bourses à mandater

coucou à tous !!

Est ce que quelqu'un pourrait m'expliquer comment dois-je mandater les bourses pour les familles dont les enfants sont externes. Quand je pose la question, on me répond à chaque fois : "tu fais un mandat pour ordre"...Certes...mais cela ne m'avance pas beaucoup.....lol. Pourriez vous, s'il vous plait m'expliquer (avec beaucoup de détails...lol) les écritures à passer pour pouvoir mandater les bourses aux familles.

Petit problème n°2 : je suis nouvelle GM, arrivée sur mon poste depuis septembre. J'ai un problème avec les voyage de l'année scolaire précédente : il y a quelque temps, j'ai reçu des coups de téléphone de familles me disant qu'une somme d'argent devaient leur etre reversées car elles avaient trop payé. J'en ai parlé à la secrétaire qui en avait vaguement entendu parlé, mais sans plus. J'ai donc décidé de repointer tous les chèques afin de trouver les montants trop versés (sans grand succès). De plus, il apparaitrait que les communes environnantes ainsi que ma commune aient versé quelque chose au collège pour les voyages des enfants et que ce montant devait etre redistribué aux familles. Le problème c'est que je n'ai aucune trace de rien et que je ne comprends pas pourquoi tout cela n'a pas été réglé avant les grandes vacances....(en tout cas, maintenant, je suis bien dans le C_ _ _ avec tout ça !!!) Voilà...si vous avez des astuces à me donner afin que je retrouve les sommes à restituer aux familles, je suis grandement preneuse.... Un très grand Merci (avec un M majuscule) d'avance à tous !!!!

biki.net a écrit:

coucou à tous !!

Est ce que quelqu'un pourrait m'expliquer comment dois-je mandater les bourses pour les familles dont les enfants sont externes. Quand je pose la question, on me répond à chaque fois : "tu fais un mandat pour ordre"...Certes...mais cela ne m'avance pas beaucoup.....lol. Pourriez vous, s'il vous plait m'expliquer (avec beaucoup de détails...lol) les écritures à passer pour pouvoir mandater les bourses aux familles.

Petit problème n°2 : je suis nouvelle GM, arrivée sur mon poste depuis septembre. J'ai un problème avec les voyage de l'année scolaire précédente : il y a quelque temps, j'ai reçu des coups de téléphone de familles me disant qu'une somme d'argent devaient leur etre reversées car elles avaient trop payé. J'en ai parlé à la secrétaire qui en avait vaguement entendu parlé, mais sans plus. J'ai donc décidé de repointer tous les chèques afin de trouver les montants trop versés (sans grand succès). De plus, il apparaitrait que les communes environnantes ainsi que ma commune aient versé quelque chose au collège pour les voyages des enfants et que ce montant devait etre redistribué aux familles. Le problème c'est que je n'ai aucune trace de rien et que je ne comprends pas pourquoi tout cela n'a pas été réglé avant les grandes vacances....(en tout cas, maintenant, je suis bien dans le C_ _ _ avec tout ça !!!) Voilà...si vous avez des astuces à me donner afin que je retrouve les sommes à restituer aux familles, je suis grandement preneuse.... Un très grand Merci (avec un M majuscule) d'avance à tous !!!!

Pour les bourses et les mandats pour ordre, il faut faire un mandat au chapitre F compte 6571 en mettant divers créanciers comme fournisseur; ainsi, cela n'entraînera pas de paiement externe puisqu'il y a déjà une disquette générée par GFE.
Quand l'AC réceptionnera le mandat, il mettre en compte de paiement le 5159 ce qui entraînera la bonne écriture.

Disquette générée par GFE ??? Késaco...Moi, j'ai pas de disquette générée par SCOnet (de toute façon..SCOnet ne génère pas grand chose...il dégénère)....

Disquette générée par GFE ??? Késaco...Moi, j'ai aps de disquette générée par SCOnet (de toute façon..SCOnet ne génère pas grand chose...il dégénère)....

Avec GFE (si t'as Sconet, je sais pas faire) tu a du établir un bordereau de droits constatés. Si c'est pas fait, demande à ta secrétaire si elle sait ce que c'est.

Si ce bordereau à la dernière page, en bas, il y a plusieurs totaux.

Première colonne, les frais scolaires : ce que les élèves doivent théoriquement à l'établissement.
Deuxième colonne, les bourses : ce que l'IA doit te payer.
Troisième colonne (si tu es dans le Nord) : l'aide à la demi-pension du conseil général.
Quatrième colonne, les remises de principe : ce que l'IA doit également te payer.
Cinquième colonne, le montant des bourses à verser aux familles : ce que tu cherche à faire.
Sixième colonne : ce que les familles doivent réellement à l'établissement.

Tu prends ses nombres et tu fais ces opération dans GFC :

Recettes (le premier nom c'est celui du débiteur) :

Divers élèves, chapitre R2, compte 70621 ou 70622 : Nombre de la première colonne. (normalement ça t'as déjà du le faire ou alors ton AC... non rien).

Etat, 741, 7412 : nombre de la deuxième colonne
Etat, 741, 7412 : nombre de la quatrième colonne
Conseil général du Nord, 744, 74434 : nombre de la troisième colonne (si tu n'es pas dans le Nord, pas la peine de saisir ça).

Dépenses (ou liquidation si tu préfères) :

Divers créancier, F, 6571 : Nombre de la deuxième colonne moins le nombre de la cinquième colonne (ça c'est la part des bourses qui va venir payer une partie de tes créances, même si ta question me laisse penser que c'est déjà fait).
Divers créanciers, F, 6571 : nombre de la cinquième colonne (voilà le mandat pour ordre dont on t'as tant parlé).
Divers créanciers, F, 6571 : nombre de la quatrième colonne (pour affecter les remises de principe aux créances).
Divers créanciers, F, 65788 : nombre de la troisième colonne (toujours si tu es dans le Nord).

Après tout ça tu le mandates et établit les ordres de recettes, tu transfères les écritures.

Enfin tu vas dans GFE et tu vas à Paiement et tu te laisses guider pour générer une disquette que tu remets à ton agent comptable.

Voilà.

De rien.

biki.net a écrit:

Disquette générée par GFE ??? Késaco...Moi, j'ai pas de disquette générée par SCOnet (de toute façon..SCOnet ne génère pas grand chose...il dégénère)....

Si, même avec SCONET il y aussi une disquette qui permet d'effectuer les virements des bourses.

Un très grand merci pour ces explications on ne peut plus claires!!! Juste une dernière chose..une petite question qui va peut etre vous faire sourire...mais j'ai un petit doute... ...au début, tu me dis de saisir mes recettes...puis, de mandater mes dépenses puis de faire les OR....Euh, c'est quoi la différence entre saisir mes recettes et établir mes OR ???
Sinon, tout va bien jusqu'à la fameuse disquette puisque j'ai SCOnet qui ne génère pas de disquette et ne me prévoit pas de transfert vers GFC...et mon AC n'a aucune idée de la procédure à suivre....

Pour ton problème de voyage, si il y a des reversements à effectuer aux familles, cela implique qu'il y ait un solde créditeur dans le compte de classe 4 de la balance où les encaissements de ce voyage ont éte effectués.
Donc, il faut déjà s'en assurer auprès de ton AC.
Il faut aussi vérifier que ton chapitre est équilibré en recettes et en dépenses afin d'être sure que toutes les écritures de compte sont ordo sont bien terminées, ce qu'il est nécessaire de savoir pour savoir si les éventuels reliquats de la balance sont bien réels et définitifs.

Mart...tu es formidable....peux tu m'expliquer comment tu génères la disquette avec SCOnet parce que moi, j'ai pas trouvé.....merci d'avance

le problème avec les voyages : dépenses n'est pas égal avec recettes...et ce quqi est inquiétant c'est que lesd épenses sont supérieures aux recettes (et qu'en plus, je dois reverser de l'argent aux familles)

biki.net a écrit:

Un très grand merci pour ces explications on ne peut plus claires!!! Juste une dernière chose..une petite question qui va peut etre vous faire sourire...mais j'ai un petit doute... ...au début, tu me dis de saisir mes recettes...puis, de mandater mes dépenses puis de faire les OR....Euh, c'est quoi la différence entre saisir mes recettes et établir mes OR ???
Sinon, tout va bien jusqu'à la fameuse disquette puisque j'ai SCOnet qui ne génère pas de disquette et ne me prévoit pas de transfert vers GFC...et mon AC n'a aucune idée de la procédure à suivre....

Il n'y a pas de transfert entre SCONET et GFC sauf pour la liste des créances.
Comme l'explique Jean Mic, SCONET (ou GFE) permet d'éditer les droits constatés et de générer une disquette de paiement.
Ensuite, in faut reprendre les divers éléments du bordereau des DC sur GFC en saisie manuelle.
J'ai eu SCONET l'année dernière (maintennat je suis à nouveau avec GFE)et je t'assure qu'il y a bien une disquette à générer (sauf si la version a complètement changée ce dont je doute) .

biki.net a écrit:

Mart...tu es formidable....peux tu m'expliquer comment tu génères la disquette avec SCOnet parce que moi, j'ai pas trouvé.....merci d'avance

Désolée, je n'ai eu SCONET qu'un an et ce n'est pas moi qui le manipulait le plus: donc, je ne connais pas suffisamment les rubriques pour me souvenir par coeur de la procédure.

Lorsque j'ai fait mes droits constatés sur SCOnet, la liste des créances a été automatiquement envoyée par mail à l'AC qui m'a envoyé, en retour, une disquette de créances....c'est tout, pas de disquette de paiement...

Avez vous bien passer toutes le recettes autres que celles des familles?
Ex don du foyer?
Y a t' il du fonds social pour ce voyage?

biki.net a écrit:

Lorsque j'ai fait mes droits constatés sur SCOnet, la liste des créances a été automatiquement envoyée par mail à l'AC qui m'a envoyé, en retour, une disquette de créances....c'est tout, pas de disquette de paiement...

Demande à ton AC s'il a reçu les écritures pour le paiement lors du mail des droits constatés. Si oui, alors, saisis simplement les écritures dans GFC.

Si non, appelle ton BAIP pour savoir comment on fait pour avoir la disquette de paiement des bourses dans Sconet.

biki.net a écrit:

le problème avec les voyages : dépenses n'est pas égal avec recettes...et ce quqi est inquiétant c'est que lesd épenses sont supérieures aux recettes (et qu'en plus, je dois reverser de l'argent aux familles)

Si tes dépenses sont supérieures à tes recettes, il faut déjà régler ce problème...qui n'en est d'allieurs peut être pas un.
Pour celà, il faut vérifier les soldes de la balance concernant ce voyage: le compte d'encaissement des participations familles et le compte (s'il est différent) d'encaissement d'éventuelles subventions données pour ce voyage; le total de ce qu'il reste doit normalement être au moins égal voire supérieur aux OR manquants dans la compta ordo.
Si tu as plusieurs voyages, il faut vérifier l'équilibre recettes / dépenses voyages par voyages.
Et, pour connaître tes soldes de la balance, il te faut la encore te rapprocher de ton AC.
Si les soldes en classe 4 du ou des voyages non équilibrés sont suffisamment créditeurs, il suffit de faire les OR manquants par rapport aux dépenses.
Ensuite et seulement ensuite, tu regardes ce qu'il reste en classe 4, voyage par voyage et c'est ce solde éventuel qui peut être reversé aux familles.

non, dans le mail, il n'y avait que les créances de cantine..rien concernant les bourses...je crois que je vais appeler la plateforme informatique du rectorat.... Merci beaucoup à vous deux...j'y vois quand meme un peu plus clair...au fait Jean Mic, tu m'as dit de saisir mes recettes, puis de mandater puis de passer mes OR....quelle est la différence entre saisir mes recettes et passer mes OR ? (ne te moque pas si ma question ests tupide, je suis novice, je me renseigne )

Tu peux saisir tes OR à l'avance pour avoir une situation de recettes plus parlante pour passer certains mandats pour ordre, mais tu peux les laisser dans la bécane et les éditer après ton mandat, ou à un autre moment que tu as choisi en accord avec ton AC.

C'est la même chose en deux étapes: saisie et édition

biki.net a écrit:

non, dans le mail, il n'y avait que les créances de cantine..rien concernant les bourses...je crois que je vais appeler la plateforme informatique du rectorat.... Merci beaucoup à vous deux...j'y vois quand meme un peu plus clair...au fait Jean Mic, tu m'as dit de saisir mes recettes, puis de mandater puis de passer mes OR....quelle est la différence entre saisir mes recettes et passer mes OR ? (ne te moque pas si ma question ests tupide, je suis novice, je me renseigne )

C'est pareil "saisir les recettes" et "passer les OR".
Il faut juste après avoir saisi les recettes bien éditer les documents afin que les écritures soient validées dans la compta ordo.

la Dk de paiement des bourses est à "fabriquer" sous GFE (normalement le dernier choix du menu de gauche sur l'ecran de saisie...PAIEMENT )
Cette Dk est à envoyer à l'AC qui va ensuite l'envoyer à la TG
pour info nous vivons cette abération comptable pour la derniere fois en 2007
Pour l'exercice 2008 les établissements rattachés ne pourront générer des dk de paiement exploitables directement par la TG
il faudra que l'AC traite la Dk (paiements externes dans GFC) afin de procéder au paiement