Voyages : participation des familles

Encore une question sur les voyages (si si, j'ai regardé sur le site et sur le forum mais je n'ai pas tout compris...).

Voilà :
- Une participation des familles est prévue pour un voyage
- Certaines familles demandent une aide sur les fonds sociaux, la commission ne se réunira qu'après le voyage
- Il s'avère que les crédits reçus couvrent largement le coût du voyage, même sans la part "fonds social"

Que faire ?

- Ne pas accorder les aides demandées
(donc tarif différencié, mais qui décide ?)
- Accorder les aides et répartir les reliquats entre les familles ayant payé en totalité

Merci.

Je dirais: seconde solution (accorder les aides), et deux modalités : ou bien rembourser toutes les familles (y compris celles qui perçoivent une aide du fonds social) en proportion des reliquats, ou bien diminuer les autres recettes (budget de l'établissement, subvention etc...) jusqu'à atteindre l'équilibre (à condition que les reliquats à supprimer ne soient pas très importants, quelques euros par élève, sinon rembourser les familles)
Le mieux est tout de de même de réunir la commission avant le voyage.

Ce que je proposerais, sous contrôle des chefs,
Si il y a décision d'attribution de fds social (pour un montant fixe, pas un %), tu reverses aux familles bénéficiaires et qui ont déja tout reglé le montant de l'attribution. Après seulement, tu examines ton reliquat : si un budget du voyage avait été présenté en CA et que les reliquats sont appréciables, tu rembourses les participants quelquesoit les financements dont ils ont bénéficié : comité d'entreprise, fds social, aides diverses etc mais dans la limite des charges qu'ils ont effectivement supportées. Ici le document que les familles signent rappelle que, conformément à un vote du CA, en dessous de 8 € les reliquats restent acquis à l'établissement (recette exceptionnelle, pas utilisation pour un autre voyage).

Je ne comprends pas ...
l'aide du FSL est versée directement au lycée non ? (4662-4632) Du coup on ne rembourse personne on fait l'or et le mandat du montant définitif. En revanche on fait comme dit Eric pour la répartition des boni.

Enfin ce que j'en dis ...

Si l'aide est de 100, mais la créance seulement de 80, les 20 doivent être reversés à la famille.

chérie bibi a écrit:

Je ne comprends pas ...
l'aide du FSL est versée directement au lycée non ? (4662-4632) Du coup on ne rembourse personne on fait l'or et le mandat du montant définitif..

Si j'ai bien compris, les parents ont déja reglé l'intégralité, sans attendre le fds social; si c'est le cas , le fds social est à leur reverser. Sinon, il faut effectivement le verser au compte du voyage (4682.....)

Non

(aie suis folle moi !)

Eric a écrit:

Ici le document que les familles signent rappelle que, conformément à un vote du CA, en dessous de 8 € les reliquats restent acquis à l'établissement (recette exceptionnelle, pas utilisation pour un autre voyage).

Je ne pense pas que ce soit légal. Mais c'est compréhensible, notamment du point de vue du GM ou de l'AC (s'il ne veulent pas rembourser 50 fois 3 euros)

le "non" c'était pour répondre à V.I
Y a des rapides du clavier ..

pour tétard :
si reliquat inf à 8 €, 2 possibilités
- remb immédiat aux familles
- application de la procédure prévue par la loi de finances du 22/12/1966 :
* faire diligence pour informer le créancier de ses droits (délai de carence de 3 mois)
* à l'issue de cette phase, le CA peut délibérer sur l'affectation des sommes restant en reliqut


résumé plus que tronqué.... mais y'a un vade mecum de 32 pages (mai 2006) sur les voyages...peux pas le recopier !

mais à mon avis il doit bien être trouvable sur le site .

C'est en vertu de ces dispositions (j'ai lu le doc en question, et m'en inspire) que je considère comme illégale la délib du CA. Puisque, tel que formulé par Eric, la réaffectation des reliquats ne semble pas suivre la notification aux familles.
Le document a beau être signé par les familles, le montant des reliquats n'est pas connu d'elles à ce moment.

Je partage l'avis du futur crapaud.

Par contre, ce qui est "limite" mais moins criticable (je l'espère) c'est de diminuer les autres recettes.
Ci-dessous, un projet de délibération que j'avais constitué (mais abandonné depuis car trop compliqué à appliquer) :

Proposition:
"Dans le cas où les dépenses réelles seraient inférieures aux dépenses
prévues, et afin d’éviter le remboursement de sommes minimes à plusieurs dizaines de familles, le CA décide de diminuer prioritairement les recettes réelles sur le don du FSE et la subvention de la collectivité de
rattachement, jusqu’à atteindre l’équilibre des recettes et des dépenses.
Néanmoins, lorsque le montant des dépenses réelles sera inférieur à 95 % du montant des dépenses prévues, la variation des recettes s’effectuera exclusivement sur la contribution des familles, qui seront automatiquement remboursées".


Le chef du contrôle de légalité auquel j'avais soumis ce texte pour obtenir son avis m'a répondu ceci :

"Je comprends donc ceci:
Dés que les dépenses réalisées constatées in fine sont comprises (pour
schématiser) entre "0% et 94,9%" des dépenses prévues au budget,
l'ajustement des recettes se fait exclusivement sur la participation des
familles qui se voient ainsi remboursées des trop perçus par l'EPLE.
Entre 95% et 99,99%, la variable d'ajustement qui prend le relais, repose exclusivement, sur les autres sources de financement.
Dans le cas du remboursement aux familles, il est exact que rien n'interdit le remboursement d'office des sommes infèrieures à 8 €. Ce seuil laisse la faculté aux services de s'épargner des coûts en fonctionnement disproportionnés au regard du service rendu.Vous êtes libre dans le choix de l'option, mais, comme je vous le disais, l' intérêt du service d'intendance ne s'y retrouvera pas nécessairement..
Les deux propositions de délibérations que vous exposées sont tenables.
Toutefois, de part leur objet, il n'y aura pas lieu de les transmettre pour
contrôle de légalité à l'IA".

En sus, de nos discussions au tél, je retire que la pratique consistant à diminuer les autres recettes pour atteindre l'équilibre est admissible, puisque ces reliquats sont virtuels tant que le don du fse n'a pas été perçu.

Par contre, décider à l'avance que les reliquats seront réaffectés de facto revient à contourner les dispositions rappelées ci-dessus


Sur le site de N@n@ard :

Citation :

la solution consistant à de mettre en œuvre les dispositions.
prévues par l'article 21 de la loi de finances n° 66-948 du 22 décembre 1966, modifié par la loi de finances n° 84-1208 du 29 décembre 1984 et par la loi de finance rectificative n°2001-1276 du 28/12/01, est appropriée, dans la mesure où ce reliquat ne dépasserait pas les 8 euros prévus à cet article. Il n'en demeure pas moins que l'existence de ce reliquat doit être dûment notifiée aux familles concernées, la loi prévoyant que la créance est définitivement acquise à l'expiration d'un délai de trois mois à compter de la date de sa notification au créancier. Dès lors, le conseil pourra valablement délibérer de l'affectation de ces sommes.

Le reliquat n'est pas virtuel. Une notification de don dans les formes ad hoc, agrémentée d'un vote du CA pour accepter ce don, emporte l'obligation du comptable à effectuer cette recette car on n'est plus dans des échanges aimables de bons procédés. votre technique de gestion me paraît à titre perso très hasardeuse et non conforme, car elle ne recherche pas la participation MINIMUM pour les familles. Je suis même assez gland pour rembourser systématiquement qquesoit le reliquat. Mais je peux me tromper comme tout un chacun.

La somme exacte n'est demandée (et justifiée par doc signé de la trésorière du foyer, à ma demande) qu'à l'issue du voyage, lorsque toutes les dépenses sont arrêtées. En l'absence de notification (c'est pire ?) , la délib du CA reste purement prévisionnelle. Ca ne semblait pas chatouille M. X. , de l'IA (je reconnais que l'argument d'autorité a peu de valeur).

Pour ce qui est de la participation minimale des familles : toute somme économisée aujourd'hui par le foyer sera réutilisée demain par le foyer au profit des élèves. Sur ce point là je n'en démordrai pas. Sur le précédent je sais qu'il est contestable.

je crois que je perdais plus de temps à m'occuper des reliquats en relançant les familles qu'autre chose.
J'ai fixé avec accord du CA la règle suivante reliquat supérieur à 2€ remboursement systématique avec fourniture pour chaque voyage d'un RIB avec le nom de l'élève Si pas de rib cela arrive rarement chèque. Après le voyage, je bilante et je vire l'argent aux familles pour les reliquats. la plupart du temps je suis toujours au dessus des 2 euro (je préfère que le prof prevoye large) et cela m'évitre de devoir avertir les familles. Au final grand gain de temps.
Peu m'importe qu'il y ait 10 ou 20 remboursement c'est la paparesserie qui prends du temps. Par contre je suis exigeant avec les profs pour les rib car c'est le plus long à gérer

Je sais , la question a déjà été posée , mais je ne retrouve pas la réponse

Montant à payer par les familles - Vote du CA :Le fait de voter un prix maximum , et non un montant précis, a t-il un caractère illégal ?
(sachant que l'acte peut très bien avoir été validé par les autorités de contrôle sans que pour autant la responsabilité de l'AC soit complètement dégagée )

je fatigue

Rappel Message électronique du Ministère de l'Education nationale (bureau DAF A3) en date du 16
janvier 2003 :
Aux termes de l'article 41221 de la circulaire du 21 avril 1988 "tout ordre de recettes doit comporter les
bases de la liquidation" de façon à permettre au comptable de procéder au contrôle qui lui incombe en
vertu de l'article 12 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962.
Ainsi, lorsque le conseil d'administration d'un EPLE se limite à voter un montant maximum pour la
participation des familles à l'ensemble des voyages et sorties scolaires, il remet entre les mains de
l'ordonnateur le pouvoir de fixer et d'approuver la recette correspondante. Or le décret n° 85-924 du
30 août 1985 ne prévoit pas la possibilité pour le conseil d'administration de déléguer ses
compétences relatives à la détermination d'une recette budgétaire.
Dans ce cas de figure, le comptable ne dispose pas de la pièce nécessaire (délibération du conseil
d'administration) pour exercer un contrôle "dans les conditions prévues par chaque organisme public,
par les lois et règlements, de l'autorisation de percevoir la recette" (article 12 du décret du 29
décembre 1962).






Source : http://pagesperso-orange.fr/gestionnaires03/besvoysco3.pdf

barbule a écrit:

Rappel Message électronique du Ministère de l'Education nationale (bureau DAF A3) en date du 16
janvier 2003 :
Aux termes de l'article 41221 de la circulaire du 21 avril 1988 "tout ordre de recettes doit comporter les
bases de la liquidation" de façon à permettre au comptable de procéder au contrôle qui lui incombe en
vertu de l'article 12 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962.
Ainsi, lorsque le conseil d'administration d'un EPLE se limite à voter un montant maximum pour la
participation des familles à l'ensemble des voyages et sorties scolaires, il remet entre les mains de
l'ordonnateur le pouvoir de fixer et d'approuver la recette correspondante. Or le décret n° 85-924 du
30 août 1985 ne prévoit pas la possibilité pour le conseil d'administration de déléguer ses
compétences relatives à la détermination d'une recette budgétaire.
Dans ce cas de figure, le comptable ne dispose pas de la pièce nécessaire (délibération du conseil
d'administration) pour exercer un contrôle "dans les conditions prévues par chaque organisme public,
par les lois et règlements, de l'autorisation de percevoir la recette" (article 12 du décret du 29
décembre 1962).






Source : http://pagesperso-orange.fr/gestionnaires03/besvoysco3.pdf

Soit pour une décision globale. Mais un maximum par voyage, c'est autorisé ? Cela évite de repasser au CA pour ajuster de 85€ à finalement 82,47 € par tête...

J'organise aussi des voyages dans mon nouvel établissement. Pour calculer le cout des familles et le cout des accompagnateurs j'ai divisé le cout total du voyage par le nombre de participants (profs+eleves), seulement le fournisseur a inclus 5 gratuite dans l'hebergement et les profs ne comprennent pas pourquoi je divise le cout de l'hbergement par le nombre de participants total et pas que par le nombre d'eleves comment leur expliquer, y'a un texte qui explique le calcul?

A Winnie : ma réponse n'engage que moi : je sais que tout le monde ne sera pas d'accord , mais enfin :à toi de voir le plus simple : soit tu fais voter un montant fixe, tu recouvres ce montant et tu rembourses après coup le trop perçu , soit tu fais voter un montant en précisant bien que c'est un maximum que tu n'auras peut être pas à exiger intégralement et tu calcule le dernier versement des familles en fonction de ce que tu sais être le + proche du coût définitif du voyage (=pas de remboursement ou de thésaurisation de reliquats douteux).
A Didline : la plupart du temps (pour ne pas dire tout le temps), les "gratuités" sont de fausses gratuités pour éviter à l'établissement de prendre en charge le coût des accompagnateurs et masquer leur financement par les familles. C'est toi qui a raison en divisant le coût total par le nb de participants pour calculer le coût des accompagnateurs pris en charge par l'établissement.

Eric a écrit:

A Winnie : ma réponse n'engage que moi : je sais que tout le monde ne sera pas d'accord , mais enfin :à toi de voir le plus simple : soit tu fais voter un montant fixe, tu recouvres ce montant et tu rembourses après coup le trop perçu , soit tu fais voter un montant en précisant bien que c'est un maximum que tu n'auras peut être pas à exiger intégralement et tu calcule le dernier versement des familles en fonction de ce que tu sais être le + proche du coût définitif du voyage (=pas de remboursement ou de thésaurisation de reliquats douteux).

Ben c'est ce qui se passe (la 2e solution), mais le texte de Barbule me faisait douter....

Winnie a écrit:

Ben c'est ce qui se passe (la 2e solution), mais le texte de Barbule me faisait douter....

J'ai bien précisé que ma réponse n'engageait que moi.
Et chut : tu vas me mettre mal avec Barbule et c'est encore VI qui va pavoiser

Eric a écrit:

Et chut : tu vas me mettre mal avec Barbule

Mais point du tout, cher Eric

Pour moi on peut, à la lecture du texte de la DAF que j'ai cité, conclure que voter un montant maximum n'est pas franchement ....disons orthodoxe.

Mais j'aimerais bien avoir d'autres avis , car vous venez de semer le doute dans mon esprit

Nous votons également un montant maxi, ce qui, je l'avoue, ne me plait guère;
ni très orthodoxe, ni très cathol' hic

Bon, allez, je remets de l'huile sur le feu.

A la lecture de la réponse de la DAF, je comprends qu'il n'est pas souhaitable de faire voter un tarif maximum pour toute l'année, du style "350 € maximum pour tout voyage ou sortie", et après cela évite de revoter pour le voyage en Irlande à 295 € ou la sortie Théâtre à 4 €.
Mais je pense que dès lors qu'il y a un vote individuel (par exemple un vote à maximum 300 € pour le voyage en Irlande et au final on demande 298 € aux familles,et un vote à 4 €pour le théâtre) et que le budget de chaque voyage ou sortie est bien présenté au CA, on est dans les clous.

Me fourvoyé-je ?
De même que Barbule, les avis sont les bienvenus.

J'avais omis de le mentionner mais chaque voyage fait l'objet de décisions individuelles du CA, dont le montant de la participation des familles .

Winnie a écrit:

Mais je pense que dès lors qu'il y a un vote individuel (par exempleun vote à maximum 300 € pour le voyage en Irlande et au final on demande 298 € aux familles,et un vote à 4 €pour le théâtre) et que le budget de chaque voyage ou sortie est bien présenté au CA, on est dans les clous.

Moi je lis , je comprends et je pratique ainsi : pas de vote maximum pour ce qui est de la participation des familles aux voyages scolaires.

Voter un maximum - et que ce soit pour l'année ou par voyage le problème est pour moi exactement le même - équivaut [ comme le souligne la réponse de la DAF] pour le CA à donner délégation à l'ordonnateur pour fixer le montant de la recette budgétaire .

Ce qui est illégal , car "dans ce cas de figure, le comptable ne dispose pas de la pièce nécessaire (délibération du conseil
d'administration) pour exercer un contrôle "dans les conditions prévues par chaque organisme public,
par les lois et règlements, de l'autorisation de percevoir la recette" (article 12 du décret du 29 décembre 1962).

Eric a écrit:

la plupart du temps (pour ne pas dire tout le temps), les "gratuités" sont de fausses gratuités ....

Je dirais sans hésitation "tout le temps". En matière commerciale, la gratuité n'existe tout simplement pas .

C'est un bien trop rare pour avoir un prix

barbule a écrit:

Winnie a écrit:

Mais je pense que dès lors qu'il y a un vote individuel (par exempleun vote à maximum 300 € pour le voyage en Irlande et au final on demande 298 € aux familles,et un vote à 4 €pour le théâtre) et que le budget de chaque voyage ou sortie est bien présenté au CA, on est dans les clous.

Moi je lis , je comprends et je pratique ainsi : pas de vote maximum pour ce qui est de la participation des familles aux voyages scolaires.

Voter un maximum - et que ce soit pour l'année ou par voyage le problème est pour moi exactement le même - équivaut [ comme le souligne la réponse de la DAF] pour le CA à donner délégation à l'ordonnateur pour fixer le montant de la recette budgétaire .

Ce qui est illégal , car "dans ce cas de figure, le comptable ne dispose pas de la pièce nécessaire (délibération du conseil
d'administration) pour exercer un contrôle "dans les conditions prévues par chaque organisme public,
par les lois et règlements, de l'autorisation de percevoir la recette" (article 12 du décret du 29 décembre 1962).

le sujet à déjà été débattu notamment là

voilà d'ailleurs ce que j'en pensais :
je cherche à démontrer que la réglementation, précisément en matière de voyage habilite le CE à définir un tarif plus bas lorsque le CA a voté un tarif maximal.
Je considère que le régime juridique des tarifs des voyages est distinct des autres tarifs pour deux raisons : les excédents ou les réserves en matière de voyage sont interdits et le CA se prononce non seulement sur les tarif mais également sur les modalités du voyage. Il me semble tout à fait conforme à l'esprit de ces textes, qui ont pour objectif de ramener la participation des familles à son strict nécessaire, que le CA, dans l'adoption des modalités de financement, prévoit que le tarif voté soit un plafond. En effet le CA ne peut voter des actes qui auraient pour conséquence de placer le N3 en situation d'excédent. A contrario et pour permettre l'équilibre il peut voter des modalités de financement qui permettent cet équilibre.
Je pense par contre que cette possibilité de tarif maximum ne s'applique qu'aux voyages scolaires, le J1, le R2 et le service général étant dotés de réserves.

Pour Eric : ça va trop vite pour moi : deux coups de fils + une visite pendant que j'essaie de ne pas perdre le fil de cet échange .

Résultat, shame on me , j'ai effacé le message auquel je réponds là :

Eric a écrit:

d'accord Barbule , mais partant du principe d'intangibilité de la décision du CA fixant la participation des familles, comment justifies tu le remboursement d'un trop perçu? (mais peut être que tu ne rembourses pas hi !hi !)

l'existence d'un trop perçu au titre d'un voyage n'est pas ici due au fait que le CA a voté un tarif maximum .
Il peut être généré par d'autres causes : nous sommes amenés à rembourser une famille ayant payé intégralement la part due pour le voyage, alors que cette famille est bénéficiaire du fonds social, ou d'une aide de la commune, toutes aides notifiées après le règlement .
Entre autres exemples