DAO -bourses -mandatements séparés -

Bonjour,
Je viens de changer d'agent comptable, elle n'a jamais pratiqué et j'ai l'impression qu'elle a peur (ce qui est légitime) mais je n'aimerais pas qu'elle nous ajoute du travail inutile. Elle demande un mandatement à part pour les bourses, encore un autre à part pour les DAO. En ce qui concerne les menues dépenses, je continuais à faire comme avec mes anciens agents comptables et dieu sait s'ils connaissaient leur boulot et savaient être pointilleux. Je faisais un tableau récapitulatif que je faisais signer à mon ordonnateur en lui présentant les justificatifs. Je transmettais le bordereau à l'appui du mandatement et gardais les justificatifs puisque c'est ma caisse et de toutes façons nous sommes en dessous du seuil des 230.00€. Elle me refuse mon mandatement sous prétexte qu'il n'y a pas de P.J.. J'aimerais juste savoir ce que dit la réglementation et juste la réglementation, pas les habitudes.
Merci de me répondre

Pour commencer, voir ici la rubrique sur le titre des message ( Barbulle).

Pour le mandatement des bourses, rien ne s'oppose à ce qu'il soit effectué en même temps que des fournisseurs. Après, c'est juste une question de pratique et de bonne entente. Un mandatement spécifique permet d'envoyer en même temps les OR qui vont bien, et comme ça, tout est calé.

Pour les DAO, nous aussi, on fait à part. Ce n'est pas une exigence de ma part mais la collègue qui fait la compta préfère.

Dans les ER, je leur ai fourni un modèle de bordereau récap des dépenses effectuées avec l'avance pour menues dépenses remise. Ils me le retournent signé de l'ordo et du titulaire de l'avance chaque fin de mois avec les tickets de caisse.
S'il est vrai que en dessous de 230€, la production de facture n'est pas éxgée par la réglementation, la production des tickets permet de vérifier la bonne imputation. Maintenant, peut être que j'en demande trop.

D'autres avis????

Je ne vois pas comment l'agent comptable pourrait opérer les vérifications qui lui incombent sans voir les pj. Même si les pratiques ont pu être différentes précedemment la demande est fondée.

bonjour
"...la règlementation, pas les habitudes". Et bien TDM, changez d'habitudes.
Votre nouvel ac ne transgresse pas la règlementation comptable, il a simplement une pratique différente de celle du précédent ac. Ne cherchez donc pas à le mettre en difficulté; au contraire, parlez-en et adaptez-vous à la nouvelle façon de travaillez.

Personnellement, j'exige également la présentation des tickets et le mandatement séparé des opérations pour ordre.
Rappelez-vous que l'ac n'est pas votre adversaire.


"A long terme, nous serons tous morts..."

Mon intention n'était pas de la mettre en difficulté et je ne le considère pas comme un adversaire mais les habitudes qui tendent à augmenter le travail des autres pour simplifier le sien ne me conviennent pas, c'est pourquoi je demande la réglementation, rien de plus

Fais un seul mandat pour les factures à payer, les DAO et les bourses. S'il le rejete, il devra dire pourquoi...
Que dira t'il?

Pas d'accord avec kékun, je vous conseille plutôt de vous rapprocher de votre ac, qui en plus débute dans le métier, afin de définir ensemble des procédures valables pour tous.

J'aime bien la citation du keynésien qui me rappelle mon tout premier cours à la fac de sciences éco...eh oui il restait encore de prof de fac keynesien, c'est fou ...

Que le comptable soit rigoureux, qu'il applique A LA LETTRE la réglementation, c'est une chose (normale) mais qu'il impose des procédures inutiles qui compliquent le travail, non (je parle des mandats pour ordre séparés). En quoi c'est plus simple de les séparer des autres?
Chez moi, sur le bordereau des mandats, en bas, on rajoute cette info:
- payé par DK le..................: 1000 €
- contrepartie c/4112 (par ex): 500 €
- payé par chèque n°................ 30 €

etc etc

Je ne vois pas en quoi ça peut ne pas être suffisant pour un comptable...?

féskipeumépeupeu a écrit:

Dans les ER, je leur ai fourni un modèle de bordereau récap des dépenses effectuées avec l'avance pour menues dépenses remise.

D'autres avis????

Utiliser GFCREGIE..... y a tout .... joindre le PJ avec le bordereau qui accompagne les mandats....attention, une avance a une périodicité...ce n'est pas 230€ par jour.....

Bon, sur la séparation des mandats de différents types j'ai une opinion très tranchée que j'ai développée longuement.

Il n'est pas du rôle du gestionnaire de donner des conseils à son comptable, mais si la tienne me lisait, peut-être qu'elle réviserait certains points... J'avais commencé une longue réponse, qui m'a semblé pouvoir être publiée sous forme d'article chez moi.

Je n'aime pas trop ces situations où je suis à la limite de la participation au forum et de l'alimentation de mon site perso, mais je crois que l'on est là sur une question qui se repose de manière régulière, et qu'il ne faut pas enfermer dans cette seule conversation.

Et pis tu peux parler de mon site à ta comptable, elle tombera mine de rien sur le truc dont elle a besoin...

Pour les justificatifs des DAO, ils doivent d'après moi être adjoints à l'exemplaire dupli du bordereau des DAO. Le juge n'en a pas besoin a priori, mais le comptable doit pouvoir présenter des informations supplémentaires en cas de contrôle pointu. L'ER, lui, ne conserve que ce qui lui est utile pour la gestion, soit les factures (suivant le classement comptable, arrêtez tous cet abominable classement alphabétique qui ne sert qu'à ne pas retrouver ce qu'on cherche).

Réponse délicate sur la forme, pas sur le fond.

Je suis un militant de la séparation entre gestionnaire et comptable en ce sens que le comptable ne doit pas se substituer au gestionnaire et qu'il n'a pas non plus à éxiger plus que ce que les textes lui demandent.
Un comptable qui applique la réglementation n'aura jamais aucun souci ; mais un comptable qui veut aller au delà peut se causer des problèmes. Un exemple : la réglementation prévoit un certain nombre de PJ obligatoires ; mais si le mandat comporte en plus des PJ non obligatoires, il doit les examiner et en tenir compte... aux risques d'être mis en débet à cause de ces piéces non obligatoires.

Maintenant, j'ai été jeune comptable débutant et je comprends les inquiétudes surtout lorsqu'on n'a aucune formation comme c'était mon cas.
Mais parfois un excés de prudence est dangereux.
Je ne vois aucun intérêt à des mandats séparés sauf à pouvoir les laisser trainer sur un coin de table au lieu de les examiner de suite. Pour ce qui est des dépenses inférieures à 230 €, un état de l'ordonnateur suffit. Perso je demande des justificatifs (mais pas n'importe quoi) mais je ne les exige pas ; et si il n'y en a pas je n'ai pas le droit de refuser de payer.


Extrait du site :
La nature et la portée du contrôle par le comptable des pièces justificatives.

Contrôler la présence des pièces exigées.
La liste ayant un caractère exhaustif, le comptable n’a pas à exiger des pièces qui ne sont pas prévues par la liste des pièces justificatives et il n’y a pas lieu d’engager sa responsabilité s'il a payé une dépense qui y est répertoriée sans exiger de pièces supplémentaires par rapport à celles mentionnées par cette liste. Cela n’est pas inutile à rappeler aux AC qui exigent des pièces inutiles qui compliquent à la fois leur travail et celui des gestionnaires. Le métier est suffisamment complexe sans qu’il soit besoin d’y rajouter des contraintes supplémentaires.
Toutefois, une pièce énumérée par la liste peut être constituée par "l'ensemble indissoluble" de plusieurs documents
Enfin, le comptable ne saurait ignorer, lors de ses contrôles, une pièce non répertoriée par la liste mais transmise par l'ordonnateur ; ce qui peut dans certains cas se traduire aussi par le fait qu’il est inutile de donner au juge des bâtons pour se faire battre en exigeant des pièces non prévues.

Le Keynésien a écrit:

bonjour
"...la règlementation, pas les habitudes". Et bien TDM, changez d'habitudes.
Votre nouvel ac ne transgresse pas la règlementation comptable, il a simplement une pratique différente de celle du précédent ac. Ne cherchez donc pas à le mettre en difficulté; au contraire, parlez-en et adaptez-vous à la nouvelle façon de travaillez.

Personnellement, j'exige également la présentation des tickets et le mandatement séparé des opérations pour ordre.
Rappelez-vous que l'ac n'est pas votre adversaire.

Je partage complètement cet avis ainsi que ces "habitudes" auquelles vous devez vous adapter , tout en essayant d'en comprendre le bien fondé. Cet effort de compréhension ne peut passer que par le dialogue avec votre agent comptable .
Il ou elle a peut-être de bonnes raisons d'avoir ce niveau d'exigence qui ne va pas à l'encontre de la réglementation .

Le Keynésien a écrit:

Votre nouvel ac ne transgresse pas la règlementation comptable, il a simplement une pratique différente de celle du précédent ac. ...

Il n'en reste pas moins que ses demandes ne sont pas fondées en droit et que l'ordonnateur peut les refuser.

Cela étant ne me faite pas dire qu'il ne faut pas que le GM et l'AC travaillent ensemble et en harmonie ; mais le comptable doit aussi être à l'écoute du GM et ne pas lui imposer des pratiques non justifiées par les textes. Question de respect mutuel et d'absence de lien hiérarchique.

N@n@rd a écrit:

Cela étant ne me faite pas dire qu'il ne faut pas que le GM et l'AC travaillent ensemble et en harmonie ; mais le comptable doit aussi être à l'écoute du GM et ne pas lui imposer des pratiques non justifiées par les textes.

Cher N@n@rd nous sommes d'accord sur le fond.

Notre ami TDM dit qu'il craint que ces nouvelles pratiques ne génèrent du travail supplémentaire . Mon conseil : ne pas se fonder sur une crainte, mais sur la pratique .

Loin de moi l'idée de te faire dire ce que tu n'as pas dit, et merci de ne pas m'en vouloir pour mon indécrottable fond d'empirisme.

Mes racines anglaises, sans doute

Chére Barbule, le jour où nous ne serons pas d'accord, c'est que j'aurai tort.

Dans une époque d'instabilité professionnelle telle que nous la vivons en ce moment, le dialogue entre collègues me semble être garant d'intelligence et d'apaisement

Les habitudes des uns et des autres sont respectables et la réglementation doit être respectée

Le tout, et l'art, est de trouver le juste milieu

Et le jour où je ne serai pas d'accord avec toi , cher N@n@rd ,est loin d'être arrivé

la séparation des mandats n'est absolument pas obligatoire mais elle permet d'éviter des erreurs et simplifie la tâche de l'AC

en particulier le mandat des bourses est à payer rapidement, le mandat des factures peut patienter un jour ou deux et le mandatement des DPAO n'est pas à payer

de plus et surtout, un mandatement séparé pour les bourses rend aisé la vérification des montants par rapport au droits constatés

perso j'estime que l'AC et le gestionnaire doivent travailler de concert, ça demande peu de travail de séparer les mandats et les vérifs effectuée par l'AC sont aussi fort utiles pour le gestio.

Yapudsous a écrit:

la séparation des mandats n'est absolument pas obligatoire mais elle permet d'éviter des erreurs et simplifie la tâche de l'AC
en particulier le mandat des bourses est à payer rapidement, le mandat des factures peut patienter un jour ou deux et le mandatement des DPAO n'est pas à payer
de plus et surtout, un mandatement séparé pour les bourses rend aisé la vérification des montants par rapport au droits constatés

Apparemment nous n'avons pas la même pratique ; car ces multiples mandatements ne me simplifieraient en rien la tâche - au contraire - et me semblent plutôt source d'erreurs.

Mais à chacun de trouver ses modalités de fonctionnement à condition que cela respecte le travail des uns et des autres.

Pour les DAO et dépenses du Régisseur, si on utilise les DAO automatiques et GFC Régie, il ne peut pas y avoir de problèmes lors du mandatement. Ils seront "orientés" vers les bons comptes 4721x et 4723x automatiquement.

Pour le mandatement des Bourses, il suffit de faire les liquidations correspondants au montant de la disquette de paiement de GFE, des paiements par Caisse et des Bourses sur les frais scolaires. Le tout étant égal à la somme à payer aux familles. Et on réceptionne la disquette de GFE en paiement externe.

Où est le problème de mandater tout en même temps, je ne vois pas.

Calim Héros a écrit:

Pour les DAO et dépenses du Régisseur, si on utilise les DAO automatiques et GFC Régie, il ne peut pas y avoir de problèmes lors du mandatement. Ils seront "orientés" vers les bons comptes 4721x et 4723x automatiquement.

Y a dans GFC Régie une "anomalie":
Réception d'un mandat de l' application GFCREGIE, écriture proposée D/6 et C/4723X puis D/4723X et C/543X
Résultat: discordance montant total débit classe 6 et 2 et crédit comptes classe 4-4012, 4042,4081,4084,4662,
La différence est égale au crédit 4723x....cette anomalie n'est pas de mémoire reprise par les divers contrôles de GFCG et GFCOFI.

Je réagis aux demandes de TDM puisque je suis débutante et je viens de demander la même chose aux ER sous couvert du contrôle de la TG qui était chez nous la semaine dernière tant le bazar est patent dans la gestion des bourses. Il y a eut des paiements des BN avec des bordereaux à part sans les fournisseurs mais on continue à payer en parallèle entre quelques factures dans un bordereau de mandatement forunisseurs en grande partie des rappels de BN de n-1 et autres remboursements de trop perçus en carte DP. Il est vrai que c'est difficile de s'y retrouver. Maintenant, les relations de travail ne se conçoivent pas en termes d'adversité et il faut accepter de changer de méthode de travail dans cette situation là mais si tout va bien, c'est autre chose néanmoins il faut faire preuve de compréhension aussi.

donner un ordre à un GM revient à donner un ordre à son Ordonnateur. vous le prenez où ce droit? seriez vous le sup hiérarchique des Ordos ou même des GM?

celà peut éventuellement être négocié, mais surement pas imposé et, comme nanard, je n'y voit pas spécialement d'avantages.
c'est peut être aussi à l'AC de se bouger les miches pour apprendre son boulot et à être capable de traiter n'importe quel mandat avec ou sans bourses, DAO ou autres plaisanteries.

un AC débutant pourra donc utilement se rapprocher des Ordos pour demander s'il est possible pendant un temps à déterminer, (sa phase d'apprentissage) de séparer les MDTS pour sécuriser les opérations.

quant à rejeter parce que celà ne plait pas: bon appétit!!!

Attention, dans ce que je raconte je parle du mandatement, pas du règlement ! Je trouve que mandater les bourses ou les DAO en même temps que des factures fournisseurs n'est pas quelque chose qu'il est opportun de se forcer à éviter.

En revanche, les règlements par disquettes gagnent à être séparés. Pour suivre le 5159, il est nettement préférable de faire des disquettes plus nombreuses, quitte à les donner en TG le même jour, et ne pas mélanger trop de choses.

Maintenant que chaque EPLE a son propre compte, c'est moins évident, mais dans mon cas je conserve une attention à éviter de produire des disquettes qui comportent des règlement à la fois pour l'établissement support et le SACD. Si ça m'arrive je n'en meurs pas, mais ça rend plus difficiles la plongée dans les fiches de compte, en cas de dérapage.

Je réagis ici surtout à Mandatem concernant les bourses : habituellement les bourses sont payées dans un logiciel différent : GFE, Sconard ou autre. J'attire, dans mon site, l'attention sur l'intérêt qu'il y a à recycler ces disquettes externes, pour qu'une trace existe dans l'historique des règlements de GFC. Cela ne doit pas être l'occasion de mélanger dans la même dk TG des mandats et un règlement qui sera ou a été mandaté, mais pas avec transfert automatique.

Enfin, des OP avec des bouts de bourses qui traînent, c'est autre chose, ça je les mélange avec le reste si c'est petit, et je fais une dk à part s'il y en a beaucoup. La plupart du temps quand quelque chose m... au moment de pointer ma classe 5, c'est justement parce que je n'ai pas tenu compte de ce type d'OP.

Au vu de ce que vois de la nouvelle application EFCI pour la dématérialisation des fichiers de paiements, je m'interroge sur la possibilité de continuer à mélanger des paiements pour des établissements différents sur un même fichier...

Quelqu'un a un retour d'expérience en la matière ?

avec efci les fichiers transmis sont des fichiers avec le numero d'etablissement .dbf. donc les fichiers de paiement pour des etablissements rattachés ont forcement un nom different.

Isaac Newton a écrit:

Au vu de ce que vois de la nouvelle application EFCI pour la dématérialisation des fichiers de paiements, je m'interroge sur la possibilité de continuer à mélanger des paiements pour des établissements différents sur un même fichier...

Quelqu'un a un retour d'expérience en la matière ?

Menetou a raison.
EFCI ne concerne que le transfert, les fichiers sont quand même générés à partir de GFC.
Et puis un seul fichier pour 2 ou 3 compte DFT, je n'y crois pas, ou alors ils sont très forts à la tégé...

- "Bonjour, je m'appelle Isaac et je suis alcoolique."
- "Bonjour, Isaac !"

Pour ce qui est des PJ pour les menues dépenses :
Certes, les tickets dans le cadre du mandatement n'ont pas à être transmis, sauf que :
L'AC doit faire des contrôles de régie, la production de ces pièces peut être une modalité de ce contrôle, et là le régisseur doit roduire les pièces à la demande de l'AC. Il est donc tout à fait envisageable de subordonner la reconstitution de l'avance au mandatement des DAO menues dépenses et à la production des tickets, ne saurait-ce qu'au motif du contrôle de la caisse du régisseur.

Pour les mandatements séparés :
Pour les DAO, à partir du moment où on utilise le module DAO de GFC, aucun besoin de mandatement séparé.
Pour les bourses, je pencherais pour un mandat séparé, car le mandat des bourses peut s'avérer complexe, notamment en cas de compensentions comptables avec d'autres créances variées. En effet dans ce dernier cas, il faut jongler entre la modification des paiments externes et la modification des écritures pour ordre. Il est utile au moment des contrôles avant validation des paiements de ne pas avoir d'autres paiements en attente de validation.

L'ourson, t'es un animal en sursis. Je te rappelle que je bénéficie des super-pouvoirs de modérateur et que je peux te pourrir la vie...

C'est lundi et j'ai pas envie de bosser. Mes neurones sont restés en week-end...

Isaac Newton a écrit:

L'ourson, t'es un animal en sursis. Je te rappelle que je bénéficie des super-pouvoirs de modérateur et que je peux te pourrir la vie...

C'est lundi et j'ai pas envie de bosser. Mes neurones sont restés en week-end...

Ouah, l'aut', comment qu'y s'la pète.... Dame Barbule, remettez ce vil paltoquet dans le droit chemin, merci.
Je suis d'humeur assez "farniente" aussi....