Régie de recettes

Bonjour à tous,

1er message pour moi sur ce forum donc, d'avance, merci à vous pour vos lumières Je suis secrétaire d'intendance depuis la rentrée et j'ai quelques petites questions sur le fonctionnement de la régie d'avance (ma gestionnaire n'est pas là depuis très longtemps non plus et n'a pas toujours les réponses à mes questions).

Pourriez-vous me préciser combien de fois par mois vous faites une fin de période sur GFC? Jusqu'à présent, on faisait peu de régie et je me retrouvais avec des sommes énormes dans la caisse (plus de 2000€ parfois!). Je voudrais donc que ce soit plus régulier pour éviter que la caisse n'explose !

Ma gestionnaire ne m'a pas demandé de valider les journées tous les jours alors que j'enregistre des encaissements de chèques de DP tous les jours en ce moment. J'imagine qu'il faudrait peut être le faire et que ça sert à ça?? Si vous validez quotidiennement, envoyez-vous systématiquement et tous les jours le journal divisionnaire et le journal général à l'agence comptable? Ou est-ce que ces docs seront récapitulés à la clôture de la période?

Enfin, comptez-vous la caisse sur GFC? J'ai un fichier Excel à part pour le faire et je saisis à chaque fin du mois uniquement le montant des encaissements extraits de la FQE d'Alise qui est notre logiciel de gestion des repas au ticket (GFE pour les factures DP). Si je souhaitais compter la caisse sur GFC, faudrait-il saisir tous les jours les encaissements que je fais actuellement dans Alise sur GFC au lieu de le faire une fois à la fin du mois et donc de faire 2 saisies pour le même encaissement (Alise + GFC)?

Désolée pour toutes ces questions qui peuvent vous sembler évidentes et un grand merci pour votre aide !

Bonjour,
Tu peux décaisser sans attendre de faire une fin de période, ton agent comptable a dû écrire quelque part dans ta création de régie le montant limite que tu peux avoir en caisse.
Quand tu valides une journée les chèques saisis sont enregistrés et un bordereau est édité, donc si tu n'as qu'un seul chèque tu édites un bordereau pour ce seul chèque... A toi de voir. 
La saisie des versements en espèces est faite sur Alise pour approvisionner les comptes de cantine sur Alise, on peut donc en imprimer le détail : refaire le détail sur GFC serait redondant à condition d'être sûre de tes saisies. Il faut bien faire la part des encaissements entre les commensaux de l'EPLE/ hors EPLE et les élèves dans GFC : 1 tarif = 1 catégorie de personnes = 1 ligne de saisie dans GFC.

Mamouta a écrit:

Bonjour à tous,

1er message pour moi sur ce forum donc, d'avance, merci à vous pour vos lumières Je suis secrétaire d'intendance depuis la rentrée et j'ai quelques petites questions sur le fonctionnement de la régie d'avance (ma gestionnaire n'est pas là depuis très longtemps non plus et n'a pas toujours les réponses à mes questions).

Pourriez-vous me préciser combien de fois par mois vous faites une fin de période sur GFC? Jusqu'à présent, on faisait peu de régie et je me retrouvais avec des sommes énormes dans la caisse (plus de 2000€ parfois!). Je voudrais donc que ce soit plus régulier pour éviter que la caisse n'explose !

Ma gestionnaire ne m'a pas demandé de valider les journées tous les jours alors que j'enregistre des encaissements de chèques de DP tous les jours en ce moment. J'imagine qu'il faudrait peut être le faire et que ça sert à ça?? Si vous validez quotidiennement, envoyez-vous systématiquement et tous les jours le journal divisionnaire et le journal général à l'agence comptable? Ou est-ce que ces docs seront récapitulés à la clôture de la période?

Enfin, comptez-vous la caisse sur GFC? J'ai un fichier Excel à part pour le faire et je saisis à chaque fin du mois uniquement le montant des encaissements extraits de la FQE d'Alise qui est notre logiciel de gestion des repas au ticket (GFE pour les factures DP). Si je souhaitais compter la caisse sur GFC, faudrait-il saisir tous les jours les encaissements que je fais actuellement dans Alise sur GFC au lieu de le faire une fois à la fin du mois et donc de faire 2 saisies pour le même encaissement (Alise + GFC)?

Désolée pour toutes ces questions qui peuvent vous sembler évidentes et un grand merci pour votre aide !

Appelle ton agent comptable parce qu'effectivement, nous pouvons te donner les règles ou les pratiques les plus communes, mais il est fréquent que les agents comptables aient leurs petites marottes en matière de régie.

Bonjour voilà je suis régisseuse de caisse a la clôture de ma caisse avec ma collègue il y'avait 345 euros pendants sont absences j'ai gérer la caisse maintenant je me retrouve avec 391 euros dans la caisse est ce que j'ai fait une erreur d'encaissement

C'est typiquement le genre de problème qui n'aura pas de réponse sur un forum. Comme on ne sait pas si tu as une régie d'avance, de recettes, les deux, si ta collègue est aussi régisseur, quelles sont les opérations passées, la durée de l'absence, la différence entre le montant en caisse et le montant attendu...

Si ton total en caisse ne correspond pas au montant théorique, tout ce que l'on peut te conseiller, c'est de repointer jour par jour les encaissements et décaissements : repartir du jour où tout était juste, refaire les totaux journaliers, vérifier avec le quittancier, et contrôler le détail des pièces et billets par jour. Cela te permettra peut-être de voir quelle est la journée qui a généré l'erreur.

En passant s'il était possible de faire un effort sur l'orthographe, ce serait fort aimable