GFE et ses éléments financiers

bonjour à tous,
Après les multiples erreurs du logiciel GFE nouvelle mouture (suite à la nouvelle réglementation des bourses), je viens de découvrir un nouveau bug!!
celui des éléments financiers .
Lorsqu'on renseigne dans la mise à jour des élèves, des éléments financiers (genre trop perçus) il faut indiquer le compte 4112 et non pas 41120 car sinon l'élément financier n'est pas pris en compte dans le transfert des créances dans gfc. Et on se retrouve avec des créances entières (alors que l'avis aux familles est bon!!!)  même si en page d'accueil et constantes établissement on a bien mis 41120, allez comprendre!!!
MAIS ce n'est pas tout.
Jusqu'à présent on pouvait, à chacune des constatations, éditer le document "liste des éléments financiers", qui était parfait pour l'exploitation des résultats et savoir répartir la part à payer et la part affectée à la demi-pension!
ET là, qu'obtient-on???? une pauvre liste de merde, où les montants du bordereau des droits constatés est affiché à "0" pour tous les élèves concernés et plus rien n'est exploitable!!
J'ai donc appelé le CRIA hier.... et je suis passée pour la débile de base, car personne n'a compris de quoi je parlais!!!! On m'a répété que le logiciel avait changé voilà!!
Est-ce que quelqu'un a remarqué cela??? où bien n'y a-t-il que moi et mes établissements rattachés!!! Est-ce que c'est remonté au niveau national???? Car s'il faut tout se faire à la main, ben bonjour l'efficacité du truc!!!
Bref, j'attends vos remarques

oui, mêmes difficultés que toi.

absence d'impact sur les créances, sauf si la somme due par la famille de 0 €, cela génère un décalage entre la classe 4 et la liste des créances. le manque de cohérence de l'action est encore pire que l'absence d'action du logiciel.

Bonsoir,

Avant, lorsque je saisissais des avances dans GFE autres éléments financiers, au compte 41120 (montant dû par l'étab. à la famille), la créance était modifiée sur le BDC, maintenant ce n'est plus le cas.'expliquer pourquoi ?
La seule possibilité que je vois, c'est de mettre l'avance dans régularisation (mais le problème c'est qu'une régul se fait du trimestre passé sur le trimestre en cours) et en plus, je ne peux mettre l'objet de l'avance, je peux juste saisir la somme sans mettre "avance" pour que cela ait un sens pour les familles.

Merci d'avance pour ceux qui savent comment faire.

je crois de mémoire que l'action dans  "autres éléments financiers" n'a jamais modifié la créance
c'est si on utilise "régularisation" que cela modifie la créance.

GFE n'est pas toujours bien fait, mais là c'est quand même logique.

Par contre je déconseille d'utiliser GFE pour notifier aux familles des trop perçus
ça met souvent le bordel dans les créances
les trop perçus sont gérés par l'agent comptable qui fait des OP
c'est pas le boulot du GM

Bozinchu a écrit:

Par contre je déconseille d'utiliser GFE pour notifier aux familles des trop perçus
ça met souvent le bordel dans les créances
les trop perçus sont gérés par l'agent comptable qui fait des OP

Je suis hyper d'accord avec ce qui vient d'être dit ....

Bozinchu a écrit:

je crois de mémoire que l'action dans  "autres éléments financiers" n'a jamais modifié la créance
c'est si on utilise "régularisation" que cela modifie la créance.

Mhhh, faudrait vérifier ce comportement, mais justement les régul comptables permettent de faire évoluer la créance, mais sans toucher l'ordonnancement. Spaclair, il manque de toutes manières un minimum d'interaction de qualité entre la maîtrise d'oeuvre du logiciel et les utilisateurs.

OTP a écrit:

Bonsoir,

Avant, lorsque je saisissais des avances dans GFE autres éléments financiers, au compte 41120 (montant dû par l'étab. à la famille), la créance était modifiée sur le BDC, maintenant ce n'est plus le cas.'expliquer pourquoi ?
La seule possibilité que je vois, c'est de mettre l'avance dans régularisation (mais le problème c'est qu'une régul se fait du trimestre passé sur le trimestre en cours) et en plus, je ne peux mettre l'objet de l'avance, je peux juste saisir la somme sans mettre "avance" pour que cela ait un sens pour les familles.

Merci d'avance pour ceux qui savent comment faire.

c'est parce qu'il faut mettre 4112. Si on met 41120, la créance n'est pas diminuée alors que si on met 4112, oui, mais ne me demandez pas pourquoi.

Je suis d'accord avec Boz (comme souvent) et avec Titi.
Ce n'est pas à l'ordonnateur de modifier les créances avec des avances reçues 
Donc ici dans Autres éléments financiers nous demandons aux Gestionnaires de mettre le 4191 pour ne pas impacter les créances. 
On prend ensuite en charge les avances par FQE via le 581 vers les créances initiales. 
De plus, je trouve anormal qu'en cas d'avis aux familles à l'état néant  (avance égale à la créance) la créance ne soit pas transférée. 
Comment faire le contrôle Total somme due par les familles et total des créances à réceptionner. 

Obligation de faire un calcul avec l'état des régularisations saisies par le GM.
et perte du suivi dans GFC de l'historique de l'évolution de la créance.

Pour avoir vu les deux méthodes, je suis également plutôt pour la régularisation en AC par OP. Par contre, cela oblige à avoir le RIB de la famille, et on peut trouver plus rapide de diminuer la créance suivante pour solder l'avance, plutôt que d'attendre que la demande de RIB transite par la/le GM puis la famille puis le sac de l'élève...

pour celles et ceux qui choisiraient de solder par GFE, voici la méthode donnée par une secrétaire d'un ER, et cela fonctionne, puisqu'elle l'a fait pour ce trimestre SD 2016, et que cela a bien diminué les créances lors de la réception en compta géné. Je ne connais rien à GFE, je copie donc tel quel la démarche qu'elle m'a donnée:

Pour que les bourses et le FSC apparaissent sur les droits constatés, il faut que :
- Les bourses aient été saisies dans l'application "bourses" puis retour dans celle " droits constatés", faire une simulation. Les montants apparaitront automatiquement.
- Le FSC se calcule en fonction des % accordés à chaque famille. La somme calculée vient en déduction après l'avoir saisie dans le module de GFE toujours " Éléments financiers de l'élève, onglet "Aide" ajouter une aide, choisir dans le menu déroulant FSC, rentrer le montant de l'aide accordée, valider.
Refaire une simulation de constatation et vérifier si les montants Bourse et FSC correspondent. 
Après seulement toutes ces procédures, faire une constatation. 
Il est bien entendu que l'Adep 2 ait bien été saisi auparavant puisque les FSC viennent en dernier en déduction !


- pour encaisser ou rembourser une famille et ainsi régulariser le montant de la créance, il faut choisir l'onglet " Autre élément financier " sur la fiche de l'élève concerné, ajouter un élément financier via le pavé proposé à droite de la page, suivre la directive + ou - selon que la famille doit ou que l'établissement doit, choisir le compte de classe 4 en général 4112 pour la DP année courante ou 4111 pour la DP année antérieure et valider.
Toujours faire une simulation pour vérifier si l'action faite correspond à ce que la créance doit être in fine !
Voilà !

MOA a écrit:

Donc ici dans Autres éléments financiers nous demandons aux Gestionnaires de mettre le 4191 pour ne pas impacter les créances. 
On prend ensuite en charge les avances par FQE via le 581 vers les créances initiales.

..et...après avoir posté, je m'aperçois que je n'ai pas bien lu la réponse de MOA, donc pas besoin de faire un OP et pas besoin de RIB

du coup je vais suivre cette procédure et passer par le 581 pour les avances également, en plus des fonds sociaux, bon sang bien sûr

MOA a écrit:

Je suis d'accord avec Boz (comme souvent) et avec Titi.
Ce n'est pas à l'ordonnateur de modifier les créances avec des avances reçues 
Donc ici dans Autres éléments financiers nous demandons aux Gestionnaires de mettre le 4191 pour ne pas impacter les créances. 
On prend ensuite en charge les avances par FQE via le 581 vers les créances initiales. 
De plus, je trouve anormal qu'en cas d'avis aux familles à l'état néant  (avance égale à la créance) la créance ne soit pas transférée. 
Comment faire le contrôle Total somme due par les familles et total des créances à réceptionner. 

Obligation de faire un calcul avec l'état des régularisations saisies par le GM.
et perte du suivi dans GFC de l'historique de l'évolution de la créance.

D'accord avec tout (comme souvent aussi).