Mandatement

Bonjour à tous,
j'aurais voulu savoir combien de temps vous gardiez les copies des mandatements dans vos collèges? les duplicatas sont obligatoirement gardés à l'agence comptable, donc à quoi cela sert-il d'en garder copie dans l'établissement rattaché? car chez moi j'ai les copies des mandatements sur des années...
merci,

Dans l'agence les duplicatas sont conservés dans les ER ; il n'existe pas de tripli.

oui mon AC conserve aussi les duplicatas; mais dans le collège il y a des photocopies du duplicata!

Ici depuis plusieurs années je garde les originaux et duplicata
C'est plus facile à gérer.
Le GM vient avec les deux exemplaires qui sont rangés aussitôt après vérification.
Auparavant le GM conservait le duplicata et cela entrainait des prises de tête en N+1 quand il fallait récupérer des trucs plus ou moins bien rangés.

Après dans son bahut le GM fait ce qu'il veut, mais je trouve logique qu'il garde ce que l'on appelle communement triplicata.
En effet c'est plus facile pour répondre aux fournisseurs ou pour faire des recherches.
Mais chacun fait ce qu'il veut....

C'est quand même bien utile d'avoir son tripli augmenté du bdc et de toute autre pièce concernant la transaction (courriers si problèmes...) dans son intendance. Ne serait-ce que pour retrouver ce que l'on avait acheté en N-1 ou -2. Pourquoi s'emm...der à aller jusqu'à l'AC et à l'enquiquiner à lui faire sortir ses archives ?

Mis en place dans mon ancienne AC (et donc diffusé dans deux agences désormais), et en aplication en 2015 dans tout ou partie des établissements de mon agence actuelle, dématérialisation des duplicatas.

J'aurai donc mes duplicatas de tous mes mandats 2015 dans des sauvegardes y compris sur mes machines perso, y compris après mon départ du poste, à l'abri d'éventuelles bévues de mes successeurs.

Je propose aux ER une démat 2/3 ou 1/3 : ils peuvent faire seulement un original, le scanner et scanner à côté un fichier des "compléments" (bons de livraison etc.) ; s'ils aiment montrer du papier pour donner l'impression de bosser, ils peuvent conserver un exemplaire papier dans leur établissement pour leur propre usage.

Pour les temps écoulés, je suis partisan de la conservation à l'agence comptable des duplicata, qui sont l'assurance-vie du comptable. NB sur toute boîte à archives correctement référencée, doit figurer la date limite de conservation, telle que définie par la réglementation, tout est prévu. Comme ça personne ne se prend la tête, avant la date on n'y touche pas, et une fois la date dépassée on balance. La conservation sans limite de durée peut être spécifiée (la paie, mais aussi selon moi les ZD et ZR puis OPC, et la reliure du cofi, c'est peut-être pas totalement obligatoire mais c'est pas bien encombrant et ça peut être fort utile).

perso, je garde toujours le tripli, ça permet de faire des recherches, voir ce qu'on a dépensé sur telle ou telle facture; j'y reviens régulièrement sur les 2 ou 3 dernières années; là, par exemple, je cherche une vieille notif d'un OR qui a été fait en 2008; je cherche d'abord ici, et si je ne trouve pas j'irai chez l'AC; par contre, avant 2008, je bazarde

lyuba a écrit:

avant 2008, je bazarde

pas sans un accord exprès de l'agent comptable en reponsabilité actuelle du l'établissement (celui qui répondra en premier lieu à des questions du juge du compte). Cela sembe idiot si l'on se dit que le tripli n'est pas supposé avoir d'importance, mais un accident est si vite arrivé, quelqu'un à l'agence comptable qui croit que le dupli est dans l'ER et balance des cartons mal étiquetés...

accord de l'AC ?
je conserve les triples jusqu'à obtention du jugement de la CRC (demain du trésor) et je jette, sauf immobilisations.
il appartient, je crois bien et s'il veut le faire,à l'AC de reverser ses archives aux archives départementales,

L'intendant zonard a écrit:

pas sans un accord exprès de l'agent comptable en reponsabilité actuelle du l'établissement (celui qui répondra en premier lieu à des questions du juge du compte). Cela sembe idiot si l'on se dit que le tripli n'est pas supposé avoir d'importance, mais un accident est si vite arrivé, quelqu'un à l'agence comptable qui croit que le dupli est dans l'ER et balance des cartons mal étiquetés...

no stress   j'ai bien sur, demandé avant à l'AC ce que je pouvais éliminer ou pas; il a tout, donc pour lui je n'ai besoin de rien garder, mais je garde quand même pour faire d'éventuelles recherches, je trouve ça plus rassurant d'avoir ces docs chez moi (et puis j'ai quand même beaucoup de mal à jeter, mais bon, les factures de 1977, ça va quand même...)