. Je cherche.

Voici ce que j'ai pu trouver pour une synthèse officielle des textes :

Supports matériels de la demande

Les demandes présentées par les usagers auprès de l'administration peuvent être formulées :

• sur papier libre,
  

• ou en remplissant un imprimé ou un formulaire, mis à disposition par l'administration,
  

• ou par un courrier électronique.
  

Certaines demandesdoivent être obligatoirement présentées en personne au guichet ouadressées par courrier (le cachet de la poste faisant foi). Il convientde se renseigner auprès du service concerné. Attention: sauf cas particuliers qui doivent être précisés par décret, l'usagerqui a saisi l'administration par courrier électronique n'est pas obligéde confirmer son envoi sous une autre forme.

Réception par l'administration

Lesadministrations doivent accuser réception des demandes qu'ellesreçoivent, y compris celles reçues par courrier électronique. L'accusé de réception mentionne :

• la date de réception de la demande et la date à laquelle, à défaut de réponse écrite, celle-ci sera réputée acceptée ou rejetée,
  
• la désignation, l'adresse postale (et le cas échéant, électronique), le numéro de téléphone du service chargé du dossier.
  

Cetaccusé doit indiquer également si la demande peut faire l'objet d'unedécision implicite de rejet (la demande est refusée si l'administrationgarde le silence pendant un certain délai) ou d'une décision implicited'acceptation (la demande est accordée dans les mêmes conditions desilence). Il mentionne dans le premier cas lesdélais et voies de recours contre la décision de rejet, et dans lesecond cas, la possibilité de se voir délivrer une attestation en casd'acceptation.
Demande incomplète

Lorsque la demande est incomplète, l'administration doit faire connaître à l'usager les pièces manquantes. Encas de présentation de documents rédigés en langue étrangère, elle doitégalement indiquer si leur traduction ou leur légalisation estnécessaire. Le délai au terme duquel, à défaut dedécision écrite, la demande est réputée acceptée ou refusée ne courtqu'à compter de la réception des pièces manquantes ou traduites oulégalisées. La liste des pièces manquantes et ledélai fixé pour les produire figurent dans l'accusé de réception (ou,s'il a déjà été remis, communiqués par lettre au demandeur).
Source :


ICI

à poursuivre

Bakriesk a écrit:

On rend aux familles via les PP. Les familles en retard seront régularisées au 2e trimestre...

C'est ça le plus important. Le recours contentieux c'est bien autre chose.

Chez nous, sconet quand il veut.
De quels merveilleux outils nous sommes dotés !