Salut,
J'occuperai un nouveau poste de gestionnaire, dans une nouvelle académie, à la rentrée.

Je suis gestionnaire contractuelle cette année, mais j'ai pris mes fonctions fin septembre.

Pour anticiper (et parce que je suis de nature très anxieuse ), pourriez vous me faire une liste de ce qu'il y a à faire à la pré rentrée ET au mois de septembre Svp.

J'aimerais d'autant plus anticiper car  l'élaboration du budget suivra rapidement, (je ne sais pas faire seule!),
Je ne suis pas du tout sûre d'avoir rapidement un tuteur,
Et cerise sur le gâteau.... Je vais découvrir OPALE!
(Mon établissement actuel fait partie de la dernière vague)

Merci

Du papier dans les photocopieurs et dans les WC. Pour le reste, la rentrée c'est pas un moment très pénible à l'intendance, quand on bosse normalement le reste du temps. Prévois quelques punchlines bien senties pour le discours que le CE te laissera peut-être faire pendant 47 secondes à la grand-messe de rentrée des profs.

L'intendant zonard a écrit:

Du papier dans les photocopieurs et dans les WC. Pour le reste, la rentrée c'est pas un moment très pénible à l'intendance, quand on bosse normalement le reste du temps. Prévois quelques punchlines bien senties pour le discours que le CE te laissera peut-être faire pendant 47 secondes à la grand-messe de rentrée des profs.

J'adore ton humour, ta façon de répondre complètement détaché. C'est l'expérience qui parle... Mais je n'en suis pas encore là
J'ai quand même beaucoup appris en te lisant ici et sur ton site, pas sur le travail mais sur la manière de se comporter!

Au mois d'août, à la pré-rentrée il faut :
- prendre contact avec le chef d'établissement,
-prendre contact avec le gestionnaire et si possible avec l'agent comptable, faire la passation de service,
etc... sans oublier de prévoir le pôt de pré -rentrée, s'assurer que les commandes de denrées sont faites et seront livrées pour les repas de début septembre, préparer les EDT des agents, etc...

Extrait du site "gestionnaire03" indispensable pour les nouveaux gestionnaires puisque la mise à jour du vadémécum ministériel ne sera pas effective d'ici la rentrée :

VII.5 - Passation de service entre gestionnaires.
 Une procédure trop souvent négligée car non obligatoire et pourtant, le gestionnaire entrant comme le comptable ont tout à gagner à formaliser cette étape : le document  en  fichier PDF  de l’académie de Renne (2005). Le  référentiel  de la passation de service de l’académie de Clermont-Fd (2014) ; le  référentiel   de Limoges (2016)


Un article  paru dans la revue « Intendance » qui donne des conseils aux nouveaux gestionnaires sur la prise de poste au niveau budgétaire : un audit de la situation  financière de l’établissement. Dans le cadre d’une passation de service entre gestionnaires, l’idéal est de prendre contact fin août avec le collègue en partance pour faire un point de la situation de son  nouvel établissement. Des documents permettant de formaliser cette passation existent et constituent une trame pour ne rien oublier des éléments à transmettre.
 On  pourra notamment se référer au « Vade-mecum  du gestionnaire d’EPLE » qui traite ce sujet dans ses premières pages et se servir d’un référentiel  de passation de service  entre gestionnaires disponible dans plusieurs académies.  A noter que ces deux documents sont également riches de conseils et d’informations pour la prise de fonctions  au niveau de la gestion matérielle ou administrative  Bien entendu dès la prise de fonctions, des entrevues avec le chef d’établissement et l’agent comptable sont  indispensables pour avoir une première analyse de la santé financière de l’établissement et des points qui nécessitent une attention particulière, voir des mesures  correctives rapides qui s’imposent. Mais dans la réalité du terrain, il arrive, pour diverses raisons, que ces contacts pourtant naturels et indispensables ne soient pas  possibles ou ne se révèlent pas suffisamment riches d’enseignements pour donner à eux seuls une image correcte et précise de la situation budgétaire de l’EPLE. Dans  ce cas le nouveau gestionnaire devra se rabattre sur divers documents qu’il trouvera à l’intendance pour réaliser lui-même l’audit nécessaire au bon pilotage de  l’établissement. Cet  article  détaille ces documents.

Bonjour,

Ton nouveau bahut démarre sur Op@le en septembre ou était il déjà sur Op@le précédemment ?

volcan a écrit:

Au mois d'août, à la pré-rentrée il faut :
- prendre contact avec le chef d'établissement,
-prendre contact avec le gestionnaire et si possible avec l'agent comptable, faire la passation de service,
etc... sans oublier de prévoir le pôt de pré -rentrée, s'assurer que les commandes de denrées sont faites et seront livrées pour les repas de début septembre, préparer les EDT des agents, etc...

Extrait du site "gestionnaire03" indispensable pour les nouveaux gestionnaires puisque la mise à jour du vadémécum ministériel ne sera pas effective d'ici la rentrée :

VII.5 - Passation de service entre gestionnaires.
 Une procédure trop souvent négligée car non obligatoire et pourtant, le gestionnaire entrant comme le comptable ont tout à gagner à formaliser cette étape : le document  en  fichier PDF  de l’académie de Renne (2005). Le  référentiel  de la passation de service de l’académie de Clermont-Fd (2014) ; le  référentiel   de Limoges (2016)


Un article  paru dans la revue « Intendance » qui donne des conseils aux nouveaux gestionnaires sur la prise de poste au niveau budgétaire : un audit de la situation  financière de l’établissement. Dans le cadre d’une passation de service entre gestionnaires, l’idéal est de prendre contact fin août avec le collègue en partance pour faire un point de la situation de son  nouvel établissement. Des documents permettant de formaliser cette passation existent et constituent une trame pour ne rien oublier des éléments à transmettre.
 On  pourra notamment se référer au « Vade-mecum  du gestionnaire d’EPLE » qui traite ce sujet dans ses premières pages et se servir d’un référentiel  de passation de service  entre gestionnaires disponible dans plusieurs académies.  A noter que ces deux documents sont également riches de conseils et d’informations pour la prise de fonctions  au niveau de la gestion matérielle ou administrative  Bien entendu dès la prise de fonctions, des entrevues avec le chef d’établissement et l’agent comptable sont  indispensables pour avoir une première analyse de la santé financière de l’établissement et des points qui nécessitent une attention particulière, voir des mesures  correctives rapides qui s’imposent. Mais dans la réalité du terrain, il arrive, pour diverses raisons, que ces contacts pourtant naturels et indispensables ne soient pas  possibles ou ne se révèlent pas suffisamment riches d’enseignements pour donner à eux seuls une image correcte et précise de la situation budgétaire de l’EPLE. Dans  ce cas le nouveau gestionnaire devra se rabattre sur divers documents qu’il trouvera à l’intendance pour réaliser lui-même l’audit nécessaire au bon pilotage de  l’établissement. Cet  article  détaille ces documents.

Merci
Pour la passation de service, je vais devoir oublier ...

Feudart a écrit:

Bonjour,

Ton nouveau bahut démarre sur Op@le en septembre ou était il déjà sur Op@le précédemment ?

Déjà sur Opale

Bonne nouvelle !

Quelle académie ?

Feudart a écrit:

Bonne nouvelle !

Quelle académie ?

La zone

Ça marche ! Un peu loin pour moi  


Tu auras très probablement un tuteur et des formations, mais si ce n'est pas le cas, tu pourras me contacter si tu as besoin et je pourrai t'aider à effectuer les opérations sur Op@le.

Comme dit par Volcan, à mon sens les opérations urgentes à la rentrée sont :

- faire les bons de commande (EJ), surtout pour la cantine, afin que les élèves mangent
- traiter les factures afin de ne pas avoir de retard de paiement
- gérer le planning des agents, afin que le travail soit fait correctement



Pour le budget 2025 ne t'inquiète pas, ce sera à faire fin octobre et/ou début novembre, tu as le temps.

Feudart a écrit:

Ça marche ! Un peu loin pour moi  


Tu auras très probablement un tuteur et des formations, mais si ce n'est pas le cas, tu pourras me contacter si tu as besoin et je pourrai t'aider à effectuer les opérations sur Op@le.

Comme dit par Volcan, à mon sens les opérations urgentes à la rentrée sont :

- faire les bons de commande (EJ), surtout pour la cantine, afin que les élèves mangent
- traiter les factures afin de ne pas avoir de retard de paiement
- gérer le planning des agents, afin que le travail soit fait correctement



Pour le budget 2025 ne t'inquiète pas, ce sera à faire fin octobre et/ou début novembre, tu as le temps.

Merci beaucoup!

Cette année a été plutôt "calme".
J'ai découvert le poste et j'ai pu m'appuyer sur la secrétaire de gestion très expérimentée et qui avait déjà fait fonction.
Elle s'est chargée d'une grosse partie de ma comptabilité (sur GFC). Cela m'a soulagé, mais du coup, j'ai très très peu appris niveau compta.

Tu apprendras vite, pas d'inquiétude.

Si tu n'as pas ou peu connu GFC, c'est encore mieux.