Pour économiser du papier...

Bonjour tout le monde,

Depuis le début de l'année civile, je me pose la question suivante:
ai-je le droit de ne pas imprimer le 3ème exemplaire des mandats? Explication: actuellement, pour un mandatement, je donne à l'AC:
- le bordereau du mandatement en deux exemplaires
- les mandats et les factures en original et en copie
Et je garde un troisième exemplaire du tout.

Mais je me dis que si j'imprime le bordereau en 3 (deux exemplaires pour l'AC et un à garder 10 ans dans mes archives, si j'ai bien compris) et que je garde un troisième exemplaire de chaque facture, sur lequel j'écris clairement le numéro de bordereau et de mandat EN GARDANT UNE VERSION PDF DU TROISIEME EXEMPLAIRE DE CHAQUE MANDAT, j'économiserais bien du papier. Il serait possible à tout moment de réimprimer un mandat si besoin, grâce à la version en pdf que je garderais sur un serveur dédié à l'archivage. Sans compter qu'il est toujours possible de rééditer les mandats dans GFC.

Y a-t-il une objection légale/réglementaire/juridique/traditionnelle/affective à mon souci de sauver les arbres?

tu n'as aucune obligation légale à garder un 3ème exemplaire (quelque soit sa forme)
Il est d'habitude que le GM d'un ER garde un exemplaire pour plusieurs raisons ( ex si un fournisseur contacte l'établissement pour savoir si le paiement a été fait)
Mais c'est une pratique
Seul l'agent comptable a la responsabilité de la garde des pièces comptables
Il lui faut absolument 2 exemplaires car un est envoyé à la DDFIP, l'autre est conservé en archive à l'AC.
Tu peux donc tout scanner...
Quant à la règle énoncée, des 10 ans


Mais si tu veux vraiment sauver la forêt vierges , c'est un plan global qu'il faut mettre en place dans ton bahut.
Il faut éduquer:

1. la secrétaire du CE qui fait 50 bd d'envoi d'avance avec une faute et qui ensuite refait le tout
   
2. la même secrétaire qui imprime 3 fois le courrier qu'elle te transmet en PDF sur ta boite courriel
   
3. la secrétaire d'intendance qui fait 50 copies de dossiers de bourses (alors que tous les ans on en distribue 15 )
   
4. le prof qui fait 30 cartes alors qu'il n' a que 25 élèves
   
5. .....
   

Il y a de quoi faire...

Bozinchu a écrit:

tu n'as aucune obligation légale à garder un 3ème exemplaire (quelque soit sa forme)
Il est d'habitude que le GM d'un ER garde un exemplaire pour plusieurs raisons ( ex si un fournisseur contacte l'établissement pour savoir si le paiement a été fait)
Mais c'est une pratique
Seul l'agent comptable a la responsabilité de la garde des pièces comptables
Il lui faut absolument 2 exemplaires car un est envoyé à la DDFIP, l'autre est conservé en archive à l'AC.

Bon nombre d'agents comptables ne gardent rien en archives et se contentent d'un seul exemplaire, aux établissements rattachés d'assurer la conservation des archives.

c'est une erreur...
Après chacun fait ce qu'il veut...

Mais l'avenir est dans la conservation des PJ chez l'ordonnateur.
Le tout avec convention tripartite, ordonnateur, comptable et juge des comptes.
Déjà des applications dans le secteur public local et en université avec le service facturier.
Vive la dématérialisation et harmonisation des procédures...quel gain de temps.

Barbotine a écrit:

Bon nombre d'agents comptables ne gardent rien en archives et se contentent d'un seul exemplaire, aux établissements rattachés d'assurer la conservation des archives.

Et quand on a besoin de remonter les inventaires, on n'a rien. Surtout quand les duplicatas des ER ne sont pas classés. Enfin, quand on retrouve les documents...
Moi je veux bien déléguer, mais je veux avoir mon mot à dire sur la manière dont c'est fait. Avec convention comme le dit Olrik, et surtout contrôle régulier de la gestion des archives, pourquoi pas. En attendant, vu que les collègues des ER sont déjà débordés, je préfère qu'ils se concentrent sur leur job plutôt que de leur refiler le mien.

Winnie a écrit:

En attendant, vu que les collègues des ER sont déjà débordés, je préfère qu'ils se concentrent sur leur job plutôt que de leur refiler le mien.

Des GM débordés ? Seul, son secrétariat je suppose.

Oui, seuls, sans secrétariat.
Une collègue est en maladie, tu viens quand tu veux pour la remplacer.

Winnie a écrit:

tu viens quand tu veux pour la remplacer.

J'ai déjà donné.

Cela dit, tu demanderais la nomination de la secrétaire du CE ou un personnel de cuisine comme régisseur de recettes, cela leur faciliterait grandement leurs journées.

L'AC, qui insiste pour que le GM soit régisseur de recettes quand il est tout seul à l'intendance dans un établissement à la prestation, est un grand malade, pour moi. (je ne dis pas ça pour toi).

en même temps, pas sûr qu'une secrétaire de ce accepte de se coltiner la régie, et dans l'hypothèse - bien improbable-, ou elle serait d'accord, il y a fort à parier que le ce n'y consente pas, trop attaché qu'il est à garder pour lui son petit personnel - si tu as été en eple, tu sais aussi bien que nous tous qu'on ne touche pas à la secrétaire du ce

Quant à vouloir demander à un agent de la collectivité d'être régisseur, n'y songe même pas. Qui va payer l'indemnité de régie ?

La collectivité paie l'indemnité. C'est possible. C'est m^^eme mieux payé que dans la FPE pour un régisseur d'EPLE.

Bozinchu a écrit:

tu n'as aucune obligation légale à garder un 3ème exemplaire (quelque soit sa forme)

Merci! Me voilà tout prêt à sauver la forêt amazonienne à moi tout seul...

Bozinchu a écrit:

Mais si tu veux vraiment sauver la forêt vierges , c'est un plan global qu'il faut mettre en place dans ton bahut.

Je sais bien, mais si je commence à appliquer à moi-même ce que je veux demander aux autres, il se pourrait que je sois plus crédible, non? Ou bien serais-je naïf?

FLUO a écrit:

La collectivité paie l'indemnité. C'est possible. C'est m^^eme mieux payé que dans la FPE pour un régisseur d'EPLE.

Merci pour l'info

FLUO a écrit:

La collectivité paie l'indemnité. C'est possible. C'est m^^eme mieux payé que dans la FPE pour un régisseur d'EPLE.

tout court

Dupont a écrit:

tu sais aussi bien que nous tous qu'on ne touche pas à la secrétaire du ce

ça c'est du même niveau que "les AC sont tous nuls".

Winnie : Essaye avant de dire que ça marche pas.

Chez moi c'est non, mais j'ai appris grâce à ce forum que c'était parfois possible.