Bonjour à toutes et à tous,
J'aurais quelques petites questions concernant l'organisation d'un voyage scolaire, essentiellement sur la légalité de certains points ; nous avons lancé un appel d'offre pour plusieurs voyages au sein de l'établissement. Les réponses des voyagistes diffèrent, mais qu'en est-il des points suivants ?

- certaines agences demandent une caution à remettre sur place, pour les hôtels, je vous mets en copie leur réponse à ma demande d'intégrer ces cautions dans le devis, afin que nous n'ayons rien à payer sur place : " la caution, elle doit effectivement être réglée directement sur place en espèces, car cette somme sera récupérée après le check-out (cette procédure s'applique pour la majorité des pays). Il n'est malheureusement pas possible pour nous, ni pour nos collègues locaux, de faire un virement et ensuite demander un remboursement. Nous ne pouvons pas justifier ces paiements auprès du service comptable". Avez-vous déjà rencontré cette situation ? Comment avez-vous fait ?
- l'assurance pack multirisque et annulation qui est présentée comme optionnelle peut-elle être intégrée au tarif par élève ? Certaines agences de voyage me répondent qu'ils ne peuvent pas l'intégrer me répondant ceci : "les assistances multirisque, nous n'avons pas le droit, par loi, de les imposer au client, donc nous ne pouvons pas l'inclure dans le forfait. C'est pourquoi elles sont proposées en option et non pas incluses dans le devis."

Merci d'éclairer ma lanterne

1/ Les cautions : 
On envoie paitre les agences qui proposent ces combines mafieuses : en voyage scolaire un professeur a autre chose à faire que photographier tous les détails de toutes les chambres où le gérant ne manquera pas trouver ici un coup de griffe à la tapisserie, là un pet au miroir : comme si nos élèves étaient les premiers à utiliser ces lieux.

2/ Les assurances :
Ce que fait l'agence est correct. Il revient ensuite à l'établissement de décider quel sera le montant du forfait demandé aux familles. Il est donc possible d'inclure les assurances ou non, mais faire tout le boulot de recherche d'un voyagiste et ne pas prendre ce qui, in fine, en fait tout l'intérêt, c'est un peu comme manger de la tarte aux pommes sans avoir fait cuire les pommes...

Les cautions n'ont rien d'exceptionnel et existent même en France. On ne peut intégrer une caution dans une offre voyagiste puisqu'il ne s'agit pas d'une dépense ; la caution ayant vocation à être rendue. La caution est réglée directement sur place grâce à la régie en espèces et récupérée par le régisseur à la fin du séjour. Bien entendu la caution ne rentre pas dans le calcul du coût du voyage. De toute façon tout voyage comporte une régie pour faire face à des dépenses imprévues.ce à la régie en espèces et récupérée par le régisseur à la fin du séjour. Bien entendu la caution ne rentre pas dans le calcul du coût du voyage.

Proposer l'assurance en option est normal et c'est une bonne procédure. L'EPLE a le choix d'accepter, de prendre sa propre assurance (M..F) ou de se passer d'assurance (ce qui n'est pas conseillé). Bien entendu le coût de l'assurance est inclus dans le coût du voyage.

Donc in fine rien d'illégal ou de surprenant dans l'offre du voyagiste.

Bonjour,

Pour l'assurance, comme les collègues. Je trouve même plus pratique que ce soit à part afin de bien réaliser le coût de l'assurance...et d'y souscrire ou pas selon le rapport coût/avantages.

En revanche pour les cautions plusieurs points doivent être précisés : 
- si ton établissement demande aux élèves de prendre du liquide sur eux pour que ce soit les familles qui fournissent la caution, c'est illégal. Volcan le dit bien, c'est par une régie et donc au collège de s'en charger. Certains voyagistes avaient suggéré cette solution mais je leur avais donné la position de la DAF qui indique bien le caractère illégal de la chose.

- si c'est le collège qui gère la caution (ce qui est la seule option), l'idéal est de faire un chèque (moins encombrant). Mais dans certaines contrées, l'espèce est le seul moyen de caution accepté (étonnant, non ?). Dans ce cas, si tu as 20 élèves en voyage pourquoi pas si l'hébergeur est fiable (rien n'empêche de faire des photos avant/après juste au cas où). Si tu as 125 élèves et que la caution est de 10€ par tête, je n'envisage pas un seul instant (et les profs non plus...et le comptable aussi) qu'un personnel se promène avec plus de 1000€ en espèce durant un séjour.
Ce que nous faisons, c'est une attestation sur l'honneur de paiement en cas de dégradation dûment prouvée (ça vaut pas grand chose mais ça rassure).

Bref, selon ton voyage, la caution en espèce est à éviter