Transmettez-vous tous les bordereaux des opérations comptables à la CRC ? Ou uniquement ceux des mandatements ?

Des collègues pratiquent ainsi, estimant que s'agissant des opérations autres que les mandats, l'ordo signe directement (exemple : OR)

c'est quoi la question

on transmet tous les originaux, dépenses et recettes
Tu vas pas garder des documents....
Comment pourraient ils vérifier ?

Je crois que ce que veut dire le collègue, c'est qu'à partir du moment ou l'on signe tous les OR, point ne serait besoin de transmettre des bordereaux récapitulatifs des OR, alors que pour les mandats, on transmet le tout parce que seuls les bordereaux récapitulatifs sont signés. J'extrapole?

Or, c'est prendre le raisonnement à l'envers. En effet, réglementairement, tous les OR n'ont pas à être signés mais slt les bordereaux récapitulatifs. C'est donc bien eux qui sont important. Donc il faut les transmettre. CQFD

Plaît-il ?

Il n'est pas nécessaire d'envoyer les bordereaux à la CRC, seules les pièces justificatives sont requises.
Quant à la signature le compte financier est déjà signé.

D'ailleurs les bordereaux d'OR et de mandat n'apparaissent pas dans le bordereau récapitulatif des pièces à joindre au cofi.

text please?

Les bordereaux étant règlementairement les seules pièces visées par l'ordo, comment la CRC est-elle censée faire pour vérifier la régularité des titres si elle n'a pas lesdits bordereaux en sa possession?

Le cofi, qui est également visé par l'ordo, contient un bordereau global qui totalise le nombre de pièces justificatives à joindre.

Je ne vois pas ce qu'apporterait de plus de présenter les bordereaux intermédiaires édités en cours d'année. D'ailleurs ils ne contiennent pas d'info supplémentaires par rapport au cofi, pas même le nom des fournisseurs.

Enfin ils ne sont pas inclus dans le bordereau récap pour la CRC édité dans GFC.

Aleph a écrit:

Le cofi, qui est également visé par l'ordo, contient un bordereau global qui totalise le nombre de pièces justificatives à joindre.

Temps mort. Ne confondons pas tout.

Le bordereau global du COFI n'est pas une pièce justificative, mais un récapitulatif de ces pièces justificatives; le fait qu'il soit signé n'authentifie en rien les pièces qui y sont citées, mais seulement le fait qu'il reflète la réalité des pièces transmises.

Aleph a écrit:

Je ne vois pas ce qu'apporterait de plus de présenter les bordereaux intermédiaires édités en cours d'année. D'ailleurs ils ne contiennent pas d'info supplémentaires par rapport au cofi, pas même le nom des fournisseurs.

... hmmmm... la preuve du caractère exécutoire du titre, peut-être?!

Parler de bordereau intermédiaire est une hérésie. Ces bordereaux font partie intégrante du mandatement, ils ont donc à être transmis.

Aleph a écrit:

Enfin ils ne sont pas inclus dans le bordereau récap pour la CRC édité dans GFC.

Peu m'en chaut! entre les prescriptions de GFC et la réglementation comptable, mon choix est vite fait!!

Les bordereaux sont les pièces essentielles du cofi. A titre d'exemple le défaut de bordereau de mandats ou l'absence de sa signature entraineraient débet pour la totalité des mandats concernés ; ceux-ci ayant été dés lors payés par le comptable sans attestation du service fait et du caractère exécutoire des PJ. Pour les OR le fait que la signature de l'ordo figure sur l'OR rend le bordereau moins primordial, mais bon...

Je ne trouve pas de références réglementaires sur le site de Nanard, juste deux documents académiques, qui n'incluent pas les bordereaux de Mdt/OR dans la liste des pièces à joindre.
Plus mon Rectorat ça fait 3.

Aucun des quatre AC avec qui j'ai travaillé n'incluent les bordereaux dans leur cofi. Notre TG pourtant pointilleuse n'a jamais signalé ce manque. Aucun n'a été mis en débet, mais coup de bol, ils n'ont peut-être pas été contrôlés.

Je sais, des exemples ne font pas la réglementation.

Si vous n'avez pas les bordereaux signés comment justifiez-vous de l'attestation du service fait ?

Avant les bordereaux n'étaient pas indispensables dans la mesure où les mandats étaient signés. Mais comme souvent cette modification qui date de quelques années seulement (2007 ?) n'a pas été prise en compte dans tous les documents listant les pièces.

Pour qui connait les règles comptables c'est cependant tout simplement évident.

Pour moi les bordereaux servent à justifier auprès de l'AC que l'ordo a bien visé les factures qu'on vient payer.
Il l'a réellement fait ou pas, c'est sa responsabilité.

De même, en signant le cofi, l'AC atteste qu'il a bien vérifié que l'ordo avait bien visé les factures qu'il joint au cofi. C'est sa responsabilité.

La CRC vérifie directement les pièces jointes, elle ne revérifie pas pour chaque pièce que l'AC a bien vérifié que l'ordo a bien vérifié, puisque le cofi est signé.

Enfin, ceci n'est que prospective. Et je vois que je passe plus de temps à écrire sur ce site qu'à préparer mon cofi !!!!

Aleph a écrit:

Pour moi les bordereaux servent à justifier auprès de l'AC que l'ordo a bien visé les factures qu'on vient payer.
Il l'a réellement fait ou pas, c'est sa responsabilité.

Les bordereaux servent à attester du service fait. Le comptable doit vérifier la présence de cette attestation avant de payer. La CRC verifiera que le comptable avait bien cette "attestation" ; donc les bordreaux doivent être joints au cofi.

Mais on m'a demandé mon avis : je le donne. Aprés...

De mon point de vue, un document financier qui est obligatoirement signé par le CE doit impérativement être transmis à la CRC. Les bordereaux de mandats appartiennent à cette catégorie, ils font, pour moi, partie des pièces à transmettre.
Je ne sais pas si la TG se plaindrait de ne pas les voir vu que toutes celles avec lesquelles j'ai travaillé les ont toujours reçus. Et comme certaines étaient très claires sur ce qu'elles NE voulaient PAS recevoir (chemises, trombones, élastiques), j'ai toujours considéré que ces bordereaux qu'elles ne se plaignaient pas de recevoir étaient indispensables.

Aleph a écrit:

Pour moi les bordereaux servent à justifier auprès de l'AC que l'ordo a bien visé les factures qu'on vient payer.

La question ne se poserait pas si GFC avait été modifié selon la règlementation en vigueur sur les PJ.
Laquelle dit que seule la signature de l'ordo sur le bordereau récap. des recettes justifie leur caractère exécutoire.
C'est la même chose pour les dépenses, et GFC a bien été modifié pour ce qui est des mandats émis sur lesquels n'apparaît plus la signature de l'ordo comme auparavant. La même chose devrait être faite pour les OR.

Si tel était le cas, seuls les bordereaux récap. des OR signés par l'ordo seraient à même de prouver le caractère exécutoire des OR qu'ils contiennent.
Donc à transmettre nécessairement avec le COFI. CQFD.

N@n@rd a écrit:

Mais comme souvent cette modification qui date de quelques années seulement (2007 ?) n'a pas été prise en compte dans tous les documents listant les pièces.

C'est depuis 2005.

N@n@rd a écrit:

(...) donc les bordereaux doivent être joints au cofi.

Moi je sais pourquoi on nous pose cette question qui semble ahurissante de naïveté : personne ne nous dit où dans le cofi on doit mettre ces foutus papelards. Je crois même me souvenir qu'à mes débuts, à l'époque heureusement où chaque mandat était signé, je ne savais tellement pas quoi en faire que j'ai du ne pas les transmettre.

Donc il convient d'indiquer dans ce fil aux collègues où nous rangeons les bordereaux des mandats, rejets, reversements, OR, ORR et OP.

En ce qui me concerne, j'en fais une reliure à anneaux, avec une page de titre récapépétant le nombre de chaque variété, couverture transparente à l'avant et page cartonnée à l'arrière, étiquette Dymo sur l'anneau de reliure. Cette reliure est dans la liasse des pièces générales. D'ailleurs ma liasse des pièces générales est presque uniquement composée de ce type de reliures.

Pas d'observation négative de quiconque au sujet de cette manière de présenter mon travail ; de temps en temps des remerciements pour le bon ordre de mes documents.

Le seul autre endroit où l'on pourrait être tenté d'intégrer cela, serait en début de classement des opérations : on met l'ensemble des bordereaux de mandats (et des rejets de mandats !) juste avant le A1/6067, les bordereaux d'OR juste avant le 70, etc.

D'autres suggestions ?


Et pis une question aussi : que faites-vous des Décomptes de paiement aux créanciers justifiés par ordre de paiement, et des Récapitulatifs par compte qui sont imprimés en accessoire à certaines races d'OP ? Je n'ai aucune instruction à ce sujet, je les mets en annexe derrière les OP, à tout hasard...

L'intendant zonard a écrit:

Et pis une question aussi : que faites-vous des Décomptes de paiement aux créanciers justifiés par ordre de paiement, et des Récapitulatifs par compte qui sont imprimés en accessoire à certaines races d'OP ? Je n'ai aucune instruction à ce sujet, je les mets en annexe derrière les OP, à tout hasard...

Pareil, je mets les décomptes avec les OP et les récap avec le bordereau. Au cas où.

Mais il y a pire : quand on fait un paiement manuel en utilisant un compte sans OP (par ex le 41910) on a juste le décompte de paiement, et pas d'OP ! Ce document n'est répertorié nulle part.

Aleph a écrit:

[] Pareil, je mets les décomptes avec les OP et les récap avec le bordereau. Au cas où.

Mais il y a pire : quand on fait un paiement manuel en utilisant un compte sans OP (par ex le 41910) on a juste le décompte de paiement, et pas d'OP ! Ce document n'est répertorié nulle part.

Quoi un paiement manuel sans OP?

Bordereaux mandats/OR/reversements/ORR/OP : avec les pièces générales.

Décompte des paiements aux créanciers et récapitulatifs par compte : les 2 avec le bordereau d'OP.

Décompte de paiement sans OP : avec les bordereaux d'OP.

Une autre question : les actes administratifs, vous les mettez en PJ aux mandats et OR ou pas ? Je ne les mets pas en PJ, j'y fais référence sur la PJ, et je mets les documents seulement dans les pièces générales. Comme l'IZ, on met une une belle reliure avec les actes du CA, et en page de garde, derrière la couverture transparente, on met un récapitulatif de tous les actes, et à côté du numéro des actes le contenu ou la raison de son absence ("DBM N°4 pour vote" ou "voyage à Londres" ou "acte non budgétaire").

L'intendant zonard a écrit:

Donc il convient d'indiquer dans ce fil aux collègues où nous rangeons les bordereaux des mandats, rejets, reversements, OR, ORR et OP.

A la fin des pièces, aprés les mandats, OR et Op, je mets une chemise avec les différents bordereaux. Je pourrais aussi bien les mettre au début ; ou encore au début ou à la fin de chaque catégorie (mandats, OR,...). Le principal est que ces pièces y soient.

Pour la TG des Yvelynes-Ile de France(observation lors du dépôt de mes premiers COFI il y a deux ans ):
--les bordereaux jnx des mandats émis
- des mandats refusés
- des ordres de reversements
- des ordres de recettes
- des ordres d'anulation de recettes
- des OP des comptes 408,4663,4664 ainsi que leurs bordereaux,
doivent être adressés en original et signés de l'ordonnateur.
"Je vous rappelle que ces documents constituent la liasse n°2 de votre compte financier".(sic)
NB:J' avais tout fourni ,mais classés au fur et à mesure des liasses concernées.
On ne pratiquait pas comme ça à la TG de Paris, (et la CRC est la même,
que ce soit Paris ou Versailles.)
J'en conclue que le mieux est de tout fournir sans indisposer le contrôleur de la TG, à moins de vouloir se lancer dans un va et vient de questions -réponses sans intérêt.
Gardons nos arguments pour répondre au juge du compte, et là il faudra fourbir nos arguments juridiques.