premier CA premier budget...panique!

bonjour à tous,

en pleine préparation budgétaire je suis paniquée à l'idée de devoir faire la présentation du budget au CA....auriez vous des conseils ou astuces pour que cela se passe bien?

Merci d'avance chers collègues!

commence à soliciter l'aide de ton agent comptable pour l'elaboration du budget

pour le reste pas trop de chiffres pas trop long

attache toi à expliquer la façon de construire le budget pour que les gens comprennent et adhèrent

Style je fais les recettes d'abord
ensuite je réparti par enveeloppe en commençant par ce qui est indispensable

Les contrats et la sécurité

la viabilisation

les indispensables : assurance essence, telephone, timbre....

Le reste ventilation vu avec le CE en fonction de ses choix
en réalité marge de maneuvre quasi inexistente.

Pour le reste cool quoiqu'il arrive tu auras un budget pour fonctionner au 01/01/07 ou un poil plus tard c'est ce qui compte

Première solution : faire venir l'agent comptable qui dans sa grande mansuétude présentera lui-même les principes (ainsi les gens auront peur et ne poserons pas de questions). Ce serait d'ailleurs une bonne chose pour ton premier si le CE n'y met pas du sien (c'est avant tout lui qui est responsable du budget, nous ne sommes que de braves émissaires)
Deuxieme solution : dire le maximum de chiffres et de calculs savants qui n'interessent personne, la lassitude s'installe, la question pénible sur la broutille s'oublie au bout de la 4eme équation compliquée qui t'a amené à diminuer les crédits pédago pour l'allemand (un obscur rapport effectif/consommations 2006 que multiplie la hausse du PIB/hbt + µ au prorata de la dotation 2007, par exemlpe...).
Troisième solution : mettre tout changement d'une année sur l'autre sur le dos de la CT qui donne pas assez d'argent (ca marche à tous les coups, et ça détourne l'attention de l'ennemi vers le financeur inaccessible)
Quatrième solution : l'arrogance : tu présente ligne par ligne, tu laisse passer les remarques et questions en disant "oui tout à fait" à chaque fois, sans plus de discours, et à la fin tu fais voter en disant que le CA peut voter non, mais que dans 15 jours on remet ça et que même avec un vote negatif, ca passera e nforce (le 49-3 de l'ordonnateur en somme..) = tactique du découragement.
Dernière solution : y aller détendue, bien préparer les questions qui vont forcément se poser pour pouvoir répondre du tac au tac,et se dire que ce n'est pas la fin du monde si tu bafouille une réponse à côté, on doit tous débuter un jour

Gars du Doubs a écrit:

pour le reste pas trop de chiffres pas trop long

nikkko a écrit:

Deuxieme solution : dire le maximum de chiffres et de calculs savants...

Avec ça vous êtes bien avancé !!!


La présence du comptable est une évidence, cela sécurise et il peut prendre le relais en cas de "panique" ou de question vicieuse.
Un document détaillant le budget clair, remis aux membres, dont on donne lecture.
Rédiger à l'avance le PV du CA avec vos interventions... cela sert de prompteur et gagne du temps.

Positiver.

Pas faux, mais en même temps ça ne fait partie que de la solution n°2, qui est fort logiquement en contradiction avec les autres solutions, d'où sa qualification de n°2.
S'il n'y avait qu'une seule solution, j'aurais écrit "voilà la seule solution", mais une unique solution ne solutionne jamais les problèmes, étant donné qu'il existe autant de solutions que de solutionneurs, sans compter que dans mon cas je suis un solutionneur multi-solutions.
Ce qui fait beaucoup de "solutions" en seulement 2 phrases.
Pour être sérieux 2 secondes, ma préférence va quand même à l'appel au comptable (et là au moins on se rejoint avec garsdudoub), c'est quand même le minimum qu'il soit présent deux fois par an : compte fi et budget.
Dans mon cas ça m'a bien aidé (enfin sauf la partie où il s'est lancé dans un délire en freestyle du genre "je jette des fleurs au nouveau gestionaire heroique qui a sauvé la situation parce que le predecesseur etait nul", ou j'ai limite eu honte...), mais maintenant pour mon deuxieme budget je veux pas le voir et là c'est lui qui insiste pour venir... je ne comprendrais jamais les AC...

Note : VI, je preferais ton avatar canin aux changements successifs (dans l'ordre : "rugbyman en chaleur" puis "cpe au reveil".... bof), mais ce n'est que mon avis...
Désolé pour le HS...

pour ton premier poste, tu n'as pas de tuteur ? parce que dans ce cas il n'est pas illégitime de lui demander. Et ton agent comptable ? il a d'autres chats à fouetter ? il te fait confiance à ce point ? ou alors il est laxiste.
Le mieux serait qu'il vienne faire l'introduction, rappeller les grands principes permanents et les bases sur lesquelles le budget à été construit.
Ensuite, tu prends la parole et tu dis un truc du genre "sur la base de ce qui vient d'être dit, je vous détaille la répartition des crédits de fonctionnement qui a été opéré" puis tu déroules en commençant par les recettes.

Je vais présenter mon troisième budget. Cette année, il est un peu délicat pour des raisons que je n'expose pas ici. Et bien l'AC se sent totalement concerné et a décidé de venir, alors que je ne lui ai rien demandé.
Bonne chance

Un truc important: si tu n'as pas sous la main de tuteur ou d'AC ou de VI version CPE (ca aurait son petit effet déplorable sur la profession) tu peux t'en sortir quand même, si si! Mais bûche ton budget à fonds, tu dois en maîtriser le maximum d'aspects, cela te donneras confiance.

Mon premier budget, je suis tombée avec un parent d'élève occupant un poste important aux sercices fiscaux, il avait sa calculette et à chaque chiffre il disait "c'est cela". je n'avais pas d'agent comptable puisqu'il ne rendait plus les comptes depuis un moment et qu'il sombrait dans l'alcolisme.
Moi je vous conseille d'y aller franco, si vous avez bien compris la structure de votre budget, vous ne pouvez pas vous tromper - le plus dur souvent c'est d'expliquer les charges communes, leur partage avec un autre établissement après ça roule - ne cherchez pas à vous entourer de personnes pour vous rassurer car un jour ou l'autre de toute façon vous tomberez sur une question à laquelle vous ne pourrez pas répondre - et à ce moment là on s'en sort comme on peu - il y a toujours un con qui cherche à se faire remarquer dans les CA - avec le temps on prend du recul - courage !

mon AC sera bien évidemment présent (c'est mon tuteur) mais il me demande de présenter les grands axes et la répartition...bref il ne prendra la parole qu'en cas de questions délicates je pense...il me fait confiance c'est flatteur sauf que moi je ne me fais pas trop confiance!

Augmente le A1 (même symboliquement) et t'auras la paix!! Pour tout le reste, les profs s'en foutent!! Quant aux parents...

Non, non, tout le monde ne s'en fout pas.

Tous les ans des budgets sont rejetés suite à des pbs internes. On tombe aussi sur des collègues en CA, ou des conjoint de collègues.

Je pense que ton stress est normal. On est tous passé par là.
Alors rassure toi, et entraîne toi avant. Ca te mettra en situation.
Sinon pense à VI ou à JY et imagine toi à leur place...dans 72 ans!!!

Bahhhhhhh, il faut pas trop s'inquiété, pour mon premier budget le comptable pouvait pas trop m'aider vu que c'était moi et pas de tuteur non plus mais le CE a été très gientil, il m'a présenté aux membres du CA en demandant beaucoup de tolérence pour le nouvel arrivant....... et tout c'est bien passé

Une technique intéressante : expliquer tranquillement aux membres du CA comment tu as construit le budget. Je fais toujours comme ça :

1) Le chapitre R2 qui est compliqué, intéressant pour les membres du CA, qui plus est en relation avec de précédentes discussions sur les tarifs. Le R2 donne un chiffre de participation aux charges communes et donc conditionne le reste, d'où la démarche qui est la notre à tous

2) Les services spéciaux sans réserves, parce qu'on passe vite sur ces petits machins avec des 6. et des 7., autant de recettes que de dépenses, le tout sur subventions

3) Les chapitres A2, B et F parce que c'est conditionné par les subventions/préconisations de la CT (avec les inévitables "débats" imbéciles pour râler que les subventions sont pas celles qu'on voudrait et qu'on va voter contre le budget à cause de ça, enfin avec un peu de chances tu passeras au travers)

4) Le chapitre A1 parce qu'on ne peut pas décemment le garder pour la fin

5) Les chapitres C et D

Si tu as travaillé sur le budget, tu as déjà cette logique en tête et elle t'est naturelle ; profites-en, elle est aussi très agréable pour le CA.

Au début et/ou à la fin, il faut rappeler que le budget n'est que la prévision de répartition des ressources, et que le CA, organisme paritaire de cogestion, n'est appelé qu'à se prononcer sur cet acte de prévision, pas sur l'opportunité de réclamer plus de fric à tort et à travers. Ca ne veut pas dire qu'on ne peut pas signaler des difficultés pour le boucler, mais c'est pour se permettre de recadrer les discussions.

Il est très utile de demander à faire préalablement cet exposé en réunion de direction, pour s'assurer que le CE est d'accord avec tout ce qui sera dit, et qu'il prenne aussi la mesure des questions qui devraient logiquement survenir chez les élus. Au passage, on apprend des choses ainsi à l'adjoint, probable futur CE, ce qui est bon pour l'Institution (il l'aurait entendu au Conseil, mais la répétition étant à la base de l'enseignement...). Ca fait un entraînement facile et pas cher, ça permet de se chronométrer et d'éventuellement envisager d'aller plus vite/plus lentement.

Cooooooooool !

Comme quoi on peut ne pas être clair pour le budget à présenter et à faire voter, ne pas tout maîtriser et faire une coupe sombre arbitrairement sur des crédits pédagogiques (cf l'allemand cité par le collègue nikko). Le tout c'est d'élaborer une stratégie de communication en somme.

je suis sceptique pour ma part, j'aime bien maîtriser ce que je dis quand même et cela me donne de l'assurance et de la crédibilité.

Un AC qui désavoue son ançien GM en glorifiant le nouvel arrivé surtout en plein CA est maladroit et manque un peu de hauteur : en voilà encore un qui a raté son tutorat, tuteur ou tueur en série je ne sais quoi car si c'est le même que tu évoques nikko, dans le sujet des fiches de poste de l'adjoint "LP 300 élèves, internat etc..."- tu disais que ton bahut a vu 3 gestionnaires en 3 ans avant toi- eh bien il doit certainement contribuer à la fuite des gestionnaires.

jeanmarc a écrit:

Un AC qui désavoue son ançien GM en glorifiant le nouvel arrivé surtout en plein CA est maladroit et manque un peu de hauteur

J'ai eu à la faire : en arrivant sur mon poste l'année dernière, j'ai constaté que la gestion du clg rattaché était désastreuse, et la gestionnaire arrivée en même temps que moi a foruni un travail considérable pour remettre les choses à peu près d'équerre (les fonds, perdus dans des années de gaspillage, c'était plus possible...).

Je n'ai jamais rencontré l'ancienne gestionnaire, mais au-delà du mal qu'on m'en a dit, j'ai constaté les dégâts, et c'était éloquent. Donc j'ai ostensiblement voulu rassurer le CA en leur expliquant que les problèmes du passé, s'ils allaient un temps continuer à pourrir la vie de l'établissement, étaient révolus et qu'une nouvelle époque commençait.

jeanmarc a écrit:

en voilà encore un qui a raté son tutorat, tuteur ou tueur en série je ne sais quoi car si c'est le même que tu évoques nikko, dans le sujet des fiches de poste de l'adjoint "LP 300 élèves, internat etc..."- tu disais que ton bahut a vu 3 gestionnaires en 3 ans avant toi- eh bien il doit certainement contribuer à la fuite des gestionnaires.

J'ai connu un clg qui alignait 7 gestionnaires en 6 ans : le premier AC de la période, j'ai aidé la gestionnaire à faire les OR sur ses amendes décernées par la CRC, ça veut tout dire ; le suivant a mis les pieds quatre fois en cinq ans dans l'établissement. Il était "tuteur" des gestionnaires successifs...

Mais le pire ce n'était pas ça, mais une adjointe folle à lier qui réussissait à faire croire aux nouveaux gestionnaires expérimentés qu'elle connaissait le travail, alors qu'elle faisait les imputations budgétaires avec un dé à six faces. Entre autres. Quand les gestionnaires s'en rendaient compte, ils avaient déjà sombré dans l'alcool.

jeanmarc a écrit:

Un AC qui désavoue son ançien GM en glorifiant le nouvel arrivé surtout en plein CA est maladroit et manque un peu de hauteur : en voilà encore un qui a raté son tutorat, tuteur ou tueur en série je ne sais quoi car si c'est le même que tu évoques nikko, dans le sujet des fiches de poste de l'adjoint "LP 300 élèves, internat etc..."- tu disais que ton bahut a vu 3 gestionnaires en 3 ans avant toi- eh bien il doit certainement contribuer à la fuite des gestionnaires.

Bon résumé du problème

c'est terrible - on a tous connu des cas semblables ! quand je suis arrivée dans l'établissement, le collège était ouvert depuis 4 ans et j'étais la 6E gestionnaire -l'AC écrivait "une fois de plus le collège ..... a changé de gestionnaire ..." maintenant avec l'âge, je répondrais "une année de plus et l'AC n'a pas encore rendu son COFI !" - à l'époque il me fichait la trouille - en plus il buvait

maxous a écrit:

maintenant avec l'âge, je répondrais "une année de plus et l'AC n'a pas encore rendu son COFI !"

Décidément y'a des constantes un peu partout je vois, même "tradition" ici (juste 6 mois de retard cete année ), mais c'est toujours la faute de quelqu'un (de préférence un personnel d'intendance de l'établissement rattaché...)

Merci à tous pour vos encouragements et vos conseils! Je me prépare doucement...mais sûrement! Je connais mon budget par coeur à force!
Deuxième petite question: en stage, on nous a dit qu'il fallait faire voter tous les ans l'autorisation de signer des contrats même ceux avec tacite reconduction...çà veut dire que je dois refaire voter même ceux de france telecom, ADSL...qui ont déjà été signés évidemment?

Il n'y a plus de tacite reconduction

donc il faut resigner les contrats tous les ans (et dire que je suis juriste de formation.... )? Et donc faire passer au CA?

*Stouf* a écrit:

et dire que je suis juriste de formation.... )? Et donc faire passer au CA?

Ah ben c'est du propre ça !!!!
A la question je répondrais : oui, autant que faire se peut
Etablir une liste une fois pour toute de toutes les relations contractuelles non ponctuelles (celles-ci étant, normalement, intégrées à l'EPCP), que l'on réactualise chaque fois qu'il ya une rupture de contrat ou un nouveau qui se fait, et l'année suivante on a plus à rechercher fébrilement quels contrats on est en train d'oublier, et on fait voter ça en même temps que le budget, ou que les tarifs.
La signature en elle-même ne sera pas toujours nécéssaire (dès lors qu'un contrat est à l'origine pluri-annuel, on ne va pas le resigner chaque année) mais ça assure la validité du contrat signalé au CA (après pour les histoires de valeur légale et des refs de textes sur la valeur rétroactive et tout le tintouin ----> voir site ou experts de la question, ce n'est que la position d'un profane prudent...)
Mieux vaut faire trop que pas assez dans ce domaine, enfin, ce n'est que mon humble avis (très vaguement juriste de formation il ya très longtemps, dans une galaxie lointaine.... )

Merci! J'ai honte....en fait !!!!! je connais les réponses mais le stress me fait poser les questions...faut bien se rassurer!!!!

nikkko a écrit:

à la fin tu fais voter en disant que le CA peut voter non, mais que dans 15 jours on remet ça et que même avec un vote negatif, ca passera e nforce (le 49-3 de l'ordonnateur en somme..) = tactique du découragement.

Non, sauf à être champion au niveau des délais c'est l'article L 421-11 f) du code des juridictions financières qui s'applique :

Citation :

e) En cas de désaccord, le budget est réglé conjointement par la collectivité de rattachement et l'autorité académique. Il est transmis au représentant de l'Etat et devient exécutoire.
A défaut d'accord entre ces deux autorités dans le délai de deux mois à compter de la réception du budget, le budget est réglé par le représentant de l'Etat après avis public de la chambre régionale des comptes. Le représentant de l'Etat ne peut, par rapport à l'exercice antérieur, sauf exceptions liées à l'évolution des effectifs ou à la consistance du parc des matériels ou des locaux, majorer la participation à la charge de la collectivité de rattachement que dans une proportion n'excédant ni l'évolution du produit de la fiscalité directe de cette collectivité ni l'évolution des recettes allouées par l'Etat et destinées à pourvoir aux dépenses pédagogiques de cet établissement ;
f) Lorsque le budget n'est pas adopté dans les trente jours suivant la notification de la participation de la collectivité dont dépend l'établissement, il est fait application de la procédure prévue au e. Toutefois, le délai prévu au deuxième alinéa dudit e est d'un mois à compter de la saisine par le représentant de l'Etat de la collectivité de rattachement et de l'autorité académique ;

Ok, c'est encore mieux (enfin si j'ai bien compris le texte...) : au lieu de passer en force, qui dit "budget réglé conjointement entre la CT et le représentant de l'Etat (aka le CE ?)" dit budget selon modalités de calcul des dotations de la CT, et chez moi ça veut dire crédits pedago moitié moindres... S'ils préferent ça à ma débrouille budgétaire pour favoriser les crédits pedago alors c'est que mon CA est définitivement stupide, et moi je pars en vacances....
Merci du tuyau

nikkko a écrit:

Ok, c'est encore mieux (enfin si j'ai bien compris le texte...) : au lieu de passer en force, qui dit "budget réglé conjointement entre la CT et le représentant de l'Etat (aka le CE ?)" dit budget selon modalités de calcul des dotations de la CT, et chez moi ça veut dire crédits pedago moitié moindres... S'ils préferent ça à ma débrouille budgétaire pour favoriser les crédits pedago alors c'est que mon CA est définitivement stupide, et moi je pars en vacances....
Merci du tuyau

c'est comme ça en général que je conclus quand je sens que ça chauffe, et j'ajoute en gros "moi meme personnellement ça m'arrangerait , c'est pas un souci..."

ça calme en général.

moi j'ai une quinzaine de contrats pluri-annuels ou reconduits parce qu'on ne peut pas faire autrement. Je me demande toujours si je fais 15 délibs ou une délib sur la liste des 15.

Lorsque vous avez la somme sonnante et trébuchante sur le compte.

silvain a écrit:

moi j'ai une quinzaine de contrats pluri-annuels ou reconduits parce qu'on ne peut pas faire autrement. Je me demande toujours si je fais 15 délibs ou une délib sur la liste des 15.

demande aux membres du ca s ils acceptent de voter l ensemble des contrats, si oui, 1 vote, une délib pour les 15 contrats, sinon, bah obligé de voter par contrat, mais bon généralement no problème