CB achat

Bien le bonjour à tous,

Un des ordonnateurs d'EPLE rattaché à l'agence comptable, fonctionne de manière récurrente de la manière qui suit :

J'achète avec ma CB des tas de choses intéressantes pour l'EPLE et je me fais rembourser par la suite, si la pratique en elle -même n'est pas prohibée, lorsqu'elle devient un mode de fonctionnement systématique, comment la contrer ?  Une carte CB est déjà mise à disposition pour l'EPLE.
Merci de vos éventuels conseils, car le dernier achat porte sur plus de 200.00 € de friandises.

Achat et remboursement a écrit:

Bien le bonjour à tous,

Un des ordonnateurs d'EPLE rattaché à l'agence comptable, fonctionne de manière récurrente de la manière qui suit :

J'achète avec ma CB des tas de choses intéressantes pour l'EPLE et je me fais rembourser par la suite, si la pratique en elle -même n'est pas prohibée, lorsqu'elle devient un mode de fonctionnement systématique, comment la contrer ?  Une carte CB est déjà mise à disposition pour l'EPLE.
Merci de vos éventuels conseils, car le dernier achat porte sur plus de 200.00 € de friandises.

Pour moi il y a déjà le principe de séparation ordonnateur comptable qui ne prévoit pas que l'ordonnateur puisse faire des dépenses pour le compte de son établissement (sauf par exemple s'il est régisseur dans un EPLE avec moins de 5 ETP administratifs etc).

Le remboursement de dépenses réalisées par des personnes pour le compte de l'EPLE n'entre normalement pas dans le cadre des moyens de paiement prévus par la réglementation, sauf cas particuliers (urgence...). Donc dire que la pratique n'est pas prohibée n'est peut-être pas faux, mais de là à ce que la pratique soit autorisée dans toutes les situations, cela me semble un peu rapide.

Chez moi l'ordonnateur décide et ensuite c'est quelqu'un d'autre qui exécute et paye.

Kieren a écrit:

Pour moi il y a déjà le principe de séparation ordonnateur comptable qui ne prévoit pas que l'ordonnateur puisse faire des dépenses pour le compte de son établissement

:affraid:Qui donc donc alors peut le faire ?

C'est sûr qu'il cumule : ordonnateur, DAO, dépenses sur deniers personnels.

Si c'est récurrent que je ferais :

1. un échange avec l'adjoint gestionnaire pour avoir sa vision

2. un échange avec l'ordo pour comprendre le besoin et indiquer que les dépenses sur deniers personnels doivent être limitées et en faisant un rappel de la règle : engagement juridique, facture, etc.

3. proposition écrite d'un cadre qui tienne compte du besoin exprimé

Il serait utile de lui rappeler que la prudence budgétaire impose de limiter singulièrement ce type de dépenses qui doit rester parfaitement dérogatoire et exceptionnel... qu'en cas de dépassement de crédits, le comptable serait fonder à lui faire de très très gros yeux...
Et en tant qu'AC je regarderais de très près la nature des dépenses... notamment au regard du principe de spécialité.

Sad a écrit:

Kieren a écrit:

Pour moi il y a déjà le principe de séparation ordonnateur comptable qui ne prévoit pas que l'ordonnateur puisse faire des dépenses pour le compte de son établissement

:affraid:Qui donc donc alors peut le faire ?

Le comptable ou un régisseur c'est à dire une personne habilitée à manier des fonds. L'ordonnateur décide de l'opportunité de la dépense,  l'agent comptable effectue le paiement

La formule "peut faire des dépenses" est trop ambigüe. Vous aurez compris que c''était ce que je voulais vous dire...

Bonjour,

En tant que gestionnaire et sous validation de mon ordo, j'ai payé avec ma CB perso du nappage et décorations sur des frais de réception.

Comment me faire rembourser sur Opale ? Dois-je faire un EJ ? ou demande de paiement directe ? Avec en PJ ticket de caisse et certif administratif?

Je vous remercie,
Bien cordialement,

Il y a une procédure de dépense avant ordonnancement dans Op@le, c'est là que ça se passe. C'est en sphère ordo et je n'y ai pas accès sur mon poste actuel, je ne peux pas t'en dire plus, mais je l'ai utilisé il y a quelques mois.

Une DAO c'est quand c'est un moyen de paiement de l'établissement qui a été utilisé avant tout ordonnancement de dépense. Là je pense que c'est un remboursement par DP. Quant à savoir si c'est en direct ou non, je ne me souviens pas.

Ça se traite en DP directe sur le tiers à rembourser (tiers personne physique à créer manuellement en tiers hors élèves et hors SIRENE). Dans la partie basse sélectionner l'onglet DAO puis le type DAOC (DAO comptable)

Dont acte, merci. Ça mouvemente quels comptes de classe 6 et 4 ?

Toutes les DAO sont désormais en 472100. Il n'y a plus de subdivisions, notamment plus de 4722 pour les frais d'encaissement de CB, tout ça est remplacé par l'auxiliarisation. En 6, ça dépend bien évidemment de la nature de ce qui a été acquis.

Ok, je voulais vérifier qu'il n'y avait aucun mélange de genre avec un remboursement de frais d'hébergement ou de transport. Et je reste étonnée qu'une dépense qui ne mouvemente pas dans un premier temps les comptes de trésorerie de l'établissement s'appelle DAO, qui plus est du comptable quand la régularisation en DP directe démarre en sphère ordo si j'ai bien compris. Mais bon, rien de bien grave et au moins on apprend.

Pour moi ça ne peut pas être une DAO car ce n'est pas la carte bancaire de l'établissement qui a été utilisé mais une carte bancaire personnelle.

Op@lomero a écrit:

Ok, je voulais vérifier qu'il n'y avait aucun mélange de genre avec un remboursement de frais d'hébergement ou de transport. Et je reste étonnée qu'une dépense qui ne mouvemente pas dans un premier temps les comptes de trésorerie de l'établissement s'appelle DAO, qui plus est du comptable quand la régularisation en DP directe démarre en sphère ordo si j'ai bien compris. Mais bon, rien de bien grave et au moins on apprend.

La DP directe "classique" (FDDP) n'est permise que sur un nombre restreint d'articles type aides sociales, remboursement de frais de stages,...
Le recours à la procédure classique avec un EJ, un CSF,... est possible mais ce serait tout aussi bancal : on n'adresse pas un bon de commande au gestionnaire pour qu'il fasse une dépense sur ses deniers personnels.
Tant que la régie n'est pas fonctionnelle, on avance sur des bases un peu faussées. 
Dans mon agence, on a choisi de faire une petite avance pour menues dépenses suivie en comptabilité au 548000 donc en principe, les règlements se font en espèces et le recours à la procédure de DAO dans l'outil correspond à un mouvement de trésorerie ce qui permet de disposer d'un suivi du montant disponible sur cette avance depuis l'agence comptable avec consultation possible par le gestionnaire. Quand une dépense dépasse le montant de cette avance, on peut s'entendre pour que l'ER rembourse le gestionnaire par virement et on leur fait utiliser la même procédure pour ne pas perdre tout le monde dans un maquis de procédures encore mal maîtrisées. Ce n'est sans doute pas toujours dans la plus grande pureté comptable mais avec tout le groupement basculé dont la moitié sur la V6, la pureté comptable doit parfois attendre !
Je sais que certains collègues utilisent les comptes bancaires de régie, les gestionnaires utilisent dans ce cas leur CB de régie.

Op@lomero a écrit:

Une DAO c'est quand c'est un moyen de paiement de l'établissement qui a été utilisé avant tout ordonnancement de dépense. Là je pense que c'est un remboursement par DP. Quant à savoir si c'est en direct ou non, je ne me souviens pas.

Cfou a écrit:

Pour moi ça ne peut pas être une DAO car ce n'est pas la carte bancaire de l'établissement qui a été utilisé mais une carte bancaire personnelle.

Initiales GM a écrit:

La DP directe "classique" (FDDP) n'est permise que sur un nombre restreint d'articles type aides sociales, remboursement de frais de stages,...
Le recours à la procédure classique avec un EJ, un CSF,... est possible mais ce serait tout aussi bancal : on n'adresse pas un bon de commande au gestionnaire pour qu'il fasse une dépense sur ses deniers personnels.

J'avance dans ma réflexion. Je pense toujours et donc en n'étant plus seule que ce n'est pas une DAO puisque le paiement constaté avant ordonnancement ne concerne pas les comptes de trésorerie de l'établissement. Donc il reste la procédure de l'EJ et au fond ce n'est pas incohérent : la personne est sensée avoir demandé l'autorisation en amont, ce qui permet d'engager les crédits sans pour autant lui envoyer un bon de commande. A réception de la demande de remboursement et des justificatifs, on liquide la DP pour rembourser.

Initiales GM a écrit:

Tant que la régie n'est pas fonctionnelle, on avance sur des bases un peu faussées. 
Dans mon agence, on a choisi de faire une petite avance pour menues dépenses suivie en comptabilité au 548000 donc en principe, les règlements se font en espèces et le recours à la procédure de DAO dans l'outil correspond à un mouvement de trésorerie ce qui permet de disposer d'un suivi du montant disponible sur cette avance depuis l'agence comptable avec consultation possible par le gestionnaire.

Effectivement, les dépenses faites dans le cadre d'une avance jusqu'à 300 € relèvent bien des DAO et sans le module régie, on n'a pas trop le choix pour fonctionner.

Initiales GM a écrit:

... on leur fait utiliser la même procédure pour ne pas perdre tout le monde dans un maquis de procédures encore mal maîtrisées. Ce n'est sans doute pas toujours dans la plus grande pureté comptable mais avec tout le groupement basculé dont la moitié sur la V6, la pureté comptable doit parfois attendre !

Totalement d'accord, on fait au mieux avec ce qu'on a. On fait au mieux, comme on peut, et ce n'est déjà pas si mal. Mais entre outil et réglementation comptable puriste, nous avons donc un écart et j'essaie de comprendre si ce que je ne comprends pas ou fais mal relève de l'un ou de l'autre pour m'améliorer.

Initiales GM a écrit:

Je sais que certains collègues utilisent les comptes bancaires de régie, les gestionnaires utilisent dans ce cas leur CB de régie.

Pour le coup quel est le risque ? Les personnes sont toujours nommées régisseur, le compte de régie et son moyen de paiement associé existent, ce sont les comptes de régie qui n'existent pas et ne permettent pas de respecter les schémas d'écritures classiques. Bah au pire c'est une observation. Je crois que je vais y penser

Cfou a écrit:

Pour moi ça ne peut pas être une DAO car ce n'est pas la carte bancaire de l'établissement qui a été utilisé mais une carte bancaire personnelle.

Je suis d'accord il ne faut pas traiter cela en DAO !

EJ sur le tiers avec DP directe, certificat administratif du CE en PJ dans la mesure où la dépense est inférieure à 230 euros.

En fait, chez moi on procède exactement comme Initiales GM.