Bonjour chers collègues,

Aujourd'hui, je me rapproche de vous car je prépare ma rentrée.

Mon contexte : SG stagiaire avec une année compliquée dans un collège qui n'a pas de service SRH sur place, externalisé au lycée d'en face.
Le département a mis en place il y a 2 ou 3 ans maintenant le repas à 2€. Autant vous dire que le SRH connait une explosion de la fréquentation. Je viens de regarder le nb d'élèves inscrits à la cantine sur les 3 trimestres. Nous aurions atteint 86% (480 DP) de l'effectif inscrit à la DP. Le CE établissement a organisé le service de gestion pour que ce soit le SG qui s'occupe des créances (aussi parce que l'assistante de gestion a décidé d'arrêté de le faire). Autant vous dire que la situation a été compliqué pour prendre le poste sans tuteur.

A la rentrée prochaine, il y aura une nouvelle cheffe d'établissement. Je souhaiterais lui soumettre une nouvelle organisation : attribuer les achats courants (bon de commande et mandat) + la gestion de la DP (recouvrement et suivi) à l'assistante de gestion. Mon établissement n'a pas d'adjoint au principal. Je suis donc le seul adjoint et aimerais avoir la double casquette en terme de compétences et me concentré sur toutes les tâches d'un SG.

Maintenant que j'ai analysé le taux d'inscription à la DP, je m'interroge sur la capacité à gérer le volume pour une seule personne. Je ne souhaiterais pas mettre en difficulté ma secrétaire surtout si elle n'aime pas ça. Et en même temps, je peux pas passer mon temps à faire de l'encaissement de créances.

Comment verriez-vous les choses en termes d'organisation ?

Bonjour.
A la lecture de ton message, il semble que tu ne sois pas encore passé à Op@le.
Avec Op@le, tout est plus long et compliqué.
Rapproche toi d'un établissement qui a la même configuration pour avoir des conseils avisés.
Et surtout, avec Op@le, sans collaboration de tous les membres de l'intendance, blocage assuré.
Il faut se serrer les coudes, repartir les tâches équitablement, échanger systématiquement face à chaque difficulté, et demander de l'aide aux autres établissements.
Bon courage pour la suite.

Justement on passe à Opale en septembre.

Les conseils pour organiser le service au mieux sont vraiment important.

La relation n'étant pas très bonne avec l'assistante, je voudrais bien mesurer la charge pour chacune et comme nous pourrions y aller ensemble sans créer de turbulence. Avec GFC cela paraissait déjà compliqué. Je souhaitais tout centralisé sur une personne pour ne pas multipliées les opérations.

URGENT+++

Rechercher des établissements expérimentés (V2 et V4) plus des établissements passés à Op@le en septembre 2023.

Et malgré des relations "insatisfaisantes", une discussion franche est indispensable et urgente.
Sans cette mise au point, vous serez 2 en souffrance face à Op@le.

On ne peut pas travailler seul(e) sur Op@le, échanger à chaque difficulté, anticiper est la seule façon de ne pas sombrer.

Se constituer un réseau est primordial.

Ce changement est l'occasion de renouer le dialogue entre vous, facile à dire, difficile à faire mais c'est la seule voie possible.
Bon courage à vous 2.

Ok, ça ne va pas être facile de tous les côtés.

Peut-être qu'un peu adversité pourrait nous aider à converger l'une vers l'autre.
Op@le va peut-être nous aider à développer un esprit d'équipe.

J'ai à peine fait mes preuves sur GFC et appris la compta à coup de marteaux... Nouveau départ. C'est important de proposer une nouvelle organisation à ma CE pour vivre au mieux le tsunami qui arrive.

Merci beaucoup pour le coaching

Vous ne seriez pas de la vague 2 ou 4 par hasard ?

NAGS a écrit:

Ok, ça ne va pas être facile de tous les côtés.

Peut-être qu'un peu adversité pourrait nous aider à converger l'une vers l'autre.
Op@le va peut-être nous aider à développer un esprit d'équipe.

J'ai à peine fait mes preuves sur GFC et appris la compta à coup de marteaux... Nouveau départ. C'est important de proposer une nouvelle organisation à ma CE pour vivre au mieux le tsunami qui arrive.

Merci beaucoup pour le coaching

Vous ne seriez pas de la vague 2 ou 4 par hasard ?

  Bonjour 

Le fait de peu connaitre GFC est bien, ca vous permettrais de ne pas vouloir reproduire les habitudes de gfc. 
  

 Si vous ne travailler pas en équipe pour opale, ca va être dure,  Si vous êtes dans un dept de l'ouest parisien, contacter moi, je me déplace même à domicile,  sinon, mettez vous en rapport avec votre rectorat, ils doivent a voir les noms d'une ou deux collègues qui pourrait vous aider.

Tu as une situation relativement très favorable.

Une DP externalisée,donc pas de commandes ni de factures d'alimentation (70 % du total dans un collège).
2 postes TP (?) à la gestion pour 480 DP externalisés, ici ce serait le Nirvana !!

Si elle ne s'occupe pas des créances, que fait donc l'assistante de gestion ?
Je crois que tu devrais plutôt partir de là !!

(Ici DP avec production sur place, 480 DP, pas de personnel d'accueil et 1 seul poste de gestion, je fais donc tout et c'est plutôt la règle en collège par ici, sauf pour l'absence d'accueil qui est plutôt une exception).

@AUBEGM : Ce que fait l'assistante c'est une grande question que je me pose depuis un an !

Elle fait les mandats moins de 10 par semaines ; les bons de commande (moins 30 par semaines) ; le suivi des créances et là encore elle veut arrêter car ce n'est pas elle qui s'occupe des créances, depuis mars elle a repris la vente des produits (CarteSelf et carnet de correspondance) qu'elle m'avait refilé en novembre ; elle saisie les inscription dans GFE ; réalise les mises à jour des élèves DP, 3 ou 4 constatations par trimestre ; gère les voyages (un seul cette année, deux préparations de sortie et un voyage), les relances téléphoniques, range l'armoire à fournitures et gère les inscriptions de fin d'année et les réceptions.

Elle est sur le poste depuis 4 ans, est régulièrement absente +/ deux semaines tous les deux mois. Et s'est elle qui réalise son planning en fin d'année directement avec le CE.


J'ai épluché une trentaine de fiches de poste pour réalise la sienne et la présenter à la rentrée à la nouvelle CE.
Je souhaiterais proposer une organisation réalisable et qui se rapproche d'une organisation type d'un établissement de 560 élèves.