Bonjour, 
Notre établissement donne un coup de main financier chaque année à l'AS qui permet à nos élèves de participer aux divers championnats.  
Le trésorier de l'AS présente le budget du projet et s'occupe de tout. Nous avons pris l'habitude de partager les frais entre : participations familles - don FSE - participation du collège. 
L'AS me fait parvenir via Chorus sa facture correspondant au montant de la participation du collège et moi je mandate cette facture au compte AP 6288 pour rembourser la part collège à l'AS.
Est-ce la bonne pratique ? faut-il vraiment faire voter en amont le montant de cette participation au CA avant de mandater la facture en question ? 
Je vous remercie de votre aide  

Gestionnerfs a écrit:

Bonjour, 
Notre établissement donne un coup de main financier chaque année à l'AS qui permet à nos élèves de participer aux divers championnats.  
Le trésorier de l'AS présente le budget du projet et s'occupe de tout. Nous avons pris l'habitude de partager les frais entre : participations familles - don FSE - participation du collège. 
L'AS me fait parvenir via Chorus sa facture correspondant au montant de la participation du collège et moi je mandate cette facture au compte AP 6288 pour rembourser la part collège à l'AS.
Est-ce la bonne pratique ? faut-il vraiment faire voter en amont le montant de cette participation au CA avant de mandater la facture en question ? 
Je vous remercie de votre aide  

Donc y a pas d'engagement préalable, y a probablement pas de service fait puisque l'AS récolte les sous avant de les dépenser et, tant qu'on y est, y a surement pas de compte-rendu financier de l'AS au CA et on ne sait même pas à quoi va servir ou a servi l'argent entre les frais d'inscription, les déplacements,les goûters,... alors que le 6564 est si simple après un acte du CA (mais si ça va à l'agent comptable...).

De deux choses l'une :
- soit il existe une convention entre l'AS et l'établissement et effectivement l'AS fait parvenir une facture à l'établissement qui, avec la convention, servira de PJ à ce dernier pour mandater sa participation (ou émettre une DP comme on va tous dire maintenant)
- soit il n'existe pas de convention et dans ce cas là il convient de faire voter un don (ou une subvention) au bénéfice de l'AS. La délib sera la PJ de la DP.

Dans les deux cas, une délib du CA est nécessaire (dans le premier pour approuver la convention avec l'AS)

Comme disent les collègues : tout don ou subvention à une association passe obligatoirement par un vote du CA. Et l'EPLE ne peut payer aucune facture libellée au nom de l'association.

Merci pour vos retours. Le doute s'installe du coup 
Je ne sais pas si une convention entre le collège et l'AS existe, mais rien n'a été voté depuis ma prise de poste (3 ans). 
En effet, le trésorier de l'AS (un prof) me présente un bilan détaillé des dépenses avant de me présenter la facture (après avoir demandé l'aide du collège bien sûr) et la part de l'AS et du FSE. Bien évidemment, c'est lui qui certifie le service fait !
Maintenant s'il faut voter une convention au CA avant de mandater, je vais le faire (encore faut-il trouver un modèle ).
Cependant, je ne comprends pas la remarque de Volcan sur l'impossibilité de payer une facture libellée au nom de l'AS.
On a bien payé les factures des autres associations pour diverses prestations. Et s'il faut voter un don correspondant à la part collège, comment verser la somme demandée sur le compte de l'AS alors (techniquement parlant) 

Un EPLE ne peut payer une facture qui serait adressée par un tiers à l'association. En clair il ne peut payer une facture à la place de l'association comme on le voit hélas parfois.
Plus simple et plus logique qu'une convention, faire voter une subvention (un don) chaque année au bénéfice de l'AS. Dans ce cas pas besoin de facture de l'AS ; l'acte du CA sert de PJ pour verser la somme.
Bien entendu verser une subvention sans vote du CA est une faute lourde du comptable qui avant 2023 aurait entraînée son débet si le juge avait contrôlé la compta.

A titre personnel, dans la mesure où les relations entre l'AS et l'établissement et l'EPLE semblent récurrentes, j'opterais plutôt pour l'option d'une convention. Ça me paraît plus souple, ça permet d'éviter d'avoir à repasser en CA à chaque fois et en plus, comme les bases de la facturation seraient précisées dans la convention et que la facturation détaillerait les éléments de calcul ayant abouti au montant du reversement, ça me paraît plus transparent qu'une subvention dont on peut a priori se demander comment le montant est déterminé. Mais ce n'est là que mon avis

Oh tiens j'ai le même cas de figure chez moi (oui j'ai tous les trucs qu'il ne faut pas faire !)

J'ai appris cette année (et je dois creuser le sujet avant le dernier CA) que le président de l'AS est le chef d'établissement qui celui-ci est le président du CA...
Mon nouveau perdit a tiqué fortement quand il a vu qu'on pratiquait ça t il a encore plus tiqué quand il a vu la pj que me faisait faire mon 1er perdir.

volcan a écrit:

Un EPLE ne peut payer une facture qui serait adressée par un tiers à l'association. En clair il ne peut payer une facture à la place de l'association comme on le voit hélas parfois.
Plus simple et plus logique qu'une convention, faire voter une subvention (un don) chaque année au bénéfice de l'AS. Dans ce cas pas besoin de facture de l'AS ; l'acte du CA sert de PJ pour verser la somme.
Bien entendu verser une subvention sans vote du CA est une faute lourde du comptable qui avant 2023 aurait entraînée son débet si le juge avait contrôlé la compta.

+1 
Pourquoi payer des factures d'une autre structure? Je ne suis pas un spécialiste de la subrogation, je ne sais pas si c'est possible dans ce cas entre l'AS et l'EPLE, mais cela ne semble absolument pas une bonne solution.

Je pense que l'AS établit SA facture et la transmet via Chorus comme n'importe quel prestataire.

Même problématique concernant les Jeux Internationaux de la Jeunesse-2023- se déroulant à PAU.
C'est l'UNSS qui organise ces jeux avec les AS des établissements pour leurs adhérents.
On me demande de payer les factures pour des activités que ne rentre pas dans le cadre de L'EPS pour les diplômes.
Et chez vous?

L'octroi d'une subvention à l'association est pour moi la solution la plus satisfaisante en plus d'être réglementaire.

Elle évite la gestion de fait et le mélange de genres.

L'EPLE attribue une subvention après vote du CA et basta. Pourquoi s'enquiquiner avec une convention ?

C'est le défaut absolu de l'UNSS au niveau départemental : jouer les clochards auprès des établissements pour que nous prenions tout en charge.
Bah, non. C'est juste non.

On peut leur faire des dons ou des subventions, à condition qu'on ait soi-même des fonds pour le faire.
Les événements de l'UNSS doivent être organisés et pris en charge par l'UNSS et les associations sportives.
Peu importe que le chef d'établissement soit le président de l'AS.

Ici le problème se pose pour la participation aux Championnats de France.
Quand c'est à l'autre bout de la France + hébergement, ça douille, et comme l'UNSS départementale est pingre, c'est compliqué (mais vive le sport scolaire !).
L'an dernier, le prof venant quémander a commis l'erreur de demander au téléphone devant nous au trésorier le budget de l'AS; comme la somme était (très) confortable, il s'est trouvé déconfit pour réclamer quelque chose.
Cette année, on a décidé d'octroyer une aide par élève, sous forme de don global à voter en CA.
Pas de convention, d'une part l'ordonnateur est aussi Président de l'AS (un truc qui devrait être interdit), d'autre part -et surtout-, ça formaliserait un truc à financer systématiquement chaque année.

Citation :

Peu importe que le chef d'établissement soit le président de l'AS.

Xena, le problème c'est qu'en tant que président du CA il vote une subvention à l'association qu'il préside. 
Et clairement c'est à l'AS du bahut de se sortir les doigts pour récolter des fonds et c'est pas à la DGF de le faire.
Bizarrement j'ai 2 sorties scolaires qui sont automatiquement auto financées car les profs organisent un loto galette, la seule opération faite par l'AS est une opé déficitaire (on achète des tshirts qu'on floque et on les revend) bah autant économiser cette dépense et payer les bus \0/

Citation :

l'ordonnateur est aussi Président de l'AS (un truc qui devrait être interdit)

On est bien d'accord !

J'ai du mal à comprendre : il y a des règles et il faut les appliquer ; et c'est le rôle et la responsabilité du comptable de le faire. Pour verser de l'argent à une association il faut un acte du CA (une convention passée en CA est un acte). Et peu importe que l'association soit l'AS, le FSE ou la joyeuse pétanque du village.
Après si le CA préfère mettre l'argent du bahut dans des activités d'associations plutôt que pour le fonctionnement de l'établissement ce n'est pas le problème du comptable du moment qu'il a un acte du CA.
Un comptable qui verse de l'argent à une association à titre d'aide sans acte du CA ou qui accepte de payer des factures qui sont adressées par un tiers à l'association comment une faute de gestion suceptible d'engager sa responsabilité car il y a préjudice financier pour l'EPLE.

Et ce n'est pas le CE président de l'AS qui accorde la subvention mais le CA dans son ensemble. Si les membres du CA n'ont pas de colonne vertébrale c'est un autre problème.

Fougère a écrit:

J'ai appris cette année (et je dois creuser le sujet avant le dernier CA) que le président de l'AS est le chef d'établissement qui celui-ci est le président du CA...
.

Le président de l'association sportive de l'EPLE est réglementairement le chef d'établissement : c'est idiot mais c'est le texte.
https://www.legifrance.gouv.fr/download/pdf/circ?id=1398

Fougère a écrit:

Citation :

Peu importe que le chef d'établissement soit le président de l'AS.

Xena, le problème c'est qu'en tant que président du CA il vote une subvention à l'association qu'il préside. 
Et clairement c'est à l'AS du bahut de se sortir les doigts pour récolter des fonds et c'est pas à la DGF de le faire.
Bizarrement j'ai 2 sorties scolaires qui sont automatiquement auto financées car les profs organisent un loto galette, la seule opération faite par l'AS est une opé déficitaire (on achète des tshirts qu'on floque et on les revend) bah autant économiser cette dépense et payer les bus \0/

Citation :

l'ordonnateur est aussi Président de l'AS (un truc qui devrait être interdit)

On est bien d'accord !

En fait, je te donnerais la même réponse que Volcan. Si le chef d'établissement demande une subvention de l'AS au CA alors que je n'ai pas une tune, c'est à moi en tant qu'administrateur, et non plus gestionnaire, de faire prendre conscience aux autres que c'est dangereux et éventuellement faire pencher leur vote contre. Logiquement, j'aurais déjà fait le job en amont, d'ailleurs.
Mais il faut arrêter de dire que le CA ne sert à rien... C'est le garant de notre autonomie !!!

Sauf que dans la réalité le prof d'EPS baratine le CA, le CdE savait qu'il n'était pas dans les clous mais il l'a quand même fait. Et il a été très clair au prof ce n'est pas au bahut de financer l'association.
Bref c'est fait, d'ailleurs j'ai pas dû faire l'écriture comptable 

Si le don à l'AS est prévu dans le budget initial, faut-il un vote séparé pour adopter ce don ?

Pour moi, oui.

C'est d'ailleurs la PJ du mandat.

"c'est à moi en tant qu'administrateur, et non plus gestionnaire, de faire prendre conscience aux autres que c'est dangereux et éventuellement faire pencher leur vote contre."...

Administrateur ? Késako ?

J'ai l'impression que ce serait une action déloyale et de défiance contre le CE qui ne pourrait que se terminer très mal pour le mutin (le gestionnaire).

Mad Max a écrit:

Si le don à l'AS est prévu dans le budget initial, faut-il un vote séparé pour adopter ce don ?

Oui, car le vote du CA constitue le fondement juridique de la dépense là où le budget ne fait qu'ouvrir les crédits pour la payer.
c'est la même raison que celle pour laquelle tu ne peux pas passer de commande si tu n'as pas une délibération du CA ou une délégation faite par ce dernier à l'ordonnateur pour passer les commandes.

Anonymous a écrit:

"c'est à moi en tant qu'administrateur, et non plus gestionnaire, de faire prendre conscience aux autres que c'est dangereux et éventuellement faire pencher leur vote contre."...

Administrateur ? Késako ?

J'ai l'impression que ce serait une action déloyale et de défiance contre le CE qui ne pourrait que se terminer très mal pour le mutin (le gestionnaire).

Je ne sais pas si ça pourrait terminer si mal que ça mais mettre publiquement son supérieur hiérarchique en défaut n'est jamais une bonne idée, spécialement dans le secteur public

Calice a écrit:

"c'est à moi en tant qu'administrateur, et non plus gestionnaire, de faire prendre conscience aux autres que c'est dangereux et éventuellement faire pencher leur vote contre."...

Administrateur ? Késako ?

J'ai l'impression que ce serait une action déloyale et de défiance contre le CE qui ne pourrait que se terminer très mal pour le mutin (le gestionnaire).

Bravo, c'est magnifique, c'est grandiose..... paye et tais-toi (Jean Jacques ROyo)