GFE autres éléments financiers et OR DC

bonjour à toutes et tous,

j'ai fait une 2e constatation au T2 pour intégrer les trop perçus oubliés dans la 1ere (validée un peu trop rapidement)

j'ai saisi ces trop perçus dans "autres éléments financiers" avec le compte 4191

au final j'ai bien mes avis où apparait le trop-perçu et 2 bordereaux DC n°1 et n°2 avec le même montant global

donc j'ai fait un seul OR des DC

mais au vu du fichier de créances n°2 transmis l'agence comptable me demande de faire une réduction de recettes du montant apparaissant sur la liste des créances n°2 (sur laquelle apparaissent seuls les DP ayant une créance à 0 suite à la déduction du trop-perçu)

est-ce normal ? quelle pièce justificative de cet ORR ?

j'espère être assez clair
merci pour vos réponses

Régularisation de constatation = régularisations budgétaires

Régularisation AEF pour intégrer des trop perçus comptable = régularisations comptables

Donc pour moi ce n'est pas normal. C'est à l'AC de passer les écritures idoines.

Je suis d'accord avec Titi, les avances ne donnent pas lieu à un ORR.
L'agence comptable doit basculer les avances du compte 4191 au compte 4112.

Il n'y a pas d'AOR à faire.
L'agence comptable doit soit passer le montant des trop perçus en masse du 4191 au 4112
Soit passer la masse des trop perçus au 581 puis affecter aux créances via des encaissements.

Un document sorti de GFE doit préciser si les régularisation ont été prise en compte dans le montant des créances ou pas. C'est la liste qui accompagne le transfert des créances.

Si je peux me permettre, dans l'idéal, lorsqu'on saisie des autres éléments financiers, le compte de classe 4 à saisir est le compte de destination et non pas le compte d'origine : donc le 4112 et non pas le 4191.
Cette subtilité permettra d'avoir une liste de créances avec les trop perçus déjà affectés et charge à l'agent comptable de passer directement une écriture du 4191 au 4112 sans passer par le 581.
Ce qui évite de réfaire en FQE ce que l'établissement rattaché a déjà saisi dans GFE.

100% d'accord avec GUS !

Gus 40 a écrit:

Si je peux me permettre, dans l'idéal, lorsqu'on saisie des autres éléments financiers, le compte de classe 4 à saisir est le compte de destination et non pas le compte d'origine : donc le 4112 et non pas le 4191.
Cette subtilité permettra d'avoir une liste de créances avec les trop perçus déjà affectés et charge à l'agent comptable de passer directement une écriture du 4191 au 4112 sans passer par le 581.
Ce qui évite de réfaire en FQE ce que l'établissement rattaché a déjà saisi dans GFE.

Je suis d'accord si les créances ont été réduites automatiquement par le traitement GFE.
Mais quand on a cette mention:

pas d'autre choix que de passer par le 581 sauf à retoucher manuellement les créances et ça, chez moi, c'est niet.

Il se peut que les trop perçus saisis soient supérieurs à la créance.
Dans ce cas, les reliquats vont se retrouver en fin de trimestre dans le fichier de paiement au milieu des bourses.
Charge à l'agence comptable de passer l'écriture 4191 vers le 4112 pour la part à affecter aux créances (mises à jour dans GFE si utilisation du 4112 et non pas du 4191) et une écriture du 4191 vers le 4664 pour les reliquats des trop perçus.
Au moment du paiement des bourses, il y aura prise en charge du mandat puis saisi d'un ordre de paiement du montant des sommes mises au 4664. Et le total des deux sera égal au fichier de paiement issu de GFE.

Je voudrais bien comprendre pourquoi il y a reconstatation pour des trop perçu du 1er trimestre.

Il fallait que l'AC traite les trop perçus par
*un OP pour rembourser les familles
*un encaissement pour ordre en passant par le 581 pour solder la créance.

En aucun cas, il n'appartient à l'ordo (et donc à son bras armé qu'est le GM) de gérer des opérations de trésorerie...

Gus 40 a écrit:

Au moment du paiement des bourses, il y aura prise en charge du mandat puis saisi d'un ordre de paiement du montant des sommes mises au 4664. Et le total des deux sera égal au fichier de paiement issu de GFE.

je peux avoir une explication sur cette opération?

Bozinchu a écrit:

Je voudrais bien comprendre pourquoi il y a reconstatation pour des trop perçu du 1er trimestre.

Bonjour,

J'ai posé la même question à mon AC qui m'a demandé (imposé) une reconstatation pour la même raison. Elle avait oublié de me transmettre une page de la liste des avances, et voulait que je la traite en reconstatant.
J'ai dit que ça ne me plaisait pas, argumentant qu'en plus certaines familles avaient réglé la totalité et que ça n'avait donc + de sens. Mon gestionnaire a rappelé pour dire non, et l'AC lui a passé un soufflon pour lui dire de le faire quand même parce que ça l'arrangeait.

Je n'ai pas compris en quoi c'était arrangeant, et mon gestionnaire m'a dit de ne pas le faire. Je traiterai les avances au T3, et si les élèves sont excédentaires l'agence comptable remboursera, d'autant qu'ils ont tout ce qu'il faut (RIB ...).

Bozinchu a écrit:

Gus 40 a écrit:

Au moment du paiement des bourses, il y aura prise en charge du mandat puis saisi d'un ordre de paiement du montant des sommes mises au 4664. Et le total des deux sera égal au fichier de paiement issu de GFE.

je peux avoir une explication sur cette opération?

A l'agence comptable il y a un trop perçu au 4191 de 50 euros pour l'élève X
Cet élève a une créance de 30 euros
Si dans GFE, on saisit en "autres éléments financiers" 50 euros alors l'élève x aura dans le bordereau des droits constatés une créance de 30 euros qui sera prise dans l'ordre de recette mais sur l'avis au famille il aura un excédent de 20 euros.
Ces 20 euros seront dans le fichier de paiement des bourses, mais ce n'est pas une bourse !
Donc à l'AC on passe bien les 20 euros au 4664 pour rembourser la famille par un ordre de paiement pour ordre par le 4664 et un paiement par la réception du fichier de paiement issu de GFE

Usine à gaz quand tu nous tiens...
Il suffit de faire un OP directement...

Je le répète pourquoi passer par la case GFE ?

Bozinchu a écrit:

Je le répète pourquoi passer par la case GFE ?

Quand l'AEF diminue la créance ou la solde, c'est pratique car cela apparaît sur l'avis aux familles.
Cela permet aussi parfois aux familles qui ont peu de moyens de voir la somme due diminuer (le trop versé leur sera certes remboursé mais en attendant il leur faut quand même sortir la somme due).

Pour moi ce sont les deux avantages, de mon point de vue (de secrétaire de gestion qui utilise GFE pour les droits constatés).

mêmepaspeur a écrit:

Bozinchu a écrit:

Je le répète pourquoi passer par la case GFE ?

Quand l'AEF diminue la créance ou la solde, c'est pratique car cela apparaît sur l'avis aux familles.
Cela permet aussi parfois aux familles qui ont peu de moyens de voir la somme due diminuer (le trop versé leur sera certes remboursé mais en attendant il leur faut quand même sortir la somme due).

Pour moi ce sont les deux avantages, de mon point de vue (de secrétaire de gestion qui utilise GFE pour les droits constatés).

Oui mais alors on ne met que le montant de la créance, pas le montant total de l'excédent si il est supérieur.

volcan a écrit:

mêmepaspeur a écrit:

Bozinchu a écrit:

Je le répète pourquoi passer par la case GFE ?

Quand l'AEF diminue la créance ou la solde, c'est pratique car cela apparaît sur l'avis aux familles.
Cela permet aussi parfois aux familles qui ont peu de moyens de voir la somme due diminuer (le trop versé leur sera certes remboursé mais en attendant il leur faut quand même sortir la somme due).

Pour moi ce sont les deux avantages, de mon point de vue (de secrétaire de gestion qui utilise GFE pour les droits constatés).

Oui mais alors on ne met que le montant de la créance, pas le montant total de l'excédent si il est supérieur.

Tout à fait !
Avec un petit tableau explicatif à l'AC si nécessaire (je le fais quand je traite une avance en AEF et que l'AEF ne peut pas être traité en totalité sans générer une autre avance (qui sera "à percevoir" sur l'avis aux familles et se mélangera avec les bourses à payer dans le fichier des écritures)).
Bon c'est quand même mal foutu cette histoire aussi !

mêmepaspeur a écrit:

Cela permet aussi parfois aux familles qui ont peu de moyens de voir la somme due diminuer (le trop versé leur sera certes remboursé mais en attendant il leur faut quand même sortir la somme

Si l'AC compense, la famille a le même avantage et sans se prendre la tête...

C'est vrai....

Bozinchu a écrit:

mêmepaspeur a écrit:

Cela permet aussi parfois aux familles qui ont peu de moyens de voir la somme due diminuer (le trop versé leur sera certes remboursé mais en attendant il leur faut quand même sortir la somme

Si l'AC compense, la famille a le même avantage et sans se prendre la tête...

Ben oui on est bien d'accord !  Mais ça c'est quand vous avez un AC qui compense et qui vous demande pas de faire des AEF parce que ça l'arrange 

Bozinchu a écrit:

Je voudrais bien comprendre pourquoi il y a reconstatation pour des trop perçu du 1er trimestre.

Il fallait que l'AC traite les trop perçus par
  *un OP pour rembourser les familles
  *un encaissement pour ordre en passant par le 581 pour solder la créance.

En aucun cas, il n'appartient à l'ordo (et donc à son bras armé qu'est le GM) de gérer des opérations de trésorerie...

bonjour

d'habitude les trop-perçus sont mentionnés manuellement sur les factures papier afin que les familles ne paient trop et continuent à avoir une avance
cette fois, pour pouvoir envoyer les avis par email j'ai intégré les trop-perçus via "autres éléments financiers"
la reconstatation c'est juste parce que j'ai fait la 1ere constat en oubliant ces trop perçus

Je persiste à dire qu'un trop perçu n'a pas à être pris en compte dans une constatation ...
La constatation permet de savoir ce que les personnes se doivent mutuellement sur un laps de temps (l'année , le trimestre, le mois...)
Le trop perçu concerne une période antérieure....
S'il advenait que le trop perçu concerne la période en cours, GFE le signale en diminuant la créance..on n'est pas, me semble t'il, dans ce cas d'espèce.

Bozinchu a écrit:

Je persiste à dire qu'un trop perçu n'a pas à être pris en compte dans une constatation ...
La constatation permet de savoir ce que les personnes se doivent mutuellement sur un laps de temps (l'année , le trimestre, le mois...)
Le trop perçu concerne une période antérieure....
S'il advenait que le trop perçu concerne la période en cours, GFE le signale en diminuant la créance..on n'est pas, me semble t'il, dans ce cas d'espèce.

donc il faudrait systématiquement rembourser les trop-perçus par virement et laisser les familles payer la créance en cours dans sa totalité

mais ça suppose de partir à la chasse aux RIB (plus d'une soixantaine de trop-perçus cette année sur 200 DP) (merci le confinement)
et comme le dit mêmepaspeur, certaines familles avec peu de ressources ne comprendraient pas qu'on leur demande de payer pour être ensuite remboursés

mêmepaspeur a écrit:

Bozinchu a écrit:

Je le répète pourquoi passer par la case GFE ?

Quand l'AEF diminue la créance ou la solde, c'est pratique car cela apparaît sur l'avis aux familles.
Cela permet aussi parfois aux familles qui ont peu de moyens de voir la somme due diminuer (le trop versé leur sera certes remboursé mais en attendant il leur faut quand même sortir la somme due).

Pour moi ce sont les deux avantages, de mon point de vue (de secrétaire de gestion qui utilise GFE pour les droits constatés).

Les familles aiment bien comprendre la "facture" de dp et donc que cela apparaisse sur le document.
Ils se plaignent déjà qu'il n'y ai pas ma ligne directe sur l'avis aux familles alors les avances  
Il ne faut pas oublier qu'une partie de la population (malheureusement assez importante) a une relation compliquée avec l'administration. Nous sommes en vase clos, sans voir que notre travail est opaque pour les familles qui peuvent s'imaginer aisément que je vole leurs allocations sociales (bon c'est vrai mais quand même...). Nous avons le nez dans le guidon, des choses sont évidents pour nou alors que des fois je dois expliquer aux familles ce qu'est un reçu ou comment se connecter à leur boite mail.

De mémoire, il n'y a pas de dialogue vers les familles quand c'est fait (comme cela devrait être fait) comme indiqué par Bozinchu. Les familles voient la somme diminuée sans en comprendre l'origine et demandent où est passé ce qu'ils ont payés en trop (...).

L'intérêt aussi c'est que l'impact se fait directement pour les familles.
Il m'est arrivé que des familles payent avant même que l'ac puisse faire son travail (paiement trois minutes après la mise en ligne de la facture).

Tu ne dépends pas d'un autre service pour la finalisation.
Dis comme ça c'est un peu moche, mais j'ai eu le problème il y a quelques années (avec une autre ac que l'actuelle) où cela ne suivait pas avec la personne de l'ac. On avait beau se mettre d'accord sur un planning, le timing et les pièces à fournir, tout était fait 1 mois après (alors que je me pliais à ses contraintes) ce qui générait des avances supplémentaires (et qui était remonté comme de l'incompétence de notre part auprès de l'agent comptable), c'était sans fin. Avec l'accord direct de l'agent comptable, on est passé par les AEF et on a tout épuré (les remboursements c'était en fin d'année scolaire épicetou).
Cependant cet argument n'a que peu de valeur car il fonctionne dans les deux sens. et je peux entendre qu'il y a des ER où tu peux mettre des choses en place et d'autres non.

De mémoire on m'avait aussi présenté cela ultérieurement en formation académique sur le sujet (faut bien validé des compétences si minimes qu'elles soient).


Effectivement la saisie des AEF n'est pas sensé être de la responsabilité du gm mais de l'ac comme indiqué par TitI mais c'est fait à la demande l'ac chez moi. Le tout est cadré avec un "protocole" stricte sur qui le fait, comment on le fait et quand on le fait.
Je ne dis pas que c'est la bonne pratique, c'est ma pratique actuelle qui a été validée par mon ac.


@mêmepaspeur, je suis de ton avis, je ne vois pas trop l'intérêt de ta reconstatation en l'état.

@Gus: Personnellement las de la chasse au RIB, c'est devenu obligatoire à l'inscription et tout les ans les parents ont un doc à rendre sur lequel ils collent un RIB à jour. Le doc est fourni avec les documents de rentrée, un dossier de bourses et un note d'information sur comment fonctionne l'intendance du bahut et les différentes démarches. Cela marche plutôt bien.
Le scannage par la vie sco de ces RIB est un autre histoire, c'est un peu laborieux.
Pour les partants, je fais toujours une copie et je laisse l'original dans le dossier de l'élève (comme pour un transfert de bourses, même si ce n'est pas demandé, je mets le RIB de la famille). Pour le partant je ne me sers pas de la fiche intendance mais du document dossier de l'élève sur siècle car il indique dans quel établissement il a poursuivi sa scolarité.
Personnellement mes principaux soucis avec les trop-perçus c'est les cas COVID et l'ASE.



Edith Cresson  car je n'avais pas le temps de finir ce matin.