polyvalence & intendance

gc d'une intendance de 5 personnes (2B, 3C) en lycée, je m'aperçois que la plus grande richesse devrait être la polyvalence des secrétaires qui travaillent avec moi.

mais c'est là que le bât blesse car chacun est replié sur son pré carré et je n'arrive pas à imposer cette polyvalence qui me manque et me gêne en cas d'absence d'un des secrétaires. le manque de temps est souvent évoqué pour justifier cette absence de volonté à se former sur d'autres postes.

comment faites-vous dans des intendances de taille comparable ? les personnels sont ils polyvalents ? comment faites-vous pour obtenir cette polyvalence avec le travail de plus en plus important qui nous est demandé ? je bute sur ce problème depuis un moment déjà...

La polyvalence est une condition de la survie. J'exige que tout mon personnel soit polyvalent ; et c'est le cas.
Lorsqu'il y a un nouveau, il est chargé sous le contrôle de celui qui sait de faire son travail le temps qu'il en maîtrise les bases.

C'est un point sur lequel je ne transige pas.
J'ajoute que j'ai aussi cette polyvalence et que je suis capable de remplacer n'importe quel poste.
C'est à ce prix que je peux faire face aux absences, mutations, maladie et autre congé maternité...

Citation :

j'ai aussi cette polyvalence et que je suis capable de remplacer n'importe quel poste

quel amour de chien ce VI !

La polyvalence est une condition de la survie. J'exige que tout mon personnel soit polyvalent ; et c'est le cas.
Lorsqu'il y a un nouveau, il est chargé sous le contrôle de celui qui sait de faire son travail le temps qu'il en maîtrise les bases.

C'est un point sur lequel je ne transige pas.
J'ajoute que j'ai aussi cette polyvalence et que je suis capable de remplacer n'importe quel poste.
C'est à ce prix que je peux faire face aux absences, mutations, maladie et autre congé maternité..

- félicitation à momo pour ces clichiens pris sur le vif. Encore que vifs....
- remarque à VI, les maladies ne sont pas des congés de maternité et les maternités pas des maladies.
- tout à fait d'accord sur le principe de polyvalence du chef de service. Encore d'accord sur la formation du dernier entrant visant à le rendre polyvalent. Je reste perplexe sur les moyens à disposition du dernier entrant quand c'est lui l'AC/GM qui débarque : même avec l'appui du CE, comment fait-il pour rendre polyvalents ceux qui l'ont précédé dans le service dès lors qu'ils sont dérangés et pas du tout volontaires ?

clones

C_exact a écrit:

Je reste perplexe sur les moyens à disposition du dernier entrant quand c'est lui l'AC/GM qui débarque : même avec l'appui du CE, comment fait-il pour rendre polyvalents ceux qui l'ont précédé dans le service dès lors qu'ils sont dérangés et pas du tout volontaires ?

Chaque fois que j'ai eu à former de nouveaux GM/AC, j'ai insisté sur la necessité pour eux de connaître tous les postes de travail de leurs secrétariats.
Une fois que le GM/AC a acquis cette polyvalence, il lui appartient de faire de même avec son personnel. Ce n'est pas toujours facile ; mais assumer le rôle de chef de service n'est pas toujours facile...

En même temps, la vie n'est pas facile...

comment mettre en place cette polyvalence avec les tâches qui nous tombent dessus ?

C'est quoi les tâche qui te tombent dessus ?

Jean-Mic a écrit:

C'est quoi les tâche qui te tombent dessus ?

cpe?

Vu!

Tu sors...

Isaac Newton a écrit:

En même temps, la vie n'est pas facile...

eh oh !!!!
pas touche !!!! c'est que à moi!!!!!

sérieusement, l'an prochain restera à l'Intendance que la nouvelle Sasu arrivée cette année. Avec un CE arrivé cette année également.

j'essaie au maximum de lui faire découvrir, puis s'approprier tout ce qu'on fait dans une Intendance.

Mais je suis bien obligée de lui demander de faire d'abord ce qui correspond à sa fiche de poste, et c'est déjà suffisamment copieux pour que le temps à consacrer à la formation soit mini mini, alors que pourtant, je lui dois déjà 8 demi journées supplémentaires que je n'arrive pas à lui rendre...

int a écrit:

comment mettre en place cette polyvalence avec les tâches qui nous tombent dessus ?

Ici comme souvent, c'est une question de choix, de priorité et de volonté.
Faire rentrer durant une ou deux heures les liquidations par une personne qui n'en a pas l'habitude avec celle qui le fait habituellement pour la diriger, cela ne va pas mettre en péril l'organisation de l'Intendance.

Autre truc qui me parait fondamental : éviter le cloisonnement. Chez moi la porte de séparation entre mon bureau et le secrétariat est ouverte en permanence (sauf entretien confidentiel) ; cela me permet d'intervenir si besoin sur une question posée au secrétariat et cela permet au secrétariat d'être informé de tous les sujets que je traite. Cela a un effet formateur et une échange réciproque d'infos en temps réel sans besoin de faire le point ou de revenir sur des sujets. Par ailleurs, s'il y a un local pour l'informatique, mon secrétariat est regroupé dans le bureau attenant au mien. Cela permet à chacun d'avoir des bases sur le travail de l'autre, de savoir ce qu'il fait et comment il le fait. Cela me permet aussi d'intervenir de suite en cas d'erreur ou de défaut de réponse.
Bien loin d'être source de confusion, cette organisation permet de constituer un tout ou chacun est en mesure de pallier les absences ou de se donner un coup de main en cas de surplus de travail sur un poste.

Ce qui est certain, c'est que je ferai tout pour mettre en place le même système dans mon prochain poste, quitte à casser les murs.

Mais là aussi, à chacun sa vision....

N@n@rd a écrit:

Autre truc qui me parait fondamental : éviter le cloisonnement. Chez moi la porte de séparation entre mon bureau et le secrétariat est ouverte en permanence

Mon lycée a été construit sans porte entre le bureau du gestionnaire et l'intendance !


On passe la journée entière à sa téléphoner à cause d'un mur entre moi et ma SASU.

La raison de tout ça ? Je vous la donne en mille, à transférer au bétisier : mon prédécesseur qui était là au moment où les plans ont été faits n'appréciait pas trop la SASU de l'époque.

Demande à tes élèves de t'en faire une !

Vieil intendant a écrit:

Demande à tes élèves de t'en faire une !

Non, je pense que la prochaine fois que j'aurai besoin d'utiliser Sconet GFE ça se fera tout naturellement.

L'intendant zonard a écrit:

La raison de tout ça ? Je vous la donne en mille, à transférer au bétisier : mon prédécesseur qui était là au moment où les plans ont été faits n'appréciait pas trop la SASU de l'époque.

Si seulement c'était un cas isolé... J'ai des joyeusetés dans ce genre ici.

J'ai eu le cas. Un verrou style salle de bain avait été installé entre le bureau du gestionnaire et celui de son adjoint, afin que le gestionnaire puisse condamner la porte.

Nanard a écrit:

Ce qui est certain, c'est que je ferai tout pour mettre en place le même système dans mon prochain poste, quitte à casser les murs.

Mon établissement à moi est classé monument historique et il est hors de question d'en "casser les murs" , non mais
Mais les portes entre les bureaux sont toujours ouvertes ,
comme ça ...
l'information circule ,
les gens déambulent ,
et les enfants respectent ces lieux..
....bénis des dieux.

Thinker a écrit:

J'ai eu le cas. Un verrou style salle de bain avait été installé entre le bureau du gestionnaire et celui de son adjoint, afin que le gestionnaire puisse condamner la porte.

Ca peut être considéré comme légitime, pour garantir la confidentialité d'un entretien d'évaluation ou des trucs de ce genre. Mais si le personnel est poli et bien élevé et capable de frapper avant d'ouvrir une porte, c'est plutôt vexant.

Trucs à pas faire, expérience personnelle venue de mon étab, contre lequel je combats depuis quelques années sans succès :

Le CE organise tous les matins une réunion courrier , ça à l’air bien sur le papier, mais en vrai voilà comment ça se passe :
- Le courrier est ouvert par le CE, en direct et lu intégralement (si si, je vous jure !), sans tri au préalable entre infos pertinentes et non-pertinentes, résultat ça prend des plombes et bloque tout le monde, si tant est que ça part pas sur des discussions d’ordre extra-professionnelles.
- porte fermée, seuls les « chefs » y sont conviés : CE, CE-adjoints, AC, et éventuellement CPE, les autres (dont moi, nommé alternativement gestionnaire-adjoint, comptable ou encore secrétaire d’intendance, en fonction des jours et des besoins, ainsi que les adjoint administratifs) étant considérés comme sous-fifres, donc n’ayant à priori pas besoin des infos du jour, si j’ai bien compris.
Donc le circuit d’une info correspond à l’arbre hiérarchique de l’administration de l’établissement. Résultat, une info peut mettre plusieurs jours à arriver, quand elle arrive, aux sous-fifres concernés (ceux de l’intendance n’ayant de toute façon pas besoin de savoir par exemple qu’un gamin a changé d’établissement et qu’il faut lui faire une remise d’ordre !), de même au lieu d’être diffusée une seule fois à tout le monde en même temps, c’est la foire et il faut courir après.

C'est bizarre, de temps en temps un collègue fait état des pratiques ayant cours dans son établissement, et à le lire on jurerait une description de notre propre bahut.
Ce que dit Sasufi du traitement du courrier chez lui ressemble étrangement, quoiqu'avec des variantes, à la manière dont il est ici traité, avec le retard subséquent.
La variante consistant chez moi à multiplier éditions ou photocopies de tout et n'importe quoi sans rien demander à personne, sans compter, bien entendu, la conservation quasi-religieuse de tout courrier parvenu sans aucun tri préalable, ce qui va de la lettre du Ministre à la pub bonne à foutre à la poubelle.

néthou a écrit:

La variante consistant chez moi à multiplier éditions ou photocopies de tout et n'importe quoi sans rien demander à personne, sans compter, bien entendu, la conservation quasi-religieuse de tout courrier parvenu sans aucun tri préalable, ce qui va de la lettre du Ministre à la pub bonne à foutre à la poubelle.

J'avais oublié ça aussi!!!

sasufi a écrit:

Donc le circuit d’une info correspond à l’arbre hiérarchique de l’administration de l’établissement. Résultat, une info peut mettre plusieurs jours à arriver, quand elle arrive, aux sous-fifres concernés (ceux de l’intendance n’ayant de toute façon pas besoin de savoir par exemple qu’un gamin a changé d’établissement et qu’il faut lui faire une remise d’ordre !), de même au lieu d’être diffusée une seule fois à tout le monde en même temps, c’est la foire et il faut courir après.

C'est partout pareil, EPLE ou pas.

Jean-Mic a écrit:

C'est partout pareil, EPLE ou pas.

Quel AC mal embouché a écrit que la sagesse ne s'exprimait pas toujours sous le pseudo de Jean-mic ?

L'intendant zonard a écrit:

Jean-Mic a écrit:

C'est partout pareil, EPLE ou pas.

Quel AC mal embouché a écrit que la sagesse ne s'exprimait pas toujours sous le pseudo de Jean-mic ?

Certes, mais est ce une raison!

j'ai connu lors de pérénigations post-études sur le marché du travail une expérience inverse ( bon, ....on pourra toujours me dire que j'avais qu'à y rester...):
-Structure regroupant une quinzaine de personnes, à des niveaux hierchiques bien différents
-le boss trie le courrier lui-même
-réunion de tout le monde pendant 10 min, concomittante à la première absorbtion générale de boisson caféinée
-les infos/courriers sont données aux personnes concernées en présence de tout le monde (et le boss sait parfaitement qui fait quoi dans sa "boutique"). Si la diffusion générale de certaines d'entre elles n'ont aucun intérêt, elles sont données uniquement aux personnes concernées après cette petite réunion, sans bloquer tout le monde.
-les dix voire cinq minutes passées, tout le monde repart à son poste.
-une fois par semaine, réunion un peu plus longue, genre "débriefing", pour savoir qui en est où, ce qui permet en outre de voir qui peut donner un coup de main à qui.
Certes, ça n'empêchait pas les difficultés ou les problèmes de survenir, mais ça permettait au moins de les limiter un peu.
Ce shéma me semble tout à fait transposable à l'adminstration d'un EPLE, si le CE veut bien se donner la peine de l'étudier.

Pour moi le problème n'est pas la hierarchie, mais la confusion, un lien trop étroit entre hierarchie des fonctions/responsabilité et hierarchie des tâches. Distinguer les 2 permet d'améliorer la poyvalence, pour revenir au sujet, à l'intérieur d'une administration

Le problème c'est que le modèle bureaucratique repose sur la confusion ces cas tâches.

Sinon : "t'avais qu'à y rester".

Jean-Mic a écrit:

Sinon : "t'avais qu'à y rester".

Ok c'est vrai, je l'ai bien cherché

Voici le traitement du courrier, qu'il arrive
- par la poste ou par Fax
- par la navette
- par courrier électronique (qui sera imprimé pour le dossier Chrono, puis traité comme du courrier poste ou fax)

1.
La secrétaire CE ouvre le courrier, date, ne conserve l'enveloppe qu'en cas d'AR, Seules les lettres personnelles ne sont pas ouvertes.
2.
La secrétaire CE inscrit tout le courrier dans le registre Courrier arrivé, expéditeur, destinataire, nature du doc.
3.
La secrétaire CE transmet tout le courrier au CE.
4.
Le CE parcourt tout le courrier (en diagonale si cela concerne l'intendance puisqu'il se tient au courant par ailleurs du traitement des dossiers) et annote en marge le ou les destinataires. Le premier nom indique toujours celui vers qui l'original est destiné. Les suivants en recevront photocopie.
5.
Le courrier à destination de l'AC/GM et de l'ensemble de l'intendance est annoté seulement AC/GM.
6.
La secrétaire CE ayant récupéré la totalité du courrier annoté, fait les photocopies nécessaires.
7.
Une photocopie est réservée pour alimenter le dossier Chrono . Il y a donc correspondance avec le registre Courrier arrivé avec donc l'annotation des destinataires.
8.
La secrétaire remet dans des endroits spécifiques, banettes ou casiers, au secrétariat ou dans chacun des services, le courrier.
9.
La totalité du courrier Intendance est remis à l'AC/GM perso.
10.
L'AC/GM assure le même traitement du courrier, annotation en marge du ou des destinataires, le premier recevant l'original, les suivants une photocopie. Traitement par la secrétaire d'intendance des photocopies et de la remise des documents.
S'il y a circulaire, l'AC/GM s'assure que tout le monde l'a lu ou entendu et fait émarger.
De même il fait signer à chaque destinataire la réception de tout document important le concernant. Sinon répartition dans des banettes ou casiers persos ad hoc.
11.
Les courriers électroniques, une fois traités comme du courrier papier pour l'archivage, sont répartis vers les destinataires via leur boite perso académique.

Remarques :
- les récalcitrants au courriel se signalent, c'est leur droit de ne pas vouloir en avoir. L'info reçue par la toile leur sera imprimé et leur sera fournie dans leur casier comme un courrier classique.
- les documents produits en interne par le CE et l'AC/GM suivent le même traitement, mais avec un dossier Chrono spécifique.
- le système d'enregistrement des documents - date de réception, date de remise, destinataire(s) - est impeccable et parfaitement opposable à qui est de mauvaise foi.
- il est rappelé fermement qu'il est de la responsabilité de chacun de prendre connaissance chaque jour du contenu de sa boite électronique et de son casier. Il y avait des récalcitrants chez les TOS, comme chez les profs, les CPE, les administratifs jusqu'à l'adjoint... Mais tous ont fini par comprendre qu'ils ne pouvaient plus dire "je ne savais pas, on ne m'a rien dit, on me cache tout, je n'ai rien reçu".
- le traitement complet jusqu'aux destinataires se fait dans la demi-journée de réception de tous les courriers externes ou internes reçus au secrétariat.
- il n'y a aucune perte de temps en réunion blablabla.
- le système est parfaitement codifié, précisé par écrit. C'est indispensable dans une optique de polyvalence des personnels. Chacun peut en l'absence de la secrétaire du CE prendre la relève. Naturellement avec une moindre dextérité, au début. Depuis que cette procédure a été mise en place, elle fonctionne et chacun sait où est l'info en quasi temps réel.

clones

Cher ami, ce que tu décris c'est beau comme l'Antique. J'ai une toute petite réserve toutefois : actuellement l'humanité consomme environ 1,30 fois ce que la planète peut lui fournir. Tant que ce type de traitement ne sera pas largement dématérialisé, on continuera à pourrir le monde et à demander aux petits Chinois et aux petits Indiens de se passer de voiture et de chauffage en hiver, pendant que les sahéliens crèveront de faim, les australiens de cancer de la peau et les hollandais de noyade.

Mais à part ça ton système est par-fait !