Remise d'ordre coronavirus sur T2 clôturé

J'ai deux établissements qui n'ont pas fait de RO sur le T2.

J'ai plusieurs questions :

1. une fois que les bourses sont payées on ne peut absolument plus faire la RO ?

2. ces EPLE souhaitent faire ces RO sur le TR3

je pense que c'est très risqué (exemple on risque de verser de l'argent à une famille à qui on va déduire au TR3 des jours du TR2 alors même qu'elle n'a pas payé le TR2)

3. Si on fait l'AOR sur le TR2 (ce que je pense préconiser), le résultat c'est qu'on va devoir regarder élève par élève à l'agence comptable en réceptionnant ?

- si 'il y a une créance on va la réduire via un encaissement fictif

- si 'il n'y a pas de créance on met en avance et on rembourse

Bonjour,

Nous avons aussi cette situation à l'agence comptable. Pour le moment nous envisageons aussi l'option 3 d'un AOR sur le T2, avec réduction des créances et mise en avance en passant par le 581. De toute façon la restauration ne va probablement pas rouvrir dans les établissements concernés, donc pour les RO sur le T3 c'est mal engagé !

J'avais une question de débutante sur les PA : il n'y pas possibilité dans le PA d'ajustement de juillet d'y passer ces avances ? Je ne vois pas comment, mais peut être que des collègues expérimentés ont une solution ?

Merci d'avance !

je tente de répondre, n'étant pas hyper spécialiste..
1- non, c'est sur, une fois que les bourses sont payées, on ne peut plus toucher au T2
2- la RO, sans constatation du T3 avec hébergement ne me parait pas possible, mais on doit pouvoir faire une régul, je suppose que les familles seront "à verser", au même titre que les boursiers?
3- ????

Salut,
Ici choix 2 car Bourses nationales payées il y a un mois. RO du T2 seront prises en compte sur T3 si SRh réouvre (c'est pas gagné ...). Soit réduction de la somme due et 4112 réduit, soit reversement aux familles du 41910 une fois constatations finalisées. C'est pas la panacée en raison du suivi pointu qu'il faudra faire pour chaque élève (habituel en fait) mais c'est mieux que si c'était pire ...
Bon courage

PS : pour répondre au collègue qui vient de poster, c'est tout à  fait possible car la somme due au titre de la RO du 2°trimestre devient une avance qui passe au 41910 en juin et que l'on peut ensuite reverser par OP.

Si je ne dis pas de bêtise on peut reconstater après avoir payé les bourses, mais ça ne marchera pas pour les élèves excédentaires.

Si le trimestre 2 a été clôturé par contre je ne sais pas.

Edit : évidemment, j'avais lu la question mais pas le sujet qui portait justement sur un trimestre clôturé...

Si on utilise le logiciel DRC de T...S, tant qu'on n'a pas basculé sur le trimestre suivant on peut reconstater et générer le complément de bourses à payer. J'ai testé il y a quelques jours.

Nicolas a écrit:

1. une fois que les bourses sont payées on ne peut absolument plus faire la RO ?

Quel rapport entre l'activité du comptable qui paye les bourses, et le travail de l'ordonnateur ? Depuis quand le fait que le premier ait fait son taf devrait-il influencer en quoi que ce soit sa majesté l'ordo ?  

Nicolas a écrit:

2. ces EPLE souhaitent faire ces RO sur le TR3

je pense que c'est très risqué (exemple on risque de verser de l'argent à une famille à qui on va déduire au TR3 des jours du TR2 alors même qu'elle n'a pas payé le TR2)

... je crois surtout qu'il n'y aura pas de T3, sinon pour tes établissements, du moins pour tout un tas d'élèves desdits établissements.

Nicolas a écrit:

3. Si on fait l'AOR sur le TR2 (ce que je pense préconiser), le résultat c'est qu'on va devoir regarder élève par élève à l'agence comptable en réceptionnant ?

  - s'il y a une créance on va la réduire via un encaissement fictif

Heu tu permets, "pour ordre", c'est mieux que ce "fictif" qui me pique un peu les yeux...

Nicolas a écrit:

  - si 'il n'y a pas de créance on met en avance et on rembourse

Bin oui. Enfin on met en avance au 4191, et si le gamin n'est plus à la DP l'année prochaine ou si la famille veut ses sous, on rembourse par OP après avoir transféré le crédit au 4664.

L'intendant zonard a écrit:

Nicolas a écrit:

1. une fois que les bourses sont payées on ne peut absolument plus faire la RO ?

Quel rapport entre l'activité du comptable qui paye les bourses, et le travail de l'ordonnateur ? Depuis quand le fait que le premier ait fait son taf devrait-il influencer en quoi que ce soit sa majesté l'ordo ?    

GFE quand tu nous tiens ...

L'intendant zonard a écrit:

Nicolas a écrit:

2. ces EPLE souhaitent faire ces RO sur le TR3

je pense que c'est très risqué (exemple on risque de verser de l'argent à une famille à qui on va déduire au TR3 des jours du TR2 alors même qu'elle n'a pas payé le TR2)

... je crois surtout qu'il n'y aura pas de T3, sinon pour tes établissements, du moins pour tout un tas d'élèves desdits établissements.

Avec deux LP et deux collèges et des taux d'inscriptions à la DP proches de 100%, on risque théoriquement d'en avoir un peu mais je te rejoins

L'intendant zonard a écrit:

Nicolas a écrit:

3. Si on fait l'AOR sur le TR2 (ce que je pense préconiser), le résultat c'est qu'on va devoir regarder élève par élève à l'agence comptable en réceptionnant ?
  - s'il y a une créance on va la réduire via un encaissement fictif

Heu tu permets, "pour ordre", c'est mieux que ce "fictif" qui me pique un peu les yeux...

Oui, tu as 100% raison de corriger  

L'intendant zonard a écrit:

Nicolas a écrit:

  - si 'il n'y a pas de créance on met en avance et on rembourse

Bin oui. Enfin on met en avance au 4191, et si le gamin n'est plus à la DP l'année prochaine ou si la famille veut ses sous, on rembourse par OP après avoir transféré le crédit au 4664.

Ok, va y avoir du taf vu le nb d'élèves concernés

Je n'y comprends rien c'est un vrai boxon cette application des Frais scolaires,d'ailleurs étant passé d'une secrétaire à
plein temps qui maîtrisait à fond,à des contractuelles à mi-temps du moyen au très bien selon les personnes,ça me pose
souvent problème....en gros si le trimestre 2 n’est pas clôturé il faut faire les r o dessus,puisque le trimestre 3 n'existera pas ou peu ?
Et sinon des factures rectificatives sur excel ....sympa

Tu peux reconstater sur GFE à condition de ne pas avoir procédé au "paiement" des bourses. Je parle du paiement dans GFE, génération fichier TG puis paiement caisse si tu en as. Si cette étape est passée, c'est foutu.
Je pense pour le T3 passer tous les élèves en externe et faire une facturation papier dont j'intègrerai les éléments dans les régularisations. Avec donc en PJ le bordereau des DC et les factures excel individuelles. 
Pour l'instant je ne vois que ça. La CT propose que l'on fasse payer au réel, au tarif journalier du forfait annuel. Je pense que c'est la moins mauvaise solution.

Je n'y comprends décidément rien.
Si on a payé les bourses du T2, donc on fait un ORR du T2 du montant de la remise d'ordre pour tous les élèves.
1. Comment on calcule cette RO vu que le trimestre est clos?
2. Vous dîtes qu'en réceptionnant l'ORR on fait un encaissement pour ordre pour chaque élève puis on met au 4664 pour remboursement. Vous voulez dire un encaissement par élève? Mais c'est énorme comme boulot quand on a des centaines d'élèves.
Comment peut-on automatiser ça?

Désolé pour mes questions naïves.

cavalier solitaire a écrit:

Mais c'est énorme comme boulot quand on a des centaines d'élèves.

oui, plutôt

cavalier solitaire a écrit:

Comment peut-on automatiser ça?

c'est pas possible...

cavalier solitaire a écrit:

Désolé pour mes questions naïves.

non c'est normal de se poser ces questions , mais en fait c'est quand on est devant le truc que l'on s'aperçoit de la difficulté.
ça montre aussi , que nos outils sont obsolètes

cavalier solitaire a écrit:

Je n'y comprends décidément rien.
Si on a payé les bourses du T2, donc on fait un ORR du T2 du montant de la remise d'ordre pour tous les élèves.
1. Comment on calcule cette RO vu que le trimestre est clos?

Au T2 tu avais un tarif pour le trimestre et en fonction du nombre de jours, un tarif journalier. Admettons que ce tarif soit de 3,10 euros le repas. Si la DP a fermé mi mars, tu as par exemple, 10 jours de DP à rendre à un DP4. Soit 31 euros par élève de ce régime.
Donc 31 x nb d'élèves = montant de l'ORR pour les DP 4.

cavalier solitaire a écrit:

Je n'y comprends décidément rien.
Si on a payé les bourses du T2, donc on fait un ORR du T2 du montant de la remise d'ordre pour tous les élèves.

Oui.

cavalier solitaire a écrit:

1. Comment on calcule cette RO vu que le trimestre est clos?

C'est informatiquement qu'il est clôturé. Rien n'empêche de calculer cette RO à la main sur un tableur qui sera à l'appui de l'ORR (cf message ci-dessus de Patagonia).

cavalier solitaire a écrit:

2. Vous dîtes qu'en réceptionnant l'ORR on fait un encaissement pour ordre pour chaque élève puis on met au 4664 pour remboursement. Vous voulez dire un encaissement par élève? Mais c'est énorme comme boulot quand on a des centaines d'élèves.
Comment peut-on automatiser ça?

Oui, c'est énorme et a priori on ne peut pas l'automatiser ...

cavalier solitaire a écrit:

Désolé pour mes questions naïves.

On en est au même point que toi ...

Courage !!!

PS : doublé par Patagonia ...

Un logiciel comme "Tu... lf" ou Sconet permet de prendre en compte l'ensemble des paiements en écriture unique à partir du moment où on a rentré avant l'ensemble des infos idoines (jours précis de fermeture pour justifier les RO) donc le travail en compta est pas si énorme que ça car on ne saisit pas un à un tous les OP pour chaque trop payé de cantine (comme j'ai pu faire pour ce confinement avec les encaissements pour des voyages - 280 familles à rembourser ...). Selon moi, il est possible grâce à sconet ou tur ... (surement Al... aussi), de récupérer els sommes à devoir et de les payer par GFC en les passant au 4735 qui viendra être soldé par l'ORR....

OK avec tortue, sauf pour le 4735 qui n'a strictement rien à f. là.

Bonjour,

Dans le cas d'une reconstatation impossible sur T2 dans GFE, il semblerait possible de régulariser la situation sur le T3, même si la restauration est fermée.
Il conviendrait de configurer le montant trimestriel à 0 € (évitant la facturation) et d'indiquer le prix journalier permettant d'effectuer une remise d'ordre puis de sélectionner les jours de RO à concurrence des journées de fermeture de T2 pour déclencher les trop-perçus.

J'emploie le conditionnel car je n'ai pas testé personnellement (RO faites pour tous les établissements sur T2 avant le paiement des bourses). Cela n'est pas très orthodoxe mais ça peut éventuellement dépanner ceux qui n'ont pas eu le temps de reconstater...
Inconvénient majeur : l'agence comptable risque de s'arracher les cheveux sur le bordereau des paiements (identification des bourses des trop-perçus ? qui doit être remboursé ou compensé ?)

ça où un AOR manuel avec des TP gérés manuellement... je ne sais pas quelle solution semble la moins pire...

Concernant la question de Pattapomme sur le prélèvement d'ajustement et le remboursement des trop-perçus, GFC ne fait pas du tout de lien entre les TP de reconstatation et les avances issues du prélèvement automatique. Ces dernières sont la différence entre la créance et les sommes prélevées. Si la créance est modifiée après le solde des avances, le trop-perçu généré devient manuel.
Une parade possible : modifier manuellement les OP automatiques générés par l'ajustement en y ajoutant les TP liés à la reconstatation.

Il n'est pas certain que cela fasse gagner du temps.

Autre parade : validation des OP conformément à l'ajustement, puis saisie manuelle des TP de la fermeture, l'avantage est que GFC sauvegarde les coordonnées bancaires des OP précédemment validés, ça limite un peu la saisie...



Pour résumer, il était plus facile de gérer les RO sur T2 avant le paiement des bourses de T2 que de récupérer le coup maintenant. Mais également de ne pas solder les avances du prélèvement automatique avant cette gigantesque RO pour que les TP soit gérés automatiquement et non manuellement... mais personne n'avait de boule de cristal !

Je relance pour une question comptable, la réception de la réduction d'OR se fait directement au 581 ? Ou en passant par le 4112 ? Ou sur un compte de classe 4 type 4632 ? Là je sens que dis unec.

Salut,
Ici, je ne passe pas par le 581 et la prise en charge de la réduction d'OR se fait directement sur le compte de classe 4 (4118... en général) concerné par l'OR initial et le reliquat en crédit du 41918... est passé au 4664 pour remboursement des familles par OP. Simple et lisible sur les brouillards !!!
Bon courage.

La réduction d'ordre de recettes se réceptionne sur le même compte que celui où tu avais admis la recette initiale ! C'est logique, on est dans l'esprit d'une annulation d'opération, ça doit être le plus proprement parallèle possible. Les égalités croisées inter-classes sont là pour nous rappeler ce genre de bonnes pratiques.

Ensuite, on fait coller avec la liste des créances corrigée par un renvoi entre le 4112 et le 4191, quitte à ultérieurement repartir du 4191 vers le 4664.

Merci !*
Du coup pour ceux qui n'ont pas payé : réduction manuelle des créances du 4112 ?

Nicolas a écrit:

Merci !*
Du coup pour ceux qui n'ont pas payé : réduction manuelle des créances du 4112 ?

Pourquoi manuelle ? GFC est parfaitement capable de faire diminuer des créances quand on lui envoie un fichier de réductions. Même s'il refuse de le faire pour les voyages.

Même quand le trimestre est clôturé ?

ATCQ a écrit:

Même quand le trimestre est clôturé ?

Mhhh, j'imagine alors que GFE pourrait fabriquer des "créances positives" sur avril-juin, mais dont le lien avec les créances du trimestre précédent ne serait pas assuré. Oui, alors, il faudra retoucher manuellement les créances. Chez moi, où l'on utilise Turbise avec transfert des créances, ça pourrait être moins pénible. Mais je risque de ne pas être concerné : j'avais bien expliqué à mes gestionnaires qu'il était extrêêêêmement plus malin de faire le job en mars que de compter sur les lendemains chantants.

La solution du zonard ne convient effectivement pas sur un trimestre clôturé ...

Alors je reprends :

Réduction d'OR réceptionnée au 4112 mais alors comment mettre à jour les créances ? Manuellement ?

Est ce qu'il ne vaut mieux pas réceptionner sur un autre compte (mais lequel ???) puis ventiler vers :

- le 41910 si la famille a payé et que l'élève reste là l'année prochaine

- le 4664 si la famille a payé et que l'élève ne reste pas là l'année prochaine,

- le 581 et encaissement pour ordre au 41120 pour màj des créances.

Peu orthodoxe mais j'aurais tendance à faire comme cela.

Ou alors si on veut vraiment chercher du poil aux œufs :

Annulation de recettes réception 4112 contrepassée par une écriture ventilée entre :

- le 4191 pour les familles dont les enfants seront scolarisés à la rentrée

- le 4664 pour toutes les autres.

Puis OP au 4664 par le 5159 pour les familles à rembourser et OP par 581 pour celles qui restent en créances.

Enfin FQE pour ordre pour solder le 581 et diminuer les créances

Une manière de se faire bien chi** mais que les égalités interclasse devrait aimer.

Ah oui, quand même
Tout ça pour une réduction d'OR sans reconstatation
Merci

Je plussoie ATCQ.

Le fait qu'on débite deux fois le 4112 ne pose pas de pb ?