Mauvaises surprises en classe 4

Deux question comptables :

1) La gestionnaire précédente de mon CLG recettait la DGF globalement en début d'année (et non par tiers à chaque trimestre) , et oubliait "logiquement" de faire un OR complémentaire en fin d'année correspondant au réajustement à la hausse du 3ème tiers de la DGF. Du coup, au compte fi 2005 (et 2004) et dans la classe 4 actuelle je trouve des reliquats de DGF de deux années successives (2004 et 2005).

Ca pose un problème de les recetter (avec un ou deux ans de retard) ?
Avec comme pièces jointes les notifications des 3èmes tiers de DGF 2004 et 2005 (où apparaissent les montants en question, 196 € en tout, et une copie du dvlpt des soldes du 44122 du COFI 2005)


2) Peu après mon arrivée dans cet établissement en septembre dernier, j'ai ouvert (par DBM transmise à ma comptable évidemment) au budget (au B) une recette (vente du stock de fioul à un autre établissement, lors du passage d'une chaudière fioul à une chaudière gaz) de 4500 €.
En décembre j'ai soudain vu apparaître un débit de 3000 € (qui avait sans doute été réceptionné sur un mauvais compte auparavant) en classe 4 ( avant que je fasse mon propre OR, que j'ai du coup reporté) sur le compte où avait été réceptionnée la recette. La comptable vient enfin de m'en donner la raison: en 2005 ma prédécesseure avait réalisé un OR, réceptionné logiquement sur l'exercice 2005 et apparaissant au COFI 2005 en débit (crédit 0 ; solde débiteur de 3000 €) , qu'elle prévoyait de solder par (je suppose) la recette de la vente de fioul qui aurait lieu 6 mois plus tard (sachant tout de même que le stock de fioul était de 405 € (sauf erreur de frappe de ma prédécesseure) au 31 décembre 2005).

Or, sans ces 3000 €, mon chapitre B est en déficit sur l'exercice 2006.

Quelles sont les solutions possibles selon vous ?

Possibilité qui m'est venue à l'esprit (ce n'est pas top, mais que faire ?) :
je recette mes 4500 euros sur 2006 (sur la vente de fioul). Et les 3000 de débit sur ce compte seront recettés sur la DGF 2007 (1er blasphème). Ce qui suppose qu'il soit possible de déplacer un OR particulier (en plus de l'OR global qui serait diminué de ce montant) sur le compte qui reçoit la DGF.

2nde "possibilité", 2nd blasphème : je prévois un prélèvement sur FDS de réserve d'ici l'été; et j'en réserve une part correspondant à ces 3000 euros. Mais je subodore (je ne suis pas comptable) que les réserves ne peuvent en aucun cas apparaître en classe 4 (puisqu'elles ont déjà été recettées lors des précédents exercices).
Ce n'est donc pas une possibilité.

La tutrice de ma comptable propose apparemment de réimputer ma dépense 2006 (viabilisation) à hauteur de 3000 euros sur le chapitre C.
Dois-je pleurer ? Rire ? Me résigner ? Me révolter ?

Alors, comme disait Lénine : QUE FAIRE ?

Une réponse.
1) Faire l'OR en début d'exercice du montant total de la dotation annoncée par la CT est normal et comptable (et non aprés réception des tiers). Simplement, si avec le troisiéme tiers il y a une dotation complémentaire, celle-ci est normalemenr annoncée par un document qui permet selon qu'il contienne ou non une affectation précise de la somme de la rajouter au budget initial par DBM 2 ou 3 selon le cas, et de faire l'OR correspondant.
Pour les OR "oubliés", je ferais un OR au 77188 sans PC au budget en cours. A noter que cette somme ne pourrait être réinjecté au budget 2007 que par DBM de niveau 3.
2) C'est compliqué et je suis pas certain d'avoir tout compris.
D'abord la vente d'un stock doit être pour moi autorisée par le CA et traitée par DBM3 pour pouvoir être rajouté au budget.
Quel est le fondement de l'OR de 2005 ? Quelle est la PJ et comment le comptable a t'il pu l'accepter ? Et surtout comment un OR de 2005 restant en classe 4 peut avoir une incidence sur votre B en 2006 ?
J'ai mal à la tête, si qqu'un comprend qu'il soit gentil de m'expliquer.




Quant à réimputer des dépenses du B sur le C.... sauf peut-être l'entretien de la chaudière. Quelles dépenses sont concernées ?

Ta D.G.F. doit être prise en charge par un O.R. du montant total en début d'année et eventuellement faire un O.R. complémentaire en fin d'année au vue d'une pièce (="droits constatés") et non faire des O.R. au fur et à mesure des encaissements (="droits acquis").

Compléments :

1) Comme vous je suppose, je reçois en N-1 une notification globale prévisionnelle, puis réelle. Et en N, une notification par trimestre; sur la troisième, l'"ajustement à la hausse" (formule employée sur ces documents) est nettement indiqué. Il suffit donc de le reprendre (et d'ajouter ce doc comme pièce justificative) dans l'OR supplémentaire. Je pense que ces notifs partielles ont valeur de droits constatés ? Concernant l'OR global ou par tiers, j'ai eu des avis divergents de mes collègues. Mais je vais suivre les conseils de N@n@ard.

2) Le stock a été vendu cet été, et la recette acceptée en même temps que la DBM type 3 votée en CA en octobre dernier. Je l'ai alors ouvert au budget.

Ca se corse ensuite: l'OR de 2005 (que je ne retrouve pas pour l'instant) n'a été fait en face d'aucune recette. Donc le compte en question (en compta géné) était tjrs débiteur en 2006 (et au COFI 2005)
Et la tutrice de ma comptable, en débroussaillant la classe 4 en décembre dernier, a déplacé ce débit vers le compte où la recette "fioul été 2006" avait été réceptionnée.

Du coup, mon B reposant en partie sur cette recette, laquelle a fondue, se retrouve virtuellement en déficit. Parce que sur tous mes mandats, 4000 € environ (je dit "environ", parce que tous les crédits pris sur la DGF pour alimenter le B ne sont pas utilisés, mais il ne reste que 600 € sur le B, pas 4000 ou 4500) doivent donner lieu à un OR en classe 4 (ils ne sont pas couverts par la DGF; sauf à faire un virement entre chapitre, et c'est un peu tard...).
Si je fais mon OR de 4500 € pour équilibrer mes recettes et dépenses en compta bud 2006, je reconduits donc un déficit en classe 4 et au cofi 2006 pour 2007. Et je ne vois pas quelle recette mettre en face.


l'OR 2005 est intitulé (si j'en crois le COFI 2005) "FUEL REGUL EN 2006". Le hic c'est que la régul a été faite en décembre 2006, alors que je comptais sur la recette pour mon budget 2006 (et non pour régler le 2005). Mais vu l'intitulé de l'OR, il n'est pas étonnant que la comptable ait utilisé la recette "vente de fioul" pour le solder.

Est-ce clair ?

La réimputation sur le C est irrégulière: Mes mandats au B correspondent à de la viabilisation (factures gaz et fioul). Mais la tutrice de ma comptable, je cite, "n'a pas froid aux yeux".

Je n'ai ni son expérience ni sa témérité, mais je ne vois pas quelle (autre ?) solution est possible.

So, SOS. Je vous remercie par pour vos réponses.

Complément bis: ne trouvant pas l'OR 2005, je viens de consulter la liste des OR 2005 que j'avais imprimée sur GFC avant de basculer sur 2007: je ne vois aucun OR du montant qui apparaît au COFI 2005 (et il n'apparaît pas au COFI 2004, le pb date donc de 2005). Pourtant, sur mon COFI et sur les docs de la comptable, un débit apparaît.

J'ai pensé à une erreur d'imputation en ce qui concerne la dbm et l'OR pour variation du stock de fioul (la diminution de stock entre fin 2004 et fin 2005 est, à 130 euros près, proche du montant du prétendu OR) , mais les opérations la concernant ont l'air bonnes...

Tétard a écrit:

La réimputation sur le C est irrégulière: Mes mandats au B correspondent à de la viabilisation (factures gaz et fioul). Mais la tutrice de ma comptable, je cite, "n'a pas froid aux yeux".
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Il n'est pas question ici de courage mais de compétence professionnelle. On ne peut pas faire n'importe quoi en comptabilité et venir se plaindre ensuite que les comptables de l'EN soient considérés comme des zozos par le Trésor.
De plus la réimputation n'est pas une action du comptable, mais de l'ordonnateur (et du gestionnaire) qui sont libres de ne pas faire n'importe quoi.
Enfin, un tuteur qui fait faire des "bétises" à son stagiaire ne prend aucun risque puisque ce n'est pas sa responsabilité qu'il engage.

Tétard a écrit:

Compléments :

1) Comme vous je suppose, je reçois en N-1 une notification globale prévisionnelle, puis réelle. Et en N, une notification par trimestre; sur la troisième, l'"ajustement à la hausse" (formule employée sur ces documents) est nettement indiqué. Il suffit donc de le reprendre (et d'ajouter ce doc comme pièce justificative) dans l'OR supplémentaire. Je pense que ces notifs partielles ont valeur de droits constatés ? Concernant l'OR global ou par tiers, j'ai eu des avis divergents de mes collègues. Mais je vais suivre les conseils de N@n@ard.

Il ne s'agit pas d'une notification prévisionnelle, mais d'une dotation de fonctionnement ferme et définitive qui engage la CT et permet de faire le budget. Libre à la CT de la compléter ensuite par une dotation complémentaire.
Il est prévu que l'OR doit être fait du montant total de la dotation en début d'année... toutes proportions gardées c'est un peu comme vouloir faire l'OR des droits constatés du montant des versements successifs des familles....

Tétard a écrit:

2) Le stock a été vendu cet été, et la recette acceptée en même temps que la DBM type 3 votée en CA en octobre dernier. Je l'ai alors ouvert au budget.

Ca se corse ensuite: l'OR de 2005 (que je ne retrouve pas pour l'instant) n'a été fait en face d'aucune recette. Donc le compte en question (en compta géné) était tjrs débiteur en 2006 (et au COFI 2005)
Et la tutrice de ma comptable, en débroussaillant la classe 4 en décembre dernier, a déplacé ce débit vers le compte où la recette "fioul été 2006" avait été réceptionnée.

Du coup, mon B reposant en partie sur cette recette, laquelle a fondue, se retrouve virtuellement en déficit. Parce que sur tous mes mandats, 4000 € environ (je dit "environ", parce que tous les crédits pris sur la DGF pour alimenter le B ne sont pas utilisés, mais il ne reste que 600 € sur le B, pas 4000 ou 4500) doivent donner lieu à un OR en classe 4 (ils ne sont pas couverts par la DGF; sauf à faire un virement entre chapitre, et c'est un peu tard...).
Si je fais mon OR de 4500 € pour équilibrer mes recettes et dépenses en compta bud 2006, je reconduits donc un déficit en classe 4 et au cofi 2006 pour 2007. Et je ne vois pas quelle recette mettre en face.


l'OR 2005 est intitulé (si j'en crois le COFI 2005) "FUEL REGUL EN 2006". Le hic c'est que la régul a été faite en décembre 2006, alors que je comptais sur la recette pour mon budget 2006 (et non pour régler le 2005). Mais vu l'intitulé de l'OR, il n'est pas étonnant que la comptable ait utilisé la recette "vente de fioul" pour le solder.

Est-ce clair ?
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Clair ? Euh, pas vraiment.
Mais si j'ai compris, vous aviez au BE 2006 du compte de classe 4 concerné un solde non justifié : ce n'est pas votre problème, mais celui du comptable qui doit faire des réserves à ce propos.
Vous avez vendu votre stock en 2006 et vous devez faire l'OR correspondant en 2006 sans vous préoccuper de ce qui c'est passé avant 2006 sinon vous allez commettre une erreur qui pourra vous êtes reproché alors que le fautif est l'ancien comptable (j'espére qu'il ne s'agit pas de la tutrice). Faites votre travail d'"ordonnateur" et laissez le comptable prendre ses responsabilités... et peut-être prendre d'autres avis auprés d'autres AC.
Chacun doit faire son travail du mieux possible : le votre est simple et la régularité de la classe 4 n'en fait pas partie. Pensez également que vous avez une responsabilité vis à vis du CE qui vous fait confiance pour la gestion budgétaire et qui risque d'apprécier moyennemant des arrangements qui peuvent le mettre en difficulté pour l'avenir.

Je suis comme N@n@rd, j'ai un peu mal à la tête !! voila ce que je crois avoir compris : un OR aurait été émis en 2005 pour un complément (?) de subv de fonctionnement et aucun versement de la CT n'est venu apurer la créance créée lors du transfert de cet OR en compta géné ? Si c'est le cas il faudrait démontrer (=certificat administratif ) que cet OR a été émis à tort et régulariser (en 2007 maintenant) par un mandat au D/67182 .

Bonjour,
récapitulons concernant le problème du fioul :
Au cofi 2005 tu as un débit sur un compte de classe 4 dont le développement est " fioul regul 2006 ", mais tu n'es pas sur que ce soit un OR, car tu ne l'as pas trouvé.
En 2006 tu as vendu pour 4500 euros de fioul après une DBM de niveau 3 qui budgetait la somme au B et dont tu ne peux plus te passer pour 2006.

Il faut procéder logiquement.
En 2006 tu fait ton OR de 4500 euro.
Concernant le débit de 3000 euro, il faut chercher à l'expliquer : as-tu vu la fiche de compte de 2005 du compte de classe 4 qui est débiteur de 3000 euro ? Quelle est le compte contrepartie de l'écriture débitrice de 3000 euro ? Si c'est un compte de classe 7, recherche l'OR d'après ce compte sur 2005, il y en a forcément un sinon le logiciel COFI aurait bloqué en 2005 pour différence entre la compta budgétaire et la compta géné. Si tu le trouve regarde s'il est relatif à une future vente de fioul. Si tel est le cas, il faut régulariser la situation de la façon suivante : pour 2006, laisse tomber, le débit de 3000 euros apparait et tu le justifie par "erreur double OR sur vente de fioul, régularisation par mandat exceptionnel en 2007" sur la pièce 19 du Cofi 2006. En 2007, après une autorisation de ton CA (pour un prélevement sur fonds de 3000 euro, par exemple) tu passe un mandat au compte 671.. (annul Or exercice antérieur) au chapitre D pour ordre (Divers créanciers) et d'un montant de 3000 euro. Ce mandat viendra créditer ton compte de classe 4.
Si l'Or que tu trouve a une autre explication, mais qu'il reste irrégulier et superflu, tu régularise comme précedemment.
Si le compte contrepartie sur la fiche du compte de classe 4 n'est pas un compte de classe 7, il faut remonter de compte en compte via les fiches de compte pour voir où ça mène. C'est probablement alors que les écritures de variation de stock ne se sont pas soldées, et logiquement il doit y avoir quelque part en classe 4 un crédit de 3000 euro inexpliqué.
Bon courage

Tu as bien résumé la situation, sainte barbe. Et merci pour la méthode. Je vais déjà essayer de savoir d'où vient vraiment ce débit.

Concernant l'éventuel mandat au 671 : pourquoi au chap. D ? (faute de frappe ?)

Je ne sais pas si le CA apprécierait un tel prélèvement sur FDR. Mais comme le prochain sera celui du vote du COFI (non commencé) , ma comptable pourra tout expliquer (?).

Ce qui est sûr c'est que je ne réimputerai pas au C, et que je ferai mon OR sur 2006 à la hauteur de 4500 €.
En espérant ne pas servir de fusible à ma comptable.

Mon problème, comme mes messages antérieurs (sur une subvention européenne et un décompte financier faux) le montraient, c'est que mon ordonnateur comme ma comptable se livrent tout deux à des opérations parfois irrégulières; ce qui rend chacun prisonnier de la bonne volonté de l'autre, laquelle suppose une relative entente, une capacité à arrondir les angles. Et dans ce b....l, je me compromets certainement en faisant en sorte que la machine avance.




Pour mon 1) (finalement bénin, au regard du 2) ) je vais me hâter de procéder comme N@n@ard le propose:
"Pour les OR "oubliés", je ferais un OR au 77188 sans PC au budget en cours"


A plus. Ne reste plus qu'une nuit blanche avant demain...

ce n'est pas une faute de frappe. C'est bien au D qu'il faut passer le mandat. En effet ce mandat est une charge exceptionnelle pour 2007, il est sans rapport avec les opérations classiques de l'exercice 2007, c'est pourquoi on le passe au D, car ce chapitre, selon la nomenclature reçoit toutes le dépenses qui ne peuvent être inscrites sur les autres chapitres : "autres charges générales"
Pour ton CA, explique que ce mandat est une régularisation nécessaire, sans laquelle la situation des réserves disponibles serait fausse et hypoyhèquerait de futurs prélèvements pour d'autres dépenses.
J'ai eu un problème analogue dans un établissement rattaché avec un vieux débit inexpliqué, datant d'avant ma passation, sur un compte de classe 4 concernant les CES, on a procédé comme ça et le CA a voté à l'unanimité après avoir entendu les explications les plus complètes.

Salut; compris pour le D; après discut avec mon CE, on va sans doute opter pour le prélèvement; reste à voir avec la comptable.
L'ancienne gestionnaire vient de m'apprendre que le débit provient d'une surconsommation due à une fuite de la cuve. Mais elle ne m'a pas indiqué (mail) quelle opération elle a du faire en compta bud (je ne sais pas si elle s'en souvient). Tjrs pas d'OR en vue.
A plus.

Question annexe: la tutrice de ma comptable veut qu'avant le COFI je fasse une DBM de régularisation afin de supprimer toutes les plus-values et moins-values (par rapport aux recettes prévues, et non réelles !! ) en situation des recettes. Là aussi, j'ai des avis divergents de mes collègues. A priori, je trouve ces plus-moins-values utiles pour analyser le budget réel précédent, et ses reliquats. Elle, affirme que leur suppression évitera de toutes les présenter aux membre du CA lors du vote du COFI. Est-il vraiment nécessaire de les présenter en détail au CA ?

C'est carrément débile et il n'appartient pas à l'AC de vouloir ou pas une telle DBM qui reste de la décision exclusive de l'ORDO. Et puis pourquoi pas faire une DBM 2006 le 15 juin 2007 ?

En plus, c'est effectivement nuisible à un contrôle de gestion efficace.

Tétard a écrit:

Question annexe: la tutrice de ma comptable veut qu'avant le COFI je fasse une DBM de régularisation afin de supprimer toutes les plus-values et moins-values (par rapport aux recettes prévues, et non réelles !! ) en situation des recettes. Là aussi, j'ai des avis divergents de mes collègues. A priori, je trouve ces plus-moins-values utiles pour analyser le budget réel précédent, et ses reliquats. Elle, affirme que leur suppression évitera de toutes les présenter aux membre du CA lors du vote du COFI. Est-il vraiment nécessaire de les présenter en détail au CA ?

Pour moi la DBM est inutile et même contraire à une bonne gestion. Elle peut cependant se comprendre uniquement en matiére de ressources affectées.
Au CA, je ne parle pas de plus values ou de moins values. Je présente un document avec trois colonnes : Budget initial, DBM regoupées et dépenses et recettes réelles. Les deux premières colonnes n'étant renseignées que pour les montants des chapitres.

jy lancien a écrit:

C'est carrément débile et il n'appartient pas à l'AC de vouloir ou pas une telle DBM qui reste de la décision exclusive de l'ORDO. Et puis pourquoi pas faire une DBM 2006 le 15 juin 2007 ?

Pas si bête..... l'an dernier le COFI a été voté le 22 juin.