Sérieux dans la régie

Bonjour à tous
Voici ce qui m'amène vers vous. Mon AC va venir vérifier ma regie. Or depuis mon arrivée en septembre, j'ai été plutôt léger sur ce point la. Par manque de connaissance, de temps, bref plein de raisons qui n'excusent rien. J'ai parfois oublié de faire des quittances alors que j'ai eu des encaissements en liquide. J'utilise le doc de gfc pour noter ce que j'ai en caisse mais une fois encaissé, je me rends compte que je n'ai pas de trace de ces encaissements, si ce n'est dans le logiciel. 
Je suis bien décidé à devenir plus rigoureux mais pour l'heure, j'aurais voulu savoir ce que je peux craindre. 

Merci d'avance de votre aide.

Bonne soiree.

C'est quand même le B.A.BA. du boulot et c'est vrai qu'il y a problème. Et si l'AC débarque, c'est qu'il a du y avoir des erreurs, et pas qu'une. Maintenant, ça ne sert à rien de se flageller. Il faut tout de suite prendre de nouvelles habitudes, dans ce domaine mais aussi dans tous ceux qui auraient pu être négligés. Les remarques de l'AC permettront de faire le point et progresser.

En fait l'AC va faire ça dans tous les ER à l'occasion du COFI.
Il m'a expliqué que le dernier audit qu'il avait eu en fin d'année dernière avait pointé le fait qu'il devait vérifier les régies plus régulièrement...
Ça a beau être un peu le bazar dans ma régie, je lui donne des choses plutôt clean au final mais bon, là dessus, je suis vraiment mauvais et je prends peu à peu conscience du problème que ça engendre...

je vais prendre un soufflon, je le mérite amplement j'en suis conscient.
Dans le pire des cas, si le comptable ne se montrait pas souple, qu'est ce qui pourrait être fait contre moi pour ce genre de négligence?...

Je ne sais pas ce que fera cet AC. Peut-être un rapport pour dire ce qu'il a constaté et ce qu'il demande de mettre en oeuvre, un peu comme il a eu lors de son propre contrôle.

Qu'on le fouette !

Tu vas prendre une soufflante, il va faire un écrit pour dire que c'est pas bien, pointer tous les dysfonctionnements, éventuellement te donner des fiches procédures pour les encaissements, la tenue de la caisse etc.

Et imagine que tu aurais pu être pendu en place de Grève.

Finalement tu t'en sors bien !

Cher Novice, je suis étonné de la manière dont tu poses le problème, et surtout à quel moment tu t'en rends compte, c-à-d 7 mois après la rentrée scolaire.

1. je pense que tu aurais dû en parler très vite à ton AC pour lui exposer tes difficultés. Il aurait pu te conseiller et t'indiquer les priorités à suivre. Les AC ne sont pas des monstres qui mangent les GMs.
2. Savoir qu'on ne fait pas les choses correctement, surtout sur le domaine sensible de la caisse, et attendre fin mars pour essayer de se reprendre, c'est coupable.

Si tu ne sais pas quelque chose, il faut demander à ton AC, aux collègues GM alentours qui trouveront toujours du temps pour t'aider, comme je l'ai connu au début de ma carrière. Mais s'enfermer dans son ignorance par orgueil, révèle que tu n'as rien compris aux relations professionnelles d'un GM avec son CE, son AC et les autres, et ce que l'institution attend de toi.

Si tu étais un de mes GM, oui je te montrerais mon mécontentement, mais je serais plus déçu par le fait que tu n'ai pas appelé à l'aide pendant 7 mois, que par le bazar dans ta caisse. Et je me sentirais moi même coupable de n'être pas allé pointer ton coffre.

Tu dois te reprendre au plus vite.

Pour finir de répondre à Novice, c'est quand même assez courageux de venir exposer ici ce genre de problèmes, sans cacher ta responsabilité, même sous couvert d'anonymat. Car tu te doutais bien qu'on n"allait pas te féliciter. Alors tu n'as plus qu'à mettre cette force de caractère au service de tes obligations incontournables et tu vas vite progresser   

pour continuer dans la même veine que les collègues, je pense qu'il n'est peut-être pas trop tard pour prendre contact avec le comptable et d'anticiper la constatation qu'il fera plutôt que d'attendre d'être pris le doigt dans le pot à confiture. Quoique attendre qu'il annonce faire des contrôles, ça fait déjà un peu tard, mais au moins, au niveau confiance, ça permettra peut-être de sauvegarder ce qui peut encore l'être.

Tout le monde peut faire des erreurs et avoir des faiblesses à un moment ou à un autre pour des raisons X ou Y. Le tout est de les reconnaître et de les corriger.

Ils sont méchants, ces collègues , hein ?
Tu as quand même précisé que tu rendais des choses "clean" à ton AC point de vue régie. Sinon il aurait soulevé le lièvre depuis longtemps. Mais le fait de ne pas conserver de traces des versements en liquide, tu comprends bien quelles dérives ça pourrait entraîner pour quelqu'un qui aurait des problèmes avec l'honnêteté ?

Novice a écrit:

Je n'ai que très peu utilisé le quittancier alors que j'ai eu bcp d'encaissements en liquide. J'utilise le doc de gfc pour noter ce que j'ai en caisse mais une fois encaissé, je me rends compte que je n'ai pas de trace de ces encaissements, si ce n'est dans le logiciel. Je ne conserve pas ces documents.

Tu n'as vraiment pas moyen de retracer le détail des encaissements avec ce que tu as rentré dans GFC ?

Pour excuser notre collègue novice (que j'étais moi aussi il y a quelques années) je pense que au début, on sait si peu de choses que l'on ne se rend pas compte qu'il y a un problème. C'est seulement quand on commence à comprendre comment cela fonctionne que l'on se rend compte de ses boulettes.
En gros, pour paraphraser un de mes anciens chefs, qui paraphrasait lui même je ne sais plus qui, il est en train de passer le "l’incompétence inconsciente" à "l'incompétence consciente". Il y a ensuite la "compétence consciente" et la "compétence inconsciente", mais ce dernier niveau est pour les gens qui connaissent tellement leur boulot qu'ils donnent l'impression d'être nés dedans et d'avoir oublié comment ça fait, de ne même pas savoir qu'il y a une question à poser. Parce qu'avant de poser la question à son AC, il faut se rendre compte qu'il y a un problème, et comme personne n'a la science infuse ... ce n'est pas toujours immédiat .

Bravo Margote  

Si Novice se rend compte seulement maintenant du problème, c'est qu'il a été mal formé ou pas formé du tout. Il ne pouvait pas deviner, demander des infos sur ce qu'il ignorait. Est-ce bien sa faute ?

margote a écrit:

Pour excuser notre collègue novice [.../...]personne n'a la science infuse ... ce n'est pas toujours immédiat .

pourquoi tant de bon thé...à sa prise de fonction le collègue a sûrement rencontré son AC.. a-t-il demandé des instructions quant à la façon dont celui-ci souhaitait que soit faite la gestion comptable d'un de ses ER. ?

à cela je réponds NON votre Honneur !

il est donc coupable !!!            

PS: on apprend de ses erreurs...et comme il me plait à dire, un mécanicien n'apprend pas son métier sur des voitures neuves.

Merci pour vos réponses.
Je pourrais me trouver des excuses à cette erreur, mais je sais très qu'elles ne sont pas valables aux yeux de l'administration.
J'avoue avoir passé plus de temps à me soucier de l'établissement que de ma propre responsabilité en qualité de régisseur. et aujourd'hui, quitte à ne plus rien faire d'autre, je suis bien décidé à passer le temps qu'il faudra pour garder tout cela à jour.

Enfin bon, je ne sais pas vraiment ce que je pourrais rajouter à cela.

Pour répondre à Néthou: oui dans GFC je suis capable de retrouver tous les encaissements en liquide que je fais

On peut rattraper le coup en modifiant l'acte de création de régie. Il n'y a qu'à rajouter que les encaissements se feront sur un tableau excel ou autre. Le quittancier n'est pas le document unique.

Chez nous, quand nous avons en fin d'année 200 ou 300 chèques d'un coup à encaisser, si ce n'est plus, combien utiliserions-nous de quittanciers ? Le régisseur s'arracherait les cheveux.

Salut a écrit:

Chez nous, quand nous avons en fin d'année 200 ou 300 chèques d'un coup à encaisser, si ce n'est plus, combien utiliserions-nous de quittanciers ? Le régisseur s'arracherait les cheveux.

je pensais (peut-être à tort) que le quittancier servait uniquement aux encaissements en espèces.  

Patou a écrit:

Salut a écrit:

Chez nous, quand nous avons en fin d'année 200 ou 300 chèques d'un coup à encaisser, si ce n'est plus, combien utiliserions-nous de quittanciers ? Le régisseur s'arracherait les cheveux.

je pensais (peut-être à tort) que le quittancier servait uniquement aux encaissements en espèces.  

Moi aussi...
Ce n'est obligatoire que pour les paiements en espèce.

margote a écrit:

En gros, pour paraphraser un de mes anciens chefs, qui paraphrasait lui même je ne sais plus qui, il est en train de passer le "l’incompétence inconsciente" à "l'incompétence consciente". Il y a ensuite la "compétence consciente" et la "compétence inconsciente", mais ce dernier niveau est pour les gens qui connaissent tellement leur boulot qu'ils donnent l'impression d'être nés dedans et d'avoir oublié comment ça fait, de ne même pas savoir qu'il y a une question à poser. Parce qu'avant de poser la question à son AC, il faut se rendre compte qu'il y a un problème, et comme personne n'a la science infuse ... ce n'est pas toujours immédiat .

J'aime beaucoup cette intervention et cette progression !
Quelles que soient les années d'expérience, il faut raison garder et rester modeste. Le dernier niveau est rarement atteint.
Et quand on croit l'avoir atteint, c'est là que l'on devient moins bons, car moins vigilants.

Gilliù a écrit:

Patou a écrit:

je pensais (peut-être à tort) que le quittancier servait uniquement aux encaissements en espèces.  

Moi aussi...
Ce n'est obligatoire que pour les paiements en espèce.

Ce sont nos différents agents comptables qui nous ont imposé ce mode informatique... et j'en suis à mon 5ème qu'ils viennent du trésor ou d'anciens gestionnaires.

Ils doivent sans doute être tous nuls...

N'y a-t-il pas eu une passation de service avec l'ancien gestionnaire ou une rencontre de début d'année avec l'AC ?

Arrivé à cette situation montre un manque évident de formation et de communication sur les différentes gestions de gestionnaire.

Toutefois, quand on est nommé régisseur, on nous dit bien de faire notre caisse ?

Novice a écrit:

Pour répondre à Néthou: oui dans GFC je suis capable de retrouver tous les encaissements en liquide que je fais

Et avec ça, il n'y a pas moyen de pouvoir reprendre ça dans le quittancier (sommes, noms, dates, etc...) ?

Salut a écrit:

Ce sont nos différents agents comptables qui nous ont imposé ce mode informatique.

J'ai aussi ça chez moi: ça s'appelle GFE...  

Cher Novice,

C'est bien de faire amende honorable. A tout prendre, je préférerais un gestionnaire qui se rend compte presque tout seul qu'il a fait fausse route au bout de six mois, à un GM qui ferait coller salement les comptes pour que je ne lui pose pas de questions.

Tu te méprends sur la nature du quittancier, et ce n'est pas de ta faute, c'est ton comptable et tes formateurs qui ne sont pas bons. Les infaillibles statistiques zoniennes donnent des chiffres assez lamentables dans le cadre de leurs enquêtes sur la compréhension du rôle des différents documents comptables : une majorité de gens sont persuadés que le quittancier est une cochonnerie sans intérêt qui n'est là que pour faire plaisir aux enquiquineurs qui réclament un reçu.

Or le quittancier est une pièce comptable essentielle, quasiment la dernière à ne pas être dématérialisée, qui permet de retracer de manière infalsifiable l'intégralité des entrées en caisse. Quelqu'en soit le motif. Chez moi, 70 % des quittances ne sont jamais détachées de la souche, parce qu'il s'agit de l'enregistrement des mouvements en caisse sur le logiciel de gestion de la DP (Bmjtf chez moi) ; 10 % sont des échanges avec les régisseurs. Les collègues qui n'ont pas pigé ne font donc qu'un cinquième des quittances qui sont produites chez moi, et ils perdent la faculté de rassurer un auditeur sur le contrôle des opérations en numéraire : leur CIC ne faut pas tripette.

Voir notamment : http://intendancezone.net/spip.php?page=recherche&recherche=quittance

Sinon, ton comptable ne peut pas t'envoyer ne prison. Le plus méchant qu'il puisse faire, c'est de te retirer la régie à l'avenir. Comme tu sembles sur le point de prendre des dispositions, cela ne serait pas vraiment bien inspiré. Alors, bon courage pour la gueulante que tu sais méritée, et concentre-toi sur l'objectif : désamorcer cette affaire de caisse pour qu'elle ne t'enquiquine plus jamais.

Quant à l'idée de reporter les chèques sur un quittancier... je devrais pleurer, mais j'y arrive pô, excusez-moi...  

Merci l'IZ pour ton message.
J'ai bien pris connaissance dès hier soir de ton post sur la fonction du quittancier.
J'ai eu mon AC au téléphone, il a été compréhensif, même s'il m'a avec raison, fait comprendre que ça n'allait pas.

On a pris des dispositions ensemble pour que tout fonctionne à présent bien et je suis pas mécontent de m'être aperçu de cela. Je commençais à être plutôt opérationnel sur pas mal de domaines. En voici un nouveau sur lequel je serai à présent irréprochable!

C'est bien que tu aies pu en discuter avec lui.
Tu peux donc repartir sur de bonnes bases et je suis convaincu que cette (malheureuse) expérience te sera utile à l'avenir, notamment à tirer le signal d'alarme suffisamment tôt et se faire aider !
Bon courage à toi.

Y a pas de TUTEUR!

Novice a écrit:

J'ai eu mon AC au téléphone, il a été compréhensif, même s'il m'a avec raison, fait comprendre que ça n'allait pas.

On a pris des dispositions ensemble pour que tout fonctionne à présent bien et je suis pas mécontent de m'être aperçu de cela. Je commençais à être plutôt opérationnel sur pas mal de domaines. En voici un nouveau sur lequel je serai à présent irréprochable!

   Comme quoi ça paye toujours le courage.