Encaissement chèques pension

J'avoue ne plus savoir:confused:
Un CE tyranique a imposé au service intendance (avec tout de même la complicité du gestionnaire) l'étalement de toutes les pensions des internes : jolie lettre du gestionnaire proposant cet étalement (sans me demander le moins du tout mon avis en qualité d'AC).
J'étais déjà pas ravie mais soit c'était fait.
Mais je découvre aujourd'hui que non content d'écholonner les paiements, il a également reçu tous les chéques de l'année qu'il garde gentiment au coffre et vient les encaisser au fur et à mesure à l'agence.
Je l'appelle et l'enjoins de m'apporter les chèques pour encaissement ou de les renvoyer aux familles. Ce gestionnaire ne comprends pas de quoi je me mèle. Je lui précise qu'en la matière lje suis seule compétente et responsable, le ton monte et...il me raccorche au nez.
Hormis:pleure: parce que je commence à m'épuiser avec cet établissement quelle attitude adopter?

je ne suis pas comptable mais tant que les chèques ne sont pas dans le coffre du gestionnaire, tu n'es pas au courant et tu ne veux rien savoir. Si le gestinnaire perd les chèque qu'il se demerde avec les familles pas ton problème. c'est comme cela que je vois les choses, c'est plus facile que de courrir après. Mais bon j'ai un autre coffre ou je mets ce qui ne regarde pas le tresor et qui a de la valeur.
Par contre concernant l'échéancier clair que tu dois etre au courant. Mon AC me laisse gérer cela mais je transmets une copie du courrier quand je vais le voir. et il vise à posteriori mais cela à fait l'objet d'un dialogue

Fais un contrôle de caisse dans l'établissement en question, ce qui te conduira à vérifier le contenu du coffre, et tu pourras faire un rappel concernant l'encaissement des chèques sur un PV que tu feras contresigner par le gestionnaire, en lui disant que tu ne donneras plus ton accord à sa nomination en tant que régisseur si pareil problème se reproduit.

Gars du Doubs a écrit:

Mais bon j'ai un autre coffre ou je mets ce qui ne regarde pas le tresor et qui a de la valeur.

A moins qu'il ne soit caché par un splendide tableau à la gloire de la MGEN ou un magnifique puzzle 15000 pièces avec un cheval galopant sur une plage normande au coucher du soleil, cela m'étonnerait que le Trésor ne te fasse pas ouvrir ce fameux coffre en cas de visite impromptue...

Seul le comptable peut décider des modalités de paiement, pas du tout le CE. Maintenant, proposer aux familles un échelonnement du paiement de la pension correspond assez à mon mode de fonctionnement, même si la mise en pratique semble maladroite. La suggestion d'un contrôle sur place me plaît assez, suivi d'un rapport écrit remis à l'ordonnateur en main propre pour en profiter pour remettre les pendules à l'heure sur qui décide de quoi tout en essayant de préserver l'intérêt des familles.

Gars du Doubs a écrit:

je ne suis pas comptable ....... Mais bon j'ai un autre coffre ou je mets ce qui ne regarde pas le tresor et qui a de la valeur.
....

En quoi le contenu de ce coffre ne regarde-t-il pas les inspecteurs du trésor ? a-t-il quelque chose à voir avec la gestion de votre établissement ? Dans l'affirmative, votre AC est-il au courant ?

christel a écrit:

J'avoue ne plus savoir:confused:
Un CE tyranique a imposé au service intendance (avec tout de même la complicité du gestionnaire) l'étalement de toutes les pensions des internes : jolie lettre du gestionnaire proposant cet étalement (sans me demander le moins du tout mon avis en qualité d'AC).
J'étais déjà pas ravie mais soit c'était fait.
Mais je découvre aujourd'hui que non content d'écholonner les paiements, il a également reçu tous les chéques de l'année qu'il garde gentiment au coffre et vient les encaisser au fur et à mesure à l'agence.
Je l'appelle et l'enjoins de m'apporter les chèques pour encaissement ou de les renvoyer aux familles. Ce gestionnaire ne comprends pas de quoi je me mèle. Je lui précise qu'en la matière lje suis seule compétente et responsable, le ton monte et...il me raccorche au nez.
Hormis:pleure: parce que je commence à m'épuiser avec cet établissement quelle attitude adopter?

Les délais de paiements sont effectivement de ta competence.
Tu peux accorder ces délais en échange de garanties : les plus efficaces sont les cessions de créance CAF et les coordonnées employeur (pour eventuelle saisie sur rémunération).
Donc tu fais un formulaire échéancier sur lequel on trouvera :
je soussigné machin truc, responsable d'un tel en classe de... reconnais devoir la somme de.... au titre de la DP de tel trimestre. Je m'engage à payer telles sommes à telles dates....J'autorise en cas de non respect du présent échéancier l'agent comptable à saisir les allocations familiales que je perçois (numéro d'allocataire)en paiement des échéances. En plus, mention des coordonnées employeur du responsable.
Tu envoies un paquet de formulaires au CE avec un courrier expliquant que les élèves pour lesquels il ne t'a pas retourné de formulaire rempli, ne se verront pas accorder de délais. Pour ces élèves, passé la première relance, tu demandes l'autorisation de poursuivre, en expliquant par écrit qu'à défaut de cette autorisation tu seras fondé à demander à son CA l'admission en non valeur des créances, ce qui sera une charge pour l'établissement.
Pour les chèques non encaissés, ça ne se fait pas.
Mais j'ai un point de vue différent sur la question, même si ce n'est pas règlementaire. Je ptratique la conservation des chèques en tant qu'Agent comptable en ayant mesuré les risques.
Premier risque : le chèque qui devient sans provision. Ce risque généralement est le même selon la date d'encaissement, voire il est parfois moins risqué d'attendre la date que donne la famille.
Deuxième risque : le chèque n'est plus valable, il suffit de l'encaisser avant un an.
Troisième risque ; une observation des inspecteurs du Trésor en cas de visite.
Il faut mettre ces risques en comparaison avec la responsabilité du comptable en matière de recouvrement des recettes, et avec le fait qu' a part l'huissier, lorsqu'on ne connait rien du débiteur on a peu de moyens. D'autre part, la procédure de recouvrement des chèques impayés est simplifiée et plus expéditive. En définitive, pour le recouvrement des recettes, cest plus risqué d'attendre un chèque qu'on encaisse tout de suite, que d'avoir un chèque qu'on encaisse plus tard.
Je sais c'est pas bien du tout ce que je dis, mais mon job c'est que le fric rentre.
En conclusion, avant de te heurter de front avec le gestionnaire, fait le point sur son efficacité en termes de recouvrement et tire avec lui les leçons qui s'imposent en rappelant qui est responsable à la fin.

Attention cependant

au respect du délai réglementaire d'encaissement des chèques


Quel est le délai de présentation d'un chèque à l'encaissement ?
8 jours. Conformément à l'article L.131-32 du code monétaire et financier, "Le chèque émis et payable dans la France métropolitaine doit être présenté au paiement dans le délai de huit jours". D'autre part, l'article L.131-59 du même code dispose que : "L'action du porteur du chèque contre le tiré se prescrit par un an à partir de l'expiration du délai de présentation". Les agents comptables et les régisseurs doivent y être particulièrement attentifs, leur responsabilité étant susceptible d'être mise en jeu lorsqu'un paiement par chèque ne peut être encaissé du fait du non respect de ces délais.

Barbule a raison bien sûr, mais Saint-Barbe a encore plus raison à mon misérable avis...

Mon petit article sur les chèques en bois... et l'encaissement.

christel a écrit:

J'avoue ne plus savoir:confused:
Un CE tyranique a imposé au service intendance (avec tout de même la complicité du gestionnaire) l'étalement de toutes les pensions des internes : jolie lettre du gestionnaire proposant cet étalement (sans me demander le moins du tout mon avis en qualité d'AC).
J'étais déjà pas ravie mais soit c'était fait.
Mais je découvre aujourd'hui que non content d'écholonner les paiements, il a également reçu tous les chéques de l'année qu'il garde gentiment au coffre et vient les encaisser au fur et à mesure à l'agence.
Je l'appelle et l'enjoins de m'apporter les chèques pour encaissement ou de les renvoyer aux familles. Ce gestionnaire ne comprends pas de quoi je me mèle. Je lui précise qu'en la matière lje suis seule compétente et responsable, le ton monte et...il me raccorche au nez.
Hormis:pleure: parce que je commence à m'épuiser avec cet établissement quelle attitude adopter?

Lettre recommandée avec AR envoyée à l'ordonnateur lui rappelant les textes et lui demandant de les respecter et de rectifier la situation.

Aprés c'est l'escalade :
Rappels systématiques aux familles pour récupérer l'argent sans tenir compte des arrangements du CE.
Demande d'intervention des autorités hiérarchiques : Rectorat et TG.

Mais bon, si on peut eviter c'est mieux....

La réglementation, c'est la reglementation, mais les familles, n'en ont rien à faire (surtout celles qui ont des difficultés pour payer). D'ici leur expliquer la différence entre le GM au collège et l'AC à plus de 30 kms..... Pour eux, c'est comme le centre des impots et la perception,.... ils n'y comprennent rien du tout et empilent problème sur problème par méconnaissance des rôles.

Pour certaines familles impécunieuses, c'est plus facile de me donner plusieurs chèques d'un coup à encaisser à dates régulières, que de revenir faire des paiements ou donner les chèques petit à petit. (Généralement, la suite est oubliée)

Un tiens vaut mieux que deux tu l'auras.

Quand la première fois, j'ai donné les chèques avec les dates à mon AC, il a tout encaissé (la réglementation) d'où : chèque en bois, familles furieuses contre moi...

J'ai donc compris mon intérêt, les chèques, je les garde et les donne au fur et à mesure des dates; quand les gens les font devant moi , je demande bien de les dater "correctement", de façon que l'AC ne se doute de rien... comme si ils me les faisaient passer d'eux mêmes....

j'en ai comme ça 5 ou 6...

Et cette année, j'ai mis en place le paiement échelonné "officiellement", avec paiement d'avance... (que je transmets immédiatement)le solde étant avec l'avis aux familles.
Ces familles là ont adhéré et s'il y a poursuites et délais.... je ne m'en occupe plus.

La pratique de mon AC est de permettre l'échelonnement ( pour la DP, les voyages....) à condition de récupérer la totalité des chèques dès le début, qui sont évidemment conservé dans le coffre de la gestionnaire. Puis je dois les encaisser en fonction de la date choisie et indiquée au dos du chèque par les familles ( date qui n'est jamais la même selon les familles)...et tout cela étalée sur un an...c'est une vraie m....e ! et en plus c'est pas légal !

invitée a écrit:

La pratique de mon AC est de permettre l'échelonnement ( pour la DP, les voyages....) à condition de récupérer la totalité des chèques dès le début, qui sont évidemment conservé dans le coffre de la gestionnaire. Puis je dois les encaisser en fonction de la date choisie et indiquée au dos du chèque par les familles ( date qui n'est jamais la même selon les familles)...et tout cela étalée sur un an...c'est une vraie m....e ! et en plus c'est pas légal !

c'est le monde à l'envers:scratch:

Dans la note sur le fonctionnement du service d'hébergement, distribué avec le dossier d'inscription, j'indique que le paiement se fait par trimestre dès réception de la facture. Toutefois, je propose aux parents volontaires de prendre contact avec mes services afin de mettre en place un échéancier par écrit. Mais je ne prend jamais les chèques à l'avance car effectivement, la première chose que fait un inspecteur du trésor, c'est de regarder dans le coffre.

Pour les voyages, nous faisons signer un contrat d'engagement à la famille ( signé par le Proviseur, l'agent comptable et les parents ) qui indique les trois ou quatre dates de paiement.