La lettre des agents comptables - DAJ N°05
LA UNE : Le remboursement sur le compte bancaire d’un agent ayant avancé une dépense c’est possible… mais sous certaines conditions.
Le principe d'un remboursement sur le compte d'un agent des frais engagés par ce dernier pour le compte de l'établissement est prévu de façon explicite par le décret 2016-33 du 20 janvier 2016 sur les pièces justificatives des dépenses du secteur public local (rubrique 217), pour les frais de missions, mais également pour les frais divers (218).
Ce dispositif est également présent dans les arrêtés du 13 avril 2016 et du 20 décembre 2016 fixant respectivement les pièces justificatives de la dépense des EPN et de l'Etat, en prévoyant la possibilité de rembourser directement aux agents les frais avancés par leur soin (dépenses liées au parc automobile, aux frais de représentation et de réception).
Il est donc autorisé aux organismes publics de rembourser des frais avancés par leurs agents sur leur compte personnel. Dans cette hypothèse, le caractère libératoire du paiement doit tenir compte de la personne physique auprès de laquelle l'organisme public reconnaît avoir une créance. En l'espèce ce n'est pas le prestataire, mais l'agent qui a avancé le paiement de la prestation pour le compte de l'organisme public.
En cas d'avance de frais, ce n'est pas la facture qui est automatiquement présentée au comptable comme pièce justificative, mais le plus souvent un état de frais associé à d'autres pièces selon les cas. Cependant la facture, ou tout autre document, peut être demandé par l'ordonnateur à l'agent pour s'assurer de la réalisation du service fait et établir la liquidation des sommes dues.
Le décret 2016-33 du 20 janvier 2016 ne prévoit pas expressément le cas d'espèce mais précise en introduction dans la méthodologie et les principes :
4. L'utilisation de la liste des pièces justificatives pour le contrôle de la dépense La lettre des agents comptables :
-L'exhaustivité : Lorsqu'une dépense est répertoriée dans la liste, les pièces justificatives nécessaires au paiement de cette dépense y sont toutes énumérées. Lorsqu'une dépense n'est pas répertoriée dans la liste, le comptable doit demander, en se référant si possible à une dépense similaire répertoriée, les pièces justificatives qui lui permettent d'effectuer ses contrôles. "
En l’espèce, il serait possible d'utiliser la rubrique prévue pour les remboursements de frais (217 ou 218). L'agent comptable peut également s'appuyer sur les pièces demandées pour les EPN et pour l'Etat en cas de remboursement de frais de représentation ou de réception: dans le premier cas (EPN) l'agent doit fournir la facture ou un état de frais et dans le deuxième (Etat) la facture et un état de frais signé par l'ordonnateur afin d'attester le caractère public de la dépense, il est par ailleurs précisé que le comptable n'a pas à s'assurer du rattachement effectif de la dépense au service cet examen relevant du contrôle de légalité.
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Ven 25 Jan 2019 - 10:25
