Gestion financière des stages en entreprise

Perdu: c'est le mot que j'utilise aujorud'hui pour qualifier mon état face à la gestion relative aux stages en entreprise.
Comment ça marche?!!!
Faut-il faire une remise d'ordre à tout le monde (tous ceux qui partent?
Qui paie la facture au lycée qui héberge? Faut-il faire payer la famille pour l'hébergement pendant le stage? Ou mon lycée?
Quelqu'un a-t-il un modèle simple d'organisation? Le problème principal est que l'on ne peut savoir suffisamment tôt si les élèves vont être hébergés ou non si jamais on doit faire une remise d'ordre (on peut le savoir du style 1 semaine avant leur départ: les factures de cantine et d'internat sont déjà parties depuis longtemps!!!!

Je perds vraiment mon latin dans cette affaire!

Pour la remise d'ordre, tu peux la faire au trimestre d'après, c'est largement suffisant, ou alors c'est prévisible quand ça se passe au 3e trimestre. En LP les périodes de stage sont respectées à 99.7 %, au besoin pour les plus mauvais élèves sous forme de stage de Nintendo à la maison, mais jamais en revenant au bahut, garanti. C'est des élèves...

Pour le reste je connais peu ce qui se passe. Je sais que mon service utilise Gefibac pour liquider les paiements, je ne suis pas encore allé chercher plus loin (et donc j'imagine que ça ne tardera pas à me péter à la gu., mais bon c'est notre métier qui veut ça)

On doit avoir les changements de régime liés aux stages dans le premier mois du trimestre (et même avant) afin de faire ses droits constatés. Pour ce faire, on distribue aux élèves partant prochainement en stage une feuille ou ils doivent indiquer leur régime durant le stage et si ils souhaitent un hébergement sur place en EPLE. Ceux qui répondent pas sont mis externes (c'est le régime de 70% des stagiaires durant le stage).Cela implique bien sur que les enseignants et les familles se bougent pour trouver les lieux de stage suffisamment à l'avance. Ces feuilles donnent lieu à un tableau signé du CE qui récapitule les changements de régime ; ce qui permet de faire les droits constatés dans de bonnes conditions et à la vie scolaire de controler les accés au service. En principe il ne reste que cinq cas à régler qui donnent lieu à reconstatation. Je ne me verrai pas faire un février des RO pour le mois de novembre, surtout avec les changements de tarifs au 1 janvier.

Bien sur, cela necessite le concours du CE, du chef de travaux, etc... maintenant ça marche, mais cela ne s'est pas fait en un jour et il a fallu se battre pour que le systéme se mette en place.
Pour le reste, vous trouverez sur le site la réglementation des stages.

Chez nous le tableau des stages en entreprise est fait dés la rentrée (dans les huit jours qui suivent). Ensuite le prof responsable et le chef des travaux font un tableau qu'ils remettent à l'agence comptable et qui indique les élèves qui partent en stage avec les changements de régime courant septembre début octobre. Pas facile à mettre en place, courage.

N@n@rd a écrit:

Je ne me verrai pas faire un février des RO pour le mois de novembre, surtout avec les changements de tarifs au 1 janvier.

Bien vu l'artiste ! Cela dit, la "régularisation de constatation" de GFE est faite pour ces cas-là. On multiplie le nombe de jours par le montant de la remise d'ordre de l'année précédente, et hop régul constat, on y est au centime près et dans les bonnes formes.

N@n@rd a écrit:

pJe ne me verrai pas faire un février des RO pour le mois de novembre, surtout avec les changements de tarifs au 1 janvier.

moi non plus, c'est pourquoi je tarabuste le CPE pour mes listes élèves, et il a intérêt à se sortir les doigts du nez avant que ça cicatrise.
les seules tolérances que j'accepte en RO d'un trimestre à l'autre, c'est 01/03 sur 04/06. après idem avant

ALAIN, comment vous arrivez à savoir le lieu de stage dès la rentrée???,
les élèves rament pour trouver, ici bien qu'on soit ds un région active économiquement
mais les BEP secretariat ou compta , les entreprises se bousculent pas pour les accueillir...

d'accord avec toi, c'est pas évident à la renntrée.
c'est pourquoi nos profs essaient de les caser en janvier ou en février.

En section hôtellerie c'est plus facile même dans un région défavorisée les profs n'ont pas trop de mal à les placer, beaucoup vont faire des stages dans des restaurants hors du département voire en Angleterre ou Espagne (coût trés élevé). En carrières sanitaires et sociale les maisons de retraite et hôpitaux sont demandeurs. De plus les stages débutent mi novembre début décembre. Pour les secrétaires comptables nous avons de petites sections (peu d'élèves) et section vente aucun problème. Alors courant septembre les tableaux de stage sont bouclés; bien sûr il y a parfois quelques problèmes mais j'avoue peu.

oui je pense qu'effectivement ça dépend des sections
ici:700 élèves en BEP/BAC PRO SECRT BUREAUTIQUE COMPTA VENTE COMMERCE SERVICE ACCUEIL
certaines sections ont 10 semaines de stages par an
c'est très lourd à gérer pour tout le monde

Je ne vous conte pas les affres des profs et des chefs de travaux pour tenter de placer des élèves du neuf-trois. Je participe en prenant sous mon aile protectrice des bac pro compta deux fois dans l'année, mais c'est pas toujours rose. Je ne prends plus que des bacs depuis un stagiaire de BEP qui dormait sur mon bureau, et les visiteurs qui entraient étaient tout gênés "oh excusez-moi j'ai peut-être fait du bruit"

En général au bout de trois semaines de bourrage de crâne intensif, ils ont à peu près retenu que la classe 5 augmente en débit. Je ne me prive jamais de leur dire que, arrivés en terminale, ils ont déjà suivi plusieurs centaines d'heures de cours de comptabilité, et moi aucune. Ca ne les chatouille gure dans leur égo apparamment.

Exception notable, l'été dernier, le gars dès le premier jour il finissait les phrases à ma place, il avait déjà compris la comptabilité de la trésorerie avant d'arriver. Celui-là qand j'ai vu la prof j'aime autant vous dire que pour les compliments j'ai loué un bulldozer. Il était pas du neuf-trois, mais venait d'un lycée parisien...

comme IZ je prends des stagiaires plutôt en secrétariat (suis pas AC)
et plutôt pas des pierre dupont ....

Merci à tous je sens que j'avance petit à petit!!!

J'ai relu la réglementation, je vais faire un crumble avec tout ça pour présenter une nouvelle délib au CA après-demain, j'espère que ça va passer!! mon + gros souci c'est qu'apparemment, c'est aux familles de payer l'hébergement et pas spécialement au lycée, or jusqu'à présent ce n'était pas le cas; Houuuuuuu je sens que je vais me lever tôt demain!!!

Bonne soirée

Nanard, t'es un champion

Ici RO systematiquement sur le trimestre d'après, sauf au dernier.

Les hoteliers trouvent des stages facilement, mais en electro et en vente, c'est forcement sur le trim d'après vu que un grand nombre ne trouvent pas de stages, ou le font...au lycée, ou en font que lamoitié, etc...

Sinon moi je finance tout sur la subv rectorale, par contre ça fait un moment que j'ai pas fait revoter les taux au CA, va falloir que je m'y colle dare dare.

Je reviens sur ce post pour poser ue question sur les remboursements des frais de repas pour des élèves qui se trouvent dans des endroits reculés où il n'y a pas de de service de restauration, et qui sont obligés d'aller au super U du coin (et à vélo, svp...CpC).

Question : On m'a toujours dit de ne pas rembourser les frais isssus de tickets de caisse de super market, pas valable selon la nomenclature.
Bon, OK mais comment faire, il y a un surcoût réel pour les familles, et comment alors les rembourser?

Je me propose de faire voter par le CA le principe d'un remboursement forfaitaire pour ces cas particuliers, sur la base du prix maximal déjà fixé par le CA soit 7,50€. Un peu comme pour les frais des enseignants qui bénéficient d'un forfait de 15,25€ s'ils sont en mission entre 11h00 et 14h00, et ce sans production de pj particulières hormis l'ordre de mission de l'ordonnateur dûment certifié.

Qu'en pensez-vous, les esthètes des périodes de stages en entreprises?

j ai fait voter au CA l'an dernier un montant maxi de frais pris en compte pour remboursements de repas aux élèves en PFE

de mémoire( )

maxi 10€ dont on soustrait 3.59€ devant rester à la charge de la famille, donc montant maxi de remboursement: par repas 6.41€

le CTvx controle le dossier (nom de l'entreprise accueil, date de stage et de présence, lieu de dejeuner), sur la ville il arrivait qu'un élève en stage à une périphérie aille déjeuner à l'opposé

par contre , j'ai toujours remboursé sur ticket de caisse de cafeteria ou restaurant, supermarché quand tout est bien détaillé

en zone de montagne, le choix de lieu d'hébergement est réduit, et même en ville, les autres EPLE ne sont pas toujours coopérants pour les horaires de repas des stagiaires

Extrait du document de Marseille disponible sur le site :

RESTAURATION
Afin de minimiser un surcoût aux familles des frais occasionnés par le repas du midi, le remboursement d’un surcoût forfaitaire peut être mis en place, ses modalités doivent être définies par le conseil d’administration en fonction des ressources de l’établissement.
Exemple de situation :
Aucun remboursement et aucune remise dans les cas suivants :
- Elève demi-pensionnaire prenant ses repas au lycée
- Elève interne dormant et prenant tous ses repas au lycée
Autres cas :
1. Possibilité de convention avec l’entreprise ou un établissement scolaire d’accueil
Ce cas permet le paiement direct par l’établissement et évite aux familles de supporter le surcoût. Le chef d’entreprise peut être sollicité pour prendre en charge tout ou partie des frais de restauration.
Ce conventionnement est la règle.
2. Impossibilité de conventionnement
Le conseil d’administration se prononce sur le versement d’une allocation aux familles concernées, éventuellement aux élèves majeurs.
Le conseil d’administration est appelé à fixer le prix maximal du remboursement des repas (allocation forfaitaire) en fonction des crédits disponibles sur le chapitre J2.
Exemple de situation :
Prix moyen pratiqué par le lycée : 2 €
Montant maximal de prise en charge décidé par le conseil d’administration : 5 €
Prix réel du repas payé par le stagiaire (> ou = à 5 €) – 2 € = 3 € de remboursement au titre du surcoût.

c 'est bien ce que je pratique
10 € maxi voté en CA -3.59€ pris du repas au lycée

les élèves internes en stage ici restent internes

les internes qui quittent l'internat: remise d'ordre( et ça on le sait en général la veille de leur départ, facile pour les DC...)

sauf parmi ceux qui restent internes, que certains sont trop loin pour rentrer déjeuner à midi au lycée et n'ont pas d'autre EPLE autour de leur lieu de stage, et pas de cantine ou de conventionnement possible
ils sont bien obligés de dejeuner sur place ou au plus pres
j'exige les justificatifs et on les épluche...

ensuite se pose parfois le problème de ceux qui rentrent dejeuner chez eux à midi , et demandent plus de remboursement de frais de déplacement

les DP sont tous à la carte, nous contrôlons leur lieu de stage par rapport à leur domicile et par rapport au lycée, pour déterminer s'ils doivent revenir ou trouver un hebergement sur place(idem: problème de frais de transport )

on a eu autrefois plus de difficultés avec les bac pro VENTE REPRESENTATION qui partaient plusieurs jours avec des VRP
on avait fait voter de la même façon des taux maxi de remboursements, jamais eu de problème

Pour Sten : le principe c'est la prise en charge du surcout, et du seul surcout, entrainé par les stages, dans la limite de ce que le CA aura voté, en matière de déplacement comme en matière de repas. Ce qui ,explique par exemple, qu'un elève prenant ses repas à la DP n'ait pas droit à un quelconque remboursement (pas de surcout). Ici, nous remboursons les frais exposés , après déduction du cout du repas s'il était pris au Lycée, et avec un plafond de remboursement de3 €/repas. Attention , les frais de nuités ne sont pas pris en charge. Si le déplacement au lieu du stage représente un surcout, les frais sont remboursés sous forme d'un forfait /km (0.15 €).