Frais de restauration des accompagnateurs

Bonjour,

Un voyage a lieu prochainement en Allemagne avec hébergement des élèves en famille d'accueil.

Les profs accompagnateurs sont hébergés chez des profs allemands et réclament 17 euros par repas, par jour et par personne soit 272 euros par accompagnateur.
Pourriez-vous m'indiquer quels frais doit-ont prendre en charge et à quelle hauteur ? Je ne pense pas que la réglementation des frais de mission soit applicable.

Merci ;-)

Bonjour,
Nous sommes exactement dans le même cas ici... profs logés à l’hôtel et nous leur versons les indemnités de repas pendant 7 jours (15.25€ *3repas *7 jours...a rajouter les nuits d’hôtels, le voyage revient à un tarif vraiment exorbitant). Il me semble que les 15.25€ ont été réévalués à 17.50€ (au même moment que les frais de déplacement).
Du coup les réponses à votre question m’intéressent aussi!

La réponse est relativement simple. Par contre il me faut des renseignements pour les deux messages :
- c'est un voyage dans quel pays ?
- les profs payent leurs repas en totalité et leur hotel ?
- les profs hébergés chez l'habitant ne sont pas nourris gratuitement ? Hébergement gratuit chez l'habitant ?

Apparemment les deux collègues n'ont plus de problème. C'est valorisant de voir que prendre du temps pour répondre et essayer d'aider est utile...

Sélène30 a écrit:

Bonjour,
Nous sommes exactement dans le même cas ici... profs logés à l’hôtel et nous leur versons les indemnités de repas pendant 7 jours (15.25€ *3repas *7 jours...a rajouter les nuits d’hôtels, le voyage revient à un tarif vraiment exorbitant). Il me semble que les 15.25€ ont été réévalués à 17.50€ (au même moment que les frais de déplacement).
Du coup les réponses à votre question m’intéressent aussi!

Les repas, c'est deux par jour à 17,50.
Le petit-déjeuner est normalement dans le forfait des 70 €, enfin c'est comme ça que j'ai toujours pratiqué.

pour les déplacements à l'étranger, il existe un forfait à la journée qui englobe tout. Ce forfait est différent d'un pays à l'autre, pour l'Allemagne, c'est dans les 90 € par jour de mémoire. Je vais rechercher la grille.

Il n'y a aucune autre prise en charge.

Merci pour votre aide.
Il ne faut pas se vexer du temps de réponse ... prise de poste en septembre, les semaines filent sans qu'on s'en rende compte.
Pour les 90 euros par jour, c'est encore pire que les 17.50 euros par repas.
Les profs sont hébergés chez leurs homologues allemands, ils demandent donc juste une prise en charge des repas.
Bonne journée !

Tu n'as pas le choix, ce n'est pas à la carte.
Déplacement à l'étranger => forfait.

Il y a deux ans les profs sont partis en Allemagne avec la carte d'essence du lycée... J'ai dû arcander sur le nombre de jours de forfait pour ne pas payer deux fois le transport... C'est comme ça. Et c'était pareil, logé en A-B à trois dans le même squat.

Gourder33 a écrit:

Les profs sont hébergés chez leurs homologues allemands, ils demandent donc juste une prise en charge des repas.

Pourquoi, ils les payent ?

Bonjour,
Désolée pour le temps de réponse, je n'ai pas vu la semaine précédente passer non plus!
Merci pour vos retours Notre échange aura lieu au printemps 2023.
Ici l'établissement prend en charge l’hôtel et le petite déjeuner et versait les indemnités repas (17.50€ pour le déjeuner et le diner). Si je comprends bien on pourrait remplacer ce système par le forfait de 90€/jour mais les enseignants prendraient en charge l’hôtel et les repas et seraient remboursés ensuite?
Nous fonctionnions différemment avant et les enseignants avaient déjà refusé d'avancer leur repas (nous remboursions au réel) donc je suis presque certaine qu'ils refuseront ce système.

Euh... C'est la loi, hein, ils font comme tout le monde, ils obéissent à la loi.

Je rajoute le lien :
https://www.economie.gouv.fr/dgfip/mission_taux_chancellerie/frais

Ce barême prend TOUT en compte, transport, hébergement et repas.

Sélène30 a écrit:

Nous fonctionnions différemment avant et les enseignants avaient déjà refusé d'avancer leur repas (nous remboursions au réel) donc je suis presque certaine qu'ils refuseront ce système.

Je me suis posé les mêmes questions. Parfois c'est moins cher de mettre dans l'ensemble du devis les nuitées et les repas, à condition bien sûr que ces prestations ne soient pas payées par la participation des familles. Le nouveau système que tu entrevoies n'a que des inconvénients, sauf si les enseignants logent en 5* et prennent du homard sauce champagne au dîner.
Dans un prochain voyage il y aura 2 nuitées en hôtel sans les élèves, qui seront logés en familles. Le coût des nuitées est moindre que l'indemnité de 90€. Le seul détail à connaitre est de savoir si l'éloignement des hôtels constitue une entrave au service de gestion des élèves... et le voyagiste ne communique pas sur les adresses qu'il retient. En revanche les repas, qui ne sont pas inclus dans la prestation, donneront lieu à l'indemnité de 17,50€.

Xena a écrit:

Tu n'as pas le choix, ce n'est pas à la carte.
Déplacement à l'étranger => forfait.

Il y a deux ans les profs sont partis en Allemagne avec la carte d'essence du lycée... J'ai dû arcander sur le nombre de jours de forfait pour ne pas payer deux fois le transport... C'est comme ça. Et c'était pareil, logé en A-B à trois dans le même squat.

L'article 2 de l'arrêté du 3 juillet 2006 prévoit expressément que le forfait journalier est réduit : "Pour l'étranger, les taux des indemnités de mission sont réduits de 65 % lorsque l'agent est logé gratuitement, de 17,5 % lorsqu'il est nourri à l'un des repas du midi ou du soir et de 35 % lorsqu'il est nourri gratuitement aux repas du midi et du soir."
Pour l'Allemagne, le forfait est à 164€....

Mad Max a écrit:

Xena a écrit:

Tu n'as pas le choix, ce n'est pas à la carte.
Déplacement à l'étranger => forfait.

Il y a deux ans les profs sont partis en Allemagne avec la carte d'essence du lycée... J'ai dû arcander sur le nombre de jours de forfait pour ne pas payer deux fois le transport... C'est comme ça. Et c'était pareil, logé en A-B à trois dans le même squat.

L'article 2 de l'arrêté du 3 juillet 2006 prévoit expressément que le forfait journalier est réduit : "Pour l'étranger, les taux des indemnités de mission sont réduits de 65 % lorsque l'agent est logé gratuitement, de 17,5 % lorsqu'il est nourri à l'un des repas du midi ou du soir et de 35 % lorsqu'il est nourri gratuitement aux repas du midi et du soir."
Pour l'Allemagne, le forfait est à 164€....

J'ai dit A-B, je n'ai pas dit gratos. 

Mad Max a écrit:

Pour l'Allemagne, le forfait est à 164€....

Et pour l'Italie, 220€ 


L'arrêté que Xena évoquait est ici : 
Article Annexe - Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat - Légifrance (legifrance.gouv.fr)

à compléter par les déductions à appliquer, à lire ici, article 2 pour l'étranger : 
Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat - Légifrance (legifrance.gouv.fr)

En appliquant la règle on aurait un surcoût de plus de 1200€ sur le voyage transalpin, pris sur les fonds de l'établissement. 
De toute façon avec mon CE le deal est simple : le premier qui demande ces indemnités est certain de ne plus partir voyage, quitte à annuler tous les voyages si la demande devient collective.
...  
Un bon moyen de se débarrasser de la gestion des voyages ?      plus efficace que Mobilisco...

Merci pour toutes ces pistes de réflexion !
Ici que le collège paye l’hôtel et rembourse les 17.5€/repas ou le forfait revient environ à la même somme (la nuit d’hôtel était à 120€ les dernières années).
Pour les invitations, ici on sait que pour moitié des repas ils sont invités par les familles... mais ils ne le disent pas donc officiellement on ne sait rien !
Enfin, c'est très compliqué et très cher pour l'établissement alors que seuls une quinzaines d'élèves sont concernés, mais on fait avec.
Merci a tous pour vos idées

Sélène30 a écrit:

Pour les invitations, ici on sait que pour moitié des repas ils sont invités par les familles... mais ils ne le disent pas donc officiellement on ne sait rien !
Enfin, c'est très compliqué et très cher pour l'établissement alors que seuls une quinzaines d'élèves sont concernés, mais on fait avec.
Merci a tous pour vos idées

En zonant sur AJI profil acheteur j'ai trouvé l'inspiration pour remédier à ces petites faussetés : un tableau à deux entrées qui récapitule en lignes, les étapes de chaque journée (petit déj, activités du matin, repas de midi, activités de l'après-midi, dîner, nuitée), et en colonnes le détail sur chaque jour du voyage. En un seul A4 tu vois tout de suite les cases blanches, les temps morts, les "oublis" - et tu mènes l'enquête. 
Entre 2 voyages tu vois aussi très vite qui fait un voyage d'étude, et qui glande dans les transports toute la journée. C'est impitoyable - comme un coupe-frites pour une pomme de terre -, mais très utile pour orienter l'avis du CE.
Les repas chez l'hôte doivent figurer comme tels dans le tableau : s'il y a un paiement, le repas entre dans le budget ; s'il n'y en a pas alors pas de budget. S'il y a une contrepartie financière en forme de cadeau, c'est à inscrire dans le budget global du voyage avec un montant, qui n'est pas à la charge des familles mais du lycée.

Sélène30 a écrit:

Merci pour toutes ces pistes de réflexion !
Ici que le collège paye l’hôtel et rembourse les 17.5€/repas ou le forfait revient environ à la même somme (la nuit d’hôtel était à 120€ les dernières années).
Pour les invitations, ici on sait que pour moitié des repas ils sont invités par les familles... mais ils ne le disent pas donc officiellement on ne sait rien !
Enfin, c'est très compliqué et très cher pour l'établissement alors que seuls une quinzaines d'élèves sont concernés, mais on fait avec.
Merci a tous pour vos idées

Le forfait journalier ne vaut que pour le séjour à l'étranger et comme dit le collègue il peut y avoir réduction pour repas ou hébergement gratuits.
Une même mission peut voir l'application de la tarification en France et l'application du séjour à l'étranger : exemple le premier jour de la mission se passe en France avant de prendre l'avion : application des forfaits hébergement et repas tarif France. A parti du moment où l'agent est en mission sur un sol étranger : application du forfait journalier (réduit ou pas). D'où l'importance d'un OM détaillé et précis et la vérification des horaires du vol (par exemple le temps passé à bord des avions n'ouvre droit à aucune indemnité de nuitée ou de repas, sauf dans le cas où le prix du voyage ne comprend pas le prix du repas. Le justificatif de la dépense devra être fourni).

Et pour ce qui est de payer directement l'hôtel (ce qui est un marché public de voyage) je laisse à votre réflexion cette mention de l'article 1 de l'arrêté du 20 décembre 2013 modifié en 2019 concernant les missions pour l'EN :
En cas de recours au titulaire du marché de voyagiste pour la prestation d'hébergement, son coût ne doit pas dépasser le montant des indemnités fixées par l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé fixant les taux des indemnités de mission et, le cas échéant, le montant des taux dérogatoires fixés par le présent arrêté.

Oui, je sais.....

Et pour le prof qui râle ce n'est pas lui qui sera inquiété si le gestionnaire ne respecte pas lé règlementation.
Je rappelle que pour les profs nécessiteux (.....) une avance de 75 % des dépenses prévisibles peut être versée. Après Est-ce vous vous refusez de faire un travail estimant que vous n'êtes pas assez payé pour le faire ; par exemple pour vos HS ??

Bonjour,

Je dois rembourser des frais de repas du midi (entre 11h et 14h) à des enseignant sur ordre de mission. Ils sont accompagnés de 2 élèves (majeurs).

Les 2 élèves ont-ils droit également de l'indemnité forfaitaire de 17,50 euros ?

invit. a écrit:

Les 2 élèves ont-ils droit également de l'indemnité forfaitaire de 17,50 euros ?

Bonjour, 
Je dirais que tout dépend de ce que permet l'ordre de mission (s'il est signé par le CE) et du montant de l'indemnité repas votée au CA. Si rien n'est prévu le CE accorde ce qu'il veut sur le compte 6257, à condition de joindre la facture et l'OM à la demande de remboursement.

Non, le forfait concerne uniquement les agents civils de l'Etat.
Les élèves suivent les dispositions votées pour les élèves au conseil d'administration.

Il ne s'agit pas d'un stage en entreprise pour les élèves. Ils étaient accompagnateurs des professeurs pour représenter l'établissement (filière post-bac).
C'est difficile de rembourser 17,50 € les professeurs et 5 euros les deux élèves pour le même repas pris en commun.
Pour le compte le compte, le 6285 me paraissait bien.

Sur les codes comptables j'atteins assez vite mes limites parce que c'est toujours le comptable qui a raison et les démonstrations d'absurdité auxquelles j'ai pu me livrer ont fait ou rire ou bâiller d'ennui le mien. Le 6285 parait pertinent quand il y a des tarifs votés au CA auxquels on peut se rapporter. Le 6257 est le compte réservé au bon plaisir du Prince, pourvu qu'on y mette les justificatifs. Mais ma science s'arrête là.

Normalement, la racine 625 indique un remboursement de frais.
Typiquement, les frais de réception au 6257 englobe ce type d'événements où, au final, l'établissement rembourse certes mais invite également (les deux élèves).

invit. a écrit:

Il ne s'agit pas d'un stage en entreprise pour les élèves. Ils étaient accompagnateurs des professeurs pour représenter l'établissement (filière post-bac).
C'est difficile de rembourser 17,50 € les professeurs et 5 euros les deux élèves pour le même repas pris en commun.
Pour le compte le compte, le 6285 me paraissait bien.

Bien entendu qu'ils ont droit aux mêmes indemnités que les enseignants car compte tenu de l'objet de la mission (représentation de l'établissement) ils ne sont pas vraiment des élèves mais des collaborateurs occasionnels du service public (article 1 du décret) et à ce titre il y a application du décret de 2006 modifié.
Il ne s'agit pas d'hébergement mais de frais de déplacement ; donc 6251.

C'est plutôt pratique cette notion de collaborateur occasionnel. Plus propre que le 6257. 
Merci volcan.

Oxiane Recouvreur a écrit:

C'est plutôt pratique cette notion de collaborateur occasionnel. Plus propre que le 6257. 
Merci volcan.

C'est surtout réglementaire : un élève (actuel ou ancien) ou un étudiant qui rend service à l'établissement en faisant sa promotion dehors du cadre scolaire intervient bien au service de son bahut.

Décret de 2006 :

Article 1 :
Le présent décret fixe les conditions et les modalités de règlement des frais de déplacements temporaires des personnels civils à la charge du budget...des établissements publics locaux d'enseignement, .... Il est également applicable :
- aux personnes ...qui interviennent pour le compte des services et établissements précités.

Article 2 :
Pour l'application du présent décret, sont considérés comme :
5° Personne ... qui intervient pour le compte des services et établissements :
personne qui se déplace pour ... apporter son concours aux services et établissements mentionnés à l'article 1er ;

Bonjour,

Nous sommes confrontés à une demande nouvelle des transporteurs qui exigent maintenant que nous gérions dans son intégralité la logistique des chauffeurs de cars pour des voyages avec nuitées : à nous la gestion de la chambre d'hôtel et les repas (on ne sait même pas comment faire dans ce dernier cas, vous imaginez ?)

Vous a-t-on déjà demandé ce genre de choses ?

jamais
à mon sens cela fait partie intégrante de leur mission de transporteur
pourquoi ne pas payer leur essence et le contrôle technique ? une telle exigence satisfaite ouvre grand la porte à n'importe quoi
moi je refuserais 

cette demande est formulée après signature du contrat ?

Change de transporteur... si on leur demande de nous simplifier la vie, ce n'est pas pour qu'ils nous la compliquent.