Gestion parc photocopieurs et imprimantes

Bonjour 
Comment gérez-vous les photocopieurs et autres imprimantes dans vos établissements ?
Des quotas de copies ? Comment est effectué le contrôle ? Mise en place d'un serveur d'impression pour gérer des comptes sur plusieurs machines ? Identification par code, carte ? Des prestataires proposent-ils des solutions fonctionnelles en établissement scolaire ?
Merci de vos retours ?

Une question annexe si je puis me permettre:
Selon vous, combien de copies/impression peut réaliser un photocopieur?

Pierre Hecker a écrit:

Une question annexe si je puis me permettre:
Selon vous, combien de copies/impression peut réaliser un photocopieur?

Il n'y a pas de réponse à cette question car cela dépend de l'appareil, de son entretien, de son usage...
C'est comme demander combien de kilomètres peut faire une voiture.

Bonjour,
pour la gestion des quotas, le sujet est délicat et il est inutile de prendre les professeurs de front, au risque d'une "délégation" chez le ce qui risque de lâcher l'affaire pour assurer la paix social de la SDP.
Le prix du papier au explosé, les photocopies aussi (même avec ENT + ProNote + TNI/VPI).

Une solution simple et non conflictuelle, qui dans notre cas a fonctionné.
- Mot du CE aux professeurs expliquant le problème causé par le prix du papier
- Quotas en place maintenus, certains vont "charger la mule" et manger leur quota en une semaine, belle vision de la solidarité entre professeurs, mais bon c'est dans la nature de certains et heureusement c'est une minorité
- Dans le mot d'explication du CE, préciser qu'un nombre fixe de ramettes sera déposé en salle des professeurs tous les lundis pour la semaine (s'il reste du papier, compléter le nombre de ramettes jusqu'au nombre fixé pour chaque semaine)  et surtout pas de réapprovisionnement en cours de semaine, (sauf pour dépanner un professeur qui vient "en urgence" à l'intendance avoir sa ramette de secours!
Le fait de voir le volume de papier utilisé par semaine est très important.
- Cela permet la mise en place progressive d'une auto-gestion du papier par les professeurs.
- Dès qu'un professeur a atteint son quota et fait une demande écrite (mail, message ENT), augmenter tout de suite son quota de 1000 copies (plus ou moins selon l'établissement) et l'en informer par l'ENT. Cette prise en compte de leurs besoins réels est très importante.
Au début ça grince un peu, mais quand l'habitude est prise cela fonctionne très bien (du moins selon mon expérience).
En comparaison avec l'année dernière la différence est impressionnante, le stock de papier est encore important, alors qu'avant une commande supplémentaire aurait été obligatoire

Il est peu probable ainsi qu'en juin, un grand container jaune entier soit rempli de photocopies non utilisées et mise au rebut.

Intéressant !

Et quel outil pour mettre des quotas quand on a 4 copieurs ?

Bonjour, 
Souvent celui qui a installé les photocopieurs offre une solution de contrôle des usages.
Dans mon établissement, j'ai acheté les photocopieurs via l'UGAP (excellent prix) + contrat de maintenance de 5 ans (excellent tarif). Le technicien du fournisseur (TOSHIBA) m'a installé ce qu'il faut pour créer les comptes des usagers et vérifier les usages. Cela nous a permis de vérifier vraiment les consommations de chaque profs mais nous avons choisi (pour avoir la paix) de maintenir un usage illimité sans quotas ... certains jouent le jeu mais d'autres passent leurs journées à la salle de reprographie ..

Pierre Hecker a écrit:

Selon vous, combien de copies/impression peut réaliser un photocopieur ?

La durée de vie d'un copieur ? Une machine "bureautique" (mettons entre 20 et 45 copies-minute, mais il y en a de plus rapides) est vendue pour deux millions, en tout cas le premier est une cible très raisonnable. Or une machine bureautique en EPLE, et je parle d'avant la démat', tourne généralement au très grand maximum à 100 000 copies par an : il FAUT acheter une telle machine, peu coûteuse, pour lui faire cracher son jus bien au-delà de contrats de location de cinq ans habituels.

Les machines gros volume (mais je ne parle pas des véritablement gros copieurs "de production"), destinés à la salle des profs, sont vendus pour cinq millions de copies. Là encore, atteindre la moitié de ce chifre je l'ai vu faire, en faisant durer sept ans une machine à plus de 300 k copies par an (dans un parc de plusieurs machines, car on ne peut pas trop rêver sur la fiabilité).

Plein de détails là : https://intendancezone.net/spip.php?article553

Pour le contrôle des usages, pas de chance, j'ai toujours eu des CE qui achetaient lâchement la paix en laissant les profs libres des plus démentiels abus avec les copieurs. Un peu trop aidés sans doute par le coût bas qu'un travail minimal sur l'achat public m'a toujours permis d'obtenir.

L'intendant zonard a écrit:

Pour le contrôle des usages, pas de chance, j'ai toujours eu des CE qui achetaient lâchement la paix en laissant les profs libres des plus démentiels abus avec les copieurs. Un peu trop aidés sans doute par le coût bas qu'un travail minimal sur l'achat public m'a toujours permis d'obtenir.

Idem...

A une époque assez ancienne, j'avais crée un service spécial Reprographie qui prenait en charge toutes les dépenses des copieurs; en contre partie, nous avions fixé un coût de la copie qui était facturé par ce service aux autres services et notamment à la pédagogie; chaque matière avait un code et supportait sur ses crédits propres le coût de ses copies; cela entraînait quelque fois des discussions très fortes entre profs de la même matière.

Alicespring a écrit:

Bonjour 
Comment gérez-vous les photocopieurs et autres imprimantes dans vos établissements ?
Des quotas de copies ? Comment est effectué le contrôle ? Mise en place d'un serveur d'impression pour gérer des comptes sur plusieurs machines ? Identification par code, carte ? Des prestataires proposent-ils des solutions fonctionnelles en établissement scolaire ?
Merci de vos retours ?

Je te conseille de mettre en place, si besoin, des quotas que tu adapteras très vite à la hausse en fonction de la demande. Inutile de mettre en difficulté les profs et de te mettre en difficulté.
Quel est l'intérêt des quotas, alors? : c'est de dire qu'il y a un contrôle ou qu'il peut y en avoir un d'effectif si besoin.

Ton point d'attention maximal: Le choix des copieurs. Évite de contracter directement avec les commerciaux.

Passe par l'UGAP, leurs tarifs écrasent tout et leurs contrats sont carrés juridiquement; ensuite d'un point de vue budgétaire, tu as une vision du coût sur 5 ans. Et comme le coût est écrasé, tu peux te faire plaisir et faire plaisir aux profs au niveau du choix du matériel; (Pour mon collège de 350 élèves pour la salle des profs, j'ai choisi conseillé un copieur semi-pro avec un grand bac supplémentaire, un scanner recto-verso en un seul passage, La couleur, le format A3 et A4, l'agrafage et le perçage).

Sinon, passe par le marché de ta collectivité de rattachement s'il en existe un.

Heu, le copieur couleur en salle des profs, c'est une ânerie grand style ! Copieurs rapides noir et blanc en salle des profs, et une petite machine couleur pas rapide à l'administration, auxquels les enseignants ont accès, mais en devant demander poliment : c'est suffisant pour limiter les impressions couleur aux cas où c'est vraiment nécessaire.

L'intendant zonard a écrit:

Heu, le copieur couleur en salle des profs, c'est une ânerie grand style ! Copieurs rapides noir et blanc en salle des profs, et une petite machine couleur pas rapide à l'administration, auxquels les enseignants ont accès, mais en devant demander poliment : c'est suffisant pour limiter les impressions couleur aux cas où c'est vraiment nécessaire.

C'est que je fais dans mon établissement.
J'ai conseillé à un collègue de faire pareil. 
Il faut dire que le budget reprographie de son établissement et  4 fois supérieur au mien alors que j'ai plus d'élèves dans mon établissement  .
Les profs ont refusé le fait de ne pas avoir un photocopieur couleur en illimité posé dans leur salle et le CE a dit oui, donc ..

L'intendant zonard a écrit:

Heu, le copieur couleur en salle des profs, c'est une ânerie grand style !

Les profs avaient déjà un copieur couleur en salle des profs ( marque du copieur à 4 lettres).
Il était donc impossible de revenir en arrière.
C'est pour cela que le passage à l'UGAP a  été impératif (malgré la très forte insistance du service commercial du copieur à 4 lettres).