Remise de clés

Bonjour

Je commence en septembre en tant qu'adjointe gestionnaire et je suis en détachement (donc je n'y connais rien..). J'ai appris qu'il y avait un changement de toutes les clés du collège : transformation en passe.
Comment procédez vous pour la remise des clés : caution? Lettre de décharge ? A t'on le droit de faire payer des clés perdues aux profs/agents...? Sachant que celles ci coûtent très chères peut on demander un chèque de caution? 
Auriez vous un modèle de lettre de décharge ?
Merci pour votre aide

Tout ça sera a la discrétion de ton chef d'état. S'il opte pour une caution, il faudra un vote du conseil d'administration.

A noter que la caution est encaissée.