Transmission de documents budgétaires à l'ordonnateur

Tiens, petit sujet pour égayer des vacances où les feuillles tombent autant dans la cour que dans la boîte aux lettres...CE en collège, j'examine chaque mois la situation des dépenses engagées et la situation des recettes à recouvrer avec mon gestionnaire. Au début, il n'était pas habitué ; mon précécesseur ne le faisait pas. J'ai instauré cela comme un moment d'échange entre nous sur la gestion financière de l'établissement.. Et parfois ça permet de digresser sur autre chose. C'est l'occasion pour moi de m'approprier le budget et son exécution au fil du temps, de me faire expliquer et d'en comprendre les rouages techniques, de rassembler des éléments qui permettent ensuite d'infléchir - ensemble toujours - la "politique" budgétaire. Cela se fait en toute confiance. (D'ailleurs, pour faciliter le fonctionnement de l'intendance, j'ai attribué au GM dès mon arrivée une délégation de signature en bonnet difforme pour les bons de commande.) A l'autre bout de la chaîne, je demande systématiquemet à consulter les mandats et les factures au moment de la signature du bordereau des mandatements, là encore pour bien connaître ce qu'on achète, où et pour quoi/qui.Et chez vous, qu'en est-il de ces pratiques CE/GM ?

Ici, le CE signe tous les bons de commande.
Le bordereau de mandatement est accompagné des factures.
Je lui remets une situation des dépenses après les mandatements en PDF (idem pour les recettes).
C'est un petit collège et nous ne sommes que 3. Les échanges et les orientations en matière de gestion ne donnent pas lieu à une réunion mensuelle mais se font plutôt chaque jour autour d'un café par exemple.

mon chef ne me demande rien

ce n'est pas simplement qu'il s'en moque, il me fait confiance et pour lui ça a autant d'intérêt que d'aller regarder dans mon armoire à fournitures où je range les stabilos

mais il attend de moi des explications claires quand il me demande quelque chose et qu'il arrive que ce soit non

les bons de commande ne sont signés que par moi, sauf si ça me concerne, je le fais signer

le budget, je le fais quand il m'a donné ses orientations pour l'année à venir, et je lui présente le rapport pour vérifier qu'il est d'accord avec ce qu'il va signer

les mandats sont vérifiés ponctuellement et pas sondage

les ordres de recettes c'est mon problème et celui du comptable, c'est technique

et plus que tout, il a d'autres chats à fouetter

mais je comprends qu'un chef d'établissement puisse avoir envie de travailler autrement, c'est normal et dans ses prérogatives

au fait, bienvenue à un CE qui ne se cache pas

Gral a écrit:

A l'autre bout de la chaîne, je demande systématiquemet à consulter les mandats et les factures au moment de la signature du bordereau des mandatements, là encore pour bien connaître ce qu'on achète, où et pour quoi/qui.Et chez vous, qu'en est-il de ces pratiques CE/GM ?

De mon expérience, dans le cas où j'aurais eu un CE qui vérifie la situation des dépenses engagées, j'aurais souhaité avoir délégation pour les mandatements. Ceci afin d'alléger mon travail et délai de traitement.

Du moment que tu fais le point avec ton GM, tu peux lui demander ce qu'il a acheté.

Toutefois, voir de temps en temps (en fonction du nombre de bordereaux) les mandats et factures au moment de signer les bordereaux, c'est un bon contrôle. Ne pas le faire systématiquement, ça vous donnera du temps à tout les deux. Et le temps c'est précieux.

je complète mon propos, pas eu le temps tout à l'heure

mon CE ne se moque pas de ce que je fais ou de la compta bud, mais il a pour habitude de se concentrer sur des choses que lui seul peut faire et de déléguer le reste s'il le peut

alors il fait confiance, délègue et part du principe que si c'est mal fait, ça se verra rapidement

ce genre de pilotage marche très bien et je l'ai rarement vu devoir reprendre des responsabilités déléguées, en plus on se sent valorisés (adjoint, CPE et moi)

alors je fais pareil avec mes équipes et ça marche souvent

mais je maintiens que le côté technique des dépenses engagées ou prévisions de recettes, il me laisse me débrouiller avec le comptable

je l'avertis si on attend une subvention pour tel projet, si tel projet coûte plus cher que prévu, si j'ai un agent qui va de travers, si je fais planter des tulipes ou si je fais abattre un arbre, si des travaux sont prévus et/ou tournent mal, si tel prof gère mal son voyage qui part en vrille, si le voisin qui râle a encore râlé, si...

bref, il est au courant de tout, mais toujours autour d'un café ou d'un repas, jamais en regardant les chiffres et documents officiels

il a ma loyauté et mes heures non comptées, j'ai sa confiance et son soutien

A chaque établissement sa pratique. Il me semble cohérent que l'ordonnateur ait un oeil sur la gestion financière.
Chez moi, le CE fait confiance mais ne comprend pas lorsque je signale une indisponibilité des crédits. D'ailleurs, lorsque je transmets une situation des dépenses ou des recettes, elles n'ont que peu de succès auprès du grand chef.
La confiance et la bonne entente règnent tant que je dis oui. Comprendre n'est pas essentiel pour mon CE car si je dis non à une dépense l'ordonnateur m'ordonne de trouver un moyen de trouver les fonds disponibles. Une fois, ça passe, deux fois, c'est compliqué et la troisième fois, le CE comprend que ce n'est plus possible.
J'ai beau demander de se voir pour expliciter un peu la situation financière régulièrement et montrer que le service intendance travaille, budgétise, prévoit mais pour l'instant pas de retour.
Alors quand un CE s'implique tant mieux, surtout si c'est pour comprendre.

Mon ce fait comme les autres ; il me fait entièrement confiance. Cela dit il faut absolument que le ce d'un petit er soit capable de remplacer son gestionnaire empêche.

Mon CE exigeait une SDE avec chaque mandatement. J'en ai pris l'habitude, et quand bien même il ne l'aurait plus demandé ou que j'aurais eu un nouveau CE, j'aurais continué à la lui fournir: c'est l'ordo, il a le droit d'avoir les éléments pour contrôler. D'ailleurs, en parallèle, je lui fournissait une SDR avec chaque bordereau des OR; la première fois il s'est demandé ce que c'était

Et puis, ça les responsabilise aussi. Les parapheurs sont généralement préparés par les adjoints, comme ça au moins, quelqu'un peu attester que les informations ont été transmises. après si un chef qui s'en fout ne regarde pas ou ne pose pas de questions sur ce qu'il ne comprend pas, ça le regarde. Au moins ne pourra t'il pas dire qu'on lui a tout caché...

Lorsqu'un CE fait confiance à son gestionnaire , il témoigne d'un souci de travailler en bonne intelligence avec lui, et la réciprocité en cette matière ne peut que contribuer à développer une qualité de relationnel nécessaire au bon fonctionnement de l'établissement .

Ceci dit, confiance n'exclut pas curiosité et besoin de comprendre .
L'intérêt qu'un ordonnateur porte aux documents que le gestionnaire est amené à lui expliquer doit avoir pour conséquence de rendre le travail de ce dernier plus motivant .

Pour répondre à Gral , que je salue cordialement au passage, les relations CE/GM sont ici très proches de ce qu'il décrit dans son message .

( j'ai d'ailleurs modifié et élargi le titre du fil )

J'aurai rêvé d'avoir un CE comme vous, Gral, qui s'interesse à la gestion financière en partenariat avec sa GM et qui a compris qu'un CE ce n'est pas uniquement, même si principalement pédagogique.
En débutanat , ma première CE prenait la situation des dépenses engagées remise dans le parapheur avec les mandats qu'elle signait. Elle signait, ne posait jamais de question. J'exécutais. Elle signait aussi les BC si je lui présentais. Si je ne les lui présentais pas, elle ne les signait pas.
Quand l'établissement n'avait plus d'argent et que je l'en ai informé lors de mon stage, elle n'a pas réagi, heureusement j'ai eu un tuteur qui m'a aidé et soutenu.
La deuxième du jour au lendemain elle n'a plus voulu signer les BC. Je lui ai dit ok, mais que j'avais besoin d'une délégation en bonne et due forme (dixit le rectorat qu'elle m'avait conseillé de contacter) ...elle n'a pas le temps...
J'ai laissé tombé. Pas la peine de se disputer.
Quand je lui présente les mandats avec la situation des dép engagées, elle ne prend pas cette dernière. Comme je dois lui remettre copie de tout ce que j'envoie, je lui remets à nouveau cette situation de dép engagées dans sa chemise.

Avec la première comme la deuxième, j'ai bien compris le peu d'estime que l'on avait auprès des CE et qu'ils en avait rien à faire de l'aspect financier...je n'en pense pas moins...peu me semble être digne d'administrer un EPLE. Je crois qu'il y a un fossé entre le monde "pédagogique" et le monde administratif et qu'un ordonnateur et un GM ne font pas bon ménage. Parfois, j'ai l'impression d'être un OVNI dans l'EPLE. Qu'est-ce que je fais là ?
Je comprend mieux après 3 ans, que de nbreux GM débutants ont demandé leur détachement au bout d'un an. Le mot d'ordre était : "fuyons ce monde de fou".

Des CE n'ont pas de goût pour la compta ordo? Ben oui, d'ailleurs qui a du goût pour ça? Des CE n'ont pas de compétences en compta ordo? Ni dans d'autres domaines? Sûrement, comme il existe des mauvais chez les gestionnaires et des nuls chez les comptables. Probablement dans des proportions fort semblables d'ailleurs et certainement assez proches de ce qui se trouve dans n'importe quelle profession.

Le CE ne semble pas s'intéresser au boulot de son gestionnaire et ce dernier en prend ombrage. Il lui met bien à chaque fois une SDE avec les mandats mais bernique, le chef s'en fout, le chef ne s'intéresse qu'à la pédagogie et méprise la gestion.

Si on réfléchit deux secondes, une situation des dépenses engagées, ça parle à qui? Comme ça, de but en blanc, sans savoir tout ce qui va avec, ça apporte quoi? Si on est parti sur une idée de TA formidable et que la crise frappe nos généreux donateurs, il le sait comment le CE quand il voit un J1 avec un code de gestion TA et plein de crédits?

Un CE, surtout si il préfère le pédago, il faut lui présenter une SDE commentée, par oral ou par écrit. Il faut lui donner des éléments qui se comparent au mois d'avant, au trimestre d'avant, à l'année d'avant. Il faut lui donner des pistes sur ce qui est possible et sur ce qui est risqué. Un CE, il faut lui donner des informations qui aient de l'intérêt dans son mode de fonctionnement pas des éditions de tous les documents que peut sortir GFC.

Alors peut-être, le CE qui n'aime pas la gestion commencera à apprécier son gestionnaire pour ce qu'il lui apporte pas pour ce qu'il lui porte.

LMDV a écrit:

Un CE, surtout si il préfère le pédago, il faut lui présenter une SDE commentée, par oral ou par écrit. Il faut lui donner des éléments qui se comparent au mois d'avant, au trimestre d'avant, à l'année d'avant. Il faut lui donner des pistes sur ce qui est possible et sur ce qui est risqué. Un CE, il faut lui donner des informations qui aient de l'intérêt dans son mode de fonctionnement pas des éditions de tous les documents que peut sortir GFC.

Alors peut-être, le CE qui n'aime pas la gestion commencera à apprécier son gestionnaire pour ce qu'il lui apporte pas pour ce qu'il lui porte.

Ce qui peut se traduire ainsi :on a les ordos qu'on mérite.

Capucine a écrit:

Avec la première comme la deuxième, j'ai bien compris le peu d'estime que l'on avait auprès des CE et qu'ils en avait rien à faire de l'aspect financier...je n'en pense pas moins...peu me semble être digne d'administrer un EPLE. Je crois qu'il y a un fossé entre le monde "pédagogique" et le monde administratif et qu'un ordonnateur et un GM ne font pas bon ménage. Parfois, j'ai l'impression d'être un OVNI dans l'EPLE. Qu'est-ce que je fais là ?

Nous sommes là aussi pour les décharger de cet aspect financier, au moins dans la pratique courante. Je ne vois pas l'utilité de donner systématiquement une CDE s'il n'est pas demandeur, par contre l'alerter dès que le bât blesse, là oui.
Idem pour ce que j'appelerai le côté logistique. Ce qu'il veut, c'est que ça tourne. Les détails ....
Et nous sommes là pour ça. C'est la base de notre métier et pour ma part je n'y vois rien de dévalorisant . Je suis assez contente de moi quand la boutique va bien et je n'ai pas besoin que le CE me couvre de louanges ou de remerciements
Je sais qu'il me fait confiance et ça me suffit

barbule a écrit:

Lorsqu'un CE fait confiance à son gestionnaire , il témoigne d'un souci de travailler en bonne intelligence avec lui, et la réciprocité en cette matière ne peut que contribuer à développer une qualité de relationnel nécessaire au bon fonctionnement de l'établissement .

J'en étais arrivée à cette conclusion : il ne me fait pas confiance donc il ne travaille aps en bonne intelligence avec moi... mais lorsqu'un CE ne peut et ne sait pas faire, il est obligé de faire confiance. C'est pire lorsqu'il confir son ordonnancement à votre secrétaire qui ne sait pas faire et qui s'absente souvent et lorsque rien ne marche il vous le reproche