Question comptable refacturation

Bonjour,

Je pose une question en tant que trésorier d'association. Nous avons reçu une subvention dans le cadre d'une cité éducative pour l'achat de matériel et intervention dans les écoles du secteur du collège.
Sauf que l'achat du matériel a été effectué et payé par ledit collège support, puis reçu par nous et monté avec les élèves dans les écoles.

Donc la question est, on a les sous et le collège a payé, comment fait-on, ils nous refacture ? Il y en a pour 10.000 boules.

Holala, le mélange des genres ! Bon, soyons pragmatiques, et listons les deux principaux emm.nuis qu'il convient d'éviter :

1- les bénévoles de l'association qui ont bien voulu rendre service ne doivent pas pouvoir être embêtés, et notamment on ne doit en aucun cas pouvoir alléguer la gestion de fait de leur part

2- la partie versante initiale de la subvention ne doit pas être tentée de reprendre l'argent

Concrètement, la notification de la subvention était-elle bien adressée à l'association, correctement identifiée etc ? Le collège support de la cité éducative, de son côté, qu'avait-il inscrit à son budget, la subvention attendue de ton association, ou une recette conventionnelle ?

La manière la plus protectrice d'agir selon moi serait de passer un contrat entre l'association et le collège (et pas les écoles qui "n'existent pas" juridiquement). Le document reprendrait les termes de la notification de la subvention, et distribuerait les rôles conformément, comment dire, au fait accompli, hahem. On y met en dur que l'EPLE émet un mémoire envers l'association en exécution de la convention, du montant des dépenses exécutées par l'établissement pour le projet. Avec un compte-rendu d'exécution convenable selon les critères du subventionneur. S'il y a un reliquat pour l'association, soit faute de besoin, soit parce que c'est trop petit pour être encore dépensé, soit au titre des frais de gestion (d'un montant modique), pareil, il faut le mettre explicitement dans la convention. Qui est jointe à la recette-mémoire, avec ça je pense que l'opération sera bordée.

Merci ! 
C'est exactement ça, nous allons devoir rendre des comptes au financeur or je n'ai pas beaucoup de factures.
La subv est bien adressée à l'asso mais l'achat a été effectué par le collège car les vélos ont vocation à rester dans les écoles de la cité éducative (ie propriété du collège).
Le mémoire est une bonne idée.

RETU a écrit:

Le mémoire est une bonne idée.

Avec en pièce annexe la liste des mandats sur le code activité du projet, ça devrait inspirer confiance.

RETU a écrit:

Merci ! 
C'est exactement ça, nous allons devoir rendre des comptes au financeur or je n'ai pas beaucoup de factures.
La subv est bien adressée à l'asso mais l'achat a été effectué par le collège car les vélos ont vocation à rester dans les écoles de la cité éducative (ie propriété du collège).
Le mémoire est une bonne idée.

Je préconise comme l'IZ une convention sur ce sujet entre l'EPLE et l'association. Cette convention sera la PJ permettant au collège d'établir la facture et l'OR, et à l'assoc de la payer. Convention qui prévoit l'achat par l'EPLE puis la refacturation et la conservation du matos. Il serait bien que le montant de la facture corresponde au montant de la subvention, au besoin en faisant des achats complémentaires d'équipements pour les vélos.

Cette histoire me conforte dans l'idée qu'il n'y a pas que des breles chez nous... 
C'est fou le nombre de préfectures ou de mairies qui versent des sous à des associations sans trop regarder... 
Et qui refusent de verser les mêmes subventions aux ELLE, car cela serait interdit...