C'est moi
Car je demande une première constatation en date limite du 17 octobre.
Comptablement et juridiquement c'est déjà bien tard. Les collègues AG me disent qu'on connait pas les bourses notamment et qu'il faut décaler.
J'essaie de d'écouter mais il me semble que les inconvénients dépassent largement les avantages si on décale cette date.
Quelle est votre pratique et pourquoi ?

On a toujours eu les frais scolaires avant les vacances de la Toussaint et l'argument des bourses n'est pas valable car rien n'empêche une reconstatation. De plus avec Op@le si les prélèvements sont activés,  il faut impérativement réceptionner les frais scolaires avant la fin octobre. Dans le cas contraire les prélèvements auront lieu de décembre à février au lieu de novembre à janvier et quand le T2 sera réceptionné fin janvier il y aura le prélèvement du solde du T1 en février et le 1er prélèvement du T2 également en février et les familles nous tomberons dessus ‍

Deux choses : tu n'es pas en mesure d'exiger la constatation en tant que comptable mais tu dois quand même continuer à expliquer pourquoi il faut constater très tôt ; on constate dès que possible en septembre et on reconstate après les bourses.

Associée au prélèvement automatique qui permet d'ajuster les derniers versements et à Op@le avec quoi les remboursements sont incroyablement faciles, cette pratique fait qu'il n'y a aucune raison d'attendre et de risquer les difficultés de recouvrement.

Op@lomero a écrit:

Deux choses : tu n'es pas en mesure d'exiger la constatation en tant que comptable ...

Exiger peut être pas mais demander avec insistance et par un courrier au CE oui ; car il est de la responsabilité du comptable de demander l'émission des ordres de recettes dont il a connaissance.

C'est bien ça, tout est dans la nuance

Oui et avec trois bahuts qui passent sous op@le autant éviter les reste à recouvrer en bilan d'entrée sur 2025.

Certes, je ne suis pas fondé réglementairement à fixer une date mais :
- en matière de CICB je suis parfaitement en droit d'établir une date limite ; à charge pour les ordos qui ne veulent pas respecter la règle d'expliquer les pb de trésorerie, le taux de non recouvrement et autres conséquences à vouloir fonctionner 'comme avant'. Conséquences qui seront détaillés dans l'annexe.
- je suis également légitime à indiquer que les opérations qui arriveront au delà d'une certaine date ne pourront pas être prises en charge avant les vacances. Les agences 'grossissent' et nous sommes contraints de prendre un peu plus de délai qu'avant si on veut pouvoir absorber le traditionnel flux des opérations d'avant les vacances.

Ceci dit je reste à l'écoute des éventuelles difficultés objectives des collègues et je peux modifier cette date mais il faut bien mesurer les avantages et les inconvénients.

D'une en tant que comptable, tu n'as effectivement rien à demander... Au pire, tu négocies. De deux, les bourses sont effectivement une variable d'ajustement un peu pourrie depuis trois ans et ça change tous les jours rendant les collègues frileux. De trois, tu es sûr de ton coup au niveau des prélèvements ?

Xena a écrit:

D'une en tant que comptable, tu n'as effectivement rien à demander... Au pire, tu négocies. De deux, les bourses sont effectivement une variable d'ajustement un peu pourrie depuis trois ans et ça change tous les jours rendant les collègues frileux. De trois, tu es sûr de ton coup au niveau des prélèvements ?

Oui pour les prélèvements sur Op@le c'est certain

Avec 9 etb, nous avons fixé au 30 septembre les frais sco. Pour plusieurs raisons expliquées : si on attend les bourses c'est trop tard pour 80 % des familles qui souhaitent étaler le paiement. Les boursiers qui pensent l'être, ne paient pas tant qu'ils n'ont pas connaissance de leur statut de boursier et les demandes tardives sont boostées quand les familles voient le montant de la facture et on arrive toujours à en raccrocher aux wagons. La reconstat ne prend pas beaucoup de temps avant les vacances de la toussaint. Bref beaucoup d'avantages pour peu d'inconvéniants.

+100 avec l'ami chocoolat

xena, j'ai donné les arguments en faveur d'une constatation assez tôt et notamment la réglementation.

Pour les prélèvements avec op@le, on discute pas, la constatation c'est tout début octobre.

Je vais élargir le débat car j'ai plusieurs cas où je trouve que la profession serre elle-même l'étau dans lequel elle se trouve.

1. Celui qu'on vient de citer que je ne redéveloppe pas

Le collègue veut constater deux jours avant les vacances ? Ok, mais il n'envoie pas les bourses à payer pendant les permanences et ne vient pas se plaindre que son bahut n'est pas dans les campagne de recouvrement que nous menons de manière synchrone entre les établissements.

2. Les paiements des familles

J'ai plusieurs bahuts qui ne veulent pas lâcher : les familles paient au prélèvement, par chèque, en espèce, par télépaiement, par virement quand ce n'est pas directement par TurbIse. Idem pour les porte-monnaies électroniques quand je propose de ne pas descendre en-dessous de 5 ou 10€, j'ai la réponse selon laquelle il faut autoriser 50cts pour le petit jeune qui veut se payer un chocolat chaud à la cafét',.
Je veux bien mais cela a deux conséquences : on multiplie les opérations chronophages alors qu'on manque de temps, et aussi on peine à consolider les soldes.

Sans parler du fait qu'on rate les enjeux sur lesquels on est attendu.

3. J'ai assisté récemment à une réunion édifiante sur la simplification de la réglementation.

Les plus réticents à alléger ce sont les CE et les AC alors même que le MEN est prêt à simplifier plusieurs dispositifs notamment sur les actes du CA !

Je comprends les raisonnements de la profession que ce soit en terme de service public ou autre mais je reviens à ma marotte : simplifions nous la vie et ne soyons pas plus royalistes que le roi !

Et je vais même plus loin, à vouloir ne rien changer on perdra tout.

Oui, il y a des arguments en faveur d'un maximum de souplesse et d'adaptabilité, et l'idée que chacun conserve son autonomie là-dessus me va bien.

Mais gare à mesurer l'état de nos forces et bien évaluer ce qu'on est capable d'assumer.

Quand je vois l'état de mal-être et de souffrance des collègues je me dis qu'il faut avancer et vite. J'assume le fait de 'forcer' un peu la main aux familles pour passer au prélèvement automatique. Mais c'est gagnant pour tout le monde.

J'ai fait idem avec le passage au forfait dans un bahut qui fonctionnait au ticket depuis des lustres .

Après la levée de boucliers initiale, on fait 80.000 repas de plus par an au SRH par rapport à il y a deux ans, on limite les pique-niques sauvages aux 4 coins du bahut et les snacks/fast food dans la rue font grise mine. Les parents y trouvent leur compte financièrement et les minots s'alimentent mieux.
Je parle pas des finances du SRH qui est revenu quasi à l'équilibre.

Oui, il faut beaucoup de pédagogie, de souplesse et d'accompagnement pour faire ces changements mais si on ne les fait pas, il faut assumer.

Je m'interroge : pourquoi fais-tu les questions et les réponses ?

Op@lomero a écrit:

Je m'interroge : pourquoi fais-tu les questions et les réponses ?

Pour se rassurer sur le fait qu'il n'est pas un vilain comptable !

Bah il l'est alors je ne vois pas l'intérêt

Op@lomero a écrit:

Je m'interroge : pourquoi fais-tu les questions et les réponses ?

Je ne suis plus directement concerné par les droits constatés et avant de décider quoique ce soit, je m'assure qu'il n'y a pas d'autres arguments qui m'échappent.

Rien de mieux que le forum pour cela

Et comme l'a résumé l'ami chocolat, cette question mérite de bien faire la balance entre avantages et inconvénients car effectivement il y a des arguments pour ne pas faire les DC trop tôt

Nicolas a écrit:

Op@lomero a écrit:

Je m'interroge : pourquoi fais-tu les questions et les réponses ?

Je ne suis plus directement concerné par les droits constatés et avant de décider quoique ce soit, je m'assure qu'il n'y a pas d'autres arguments qui m'échappent.

Ça OK mais tu as surtout déroulé tes arguments plus qu'écouter les autres me semble-t-il. Mais bon, c'est juste histoire de causer un peu.

Nicolas a écrit:

Quand je vois l'état de mal-être et de souffrance des collègues je me dis qu'il faut avancer et vite.

C'est peut-être le meilleur moyen d'accentuer cet état.
Il y a des collègues avec lesquels on peut le faire, d'autres qu'il faut accompagner plus.

Pour les bourses, c'est souvent compliqué, et encore plus cette année avec le consentement tellement automatique que ça prend encore plus de temps à vérifier, mais pour la dernière semaine avant les vacances de la Toussaint, ça devrait être faisable sans véritable chambardement à l'intendance. Simplement on peut en profiter pour habituer tout le monde: fermer le service une aprem pour avoir la paix et bien avancer sur le dossier. Op@le, entre autres c'est ça !
Et vu la manière accessoire dont les parents d'élèves, de plus en plus, considèrent le paiement de la DP (et y compris les familles aisées), je ne suis pas sûr que l'envoi des DC dès la fin septembre améliore ledit paiement, et le taux de recouvrement ensuite...

Bon il va y avoir à boire et à manger.



Je ne vois pas trop en quoi le fait que tu aies assisté à une réunion sur la simplification de la réglementation (point 3) plaide en faveur d'une constatation précoce. Outre que tu forces les familles à faire du prélèvement et a exposer ta marotte (sans en juger de la pertinence).



Il y a une différence entre un eple qui est sur ou sous op@le et un EPLE qui ne l'est pas.
Dans le premier cas, outre les saisies habituelles (qui sont chronophages) le travail peut être effectué début Octobre avec une organisation correcte et malgré les aléas.


Sous op@le, c'est encore plus long car c'est beaucoup moins souple sur les correctifs, et avoir une BEE propre est obligatoire (ne venez pas me dire que toute vos BEE sont propres, j'ai 4 arrivées par semaine en clg et des situations pourries), là où sur GFE tu peux nettoyer à la zob quand tu veux. Si il y a des prélèvements, effectivement pour des raisons techniques, il faut lancer les traitements le plus tôt possible mais c'est aussi ce qui demande le plus de taf et de temps. Temps que l'on a pas forcément au moment où op@le fonctionne (de rien c'est gratuit).



Il faut garder en tête que c'est un travail un peu lourd et que les dotations en personnel ne sont pas les mêmes en AC qu'en ER. Il y a plus moyen de répartir un travail quand il y a 10 personnes que lorsque l'on est tout seul, logique.
Je vois bien (empiriquement) que nous n'avons pas les mêmes urgences en AC qu'en ER, que nous ne sommes pas dans la même temporalité. Je ne vais pas m'amuser à faire une déchéance quadriennale le lendemain de la rentrée (premier exemple aléatoire m'étant venu en tête) alors que je n'ai plus de plonge, trois attaques au couteaux, un agent en état d'ébriété, deux autres en arrêt, un CE qui s'amuse avec la base et les edt, un CPE qui se bat avec un parent et une mère d'élève à qui il faut 14 mails pour me transmettre une attestation caf (une seule de ces propositions est actuellement fausse, saurez-vous trouver laquelle ?*).

La réalité du quotidien d'un secrétaire général de collège n'est pas la même que certains secrétaires d'intendance en AC qui ne voient aucun élèves ni aucun parents de l'année.


Les ER attendent souvent les perm de Toussaint car le quotidien n'entrave plus un travail qui nécessite un peu de temps et de concentration. Op@le creuse encore plus cet écart au vu de la facilité de prise en main de cet outil et de sa souplesse.


Mais c'est comme tout, cela nécessite un dialogue entre ER et AC pour définir un calendrier qui est souhaitable pour la qualité du travail de tous et il faut accompagner les ER et les personnels dans cette démarche.

L'allongement des procédures et le temps nécessaire pour traiter les flux c'est quelque chose qui est valable pour tout le monde, pas que pour les AC. Il faudrait donc voir aussi à ré-organiser aussi ton AC pour répondre à cette charge de travail. C'est volontairement polémique (et un poil agressif alors que pas ce n'est pas le cas), mais a t'entendre c'est aux ER d'assumer l'entièreté de la charge de travail en vous offrant du délais (même si la demande n'est pas déconnante au vu de la date).
C'est un débat que nous avons eu au sein de notre AC au mois de mai, notamment sur les factures op@le de l'été, sur qui pèse la charge ? Sur l'ER à qui il est demandé de ne plus traiter de facture après une certaines date ou sur l'AC qui ne pourra pas traiter les demandes de paiement si cela arrive trop tard?  L'esprit d'op@le c'est ça aussi, un flux continu de traitements.



Je n'ai guère vu d'impact réel sur une constatation précoce sur la campagne de bourse ou sur la dépose de dossier pour les retardataires. Cela tient peut-être à mon organisation, mais je n'ai pas besoin d'une constatation pour avertir les familles n'ayant pas fait de demande de bourses. Les retardataires durs ne répondent ni aux mails, ni aux appels et ce n'est pas une facture de cantine qui va les faire bouger il faudra attendre le dernier avis avant poursuites pour que miraculeusement elles découvrent l'intendance.
Les familles ayant déjà des échéanciers et celles qui souhaitaient en mettre en place sont déjà au courant du calendrier de facturation et n'attendent pas la facture pour régler leurs échéances. Il s'agit aussi d'un travail de détection et d'informations, y compris dès les inscriptions en 6ème où il y a un volet intendance dans le dossier.



*Gagné, nous n'avons eu qu'une seule attaque au couteau

Globalement je suis d'accord avec la loutre car il faut échanger. C'est bien pour cela que j'en parle ici. Si tu ne vois pas le lien avec la simplification on pourrait échanger de voix vive car moi je le vois très bien. Et pourquoi attendre op@le pour anticiper/accompagner ce qui peut l'être ?

Oui Op@lemero, l'idée est d'argumenter et de débattre.

En revanche nethou, pas d'accord. Il faut avancer sur la simplification rapidement, les collègues craquent les uns après les autres et ce levier est un des rares que l'on peut mobiliser. Pour une fois qu'on nous le tend, la réaction, c'est "on peut pas, faut pas, on préfère pas, on verra, etc".

La simplification des règles, des procédures et des outils est à l'heure actuelle le combat essentiel avec la QVTC.

Nicolas a écrit:

La simplification des règles, des procédures et des outils est à l'heure actuelle le combat essentiel avec la QVTC.

QVCT ! Désolé, je ne peux plus intervenir que sur des questions de forme...

Nicolas a écrit:

En revanche nethou, pas d'accord. Il faut avancer sur la simplification rapidement, les collègues craquent les uns après les autres et ce levier est un des rares que l'on peut mobiliser.

Je n'ai pas dit le contraire (c'est sur l'idée-même d'avancer par principe).
Mais avancer sur la simplification, ça peut aussi être un motif de faire craquer des collègues.
Comme dit plus haut, avec certains ça roulera (il n'attendent que ça), avec d'autres ça sera une montagne. Et demander à quelqu'un qui est pas en forme d'avancer vite en montagne, c'est craquage assuré au bout de 200 m.
Regarde, chez moi la pré-rentrée était prétexte à milliers de photocopies de machins inutiles qui filaient directement à la poubelle sitôt donnés.
Après des années de lutte, j'ai fini par y arriver: la création d'un QR Code donnant accès à tous ces documents (bon, pas tous, hein, la marche aurait été trop haute...).
Et encore, ça suscite encore le doute...
Je l'ai toujours dit: nous sommes un Ministère du papier; dans la pratique administrative, c'est ancré d'une force incroyable, c'est sécurisant, et même en pédagogie (Ah, la "trace écrite"...).

La note de juillet 2024 sur les crédits sous condition d’emploi est un exemple positif de simplification.

néthou a écrit:

Mais avancer sur la simplification, ça peut aussi être un motif de faire craquer des collègues.
Comme dit plus haut, avec certains ça roulera (il n'attendent que ça), avec d'autres ça sera une montagne. Et demander à quelqu'un qui est pas en forme d'avancer vite en montagne, c'est craquage assuré au bout de 200 m.

ça y est j'ai (enfin) compris et je suis complètement d'accord

C'est pourquoi j'ai précisé qu'il fallait de la pédagogie, de l'accompagnement et de la souplesse. ET essayer de ne pas faire comme très souvent : on attend, on repousse, on verra et quand cela arrive c'est brutal et ça fait mal.

J'ajoute qu'ayant fréquenté d'autres univers pro, les EPLE sont très conservateurs, parfois pour le meilleur mais ... pas toujours

Cela fait vingt ans que je crie sur tous les tons que si l'on veut faire rentrer l'argent, si l'on veut apaiser les relations financières avec les familles, il est indispensable de facturer les services offerts par l'établissement en début de trimestre, et ce à tout prix. Un travail juste à seulement 90 % et en avance, c'est du bon travail. Les 10 % d'imprécision sont faciles à corriger : on a le temps, et l'essentiel des choses se font tranquillement. Un travail parfait et en retard, c'est du mauvais travail.

On n'a pas encore toutes les informations sur les bourses au moment où l'on facture, si on constate les droits le 10 septembre ? Mais justement c'est parfait : les familles dont l'élève est DP sont secouées et ont la possibilité alors de demander une bourse avant qu'il soit trop tard !

Et pour les problèmes de paiement etc, même si cela complique les choses, rien ne sera jamais aussi compliqué que rattraper le temps perdu.

LFDG a écrit:

Nicolas a écrit:

La simplification des règles, des procédures et des outils est à l'heure actuelle le combat essentiel avec la QVTC.

QVCT ! Désolé, je ne peux plus intervenir que sur des questions de forme...

Tu as bien fait

Et moi, pendant ce temps-là (je tournais la manivelle), j'attends le feu vert de l'antenne informatique du rectorat pour commencer à saisir les Frais Scolaires sous GFE...

Pas de prélèvement avec Op@le, donc pour les familles qui n'ont pas de chéquier ou qui souhaitaient échelonner leurs paiements en ligne par carte bancaire, c'est râpé !

Sinon, complètement d'accord avec l'IZ, on constate dès le mois de septembre, ça fait réagir les familles et ça laisse le temps de faire 1 reconstatation dès que la campagne de Bourses est finie (et 1 potentielle autre avant la fin du Trimestre si besoin).

Argument également entendu en formation, donc forcément vrai    

Tiens, je vais rajouter 1 € dans la machine... J'avoue que je choisis la facilité mais je n'ai pas eu le loisir de creuser ce sujet...
On m'explique que pour les droits constatés, il faut attendre que la prestation soit réalisée et que donc, on ne peut les recetter qu'en fin de trimestre et que cette contrainte est plus ou moins liée à Opale (l'outil a toujours bon dos).

Bref, j'ai eu plusieurs sons de cloches dans mon académie qui m'ont laissé assez perplexe.

Ce que je tire des divers échanges :
pour les DP au ticket : OR une fois la consommation du ticket faite (de même pour les commensaux)
pour les DP au forfait : OR possible dès le début du trimestre.

Me trompè-je ?

Non.

Pour les tickets, le droit est constaté à la vente. C'est pour ça que c'est une RAcO (recette au comptant),:Pour les forfaits, le droit est constaté lors de l'inscription au service de restauration. On pourrait même facturer toute l'année en septembre.

LG a écrit:

Pas de prélèvement avec Op@le, donc pour les familles qui n'ont pas de chéquier ou qui souhaitaient échelonner leurs paiements en ligne par carte bancaire, c'est râpé !

En quoi Opale est contradictoire avec le prélèvement ou le telepaiement ?

Dans la série les légendes urbaines avec Opale.

tu as sorti la phrase du contexte, c'est mal...  

on ne te dit pas que le prélèvement n'est pas possible..
Il est simplement dit qu'en l'absence de constatation (rendue impossible par le non fonctionnement de l'appli des BN) on ne peut sortir les DC et par la même lancer la campagne de prélèvement..

c'est du factuel...