Multiples questions GFE

C'est sans doute irresponsable mais une seule personne maitrisaît dans mon bahut le monstre qu'est GFE, et cette personne n'est plus.
Du coup il faut bien penser droits constatés, et passé la période d'observation de cet ennemi aux nombreuses facettes se pressent quelques questions (dont j'ai du mal dans mon entourage pro à trouver les réponses), et me voilà pour un énième appel à la science de mes ainés !
Alors un peu en vrac :
1- Jusqu'alors mon adjoint commencait à saisir les données financières élèves dans GFE AVANT la transmission des données bourses dans la base (fortement déconseillé par le BAIP) ? sachant que ces bourses seront cloturées assez tard (genre debut novembre) est ce que je dois absolument attendre pour commencer ? sinon quels sont les risques ?

2- la direction ne rentre pas les données financières élèves dans GEP (RIB), si je les saisis moi-même aujourd'hui dans GEP, suis-je sûr que je ne devrait pas les resaisir une seconde fois dans GFE une fois les données bourses transmises (étant donné que j'ai lu qq part que les données financières ne descendaient pas de la BEE "en cours d'année", notion assez abstraite je trouve...) ?

3- le découpage en trimestres : si je travaille sur septembre-decembre, je suis au premier trimestre (en fait le dernier de l'année budgétaire...) ? le nombre de jours ne correspond pas exactement aux jours de fonctionnement de la restau, mais ce n'est parait-il pas important, info ou intox ?

4- à quel moment du trimestre faites vous le travail de DC sur GFE chez vous ???? (car il me semble qu'on le fait toujours très tard chez moi : courant novembre, voire début décembre...)

5- une fois les données bourses transmises une première fois, est il encore possible d'en intégrer (merci les retardataires) malgré le début du travail de gestion des DC sur GFE ?

Bon, là c'est tout ce qui me vient, mais il y'en aura sûrement d'autres....
S'il y a déjà un topic sur le sujet, navré je ne l'ai pas trouvé, quand à la doc, hum.... comment dire.... c'est pas terrible...
Merci pour vos réponses !

euh nikkko, tes questions ne sont pas stupides car je suis dans le même cas que toi ! mon collègue spécialisé droits scolaires est parti et je me pose aussi bcp de questions !
merci aux collègues de pouvoir éclairer notre lanterne sur ce topic

les frais scolaires ce n'est pas simple du tout et l'importance en est pourtant considérable (paiement bourses, recouvrement créances...)

gfe a écrit:

euh nikkko, tes questions ne sont pas stupides car je suis dans le même cas que toi ! mon collègue spécialisé droits scolaires est parti et je me pose aussi bcp de questions !
merci aux collègues de pouvoir éclairer notre lanterne sur ce topic

les frais scolaires ce n'est pas simple du tout et l'importance en est pourtant considérable (paiement bourses, recouvrement créances...)

Certes, mais apparemment ça ne se bouscule pas sur le topic.... parce que les réponses sont trop évidentes ou trop difficiles ? (ou bien encore parce que les questions sont mal posées, ce qui est vrai, ou qu'il est inadmissible de déléguer aveuglément à autrui un travail que l'on devrait connaître avant tout, ce qui est un peu vrai aussi...)
GARDONS ESPOIR !!!!

1 - Je ne vois pas l'intérêt de saisir les données élèves avant la transmission de données de la base élèves (BEE). La simulation éventuelle est faussée, y a pas la retenue sur bourses.
Voilà, sinon le risque serait de perdre les donnée financières et de tout recommencer, mais en dehors de ça je ne comprend la réticence de ton BAIP.

2 - Tu parles bien de rapprocher la base GFE et GEP ? C'est le message d'accueil (mise à jour tous les élèves ou élèves modifiés, qu'on peut sauter en tapant ESC). Si oui, y a pas de problème, chaque mise à jour transfert les infos sur les RIB. Le truc à ne pas faire (mais pas sur) c'est mettre à jour dans GFE et ensuite importée les données de GEP.

3 - Faut faire le découpage en fonction de ton service de restau. Si il est ouvert 80 jours faut avoir 80 jours. Sinon tu va avoir une tarification qui ne correspondra pas au prix du repas (réponse d'un inexpérimenté avec un an d'ancienneté sur GFE).

4 - Dès que possible, une fois que toutes les infos bourses sont saisis. L'année dernière je l'ai fait mi-décembre. Pas pu avant, tout seul pour me débrouiller avec la notice.

5 - Il est toujours possible de refaire une constatation et donc de modifier et bourses et données financières. La seule chose à faire attention c'est d'adresser à l'IA un tableau récapitulatif avec le même montant figurant sur le bordereau final des droits constatés. Si y a eu un soucis on peut toujours rattraper le trimestre suivant. Mais avoir les données IA et comptable synchrone, ça évite les problèmes.

nikkko et gfe, j'ai bien vu votre post et pourrais vous éclairer sur 2 ou 3 trucs, j'ai eu le même souci que vous il y a quelques années et je sais ce que c'est. Mais, les explications seraient un peu longues à donner sur ma journée de boulot (dur, dur les fins de semaines) alors, j'essaye de vois ça ce week-end si vous avez un peu de temps!.... A moins que d'autres collègues aient le temps de répondre avant!!! (Y a des pros ici, attention! )

Charlie a écrit:

les explications seraient un peu longues à donner sur ma journée de boulot (dur, dur les fins de semaines) alors, j'essaye de vois ça ce week-end si vous avez un peu de temps!....

Pas de problème avec le temps, j'en ai pour encore qq jours à étudier la bête avant de m'y attaquer...

Charlie a écrit:

A moins que d'autres collègues aient le temps de répondre avant!!! (Y a des pros ici, attention! )

Des pros et même parfois des experts remarquables (sans exagérer !), et c'est bien pour ça qu'on leur confie nos vies !!
merci en tout cas pour les pistes jean-mic (j'ai donc jusqu'à décembre ? ) !

1er point - Nous effectuons la constatation sans attendre toutes les notifications des Bourses. Quand les nouvelles notifications arrivent, il suffit de reconstater. Sur le Bordereau des Droits constatés apparaissent alors l'ancienne situation en moins et la nouvelle en plus. Pas de problème de perte d'information. Seulement un peu de travail en plus, mais on peut envoyer les avis aux familles plus tôt et commencer à encaisser l'argent.

2ème point - Les RIB saisis dans GFE sont prioritaires sur les RIB de BEE. Si tu as saisi un nouveau RIB dans BEE, mais qu'il existait déjà un RIB dans GFE en monoposte, la descente du RIB de BEE vers GFE ne se fera pas (priorité de GFE sur les éléments financiers). Changement de RIB à saisir dans GFE.

3ème point - Pour le découpage en trimestre, il faut utiliser le découpage de l'exercice, vu que les tarifs d'hébergement sont votés à l'année civile et non pas scolaire. Donc découpage en trimestre correspondant : pour le premier trimestre au trimestre sept. / déc 2006, le deuxième trimestre janvier / avril 2006 et le troisième trimestre avril / juillet 2006. il faudra bien sur penser à le changer en janvier en même temps que les tarifs pour constater le deuxième trimestre (une fois que les constatations du premier trimestre seront terminées).
Il faut égalementvérifier si le total de tes trois trimestres de l'année correspond bien au tarif voté au CA. Il peut y avoir des problèmes d'arrondi si le tarif n'est pas divisible par le nombre de jours de fonctionnement. Il suffit alors de modifier le tarif pour obtenir le montant trimestriel désiré (problème de centime pas plus).

4ème point - Personnellement, nous essayons de commencer assez tôt pour avoir assez de temps pour encaisser les pensions. Novembre me semble être un peu tard.

5ème point - Il est toujours possible de saisir de nouvelles bourses dans GFE. Particularité, si un élève ayant déjà des éléments financiers dans GFE devient Boursier, il faut saisir sa Bourse dans GFE. Si l'on saisit sa Bourse dans BEE, lors du transfert suivant, la Bourse ne sera pas d'office dans la fiche élève dans GFE (priorité de GFE sur BEE). Mais l'on verra cette Bourse dans la liste de rapprochement BEE-GFE et il faudra faire la modif sur les éléments financiers de GFE.

Espérant avoir été assez clair.
Bon courage et bonne constatation

ne pas oublier que l'on peut reconstater tant qu'on n'a pas fait le paiement.

ceci dit je fais comme beaucoup, je constate même sans avoir toutes les bourses, afin de faire rentrer les sousous assez tôt

Patou a écrit:

ne pas oublier que l'on peut reconstater tant qu'on n'a pas fait le paiement.

ceci dit je fais comme beaucoup, je constate même sans avoir toutes les bourses, afin de faire rentrer les sousous assez tôt

Pour ce qui concerne le paiement, si la DK est déjà faite, mais qu'un Boursier très très en retard nous parvient, après constatation, on peut toujours refaire une disquette de paiement en répondant OUI à la question 'le précédent paiement s'est il bien passé ?". Dans ce cas, les "premiers" paiements sont validés dans GFE et n'apparaissent sur la nouvelle DK que les nouveaux Boursiers excédentaires.

Autre cas de figure pour le paiement des Boursiers excédentaires : si un paiement a déjà été effectué, mais qu'en fin de trimestre, une RO pour stage ou maladie arrive et que l'on ne peut attendre le trimestre suivant pour l'appliquer, l'option régularisation de paiement permet d'ajouter à la disquette de paiement le reliquat à payer à cet élève*
(ex: après la première constatation la famille devait recevoir 100.00€ et le paiement est fait. Après une RO et reconstatation, la famille doit recevoir 120.00€, il faut à ce moment mettre une régularisation de paiement de 20.00€ avec en référence"Suite remise pour stage ou maladie". La somme ainsi saisie sera ajoutée aux virements à effectuer
ATTENTION de bien répondre OUI à la question posée si la 1ère DK de paiement a bien été prise en compte au niveau de l'agent comptable)

*Vous êtes avertis de ce fait, car il y a un message en bas de sa fiche élève et lors de la simulation ou de la constatation, il sort une erreur de constatation sur l'élève en question du genre "Paiement déjà effectué A régulariser manuellement"

Bien sur toutes les infos données valent pour GFE DOS. Pour SCONET GFE, attendre les réponses des expérimentateurs.
Bon courage à eux !......

tobias a écrit:

[color:de9f=green:de9f]INFO : le nombre de jours pris en compte n'est pas important, puisque vous appliquez un forfait.Mais il faut être à même d'expliquer aux parents sur quelles bases repose le calcul des remises d'ordre

Le découpage est important par le fait que le calcul se fait par rapport au tarif d'hébergement et à ce découpage (tarif / nombre de jours pour l'année x nb de jours du trimestre) et des informations de la fiche élève (si nombre de jours de l'élève différent du nombre de jours du trimestre).
REMARQUE : si le transfert BEE-> GFE a été fait avec un découpage erroné, le simple fait de mettre à jour le découpage n'affecte pas le bon nombre de jour à chaque fiche élève. Il faut repasser sur toutes les fiches et modifier le nb de jours.

ATTENTION comme dit précédemment aux problèmes d'arrondi

J'ai pour ma part un petit probleme lexicaaaal je dirais ...

Quelqu'un peut il m'expliquer avec des mots simples (je ne suis pas tres brillant faut il le préciser ) qu'elle est la différence entre regul comptable et regul de constatation

Lorsq'un élève a un excédent de l'exercice précédent par exemple, on lui fait quoi.
Celle la, j'ai beau faire j'arrive pas a l'imprimer, chais pas pourquoi ...

un excédent de l'ex. précedent, tu as dû le passer au 4191 si tu le lui a pas payé.
donc pour le trimestre en cours, tu fais ta constat. et tu le passe en regul. compt. à rendre aux familles.
tes DC seront corrects et ne feront pas apparaître cette regul.comptable. elle viendra direct en déduction sur l'avis aux familles.à toi de régulariser ton 4112 par le 4191 pour la somme en question

si les experts sont pas d'accord, merci de pas taper trop fort sur la tête

Plusieurs observations si vous permettez :

- Envoyer les avis avant d'avoir rentrer les bourses rend le travail plus lourd. Il faut reconstater ensuite. Et les bourses déductibles venant réduire les créances, si les familles ont déjà payé, on se retrouve avec des tas d'excédents à rembourser. Sympa pour les comptables...

- Rentrer les RIB sur GFE est plus sûr. Des problèmes de transfer de RIB entre SCONET et GFE se sont produits au derniers trimestre ! (souvenir : vérif de 700 paiement au mois de juillet sur mon agence comptable... le cauchemard !)
Inconvénient. Certaines académies ont décidé de basculer en GFE-SCONET en janvier. Cela obligera à resaisir les RIB dans SCONET si cela a été fait précédemment dans GFE dos.

- On peut reconstater après avoir fait un paiement.

- Pour avoir le montant du trimestre souhaité, sans erreur de décimale, la solution consiste à entrer comme tarif annuel le tarif du trimestre et de ne renseigner le nombre de jours que le trimestre concerné. Pour être le plus transparent avec les familles, je travaille au réel chaque trimestre. Donc une RO d'un jour = 1/Xème.

- Les sommes sont réglementairement exigibles en début de trimestre : faux et depuis belle lurette. Le CA décidait depuis 2000. La CT doit se prononcer maintenant.

La régul comptable permet de "récupérer des excédents de bourses" pour les affecter à d'autres créances ou de prendre en charge des frais par des aides (Fonds sociaux par exemple) ou par des avances versées par les familles. A utiliser lorsqu'on maîtrise bien GFE : les erreurs sont vite arriver et on (les comptables) se retrouve à payer des fonds sociaux à des familles par erreur ; et il faut aussi ensuite passer des écritures courantes.
- LEs régul de paiement permettent de payer des bourses après une première dk de paiement.

Excusez si pas clair... Fatigué...

Bon, mes réponses sont assez proches de celles des collègues:

1/ Concernant la 1ère constatation, je la fais vers la mi-octobre, quand le gros des bourses (du moins en collège) a été saisie, et ainsi, il y a moins de reconstatations à faire ultérieurement. A cette date, cela permet une distribution des avis aux familles avant le Toussaint et, en principe, pas trop de problème de recouvrement.... Novembre me parait un peu tardif...
Si de nouvelles bourses sont attribuées ensuite, il suffit de refaire une ou plusieurs reconstatation. Mais moins il y en a, mieux c'est, je trouve.
Pour ce faire, tu refais un transfert de la BEE vers GFE et seules tes nouvelles données seront traitées.

2/ Idem pour les RIB, je les saisis dans GFE, moins de problème de transfert surtout depuis la merveille SCONET! Et pas de souci, les données sont conservées d'un trimestre ou d'un transfert à l'autre.

3/ Pour le découpage en trimestre, je fais également un découpage correspondant exactement au nombre de jours de mon forfait (forfait qui correspond au nombre de jours de fonctionnement x par le tarif moyen journalier qui est voté par le CA). Ainsi, pour ce trimestre, je vais saisir les nombres de jours correspondant à l'année 2006:
1er trim = jours trim. janv/mars
2ème trim.= jours trim. avril/juillet
3ème tim. = jours trim. sept/déc. en cours
Le montant de ma remise d'ordre étant mon tarif moyen journalier mais, ça, ça dépend de ce qui a été voté à ton CA.
Le nombre de jours doit correspondre à tes jours de fonctionnement car sinon, si tu cumules les droits constatés pour un élève sur les 3 trimestres de l'année civile, tu auras une différence par rapport à ton forfait (les calculs GFE ne se seront pas effectués sur la même base).

Voilà, en espérant, comme les collègues, avoir pu t'aider un peu, bon courage!....

serval a écrit:

Quelqu'un peut il m'expliquer avec des mots simples (je ne suis pas tres brillant faut il le préciser ) qu'elle est la différence entre regul comptable et regul de constatation

Lorsq'un élève a un excédent de l'exercice précédent par exemple, on lui fait quoi.

Effectivement, dans le cas d'un excédent du trimestre précédent (trop payé, avance reçue), il y a lieu de saisir une régularisation comptable. Cette régularisation n'apparaît pas sur le bordereau des droits constatés. Bien se mettre en rapport avec l'agence comptable pour ne pas faire double emploi (créance réduite dans GFE et dans le module Encaissement de GFC d'où erreur de créance au final)

Par contre, si nous devons calculer un droit du trimestre précédent, il faut saisir une régularisation de constatation qui apparaît sur le bordereau des droits constatés (ex : un nouveau boursier pour qui la notification de l'IA arrive au 2ème trimestre et qui a un droit à compter du 1er septembre. On saisit alors le nombre de part normal de Bourses pour le 2nd trimestre et en régul de constatation on lui met le montant de la bourse du 1er trimestre)

Pour l'année en cours il s'agit d'une régul de constatation
pour l'exercice anterieur il s'agit d'une régul comptable
ai-je répondu correctement

ALAIN a écrit:

Pour l'année en cours il s'agit d'une régul de constatation
pour l'exercice anterieur il s'agit d'une régul comptable
ai-je répondu correctement

ALAIN a écrit:

Pour l'année en cours il s'agit d'une régul de constatation
pour l'exercice anterieur il s'agit d'une régul comptable
ai-je répondu correctement

Il ne me semble pas.

Une régul comptable -> avance reçue par exemple (n'apparaît pas sur le Bordereau des droits constatés). Juste un problème comptable. A utiliser en accord avec l'agent comptable.

Une régul de constatation -> éléments financiers n'ayant pas pu être pris en compte dans une constatation d'un trimestre précédent et devant faire l'objet d'un ordre de recette ou AOR (apparaît sur le bordereau des droits constatés). Donc vraiment du ressort de l'ordonnateur.

Suis-je assez clair ?

bonjour,

Les tarifs etant donnes par la collectivite, est il besoin de faire voter les tarifs de demi-pension en CA?

merci

carlito a écrit:

bonjour,

Les tarifs etant donnes par la collectivite, est il besoin de faire voter les tarifs de demi-pension en CA?

merci

NON ! Imaginons que le CA vote contre, ce qui n'est pas possible.

Non mais on profite du CA pour donner l'information. Et comme GFE demande une date de CA dans le paramétrage du trimestre, on met la date du CA où on a communiqué les tarifs.

bonjour,

Je viens de faire mes DC et j'ai une question, c'est la premiere fois que je les faisais, ca a ete mais, je voudrais savoir comment faire pour mettre des infos complementaires sur l'avis aux familles, je ne trouve pas pourtant j'ai refarder le logiciel dans tous les sens

merci

Dans la zone où l'on choisi d'imprimer les factures aux familles, à droite, il y a une fenêtre qui permet de saisir 2 lignes env. sur la facture. Le texte se situe un peu plus bas que le tableau de calcul du montant à payer de la facture.

utilisable seulement pour la première édition.