Positionnement gestionnaire / secrétaire

Bonjour à tous,

Après un été très chargé, me revoilà parmi vous et je ne viens pas les mains vides : j’ai une question existentielle à vous poser.

Comment re-positionner les personnels en toute diplomatie ?

En 3 ans, c’est la 3 eme fois que je suis affectée sur un poste pour lequel c’est la secrétaire qui a fait office de gestionnaire, tant bien que mal. Et à chaque fois c’est le même scénario : la secrétaire ne veut pas lâcher, les rôles sont inversés et c’est presque moi qui dois faire ce qu’elle me dit. J’ai commencé mercredi sur ce nouveau poste (affectation définitive) et même si l’équipe est sympa, je n’ai pas envie de heurter qui que ce soit. J’apprends de mes erreurs, je tiens compte des conseils, c’est pourquoi je suis restée en retrait ces jours-ci mais je sais que ça ne pourra pas durer.

Un exemple pour la route : vendredi je suis au tel, la secrétaire déboule dans mon bureau (celui qu’elle a occupé pendant 1 an) s’installe avec quelques documents et s’adresse à moi comme si elle dirigeait le service. Du coup, je lui fais signe que je suis occupée, elle se vexe, elle part en me disant d’aller la voir quand j’aurai fini.

Décidément… 🤪

Bonne rentrée à vous

J'ai vécu le rôle de la secrétaire qui a fait le bouche-trou le temps que le gestionnaire soit remplacé (3 mois). 
Quand il est arrivé, il a dû avoir peur que je me vexe et que je ne veuille pas lâcher (alors que je l'attendais comme le messi (pas cuilà, l'autre) 

Il a proposé qu'on se pose pour discuter de manière in-formelle (café/speculoos dans *mon* bureau, vrai entretien).

Il m'a fait plein (trop) de compliments sur mon courage et ma gestion  et m'a dit en résumé "je prends le relai, j'ai été affecté ici pour ça, mais je vais avoir besoin de vous".
J'ai +/- répondu que je voyais les choses de la même manière et que son arrivée me soulageait (tant sur le plan psychique que sur la quantité de travail, de stress, etc).

Mais il l'a fait dès son arrivée.

Nous avons ensuite fait ensemble le point sur le fait et le reste à faire, avec la CE et la secrétaire de direction aussi. On a regardé la répartition des tâches entre lui et moi et j'ai repris ce que je faisais avant.

Surtout, ne pas s'énerver dans les premières 48 heures (même si ça démange): ça pourrait plomber la rentrée qui n'est déjà pas un moment simple...

Effectivement le plus dur est de ne pas braquer les gens tout en s'affirmant dès le début comme le chef.
Il y a toujours une période d'observation réciproque et de test. Le conseil de Memepaspeur est excellent.

Décidément tu cumules  
Les conseils des collègues sont excellents.
Ma tactique dans ces cas-là, prendre de la hauteur et rester bienveillant en se comportant en patron par exemple en montant en qualité, les choses s ajustent au fil du temps. Parfois il faut être très patient.
Se fâcher avec la secrétaire est très risqué. Je ferais probablement le contraire en la complimentant et en la remerciant y compris publiquement.

Il y a un effet "nouvelle arrivée dans l'établissement" qui joue indubitablement. Trois bahuts en trois ans, cela t'expose à répéter le schéma pesant que tu décris. Tu t'en sortiras en gardant avec toi la tranquille certitude d'être à un poste de pilotage. Concrètement : éviter le mot de trop - celui qui blesse, qui donne prise à la rancœur - ; utiliser autant de fois que nécessaire la phrase lue ici même : "je comprends cette manière de procéder mais cela ne signifie pas que je l'approuve" (ou quelque chose d'approchant) ; capter les dossiers par le bout que la secrétaire ne peut pas attraper (la vérification, la règlementation, la formalisation via DEMACT). T'approprier les outils de diagnostic qui peuvent exister (dans mon académie on a ODICE, je ne sais pas si cela existe partout).

A mon arrivée sur le poste, j'ai rencontré la même situation que toi, en pire : j'étais stagiaire face à une secrétaire chevronnée qui avait fait fonction de gestionnaire pendant 9 mois et qui occupait royalement les deux bureaux (gestionnaire + secrétaire), les deux pc. Eh bien moi qui avais l'intention de me mettre en poste une semaine avant la rentrée, voyant cela, j'ai décidé tout simplement de ne pas venir avant le 1er septembre. Puisqu'il n'y avait pas de place, j'en ai tiré la conclusion qu'il n'y avait de rôle à prendre : il était hors de question de mendier quoi que ce soit auprès de qui que ce soit. Effet radical : le 1er, bureau et pc disponibles. Le CE n'a pas aimé le procédé, mais mon absence fut l'occasion de remettre chacun à sa place !

Il y a deux choses dont il faut tenir compte dans cette situation :
- la première est qu'ayant fait fonction de pendant un certain temps, elle attend une forme de reconnaissance de sa hiérarchie pour ce service rendu, qui aille au-delà de la reconnaissance financière qu'elle a sans doute eu (j'espère !), surtout si elle est B (voire C peut-être !) et que le poste de gestionnaire est un poste de A
- sans doute a t-elle conçu un intérêt pour cette fonction et s'est-elle sentie valorisée à l'exercer, ce qui peut induire une certaine forme de déception à revenir strictement à ses fonctions.

Comme le disent les collègues, ne pas braquer. Je pense que tu aurais tout intérêt à lui demander de faire avec toi une "passation" au cours de laquelle elle pourrait t'expliquer les différents aspects du poste, les dossiers en cours, l'endroit où tu peux trouver les infos... ça me paraît primordial, même si tu sens que dans l'absolu tu peux t'en passer, car c'est un moyen de la mettre en valeur, et c'est ce qu'elle a l'air d'attendre. Je crois même que c'est la première chose que tu dois faire lundi en arrivant (sors les avirons pour expliquer que tu n'as pas voulu la squeezer mais que tu étais trop impatiente de prendre tes fonctions, qu'elle est primordiale à ta prise de fonctions et que tu en es consciente, bla bla...)

Dans un deuxième temps, laisse les choses revenir à la normale naturellement, sans les forcer, quitte à ce que tu sois tolérante dans les premiers jours si elle déborde un peu du cadre (dans la limite du raisonnable, hein ?!) et explique-lui les choses avec douceur et tact. Sois preneuse des conseils qu'elle te donne ! Ils ne sont sans doute pas uniquement bons, le fait de les écouter est aussi un moyen de la valoriser. Et même si ça te paraît un peu contraignant, n'hésites pas à te justifier auprès d'elle dans les premiers temps quand tu n'entends pas les suivre (mais suis en quand-même quelques uns). Sois humble ! Tu en ressortiras grandie aux yeux de tous.

De toutes façons, elle a elle-même son propre boulot qui n'est pas fait si elle fait le tien, donc le moment où elle le lâchera viendra forcément assez rapidement.  Le/la chef·fe le lui dira forcément un jour où l'autre! S'il/elle est bon·ne, il/elle saura le faire avec tact et diplomatie (la vraie, hein?! pas celle de VI !). N’hésite pas à lui en parler

Bon courage

Catitéo-
Qu'une remarque.

fais le comme tu le sens, sois intuitive et agis avec ta propre personnalité .

Que sommes -nous à te conseiller en fait vu que tu es en face de la situation et que plein d'éléments nous manquent?

Il peut très bien se passer que ta réaction de vendredi était la bonne et que la secrétaire a compris le message qu'une nouvelle situation est née .

Dis-nous lundi comme cela s'est passé.

Personnellement je n'agirais pas de ta manière mais moi je suis trop cool et je délègue trop, je ne joue pas au chefaillon, je n'ai pas le temps pour cela.

Par ailleurs j'adore que dans mon bureau viennent les chefs d'équipe, l'OP et les secrétaires pour me faire des bilans tout en prenant un café . Donc je n'aurais pas envoyé chier la secrétaire de premier abord mais chacun a son style et les chaussures qu'il veut porter.

La secrétaire doit s'adapter à toi comme tu dois t'adapter à ton CE si je peux résumer la situation dans la courtoisie et la fermeté.

Je te donne mon avis.

Ne pas se braquer contre cette personne car tu as besoin d'elle.

Au fur et à mesure, la féliciter de son travail et la valoriser. Lui demander son avis sur sa façon d'exécuter les tâches. Lui dire quand tu as une autre vision qu'elle.

De toute façon, lors de la pré rentré, les personnel vont t'identifier comme gestionnaire et vont naturellement plus venir te voir toi que vers elle ainsi que les agents et naturellement les choses vont rentrer dans l'ordre.

Merci infiniment à vous qui avez pris le temps de me répondre et de m’apporter vos avis/conseils.
À la lecture de ces précieuses informations, je suis confortée dans l’idée que ma démarche de vous solliciter était la bonne

Alors demande-toi comment tu ferais si tu étais agent comptable nommée dans une agence de 11 EPLE, attachée hors-classe sur poste d'administrateur avec un Greta et une mutualisation. Et fais pareil. De toutes manières il faut que tu t'entraînes parce que tout ça risque de t'arriver plus tôt que tu ne le penses.

Globalement tu es l'encadrante de cette personne. Donc, par le jeu inexorable du système, elle est ton outil. Est-ce que cette nana est un marteau, ou un tournevis ? Selon la réponse, il faudra qu'elle s'occupe des clous ou des vis, et faut pas se tromper. Pour ne pas se tromper, le mieux c'est de lui demander cash dès demain matin : qu'est-ce qu'elle aime faire, qu'est-ce qu'elle fait bien (ça ne se recoupe pas toujours) ; qu'est-ce qu'elle fait moins bien, qu'est-ce qu'elle déteste faire (idem, même si cela demande un peu plus d'honnêteté intellectuelle d'admettre l'un sans l'autre). Et direct tu la débarrasses de tout ce qu'elle n'aime pas, tu lui proposes un accompagnement pour mieux la former là où c'est nécessaire, avec le discours suivant : "la prochaine fois sera la bonne, vous deviendrez gestionnaire, puisque vous avez déjà tenu ce rôle et que vous ne l'avez pas détesté : on va vous y préparer pour que vous vous en sortiez avec facilité même si c'est sur un poste compliqué".

Selon moi ce discours est imparable. L'attitude générale fonctionne dans une forte majorité des cas, sauf si la personne est totalement débile et absolument inconsciente de l'être : heureusement c'est quand même rare, et de toutes manières dans une telle configuration, faudra la faire partir d'une manière ou d'une autre, mieux vaut tôt que tard, et pour cela autant qu'elle fonce à la faute rapidement pour ne pas avoir été trop gentil trop longtemps et devoir changer d'attitude.

Là encore, tes conseils IZ sont très bons

Alors j’ai un peu mal au bide (je somatise) car ma nouvelle secrétaire présente un peu le même profil que ma 1ère secrétaire (dans le LP de la mort…) au niveau cognitif. Exemple : je lui demande de combien le lycée dispose en régie d’avance, elle me répond en me demandant si la régie c’est la caisse. Et quand elle m’informe qu’elle a décaissé dans le courant de l’année, je m’aperçois que GFC est vierge de DAO. Elle a dépensé sans tenir les comptes (elle a les tickets apparemment, j’appréhende de m’y coller ). Il lui reste 5 ans avant la retraite, elle va les terminer sur son poste actuel.

Je marche sur des œufs et je fais super attention, je ne survivrai pas à un épisode tel que j’ai connu sur mon 1er poste   

D’où l’importance de tous vos conseils !

Encore merci

Comment ca se passe avec cette personne ?

M. oui mais non a écrit:

Comment ca se passe avec cette personne ?

Salut Catiteo

Comment ça se passe avec la secrétaire ?

Désolée, je réponds tardivement car je n’ai pas touché terre cette semaine, et pour cause ! 
À plusieurs reprises, j’ai failli l’appeler par le prénom de mon ancienne secrétaire (celle qui a participé à mon craquage) tellement les points communs sont légion…

Dossiers perdus, erreurs budgétaires, confusion dans les traitements de données, oublis en tout genre, bordel général et j’en passe…honnêtement, si je n’avais pas vécu le cauchemar de mon 1er poste et tout ce qui s’ensuivit je serais au fond du trou. CEPENDANT, l’expérience, les longs mois d’arrêt de travail, la thérapie et surtout les excellents conseils d’amis et de collègues (en particulier sur ce forum merveilleux   ) font que ça se passe plutôt bien:
- j’ai rapidement compris les problèmes que traverse le service intendance grâce aux informations que j’ai glanées par-ci par-là (rdv très productif avec l’AC)
- j’ai réuni l’équipe d’intendance et nous avons organisé le service (la secrétaire a tiré la tronche mais j’ai le soutien total de mon chef)
- j’ai déjà résolu une petite dizaine de problèmes réputés insolubles 

Je n’écris pas tout ça pour me jeter des fleurs , je veux juste témoigner que parfois on ne comprend pas pourquoi on vit des situations insurmontables, mais avec le temps, la persévérance, les bonnes personnes, on s’en sort « tout ce qui ne me tue pas… » Nietzsche n’a jamais eu autant raison. L’enfer de mon 1er poste, j’y ai beaucoup pensé cette semaine, il a été tellement formateur ! Et les dizaines d’heures passées avec mon (super) ex tuteur sur ce fameux 1er poste m’ont permis de gérer facilement des situations complexes cette semaine. Sans compter la consultation régulière de ce forum, mine de trésors.

Bon, sinon la secrétaire est très désagréable avec les femmes et ne supporte pas celle qui sont particulièrement jolies (elle considère qu’elles abusent de leur physique pour obtenir ce qu’elles veulent). L’une des CPE en est la preuve vivante…Le cadre est posé

Content pour toi Catiteo !!!
Bravo
Tu illustres à merveille la maxime de Mandela pour qui on ne perd jamais : soit on gagne, soit on apprend

Merci pour ce chouette témoignage ...

Merci Nicolas
Bien vu pour Mandela !

J’ai oublié de préciser la composition de l’équipe d’intendance : 1 secrétaire (celle qui a mis le bazar dans le service …) et 2 profs en reclassement. Youpi !

catiteo a écrit:

Bonjour à tous,

Après un été très chargé, me revoilà parmi vous et je ne viens pas les mains vides : j’ai une question existentielle à vous poser.

Comment re-positionner les personnels en toute diplomatie ?

En 3 ans, c’est la 3 eme fois que je suis affectée sur un poste pour lequel c’est la secrétaire qui a fait office de gestionnaire, tant bien que mal. Et à chaque fois c’est le même scénario : la secrétaire ne veut pas lâcher, les rôles sont inversés et c’est presque moi qui dois faire ce qu’elle me dit. J’ai commencé mercredi sur ce nouveau poste (affectation définitive) et même si l’équipe est sympa, je n’ai pas envie de heurter qui que ce soit. J’apprends de mes erreurs, je tiens compte des conseils, c’est pourquoi je suis restée en retrait ces jours-ci mais je sais que ça ne pourra pas durer.

Un exemple pour la route : vendredi je suis au tel, la secrétaire déboule dans mon bureau (celui qu’elle a occupé pendant 1 an) s’installe avec quelques documents et s’adresse à moi comme si elle dirigeait le service. Du coup, je lui fais signe que je suis occupée, elle se vexe, elle part en me disant d’aller la voir quand j’aurai fini.

Décidément… 🤪

Bonne rentrée à vous

 En fait t'es maudit.Demande toi plutôt qu'elle idole tu as outragée et va lui faire une offrande expiatoire