Voyage non prévu au budget

Je débarque dans un gros collège et je ne connais rien à la gestion (mais je me soigne), je me forme mais je ne sais pas encore monter un voyage scolaire, processus qui me paraît encore bien compliqué, et on me balance une proposition de voyage de 3 jours, non prévu au budget, à faire mi-octobre. CA le 28 septembre, on n'aura même pas quinze jours entre les deux donc déjà ça me paraît limite (avec en plus participation des familles). Je démissionne tout de suite parce que je sais pas faire ou je leur dit d'aller se faire voir ? Le problème j'imagine c'est que ça doit souvent arriver, ces voyages non prévus au 1er trimestre (vu que les profs réfléchissent à la rentrée pour l'année scolaire en cours et pas forcément pour le début de la prochaine...).
Vous me conseilleriez quoi ?
Merci d'avance...

Impossible de prendre de l'argent des familles sans vote du CA qui se prononce sur les tarifs, TOUS les tarifs. 
Déjà, avec ça , difficile d'encaisser le moindre chèque avant le deprt( il faut ajouter le temps de rédaction de l'acte administratif retraçant ce vote de tarif,  sa transmission  aux autorités de contrôles....

J'aurais tendance à proposer de décaler le voyage plutôt que d'envoyer bouler.
Chez nous, agence de voyage pratiquant accessoirement des cours, (20 voyages sur la cité scolaire) on fait un CA en juin pour tout passer. Ça fonctionne à moitié bien cependant.

C'est pas si compliqué de gérer les voyages, c'est bouffeur de temps et souvent sur le fil du rasoir mais bon.
La procédure standard : vote du voyage avec son budget et son tarif, recherche du fournisseur adapté (MAPA si possible), élaboration des listes de participants, engagement inscription des familles et signatures de contrats avec les fournisseurs, encaissement des participations, paiement, résultat du voyage, remboursement des trop perçus.
Il y a plein de points à vérifier cependant que je ne cite pas : visa, e111, aide sociales, assurance annulation...
Une fois qu'on a compris l'esprit un petit logiciel appelé MOBILISCO aide un peu à la gestion de ces merd***s de voyages..

Il faut tout de suite démarrer avec Mobilisco, se laisser guider, et on comprend les mécanismes au fur et à mesure ! C'est la manière la plus efficace de faire, et de loin.
http://intendancezone.net/spip.php?article752

Uluberlu a écrit:

Impossible de prendre de l'argent des familles sans vote du CA

Pas de tout impossible. Encaisser un versement ne pose aucun problème, il suffit de mettre l'argent en avance en attendant le vote du CA sur la participation financière au voyage.
Ce qui n'est pas possible sans vote, c'est l'ordre de recettes.

Pour le reste, je partage l'avis selon lequel planifier un voyage 15 jours avant c'est du foutage de g... Après, vous informerez le chef d'établissement de ce que vous en pensez et c'est lui qui, éventuellement, refusera ce voyage. Pas vous...

Je me pose la question suivante : le chèque dans le coffre (en avance....) du régisseur n'est-il pas réputé être dans la caisse de l'agent comptable ? En effet, ne dit-on pas qu'un inspecteur du Trésor peut ordonner l'encaissement des chèques "en attente", ceux-ci devant être considérés comme des moyens de paiement et non des outils de crédit ? Les ordres de recette, en tant qu'actes de l'ordonnateur, sont-ils ainsi à mettre sur le même plan ?

Quand le régisseur encaisse une somme indûment, il peut placer l'agent comptable en difficulté, non ? Sûr que l'ordonnateur, lui... Hein, bon. 

PS : j'ai franchi les 10 000 posts  c'est quoi ce statut de "spammer" trop bizarre ???

Le chèque d'avance n'a rien à faire dans le coffre (en tous cas, pas plusieurs jours/semaines/mois). Il doit être encaissé au titre d'une avance (comptes de racine 419).
En tant qu'avance, il ne rentre pas dans la comptabilité budgétaire de l'ordonnateur puisqu'il est en classe 4. C'est l'ordre de recettes, qui "ventilera" l'avance sur une créance constatée en vertue d'une décision du CA par exemple (dans le cas des participations des familles) et qui fera donc rentrer la somme dans la comptabilité de l'ordonnateur.

Le comptable doit encaisser les versements faits à sa caisse, toujours. En revanche, pour pouvoir utiliser cet argent, l'ordonnateur doit produire certaines pièces ou alors le comptable devra rembourser l'avance (je ne sais pas si j'ai bien répondu à la question :p)

PS : Félicitations Grincheux !!!

Sans acte exécutoire, pas d'OR. Si des encaissements se présentent, l'AC ne peut les refuser mais les place sur un compte d'avance dont il justifie le solde. Quand l'acte arrive avec l'OR, ce qui inscrit les sommes attendues en débit d'un autre compte de classe 4, les sommes versées d'avance sont replacées au crédit du même compte et le tout soldé si équivalent.

Si l'acte exécutoire n'arrive jamais, il faudra finir par rembourser les familles et les frais engagés seront à la charge de l'EPLE qui devra trouver la ressource. L'AC n'est pas en difficulté dans cette histoire s'il est rigoureux mais il vaut mieux qu'il alerte l'ordonnateur par écrit si la situation qui se profile conduit droit dans le mur.

Merci à tous les deux pour ces précisions !

JopJop a écrit:

Je débarque dans un gros collège et je ne connais rien à la gestion (mais je me soigne), je me forme mais je ne sais pas encore monter un voyage scolaire, processus qui me paraît encore bien compliqué, et on me balance une proposition de voyage de 3 jours, non prévu au budget, à faire mi-octobre. CA le 28 septembre, on n'aura même pas quinze jours entre les deux donc déjà ça me paraît limite (avec en plus participation des familles). Je démissionne tout de suite parce que je sais pas faire ou je leur dit d'aller se faire voir ? Le problème j'imagine c'est que ça doit souvent arriver, ces voyages non prévus au 1er trimestre (vu que les profs réfléchissent à la rentrée pour l'année scolaire en cours et pas forcément pour le début de la prochaine...).
Vous me conseilleriez quoi ?
Merci d'avance...

La réaction logique est de leur dire que les délais sont trop courts.
Après c'est jouable. Les devis sont ils faits ? Le transporteur contacté, l'hébergement choisi et contacté ? Les activités touristiques définies ? Et surtout dirais-je les familles informées et acceptant le principe ? Toutes choses que l'organisateur peut (doit) faire. Ces éléments permettent de monter le budget prévisionnel. A partir de ce budget établir le montant de la participation des familles et lancer la lettre d'engagement dès maintenant pour signature des familles en précisant que le voyage se fera sous réserve d'un nombre suffisant et de l'accord du CA.

Mephiroth a entièrement raison concernant les chèques. Un comptable encaisse sur un compte d'avance et le cas échéant régularise après.

Moi ce qui me gênerai le plus dans cette situation c'est le fait qu'aucun contrat ne pourra être signé avec quelque voyagiste que ce soit.
En effet l'acte prévoyant la signature d'un tel contrat ne pourra pas être exécutoire avant le voyage : CA le 28/09, délai de rédaction des actes 1 journée minimum, acte exécutoire 15 jours plus tard ! Aucune signature avant le 16/10/2015 (et encore là c'est si Demact fonctionne, et qu'aucun grain de sable ne vienne retarder la machine!!).
Et je vois mal un voyagiste accepté d'organiser le bousin sans contrat et sans aucun versement d'acompte préalable.

  Parce que le contrat du voyagiste n'est pas un marché public pour lequel le CA a donné délégation à l'ordonnateur ?

Il n'y a besoin d'aucun acte spécifique autorisant la signature d'un marché de voyage.

Merci pour tous vos conseils. Finalement je leur ai dit que c'était trop tôt (soutenue par ma CE, donc c'est bien) et ils le feront  à la rentrée de novembre... J'en ai profité pour leur dire qu'il fallait qu'ils présentent le budget du voyage, y compris les devis transports (depuis la rentrée j'avais dû faire des devis transports pour des voyages à venir et des collègues m'avaient dit que chez eux ce sont les profs qui s'en occupent, donc j'ai délégué, donc ils me trouvent moins sympa que mon prédécesseur. Mais il faisait 13 heures par jour et je n'en fait que 12 ). Vous faites les devis des transports vous ?

JopJop a écrit:

Vous faites les devis des transports vous ?

Non, jamais, parce que je pourris la vie de tout le monde pour que les voyages soient exclusivement confiés à une agence de voyage qui assure l'ensemble de la prestation. On a donc un interlocuteur unique pour :

- les profs qui se concentrent sur l'objectif pédagogique du voyage (il paraît qu'il y en a parfois) au lieu de passer du temps à regarder le prix des hôtels
- le chef d'établissement qui confie la prestation à un professionnel assuré, le couvrant contre des problèmes d'organisation qu'on lui reprocherait à la moindre m. si les profs n'ont pas su faire. Sans parler du car dans le ravin avec 15 morts, c'est vite fait de rater une correspondance mal calée par des enseignants qui ne sont pas des spécialistes de la gestion de ces voyages.
- le budget qui est éventuellement plus élevé (pas grand chose, au pire 5 %), mais au moins qui est garanti sans surprise, alors que mon expérience... bref !
- le comptable qui voit passer un nombre limité de factures, avec des paiements anticipés dérogatoires de la règle du service fait, mais cela cadré et justifié par un contrat de voyage

Il faut impérativement obtenir cela. Etape suivante, publier un MAPA d'accord-cadre/marché à bons de commande, pour retenir deux ou trois agences à qui l'on confiera les déplacements de tout un exercice budgétaire.