Coût d'un repas très élevé

Bonjour, je rencontre un gros problème au niveau du coût journalier d'un repas ( supérieur à 3 euros) et une inadéquation entre le menu et les sorties alimentaires de la journée. Et avant chaque vacances, le coût de la journée bondi de manière considérable ( supérieur à 10 et peut aller jusqu'à 30) avec des sorties énormes en quantité ( ne correspond pas au nombre de convives) et ne correspondant pas au menu pour de nombreux articles.Que puis-je faire concrètement pour enrayer ce phénomène ? Quelles actions puis-je mettre en oeuvre dès la rentrée ?

Visiblement il y a de "la coule" dans votre service DP, le chef et/ou le magasinier semblent peu clairs.
Perso je ferais un inventaire complet et inopiné 2 ou 3 jours avant les vacances et un autre au retour, puis interrogation des la bande en cas de surconsommation inexpliquée et éventuellement dépot de plainte du CE pour détournement de denrées. 
Il faut coincer le/les malfaisants, pas de pitié avec cette engeance.

Bonjour,

Votre DP fonctionne comment : 4j ou 5j (mercredi inclus)
Combien en cuisine
Nb de repas moyen.

C'est que le chef ne fait pas complétement ses sorties journalières.
Il ajuste à chaque vacance.

Demander des sorties journalières (aprés le repas) avec indication du nombre de convives = coût matière journalier.

Ici DP 5j 2,5 ETP pas de maga. 400/500 repas jour
Sortie chaque jour.

Et comme VMB, inquiétant de fonctionner ainsi.
Il peut y avoir du coulage.

Vérifier qu'il n'y a que 2 personnes à avoir les clés des réserves : vous et le chef.

Bonjour,
J'ajoute aux réponses précédentes la baisse très fréquente des effectifs avant les vacances d'été, (surtout cette année). Si l'effectif est donné tardivement, gros risque de gaspillage.

Peut-être des produits périmés "sortis" sans précision ? (péremption qui pourrait être logique cf confinement)

Sortie journalière ici, avec saisie le jour-même aussi, ce qui permet un contrôle du stock plutôt précis. Cette année à l'inventaire d'avant vacances seulement une régul à faire puisqu'on ajuste au fur et à mesure.

La réserve est grande ouverte et tout le monde y va.
L'inventaire ne colle pas.. pour un certains nbre d'aliments....il y a des aliments dans la réserve qui ne sont pas rentrés dans le stock et regrpés sur le côté....ce serait des sorties trop importantes pour cuisiner qui serait mis après sur le côté voire dans un placard...
Apparemment un réajustement se fait avt chaque vacances sur les sorties qui n'ont pas été suivies au quotidien....d'où le coût très élevé de la journée à ce moment là.

Bonjour,

Si vous êtes le gestionnaire, il faut mettre fin immédiatement à cette pratique.
Informer par écrit le CE.

Changer les serrures au besoin et donner les clés exclusivement au chef.
C'est aussi le cas pour les autres réserves.

Recevoir le chef, lui rappeler ses responsabilités et obligations,rapport écrit envoyé à son employeur.
Lui demander de justifier les sorties article par article.

Vérifier la totalité du stock avec lui.

Amandines a écrit:

Bonjour, je rencontre un gros problème au niveau du coût journalier d'un repas ( supérieur à 3 euros) et une inadéquation entre le menu et les sorties alimentaires de la journée. Et avant chaque vacances, le coût de la journée bondi de manière considérable ( supérieur à 10 et peut aller jusqu'à 30) avec des sorties énormes en quantité ( ne correspond pas au nombre de convives) et ne correspondant pas au menu pour de nombreux articles.Que puis-je faire concrètement pour enrayer ce phénomène ? Quelles actions puis-je mettre en oeuvre dès la rentrée ?

C'est un collège en zone rurale? Ca y ressemble. Y a pas de contrôle des stocks une fois/an par l'agent comptable. La solution c'est de demander une mutation comme vous ne serez pas suivie par votre Principal(e). Y a encore du vin servi le midi et du rab de fromage ou de desserts pour les profs?

Amandines a écrit:

La réserve est grande ouverte et tout le monde y va.
L'inventaire ne colle pas.. pour un certains nbre d'aliments....il y a des aliments dans la réserve qui ne sont pas rentrés dans le stock et regrpés sur le côté....ce serait des sorties trop importantes pour cuisiner qui serait mis après sur le côté voire dans un placard...
Apparemment un réajustement se fait avt chaque vacances sur les sorties qui n'ont pas été suivies au quotidien....d'où le coût très élevé de la journée à ce moment là.

Donnez par écrit des consignes très strictes au cuisinier (ou au responsable du stock). Fermez la réserve et limitez le nombre de clés (normalement une pour vous et une pour le magasinier-cuisinier). Suivez le respect des consignes et controlez à chaque repas l'adéquation menu-sorties. Faites des inventaires réguliers.
Ca c'est votre responsabilité et si vous ne le faites pas vous êtes responsable aussi des dérives en cas de problème ou contrôle.

Une fois ces mesures prises si il y a non respect des consignes ou des anomalies demandez des explications et faites un rapport sur les anomalies. Si la situation ne s'arrange pas faites un écrit au chef d'établissement et au comptable.

Mais, je le répéte, vous avez un travail de vérification et de consignes à faire.

Oui, il s'agit d'un collège rural. La précédente secrétaire s'occupait de cela ( elle était sur son poste depuis + de 50 ans) et le chef de cuisine est l à depuis plus de 15 ans et le personnel depuis aussi 20 30- 40 ans....!!! En tant que gestionnaire, j'ai repris un peu le travail au départ de l'ancienne secrétaire.
Merci pour toutes vos réponses, cela m'aide bien.
Il y a déjà eu deux RDV avec le chef de cuisine dont l'un en présence du chef d'établissement, mais cela ne semble pas avoir eu bcp d'effets...sur ses pratiques...

Amadines a écrit:

( elle était sur son poste depuis + de 50 ans)

Et la limite d'âge ?

Amadines a écrit:

Il y a déjà eu deux RDV avec le chef de cuisine dont l'un en présence du chef d'établissement, mais cela ne semble pas avoir eu bcp d'effets...sur ses pratiques...

Il faut formaliser ! C'est la règle de base lorsqu'il y a des problèmes. Donc une note signée du CE sur les consignes à respecter et des écrits si elles ne sont pas respectées. Après on passe à l'artillerie lourde.
Mais il faut dégager votre responsabilité et ne pas vous voir reprocher de ne pas avoir fait votre boulot en laissant faire.

Oui, j'ai écrit à chaque fois les actions mises en oeuvre et j'en ai donné une copie au CE.
Là je vais proposer au CE  de mettre en oeuvre les conseils que vous m'avez donné dès la semaine de pré-rentrée, en faisant un suivi de très près des denrées alimentaires et aussi des produits d'entretien ( consommation deux fois plus élevée que dans les autres EPLE).

Bonjour,

A mon avis c'est dés maintenant que cela doit être fait.

Note de service avant le départ en vacances, récupération des clés des agents à leur départ.
Faire poser des nouvelles serrures également sur toutes les réserves.(inventaire fait également avec le chef et faites le signer)
Ainsi dés la prérentrée vous serez prêt.

peky a écrit:

Bonjour,

A mon avis c'est dés maintenant que cela doit être fait.

Note de service avant le départ en vacances, récupération des clés des agents à leur départ.
Faire poser des nouvelles serrures également sur toutes les réserves.(inventaire fait également avec le chef et faites le signer)
Ainsi dés la prérentrée vous serez prêt.

Bonjour à tous
Pour ma part, j'ajouterais une copie des courriers à la CT, ou au moins informer la personne qui s"'occupe de la restauration à la CT ou le gestionnaire des collèges au CT.
Presto, à faire tous les jours : entrées à faire par le chef, vérification concordance avec les BL et les factures par GM.
Sorties à faire par GM, vérification concordance nbre de convives/quantité/menu.
Si péremption, faire les sorties avec le chef et vérification de visu des denrées.
Les clés : comme ce que disaient les collègues
Inventaire : chaque vacances.
Réunion CE avec tous les agents et Note du CE à la suite.
Et je rajouterais un petit truc vicelard : surveiller et essayer de toper les agents à la fin de leur service, quand ils quittent l'étab, pour voir si ils partent avec des cabats pleins de denrées. Car là ça sera flagrant !
Bonne courage Amandine, car situation compliquée à gérer !

Bonsoir, je remercie tous ceux qui m'ont apporté leurs conseils face à la situation que j'ai découverte récemment et qui m'a fortement inquiétée.
Je pense que le chef de cuisine a été fortement décontenancé quand je me suis aperçue que l'inventaire papier ( presto) ne correspondait pas vraiment à la réalité ( de nbeux décalages).
Je pensais procéder de la manière suivante à la rentrée ( hormis le fait de faire fermer à clé la réserve), contrôler en aval ( sorties)  : lui mettre les consignes données oralement  et pas totalement respectées par écrit et signées par moi et le chef d'établissement.
Puis voir avec lui pour les menus et  qu'il m'indique pour chaque menu  les produits qu'il compte sortir et sa quantité avant le jour de réalisation. Regarder si ça colle avec les sorties indiquées  dans  presto faites le jour même. Peut-être faire le travail de rentrer les sorties des aliments dans Presto avec lui . Faire un inventaire des stocks très régulièrement au début ( peut-être une fois par semaine). Est-ce suffisant ? ne risque t'il pas de se sentir "harcelé" et que cela se retourne contre moi ? 
Pour diminuer le coût de la journée, il veut préparer un certain nbre de repas et pour les 15-20% des élèves restant faire en fonction du passage ( au dernier moment). Est-ce que cela ne va pas compliquer le contrôle des sorties ( quantité et type de denrées)

Amandines a écrit:

Pour diminuer le coût de la journée, il veut préparer un certain nbre de repas et pour les 15-20% des élèves restant faire en fonction du passage ( au dernier moment). Est-ce que cela ne va pas compliquer le contrôle des sorties ( quantité et type de denrées)

Bonsoir,

Pour diminuer le coût de la journée, il existe des menus équilibrés, simples et que enfants/adultes apprécient. L'idée est de commander au marché ou éventuellement lors des promos si elles sont en-dessous du marché.

Tu peux être quasi-sûre que ton spaghetti-bolo fait maison va avoir du succès et ne pas coûter grand chose.

L'énoncé de l'effectif au plus tôt est aussi important. Généralement c'est le service de vie scolaire qui s'en charge. ça fonctionne chez nous, pourquoi pas chez vous ?   
Pour que ça fonctionne il faut impliquer le service et leur expliquer toutes les conséquences d'un effectif erroné : gaspillage notamment, et ta colèèèèère 

Dans mon étab nous sommes 3 à "gérer" une semaine de DP :
- le chef cuisinier prépare les menus
- le gestionnaire les valide (ou non)
- le chef cuisinier prépare les commandes au marché (ou promo si - chère que le marché)
- le gestionnaire les signe
- le chef cuisinier passe les commande et pointe les livraisons avec un autre agent
- je fais les réceptions/entrées dans le logiciel
- le chef cuisinier écrit les sorties et m'apporte la feuille de sortie (ou je vais la chercher ^^)
- je fais les sorties dans le logiciel, et s'il y a une incohérence, même petite, je lui demande si c'est son "reste" qui est faux (il va vérifier le stock le jour-même) ou sa sortie (il me signale ses oublis ou ses sorties finalement non sorties)
- le gestionnaire fait des contrôles de stock inopinés

Ainsi c'est rarissime qu'on ait des écarts et des incohérences. Là où ça peut arriver c'est s'il sort un carton de biscuit avec le dessert et qu'il oublie de le marquer. Dans ce cas généralement il me le dit dès qu'il s'en souvient ^^

Bonjour,

Une règle en restauration est d'établir des menus. On ne travaille pas à la petite semaine.
On peut prévoir des menus sur 5 semaines. Le coût d'une journée, d'une semaine peut être calculé.

Votre cuistot semble ne pas maîtriser le nombre potentiel de convives en fonction des jours de fonctionnement (lundi, mardi, etc.) et donc son coût repas(matière) théorique.
Alors qu'une année scolaire est assez prévisible (sauf gréve par ex.)
Il est là depuis quand? 
Il n'a pas un historique des nb de repas servis par jour sur l'année N-1 voir sur 3/4 ans? Cela permet un prévisionnel assez fiable pour l'année suivante (en tenant compte bien sur de l'évolution du nb d’élèves prévus: croissance ou baisse) 

Lors du budget j'ai un coût matière qui ressort, c'est celui-ci qui sert au chef pour assurer la maîtrise financière.
A lui d'adapter sa trame hebdomadaire de menus pour s'y tenir. Chaque sortie journalière est mise en regard du nb de repas servis = coût matière en hausse ou baisse du coût pivot. On peut faire la même chose par semaine ou depuis la rentrée. (utile pour septembre pour bien finir l'année)


Le pb de presto c'est que c'est un outil de gestion de stocks, pas d'élaboration de menu: le coût ressort après les repas sans évaluation avant des coûts.
Avec un chef qui maîtrise mal la gestion c'est plutôt délicat.

Quand je suis arrivé sur le lycée, j'ai instauré un contrôle hebdomadaire des stocks avec le chef.
Pas nécessairement global mais par type de produit (ovo, surgelés, etc.)

Bonjour à tous, je reviens vers vous lors de cette rentrée. J ai mis en place quelques uns de vos conseils : consignes écrites strictes, inventaire, contrôle des feuilles de sortie, fermeture de la réserve. .. le bilan de cette 1ère semaine n est pas bon. Les consignes ne sont pas vraiment respectées. Je lui fait remarqué, il répond et trouve tjs des excuses. A titre d exemple, non coincidence du menu et de la réalité servie pour entrées et desserts. , non respect du coût du repas.. on est passé de 3,3 (début juin) à 3,6 (fin juin) à 3,9 ( fin de semaine)...le chef de cuisine n a pas arrêté ses chambres froides comme demandé par son employeur et moi-même, elles se sont arrêtées et la perte a été importante.
Que puis-je faire ? Il ne respecte pas les consignes.
Vais-je devoir valider ses commandes ? Et si oui, comment évaluer les quantités ?

Mettre les consignes par écrit. Lui communiquer, le cas échéant lui faire signer.
Mettre par écrit tout non-respect des consignes. Lui communiquer, le cas échéant lui faire signer et lui donner le moyen de répondre également par écrit.
Si persistance alerter la CT et faire un rapport.

Valider les commandes du chef c'est le B-A-BA. Informer les fournisseurs du changement de procédure en expliquant qu'aucune livraison non rattachée à une commande GFC signée du GM ne sera payée. Expliquer au cuisinier que c'est la règle. Chercher en amont l'appui du CE et de la CT pour ne pas être désavoué.

Ok, je vais voir pour valider ses commandes qui doivent correspondre au menu communiqué. Je peux contrôler la nature des aliments commandés et sa concordance avec le menu. Mais pour les quantités, je suis incapable de donner un grammage ( fait il 18kg ou 30 kg pour du pouket pour 500 DP....). Comment faire ? Un des pbs était des quantités qui ne correspondent pas tjs au nbre de repas servis.( quantités trop importantes).

Je vais aussi continuer à faire un écrit ( je le faisais pour mon suivi), et penser à lui faire signer alors.

Amandines a écrit:

Ok, je vais voir pour valider ses commandes qui doivent correspondre au menu communiqué. Je peux contrôler la nature des aliments commandés et sa concordance avec le menu. Mais pour les quantités,  je suis incapable de donner un grammage ( fait il 18kg ou 30 kg pour du pouket pour 500 DP....). Comment faire ? Un des pbs était des quantités qui ne correspondent pas tjs au nbre de repas servis.( quantités trop importantes).

Pour les quantités il faut se faire aider par des collègues qui ont de l'expérience

Par ex il faut compter 125- 130 gr de viande crue  par élève de collège
S'il s'agit de cuisses de poulet avec os il faut 180g

Il existe des tables des grammages recommandés dans les plans de nutrition .
Attention: c'est une base de travail : cà peut varier  en fonction de la qualité des produits, des modes de cuisson ....

http://www.ds-restauration.com/Le-GEMRCN-c-est-quoi.html

Amandines, tu vas avoir besoin d'émettre des écrits sur ce cuisinier, voire d'autres personnels. Il est donc indispensable que tu lises ceci : http://intendancezone.net/spip.php?article644

J'ai connu un collègue qui, confronté à cette situation, a sorti le bazooka : il a carrément privatisé, enfin presque, en utilisant un service d'approvisionnement centralisé. Par exemple, celui dont le nom commence par le prénom-titre d'un célèbre opéra de Bellini et se termine par les trois lettres qui précèdent "fessionnel".

Amandines a écrit:

Un des pbs était des quantités qui ne correspondent pas tjs au nbre de repas servis.( quantités trop importantes).

Ça pue le coulage à plein nez tout ça.

Un truc pour gérer les sorties : les sorties quotidiennes du SRH sont des sorties journalières. Les autres sorties (pot du CA, ajustement d'inventaire,...) sont des sorties autres, il doit être possibles de créer dans le logiciel un certain nombre de types de sorties et de les gérer ainsi par destination. Ainsi, elles n'entrent pas dans le crédit journalier, offrant une meilleure lisibilité et obligeant à justifier les autres sorties, notamment les ajustements de stock. Cela ne peut fonctionner que si la fiche de consommation quotidienne est faite régulièrement et validée pour empêcher toute sortie de régularisation (ou de fraude) masquée.

Truc important : il faut deux personnes différentes pour tenir Presto.

- les entrées sont faites par l'intendance, d'après les factures/bons de livraison
- les sorties sont faites par le chef de cuisine (de toutes manières c'est lui qui indique ce qu'il a sorti, alors autant qu'il saisisse en direct)

Partant de là, il y a coproduction du stock informatisé, et donc il est possible de faire des pointages de terrain de manière conjointe. Chez moi la SAENES chargée de la DP fait une descente à peu près toutes les semaines, le mercredi, et vérifie, avec le chef, un petit échantillon aléatoire de produits.

En partant du principe que la réserve est bien fermée et contrôlée, bien sur, le point faible qui reste, c'est le coulage qui serait totalement intégré par le chef, indiquant les sorties sans aucune vergogne. Dans un tel cas, on peut planter un voleur en faisant le rapprochement entre la feuille de sortie qu'il a établie, avec le menu (et il est nécessaire d'être présent sur la chaîne de self pour s'assurer que le menu est respecté).

Dans mon très ancien souvenir du collègue qui avait démoli la foumillière avec le bulldozer N******o, il avait plusieurs kilos d'épices à colombo sortis du stock, et pas une seule fois du colombo au menu... En rencontrant le chef autour d'un bon rapport comme préconisé dans le lien ci-dessus qui expose le fait sans aucun commentaire, on peut suggérer d'arrêter immédiatement avant que cela ne soit communiqué au procureur pour vol, détournement de biens publics et recel, abus de confiance et faux en écritures publiques.

Ok merci pour votre aide. La GEMRCN m'aide bien.

Est que les agents en cuisine viennent et repartent avec des sacs (vides à l'arrivée, gonflés au départ) ?

Par ailleurs, les agents du service général affectés à la plonge ne s'entendent (souvent) pas avec le chef de cuisine. N'auraient-ils rien vu ou entendu ?