audit ou inspection TG

Je suis en train d'avoir une inspection de la TG.

Je rencontre un problème avec un voyage.

En 2006, un voyage prévu en 2007 a été adopté par le CA en octobre 2006. Les familles devaient payer en plusieurs fois à partir de décembre 2006.

J'ai donc fait immédiatement ma prise en charge :
D 4682631 : 15 000 €
C 4686631 : 15 000 €

J'ai encaissé au crédit du 46826631 : 4 000 €.
Ce compte est donc débiteur fin 2006 de 11 000 €.

Je n'ai pas fait l'ordre de recettes sur le débit du 4686631. Ce compte était donc toujours créditeur fin 2006 de 15 000 €.

J'ai repris les bilans d'entrée en 2007 de :

4682661 : D 11 000 € recettes voyage
4686631 : C 15 000 € charges à payer voyage

Sur ma balance 2007 j'ai donc une discordance entre les recettes et les charges à payer de 4 000 €, le montant est différence alors qu'il doit être égal.

En 2007, une fois les encaissements réalisés et les OR effectués, ces 2 co mptes sont soldés.

Ce qui a posé problème c'est la différence de montant entre les 2 comptes.

Je pense que c'rest parce que je n'ai pas fais d'OR en 2006 du montant des encaissements car on m'avait dit qu'il fallait toujours faire l'OR du montant de la dépense. J'ai donc attendu la fin du voyage pour ajuster l'OR.

Dans la panique de la visite de l'inspecteur, je n'ai pas pu expliquer cette différence. L'inspecteur a essayé de voir comment se retrouver avec les mêmes montants. Ce qui n'a pas été possible.

Si mon raisonnement est exact, peut-on rectifier le tir par rapport au compte 4686631 (car il manquerait un 0R en 2006) ou puis-je lui donner cette explication car il me demande de chercher l'erreur et de rectifier ?

Je me trouve dans la même situation en 2007. J'encaisse des recettes des familles pour un voyage organisé en 2008, voyage pour lequel j'ai fait la prise en charge.

Merci de votre réponse.

Il semble que les choses ne soient pas très claires dans la tête de ton auditeur lui-même.

D'après moi, ce qu'il aurait peut-être fallu faire :

- Les comptes 468 ne pouvant être utilisés autant que de nécessaire, il ne fallait pas les ouvrir en N-1.

- Les sommes encaissées en N-1 devaient l'être sur une subdivision d'un quelconque 419 (avances clients)

- Au début de l'année N, du ouvres les deux comptes 468 sur la base de la délib du CA de l'année précédente, maintenant utilisable

- Tu transfères ensuite l'argent du 419 vers le 468263x

- Les comptes 468 vivent leur vie normale lors de cette année N

Toutefois, cette organisation n'est pas utilisable si, parallèlement à l'encaissement d'avances, tu dois aussi verser des arrhes au voyagiste en N-1, ce qui est courant pour un voyage en janvier ou février, voire mars (ski...). Sauf naturellement à faire coller, miracle, le montant de l'encaissé avec le montant versé. Je doute que l'agence de voyages apprécie qu'on choisisse le montant qu'on lui verse.

Maintenant, surtout n'aie pas honte : très rares sont les AC qui utilisent comme tu l'as fait les 468, car c'est un poil compliqué et désagréable, ne serait-ce qu'à cause du numéro de compte à 6 chiffres...

Pour ceusses qui ne comprennent pas de quoi l'on parle ici : http://parknewchoir.free.fr/SPIP/article.php3?id_article=58

L'IZ a raison sauf sur un point.
Lorsqu'il dit que cette méthode n'est pas possible si on doit payer des acomptes.
En effet, en cas d'acompte on fera un OP de l'ordonnateur au 4091 sans OR correspondant. Tout cela étant régularisé en N+1.

Bernard a écrit:

L'IZ a raison sauf sur un point.
Lorsqu'il dit que cette méthode n'est pas possible si on doit payer des acomptes.
En effet, en cas d'acompte on fera un OP de l'ordonnateur au 4091 sans OR correspondant. Tout cela étant régularisé en N+1.

Ouaip. Suffit d'aller jusqu'au bout de la logique.

Meerci de vos réponses mais est-ce que je peux me contenter d'expliquer à l'inspecteur que en 2006 je n'aurais pas dû faire la prise en charge du voyage par les comptes 4682/4686 et encaisser les paiements de familles au 4191?
Comme j'ai repris au bilan d'entrée 4682 la prise en charge initiale 2006 moins les encaissements 2006, cela explique la différence.
J'ai repris le détail de mes fiches de comptes et je peux expliquer les chiffres sur la base de la reprise du bilan.
Du point de vue comptable, je ne peux rien faire, enfin je crois. Il faudra certainement que pour le compte financier j'explique la différence entre les deux bilans d'entrée 4682/4686 qui au final sont soldés tous les deux.

Pfff, l'auditeur te fera une observation, et comme ça tu sauras ce qu'il ne faut pas faire à l'avenir. Franchement y a pas mort d'homme. S'il a trouvé des trucs comme ça dans ta compta, c'est que le reste va très bien (ou qu'il est passé à côté de tout le reste, mais on te fait crédit du bon travail, on est entre amis ici)

Je suis surpris du problème rencontré par Bretonne, car je croyais que l'un des objectifs de ces écritures de ressources affectées (4682.../4686...) était de permettre la gestion d'activités "à cheval" sur deux années civiles, ce qui nous arrive fréquemment dans un monde EN qui fonctionne en années scolaires.

La prise en charge s'apparente à un bugdet (produits à recevoir/charges à payer) et la reprise de soldes permet de transférer les soldes en N+1. D'ailleurs, le contrôle GFC se limite à la vérification des prises en charges (total des débits des 4682x = total des crédits des 4686x) et n'intervient pas sur les soldes de ces comptes (sauf si leur sens est inversé).

L'exemple présenté par Bretonne me semble donc tout à fait orthodoxe :
- pas de dépenses = pas de recettes en 2006 (N3 équilibré)
- un reste à recouvrer expliqué et recouvré en 2007
- un OR équivalent au montant des dépenses en 2007 (N3 équilibré)
- un total des mouvements au débit du 4682x = aux mouvements au crédit du 4686x en 2006 (la prise en charge) et en 2007 (montant nul).

Certes, elle aurait pu passer par le 4191, anticipant ansi sur le fait que la budgétisation interviendrait en 2007... Mais je trouve l'inspecteur TG plutôt pinailleur, la compta de Bretonne doit être impeccable et il n'a rien trouvé d'autre !

De toute manière, à part expliquer les choses, elle ne peut plus rien faire...

Personnellement, je fais exactement comme elle pour les voyages de mon lycée à cheval sur 2 exercices

Merci beaucoup de vos remarques.
J'ai expliqué,après avoir beaucoup cogité, à l'inspecteur ce que j'avais fait, ce que j'aurais dû faire avec les encaissements au 4191 et lui ai montré mes écritures en T.
Il a noté et a semblé d'accord.
Je dois tout de même préciser que je suis tombée sur un inspecteur tout à fait cordial dont le rôle consiste à vérifier la régularité des écritures mais également à donner des conseils sur la procédure à suivre, ce qu'il a volontier fait.
Les conclusions globales de cet inspecteur ont été les suivantes : l'agence comptable est bien tenue. Le suivi des comptes assuré de manière régulière.Il a beaucoup insisté sur le fait que tous les actes administratifs doivent bien avoir été pris.
Les problèmes qui ont été relevés ont été les suivants : le bilan d'entrée des 4682/4686 différents; je me suis plantée dans le calcul des prestations accessoires ; j'ai une erreur de caisse de 1,73 € en trop inexpliqué entre 2 jours de vérification de caisse que je vais régulariser par une recette exceptionnelle après accord du CA ; j'ai une différence de 0,47€ entre le stock des valeurs inactives et GTI (je vais voir comment faire les recherches) ; plus embettant le stock physique des denrées alimentaires a une certaine incohérence avec le stock de presto pour 3 ou 4 produits.

De toute manière quand vous voyez arriver l'inspecteur de manière inopinée, l'angoisse arrive et ne vous lache plus jusqu'à son départ même s'il n'a pas été désagréable. Il devait rester 5 jours et n'est resté que 3 jours et demi, ce qui est bien suffisant.je vais voir le rapport qui sera fait en espérant que je n'ai rien oublié dans les observations qui m'ont été faites.

Re-merci à tous