Op@le : légendes urbaines

Quoiqu'on pense sur Op@le il y a de nombreuses légendes urbaines qui peuvent nuire aux collègues, l'idée de cette discussion est d'en faire une petite recension au fil du temps.

Nous avons déjà n fois débattu de l'intérêt d'Op@le et il ne s'agit pas ici d'être pour ou contre mais d'informer.

Aux 'pourfendeurs' de l'application, merci si possible de choisir d'autres discussions sur le forum pour exprimer vos avis ou votre ras-le-bol.

Je commence par la plus répandue : on ne peut pas faire de voyage lorsqu'on bascule sous Op@le.

C'est faux, les voyages organisés sur le premier trimestre après la bascule ne sont pas conseillés. La bascule vers Op@le est lourde et nécessite un investissement spécifique ; et l'idée est de limiter les opérations particulières et non indispensables.

Un dialogue préalable avec le chef d'établissement et le cas échéant l'agent comptable, sont de nature à organiser cette bascule avec de l'anticipation indispensable comme toute conduite du changement, et une réflexion sur les moyens consacrés et nécessaires au passage sous Op@le.

J'ai deux voyages, l'un fin janvier, l'autre mi février, et je viens de basculer sous Opale. Pas le choix, les enseignants n'en ont rien à battre de nos difficultés...

Mon agent comptable n'a pas communiqué une seule fois depuis la notification de la V6 à propos d'Opale alors que seuls son établissement et le mien bascule.

Mais les deux voyages auront lieu et je ne ferai pas d'heures supp. Et ça ne me tracasse pas outre mesure. Picétou.

Tiens en parlant de WE au boulot, le témoignage d'un V4 reçu ce jour :

"Je suis V4 et même si cela a bouleversé nos habitudes, que l'ergonomie est à ch*er, je ne reviendrai en arrière pour rien au monde et pour le dire trivialement, je me suis "éclaté" avec Op@le. Et au niveau de mon agence comptable, Op@le ou pas, je suis l'établissement le plus à jour dans ses écritures... et sans y passer les week-end."

Franchement on dirait un commentaire truqué de TripAdvisor...
Je voudrais pas polluer ton fil, mais c'est hors du sujet cette remarque..
Si un comptable n'est pas à jour dans GFC c'est qu'il y a un problème humain (incompétence de l'AC ou d'un GM d'un ER)
Dans Opale, on a le même souci d'humain, plus le progiciel...
C'est ça le vrai problème

Boz' tu connaitrais le nom du collègue qui m'a envoyé le courriel, collègue que tu connais très bien, tu ne dirais pas cela.
Tu me connais un peu, je ne m'amuse pas à raconter n'importe quoi.

Après si on peut essayer de ne pas polémiquer sur ce fil, c'est pas le but.

Bozinchu ne polémique pas, en revanche ouvrir un fil avec comme titre : op@le et légendes urbaines et le lier avec un heureux gestionnaire ? agent comptable ? qui lui "s'éclate" et n' y passerait pas les WE ou quelques heures supp à se former, qu'est ce que cela dit de ton écoute auprès de ceux qui factuellement y ont passé des heures en plus ou des WE ? qu'ils racontent des légendes urbaines ?

Bonjour,

Beaucoup d'établissements sont en difficulté avec Opale et c'est un fait. On accentue le malaise de la profession. Même des agents comptables confirmés sont en souffrance et sont dans l'incapacité de sortir des comptes financiers pour des problèmes techniques. 
Sans polémique.

Voilà, cela résume bien mon intervention..
Je le précise bien dans mon propos...
Il y a des collègues en difficulté sous GFC.. Mais on sait d'où viennent les difficultés...
Dans Opale et sans que cela soit une légende urbaine, il faut faire avec l'outil.
Et quand il y a des collègues en difficulté plus Opale, le problème est accentué...
Comme nous ne maitrisons pas le progiciel, les problèmes s'accumulent et rendent la gestion du quotidien très difficile

Bozinchu a écrit:

Dans Opale et sans que cela soit une légende urbaine, il faut faire avec l'outil.
Et quand il y a des collègues en difficulté plus Opale, le problème est accentué...
Comme nous ne maitrisons pas le progiciel, les problèmes s'accumulent et rendent la gestion du quotidien très difficile

Oui Boz c'est vrai et dit comme cela je suis d'accord.

A mon niveau, je ne crois pas nier ce fait, et fais mon possible pour que tous les collègues adjoints gestionnaires et agents comptables aient accès aux meilleures ressources sur Op@le.

Ressources qui se trouvent sur ce forum (merci Op@lomero et cfou et Babel et tous les autres   ), sur les sites des collègues de Grenoble ou de Reims notamment et sur le portail MF² qui est sous utilisé.

Un gros changement d'outil est forcément perturbant pour nous tous et comme Op@le arrive dans des situations déjà difficiles, c'est parfois la goutte d'eau.

Mais ne jetons pas le bébé avec l'eau du bain.

Et sans nier la souffrance des collègues dans le cadre du déploiement, il n'y a pas lieu d'empêcher celles et ceux qui en sont satisfaits malgré les défauts de le dire et c'est pourtant ce qui se passe. Et plus cela va plus je trouve cela ennuyeux.

L'objet de la discussion est d'évoquer les légendes urbaines sur Op@le et j'en ai pratiquement une vingtaine en stock.

Ces mensonges desservent la profession tout comme un catastrophisme déprimant et fallacieux.

En revanche témoigner de réalités différenciées sans généraliser, et en disant de quel point de vue on se place (clairement je souhaite partager la vision du verre à moitié plein) est propice à réussir ensemble ce déploiement et obtenir encore plus d'améliorations de l'application.

Faisons systématiquement remonter des dossiers auprès de l’assistance : un dysfonctionnement qui n’est pas remonté n’existe pas (et ne sera jamais résolu).
L’appel d’offre de 9 millions d’euros du ministère constitue à mon sens une véritable opportunité pour faire progresser l’outil : tout ce qui vous semble relever d’un dysfonctionnement ou mériter une évolution devrait faire l’objet d’une remontée auprès de l’assistance.

Pensons aux collègues des prochaines vagues. Rappel : pour les V2, le kit de bascule était truffé d’erreurs et nous avons vécu l’enfer. Désormais c’est un document qui tient la route.

Khepri a écrit:

Rappel : pour les V2, le kit de bascule était truffé d’erreurs et nous avons vécu l’enfer. Désormais c’est un document qui tient la route.

Op@le et le kit de bascule ont largement évolué et les nouvelles vagues en profitent, c'est sûr.

J'ai fait la V2 côté ordo + AC, et sauf la saisie du FDR et la méthodologie pour les mandats de prélèvements, je n'ai pas de souvenir avoir eu de difficultés infernales pour la bascule.

Ceci dit, ce que tu soulèves est extrêmement intéressant car Op@le s'est amélioré partout : application, interfaces, formation, accompagnement, conduite du changement etc. Les premières vagues ont essuyé les plâtres, pourtant cela fonctionne, et les collègues prennent le temps de faire des supports, des formations, des pages internet, de l'assistance tous azimuts, des webinaires, des articles etc.

Les prochaines vagues sont ainsi largement mieux préparées et accompagnées. Pourtant il est fort à parier que ce sont celles-là qui vont poser le plus de problème.

Pourquoi ?

Cela tient en deux raisons essentielles selon moi

1. L'état d'esprit dans lequel le changement va être conduit, cela n'a l'air de rien mais cela détermine tout le reste. Si on l'aborde ce changement en étant curieux, détendu, avec anticipation, réflexion, engagement, méthode et dans le souhait de voir ce qu'on peut tirer de ce nouvel outil et comment limiter les effets des insuffisances, alors on a de très grandes chances de passer ce changement de la meilleure manière possible et en sortant par le haut.

Cela ne retire aucune des insuffisances ni des difficultés que l'on peut rencontrer mais l'état d'esprit va permettre ou non de trouver les ressources pour les surmonter.

La clé selon mon toujours étant de se rapprocher des collègues chez qui cela fonctionne, quitte à aller voir sur place.

2. L'autre raison c'est qu'Op@le va arriver dans des structures déjà en difficulté et c'est un gros facteur de risque pour lequel un pilotage approprié doit être anticipé en lien avec l'ordonnateur, l'agent comptable, les établissements environnants, la DSDEN et surtout le rectorat.

Fondée de pouvoir sur agence comptable à 100% Opale. Tous les Cofi sont sortis, personne ne fait d'heures supp et personne ne reviendrait en arrière.
Oui, on râle aussi, oui parfois il est lourd notre ami op@le.
On a eu des contractuels gestionnaires en plein pendant le déploiement, des départs en retraite non remplacés, donc non ce n'était pas l'Agence comptable idéale.

Les collègues qui coulent sous opale étaient déjà limites sous GFC ou bien qui n'ont pas voulu réorganiser les services.
On aussi des agents comptables qui ne faisaient plus de compta et qui ont pensé qu'ils pourraient continuer de la même manière.
On a aussi enfin les collègues esseulés ou qui se rapprochent du collègue qui justement n'est pas une pointure.

Par contre, il faut reconnaitre que la gestion est moins investie la première année forcément.

Merci pour ce fil, les gestionnaires peuvent être heureux, et ce forum doit aussi en être l'objet.

Faut ré-équilibrer les messages     d'aucuns racontaient d'étranges histoires sur le sujet : la légende dit qu'il y a très longtemps, peut-être plus de mille ans, un surmenage éclatât et que les loups hurlaient avec la meute. On dit que les caisses d' eaux des yeux humides des utilisateurs formèrent une source et que de ces pleurs, un avatar surgit et que s'appelliero Opalito pour nous sauver du déluge ...

Réunion hier avec des collègues op@ hier, et de manière surprenante enthousiasme sur op@le

j'étais assez surpris car le défenseur d'op@le que je suis, s'est retrouvé dans la position du grincheux lorsque j'ai dit "oui mais quand même c'est pas rose, les lenteurs, l'ergonomie, la prise en main longue, les multiclics, les régies ..."

Comme quoi même la vie pro est plein de surprises !

je ne sais pas qui est ton fournisseur mais apparemment c'est de la bonne...

Réunion la semaine dernière avec des collègues : on s'en sort mais qu'est-ce que c'est galère, pas pratique, source d'erreur, etc...

C'est quoi ton intérêt de faire toute cette propagande ? On a vraiment l'impression que tu fais une fixette sur opale.

invite 44 a écrit:

Les collègues qui coulent sous opale étaient déjà limites sous GFC ou bien qui n'ont pas voulu réorganiser les services.
On aussi des agents comptables qui ne faisaient plus de compta et qui ont pensé qu'ils pourraient continuer de la même manière.

C'est la faute de ces mauvais collègues donc...
C'est marrant, je n'ai pas toujours que ce type d'écho culpabilisant...

cestdlabonne a écrit:

je ne sais pas qui est ton fournisseur mais apparemment c'est de la bonne...

Réunion la semaine dernière avec des collègues : on s'en sort mais qu'est-ce que c'est galère, pas pratique, source d'erreur, etc...

C'est quoi ton intérêt de faire toute cette propagande ? On a vraiment l'impression que tu fais une fixette sur opale.

Si tu as le courage de me contacter, je te donne la liste des participants à la réunion.

Pour le reste, il y a du vrai des deux côtés.

Et il ne faut pas se faire la guerre, mais accepter que certains ont une vision négative et d'autres une vision positive.

Je "réagis" beaucoup sur ce forum car l'opinion générale ici c'est op@le, ce n'est que des défauts et des problèmes.

Ce qui est faux.

Et Sad a raison, c'est tout aussi faux de dire que les difficultés sont liées aux utilisateurs.

Et à celles et ceux qui ailleurs disent que c'est le top et qu'il n'y a pas ou peu de problèmes je relativise tout autant.

C'est vrai que les effets de meute dans un sens ou un autre, c'est peut-être satisfaisant mais cela n'a jamais été mon truc.

Il faudrait sans doute aussi arrêter de polariser les choses.
Sans verser dans l'illégalité, on peut très bien ne pas être dans une parfaite orthodoxie comptable (et ce devrait être le cas de l'ensemble des utilisateurs de GFC, si j'ai bien compris... ) et avoir pour autant un établissement bien équipé, qui tourne bien et avec des finances saines.
Il me semble que ce doit être le cas de la majorité des établissements appelés à passer sous Opale en janvier prochain, et non des "structures en difficulté" résiduelles...

Je te rejoins, cela ne sert à rien de polariser.

Ceci dit, caricaturer est tout autant inutile, quand je parle de structures en difficulté, il y a n raisons qui expliquent ces difficultés. Mettre la poussière sous le tapis ne sert à rien. A terme, cela fini toujours par se retourner contre nous.

Au contraire, c'est en regardant les choses de manière lucide et dépassionnée qu'on peut avancer.

On a le droit de dire que des collègues sont très contents d'op@le s'en se faire huer ou insulter comme cela arrive encore.

De la même manière des collègues qui rouspètent face aux lenteurs, aux insuffisances (régies, ), à l'accompagnement perfectible, sont tout légitimes et doivent être entendus.

Dans tous les cas, juger est certainement très confortable (juger le MEN, les formateurs, les collègues en difficulté, les mécontents) mais c'est stérile, cela nous divise et nous mène à rien.

A mon petit niveau, je suis tout autant capable de dire qu'Op@le est un formidable levier de modernisation, de professionnalisation et de changement (pour peu qu'on s'en saisisse pour cela), qu'un outil insuffisamment ergonomique, trop complexe et à l'heure actuelle incomplet.

néthou a écrit:

Il faudrait sans doute aussi arrêter de polariser les choses.
Sans verser dans l'illégalité, on peut très bien ne pas être dans une parfaite orthodoxie comptable (et ce devrait être le cas de l'ensemble des utilisateurs de GFC, si j'ai bien compris... ) et avoir pour autant un établissement bien équipé, qui tourne bien et avec des finances saines.
Il me semble que ce doit être le cas de la majorité des établissements appelés à passer sous Opale en janvier prochain, et non des "structures en difficulté" résiduelles...

Oui, Nethou, c'était effectivement l'ensemble des utilisateurs GFC dans la mesure où la simple impression d'un document en faisait un document validé même si le chef ne voulait pas le signer... Mais aucun de ces utilisateurs ne faisaient d'erreur et rien ne relevait de la "forfaiture comptable".
C'est juste le logiciel qui était mal fagoté sur ce point.

Quant aux finances saines ou pas, tout est relatif aussi : je trouve que mon établissement ne va pas bien et qu'on boutique encore beaucoup trop. Op@le m'a permis -- volontairement et involontairement -- de dire "stop".

Ce que je reproche surtout à Op@le, c'est que les créateurs de ce bouz..; pardon, progiciel, pensaient que les AC, Gestionnaires ou secrétaire comptable, n'ont que ça à faire d'être devant leur écran.

Nous ne nous laissons pas déborder par Op@le dans mon établissement (j'ai actuellement 3 factures dans le pré-sas), mais que d'heures passées dessus et pourtant à force de faire les mêmes opérations nous maitrisons notre sujet. Trop complexe, trop lent, trop tout le truc...

Ce qui est vrai, c'est que si on ne maitrisait pas GFC à la base alors que l'on était dessus depuis quelques années, ça va être chaud pour Op@le.
J'en connais qui "couinent" sur Op@le, mais qui étaient, comment dire, pas au top sur GFC...

Xena a écrit:

C'est juste le logiciel qui était mal fagoté sur ce point.

Disons que son utilisation permet(tait) d'accélérer le processus de la dépense sans vérification de l'ordonnateur.
Mais après tout, cette utilisation ne se calque-t-elle pas sur notre fonctionnement quotidien, sur les rapports entre CE et gestionnaire et surtout, sur la manière dont les CE considèrent leur qualité d'ordonnateurs ?
Opale a peut-être été voulu pour revenir à meilleure orthodoxie, mais une orthodoxie comptable qui me semble être en décalage, et de plus en plus, avec l'évolution de nos pratiques administratives modernisées. Mais c'est un autre débat, passionnant et qui nous entraînerait bien loin.

Xena a écrit:

Quant aux finances saines ou pas, tout est relatif aussi : je trouve que mon établissement ne va pas bien et qu'on boutique encore beaucoup trop. Op@le m'a permis -- volontairement et involontairement -- de dire "stop".

Là-aussi, deux façons de voir les choses: notre quotidien de boutiquier amène son lot d'habitudes, et de mauvaises habitudes; mais d'un autre côté, quand la "boutique" tourne bien, son fonctionnement huilé et sans accrocs, c'est plutôt bon signe. Eternelle opposition entre l'huile dans les rouages et le respect des règles.

néthou a écrit:

Opale a peut-être été voulu pour revenir à meilleure orthodoxie, mais une orthodoxie comptable qui me semble être en décalage, et de plus en plus, avec l'évolution de nos pratiques administratives modernisées. Mais c'est un autre débat, passionnant et qui nous entraînerait bien loin.

100% d'accord. C'est bien cela le problème.

Et c'est devenu LE sujet à l'ordre du jour chez les RConseil avec le CIC et ... op@le

néthou a écrit:

Là-aussi, deux façons de voir les choses: notre quotidien de boutiquier amène son lot d'habitudes, et de mauvaises habitudes; mais d'un autre côté, quand la "boutique" tourne bien, son fonctionnement huilé et sans accrocs, c'est plutôt bon signe. Eternelle opposition entre l'huile dans les rouages et le respect des règles.

Combien de bahuts qui soi-disant "tournent" bien parce qu'on tord le bras de la réglementation du SG et/ou de l'AC.
Il y a deux leviers :
- objectiver les habitudes "mauvaises" par un extérieur et les auditeurs sont là pour cela
- simplifier les règles, les outils et les procédures, je ne fais que dire cela.

Et je rejoins popop : on a l'impression que les concepteurs d'op@le imaginaient que notre travail c'est faire de la saisie sous op@le.

Alors qu'on doit s'occuper de la sécurité, de la GRH, de la gestion matérielle, de la pédagogie, du CA, des subventions, de la CT etc etc.

Mais c'est pareil pour chacun de nos interlocuteurs qui n'imagine pas toutes nos missions ; et c'est la limite de nos métiers de "généralistes" que je défends pourtant. Ce qui est particulièrement ardu, dans un monde professionnel où tous les domaines se spécialisent.

Nicolas a écrit:

Combien de bahuts qui soi-disant "tournent" bien parce qu'on tord le bras de la réglementation du SG et/ou de l'AC.

Pas nécessairement.
Quand on te tord le bras, tu peux crier fort et arrêter (sinon ça devient de la torture !).
C'est plus souvent de l'assouplissement (comme le fonctionnement de GFC), parce qu'il faut bien avancer.
C'est pas un hasard si avec Opale, quand l'ergonomie du progiciel posait problème, on trouvait un... contournement pour pouvoir avancer.
Si nombre de CE ont refilé leur clé OTP à leur GM parce que Demact ça les emm...de.
Et si pas mal vont faire de même avec Opale.

Il y a souvent de bonnes raisons (en tous cas compréhensibles sinon légitimes), et pas mal de fois des mauvaises (on ne veut pas s'enquiquiner, changer les habitudes, arriver à ses fins coûte que coûte: quel AC n'a pas été une fois mis devant le fait accompli, à devoir payer un machin en urgence pour un voyage ou autre joyeuseté qui aurait pu être évitée en anticipant ou lui demandant conseil ?).

Source SYNTHÈSE DES AUDITS DE GROUPEMENTS COMPTABLES D'EPLE RÉALISÉS EN 2018  ASSOCIATION AJI FRANCE https://association.aji-france.com/uploads/media/blog/0001/03/e26655a486f294608a7c7bb7063a03ed5bf28fd8.pdf

1- Plus de quatre agences comptables auditées sur cinq présentent une qualité comptable satisfaisante
Sur les 92 audits d'agences comptables clos en 2018, les résultats :
- dans 30 cas, sont excellents ;
- dans 48 cas, sont convenables ;
- dans 14 cas, sont insatisfaisants.
Comme les années précédentes, les audits ne font pas ressortir de corrélation entre le niveau de qualité comptable observé, le nombre d'établissements rattachés à l'agence comptable et les
effectifs dont elle dispose. Les meilleurs résultats sont obtenus dans les agences comptables où les équipes sont très impliquées et font preuve de compétences techniques avérées. La qualité des relations entre l'agent comptable et les différents gestionnaires d'établissement participe également à l'amélioration de la qualité comptable au sein des groupements.


A quelques rares exceptions, l'organisation des travaux des agences comptables auditées est maîtrisée. L’agent comptable, comme son équipe, sont souvent très impliqués dans les missions quotidiennes. L'organisation est fréquemment pertinente et contribue à la pleine maîtrise des opérations courantes. Toutefois, la faiblesse des effectifs (environ 5 agents) ne permet pas toujours d'instaurer une séparation des tâches et une réelle suppléance, pourtant toutes deux indispensables sur certains processus à risques 5. Comme le prévoit la réglementation, l'agent comptable détient les documents administratifs de tous les établissements du groupement et présente régulièrement les documents comptables aux chefs d’établissement. Par ailleurs, le montant du cautionnement de l'agent comptable, et dans une moindre mesure celui des régisseurs, sont conformes à la réglementation. Une convention de groupement comptable est la plupart du temps signée entre l'agence comptable et les établissements rattachés, même si elle n'est pas toujours actualisée.

Ce n'est pas LE sujet du jour, il est fort ancien 2018 .

néthou a écrit:

Il y a souvent de bonnes raisons (en tous cas compréhensibles sinon légitimes), et pas mal de fois des mauvaises (on ne veut pas s'enquiquiner, changer les habitudes, arriver à ses fins coûte que coûte: quel AC n'a pas été une fois mis devant le fait accompli, à devoir payer un machin en urgence pour un voyage ou autre joyeuseté qui aurait pu être évitée en anticipant ou lui demandant conseil ?).

Oui, je te rejoins aussi, il y a de bonnes et de mauvaises raisons.

Nous essayons tous de les limiter.

J'ai quand même trois beaux cas d'EPLE cités en exemple et qui avaient des comptas en vrac du fait d'ordos sans scrupules sur les questions de réglementation, et de collègues qui n'étaient pas en mesure (je ne l'aurais probablement pas été non plus) de s'y opposer.

La fin de la RGP RPP et op@le sont deux occasions de faire changer les choses aussi à ce niveau.

edit : j'ai pas envie de dire merci à un rosbif mais bon il m'a évité d'écrire une c. de plus

Il s'agit plutôt du début de la RGP et de la fin de la RPP.

Extrait de l'audit :

Les concessions de logement sont correctement suivies : dossiers administratifs souvent
complets, nombre de logements accordés pour nécessité absolue de service très souvent
conforme à la réglementation8, suivi annuel des charges locatives. Dans quelques rares cas,
des logements sont concédés en l'absence de délibération du conseil d'administration de
l'établissement autorisant la concession. Cette situation fait peser un risque sur la
responsabilité personnelle et pécuniaire (RPP) des agents comptables concernés (prise en
charge des créances de loyers en l'absence de pièce justificative conforme).


Quelqu'un prévient les auditeurs que le conseil d'administration des EPLE n'autorise pas la concession mais donne juste un avis et que c'est la CT qui autorise ?