Présentation COFI

Pour la 1ère fois depuis mon affectation en tant que gestionnaire, j'aimerai pouvoir présenter à mon niveau le COFI et rédiger le rapport de l'ordonnateur.

Je dois indiquer quoi ??

Beaucoup de gestionnaires se croient obligés d'infliger aux administrateurs une marée de chiffres auxquels ils ne comprennent rien et qui généralement les barbe au plus haut point.

En ce qui me concerne, j'ai pris le parti, avant le cofi, d'envoyer aux membres du CA les pièces 2 à 8 ainsi qu'un rapport très détaillé et de faire une présentation plus succincte en CA  en allant à l'essentiel, en indiquant aux membres que je les renvoie à mon rapport pour plus de détails et que je me tiens bien évidemment à leur disposition pour toute question

Du coup, ma présentation se borne à 5 diapos en comptant la page de garde et la page "des questions ? Merci pour votre attention !" qui la conclut
1- Qu'est-ce que le compte financier, en quelques mots très simples et avec un petit schéma à l'appui
2- Quels sont les grands évènements qui ont marqué l'année et qui ont eu des incidences sur l'exécution budgétaire ainsi que les principaux choix faits par l'ordonnateur
3- Un bref rappel de la structure budgétaire avec en face le résultat, la CAF (avec un petit schéma/ une explication pédagogique de la différence entre ces deux notions) et l'évolution du FDR avec son montant à l'issue de l'exercice.

Le tout en guère plus de 5 minutes

C'est bref et efficace, j'ai l'impression d'avoir des administrateurs plus concentrés, moins perdus et il me semble que je leur donne davantage de billes propres à ce qu'ils puissent voter de manière éclairée que si je les abrutissait avec une litanie de chiffres qui indiquerait la moindre ligne de l'ALO consacrée à l'achat du PQ

mais ce n'est là que ma manière de faire, et encore faut-il qu'elle convienne à l'ordo...

http://www.intendance03.fr/COFI-rapport-AJI-2014.pdf

M. oui mais non a écrit:

Pour la 1ère fois depuis mon affectation en tant que gestionnaire, j'aimerai pouvoir présenter à mon niveau le COFI et rédiger le rapport de l'ordonnateur.

Je dois indiquer quoi ??

http://www.intendance03.fr/COFI-rapport-AJI-2014.pdf

La partie 1 est celle de l'ordo, la 2 celle du comptable

Tu vas sur Magistère, tu te télécharges Reprofi, tu y mets la SDE, la SDR et si possible des informations historiques sur les années précédentes (et, rêvons, si ton AC n'est pas un abruti il t'enverra la balance), et tu auras pour pas un rond des informations très intéressantes à monter de manière synthétique, avec de beaux graphiques de toutes les couleurs.

Sincèrement, il y a longtemps que ce rapport n'est plus un SOUCI.
Je fais très exactement ce que l'IZ vient de dire.
Je commente chaque graphique pour en expliquer la forme et zouh !

Si t'as la flemme d'innover, tu peux aussi reprendre la trame utilisée par ton prédécesseur et tu actualises les chiffres.

L'idée est qu'il ne faut pas gonfler l'auditoire qui a déjà été perdu par le rapport du comptable. Quand bien même le comptable a été super pédagogue et simple (ce qui a été le cas pour mon dernier COFI). Au CA du COFI, durant l'exposé du comptable, les profs ont subitement été très intéressés par l'examen des affiches accrochées aux murs de salle de classe servant de lieu de réunion du CA. On aurait cru des experts de la peinture de la renaissance!!

Mets en exergue certains chiffres qui peuvent parler aux profs ou qui justifient a posteriori un changement de prestataire ou l’achat de matériel.
Ex: les dépenses de viabilisation (intéressant vu la variation des prix de l’énergie).
Ex: les dépenses globales pour les fournitures pédagogiques (ça montre que tu ne les as pas bridés).
Ex: suite à un nouveau contrat de copieur, les économies réalisées par rapport à l'année antérieure tout en ayant un matériel plus perfectionné
Ex: l'utilisation de subvention pour l'achat de tel ou tel matériel très nécessaire.
Mais là, attention, tu peux avoir des surprises car les parents et les enseignants peuvent rebondir et te créer des surprises. Au dernier CA, j'ai justifié l'achat d'un sèche-linge (un beau à 1000€ pour un petit collège) pour les agents par la nécessité de faire sécher les serpillères et les chasubles des élèves; s'en est suivi tout un débat entre les enseignants d'EPS, les parents et les agents sur la fréquence de nettoyage de ces chasubles et la sudation des ados. L’enseignant d'EPS devant se justifier de ses pratiques  (dépôt des chasubles seulement une fois par trimestre au nettoyage) devant les parents et les agents élus.

Au départ je me cassais la tête avec un Powerpoint doublé du rapport de gestion envoyé quelques jours avant aux membres du CA.
Maintenant je diffuse en pdf le rapport et je me concentre sur certains points importants.
Faut pas que ça dure trop longtemps sinon tu perds ton public et l'agent comptable va l'endormir encore plus.
Rapidité et efficacité sont les maitres mots de ce CA

1ère année j'avais un rapport littéraire pour expliquer les grandes dépenses. Avec juste le total des dépenses et des recettes.
Ca n'a pas plu au perdir ni à l'AC.

L'an dernier j'ai fait un tableau (comme celui du doc de Volcan plus haut) car on m'avait demandé des chiffres.
Ca n'a pas plu au perdir qui le soir des vacances m'a demandé d'en faire un littéraire.

Cette année, je ferai donc les 2 (youhooouu) et le tableau sera envoyé à mon fan club au CA (aka les profs qui ne viennent que pour casser de la GM) et l'explication littéraire sera le soir du CA.

J'essaye de me mettre dans Reprofi ...

Fougère a écrit:

J'essaye de me mettre dans Reprofi ...

N'essaie pas. Fais-le.

Fougère a écrit:

1ère année j'avais un rapport littéraire pour expliquer les grandes dépenses. Avec juste le total des dépenses et des recettes.
Ca n'a pas plu au perdir ni à l'AC.

L'an dernier j'ai fait un tableau (comme celui du doc de Volcan plus haut) car on m'avait demandé des chiffres.
Ca n'a pas plu au perdir qui le soir des vacances m'a demandé d'en faire un littéraire.

Cette année, je ferai donc les 2 (youhooouu) et le tableau sera envoyé à mon fan club au CA (aka les profs qui ne viennent que pour casser de la GM) et l'explication littéraire sera le soir du CA.

J'essaye de me mettre dans Reprofi ...

ca demande un petit investissement, la première année, car si tu veux avoir de l'historique, il y a pas mal de saisie.
Ce que j'ai fait c'est que la première année, j'ai simplement fait avec l'historique des deux ans (en cours et précédent). Puis progressivement, j'ai tout rempli pour l'année d'après... à mon rythme.
J'ai donc maintenant une bascule très propre avec mes 5 années de recul.

Je me suis lancé sur Reprofi cette année, effectivement un assez gros travail de saisie manuelle au début pour reprendre l'historique, mais on ne le fait qu'une fois... et le jeu en vaut la chandelle, le CA du COFI est passé comme une lettre à la poste, tout le monde a apprécié. Ca a donné des idées à l'AC pour sa partie comptable, il n'a aucunement rechigné à me fournir la balance... et du coup d'autres collègues du groupement se sont lancés!
Une présentation synthétique et soignée, franchement il n'y a pas à hésiter, il faut foncer!
Bon le seul bémol, c'est qu'étant sur Op@le depuis le 1er janvier, je crois que pour le prochain cofi c'est cuit pour Reprofi, sauf si les collègues nous offrent une superbe mise à jour pour faire de reprofi un outil opalo-compatible... mais rien que pour un an ça valait le coup, et si c'était à refaire je recommencerais.

L'intendant zonard a écrit:

Fougère a écrit:

J'essaye de me mettre dans Reprofi ...

N'essaie pas. Fais-le.

Xena a écrit:

Fougère a écrit:

1ère année j'avais un rapport littéraire pour expliquer les grandes dépenses. Avec juste le total des dépenses et des recettes.
Ca n'a pas plu au perdir ni à l'AC.

L'an dernier j'ai fait un tableau (comme celui du doc de Volcan plus haut) car on m'avait demandé des chiffres.
Ca n'a pas plu au perdir qui le soir des vacances m'a demandé d'en faire un littéraire.

Cette année, je ferai donc les 2 (youhooouu) et le tableau sera envoyé à mon fan club au CA (aka les profs qui ne viennent que pour casser de la GM) et l'explication littéraire sera le soir du CA.

J'essaye de me mettre dans Reprofi ...

ca demande un petit investissement, la première année, car si tu veux avoir de l'historique, il y a pas mal de saisie.
Ce que j'ai fait c'est que la première année, j'ai simplement fait avec l'historique des deux ans (en cours et précédent). Puis progressivement, j'ai tout rempli pour l'année d'après... à mon rythme.
J'ai donc maintenant une bascule très propre avec mes 5 années de recul.

iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii bon j'ai pas les extractions GFC des années précédentes mais je viens de me mettre dans Reprofi, 2/3 trucs que je pige pas bien mais ça va le faire.
Je reporte mes commentaire dedans et je crois que ça sera bien pour cette année 

Fougère a écrit:

j'ai pas les extractions GFC des années précédentes mais je viens de me mettre dans Reprofi, 2/3 trucs que je pige pas bien mais ça va le faire.
Je reporte mes commentaire dedans et je crois que ça sera bien pour cette année 

Tu n'as besoin que des extractions de l'année précédente, c'est pas très ancien : mets un GFC monoposte sur un portable-martyr, restaure-s-y une sauvegarde de cet exercice, et tu pourras exporter tes fichiers N-1.

Pour les informations plus anciennes, certes il est envisageable de faire ce que je viens de décrire pour plusieurs années successives, faire les imports puis les bascules dans l'outil pour remplir les bases : j'ai fait ça dans le cadre d'un tutorat, ça a bien marché. Mais sinon c'est quand même raisonnable d'aller remplir manuellement les informations, avec la paperasse des cofis précédents entre les mains.

L'intendant zonard a écrit:

restaure-s-y 

J'peux pas laisser ça.

La règle, c'est pas d'-s pour les verbes qui finissent en -e à la 2e personne du singulier au présent de l'impératif. Exception : aller ("va, je ne te hais point").
Le -s apparait malgré tout lorsqu'il est suivi des pronoms y/en, c'est un -s euphonique, qui facilite la liaison :
Mange ton poisson. /Manges-en.
Cueille des fruits. /Cueilles-en.
Passe à Montluçon. /Passes-y.
Va voir plus loin si j'y suis. /Vas-y.

Wow l'aut', on dit zyva d'abord !