Procédure légale pour acheter du matériel sans virement administratif

Bonjour,

je suis enseignant en LP et à la recherche d'une solution à mon problème.
Veuillez m'excusez pour la simplicité de mon langage étant assez néophyte sur ce sujet.

Je souhaiterai acheté un matériel (120€) spécifique assez difficile à trouver dans le cadre de la réalisation d'un projet.
Les revendeurs n'acceptent pas le virement administratif.
J'ai lu un sujet sur ce forum, ou certains gestionnaire acceptent d'effectuer des remboursements, je n'ai bien sur pas tout saisi.

Existe-t-il un moyen légal d'acheter d'une façon ou d'une autre ce matériel ? (actuellement, le seul produit (ou l'équivalent) que j'ai trouvé sont uniquement disponible sur des vendeurs sur internet).

Quelles sont les obligations du gestionnaire qui empêcherai le remboursement ? (il était possible de se faire rembourser des petits achats les années précédentes).

Merci pour votre aide.
Hector

Hector a écrit:

Bonjour,

je suis enseignant en LP et à la recherche d'une solution à mon problème.
Veuillez m'excusez pour la simplicité de mon langage étant assez néophyte sur ce sujet.

Je souhaiterai acheté un matériel (120€) spécifique assez difficile à trouver dans le cadre de la réalisation d'un projet.
Les revendeurs n'acceptent pas le virement administratif.
J'ai lu un sujet sur ce forum, ou certains gestionnaire acceptent d'effectuer des remboursements, je n'ai bien sur pas tout saisi.

Existe-t-il un moyen légal d'acheter d'une façon ou d'une autre ce matériel ? (actuellement, le seul produit (ou l'équivalent) que j'ai trouvé sont uniquement disponible sur des vendeurs sur internet).

Quelles sont les obligations du gestionnaire qui empêcherai le remboursement ? (il était possible de se faire rembourser des petits achats les années précédentes).

Merci pour votre aide.
Hector

Oui, avec la carte bancaire de l'établissement, c'est aussi possible bien que fort fort déconseillé.
Il est aussi possible d'avoir l'autorisation par le chef d'établissement d'acheter pour être remboursé par l'établissement après. Fort fort déconseillé.

Techniquement, tout est possible. Mais il faut juste savoir si c'est de la bonne gestion ou de la grosse bidouille. C'est pourquoi les établissements et nous autres gestionnaires et comptables préférons les procédures académiques aux procédures parfois pragmatiques. Mais rien n'est franchement impossible.

Il faut se rapprocher du gestionnaire de l'établissement, lequel sera néanmoins soumis aux exigences du comptable.

Bonjour Xena et Alomero,
merci pour vos réponses.

Voyez directement avec votre intendant pour la procédure. 

Par exemple à mon niveau, et si vous êtes prêt à avancer les 120 € de votre poche :
- d'abord obtenez l'accord préalable écrit du proviseur pour l'achat
- facture au nom du LP (votre nom ne doit pas apparaître)
- puis demande de remboursement en joignant l'accord du proviseur, la facture et votre IBAN.

Nous avions envisagé cette solution. Mais depuis peu, cette solution est refusée.

Xena indique que cela est très déconseillé. Cela est très déconseillé pour l'enseignant ou pour le gestionnaire ou pour les deux ?

Hector a écrit:

Nous avions envisagé cette solution. Mais depuis peu, cette solution est refusée.

Xena indique que cela est très déconseillé. Cela est très déconseillé pour l'enseignant ou pour le gestionnaire ou pour les deux ?

C'est très déconseillé pour l'institution car cela implique la responsabilité du chef d'établissement qui depuis peu est accrue.

J'ai le cas de figure dans mon LP aussi où un enseignant a besoin d'un truc qui n'existe plus que sur des sites à paiement d'avance...  Nous sommes tous d'accord pour qu'il puisse l'acheter mais ça fait des mois et des mois que nous ramons, chef d'établissement inclus pour des questions d'orthodoxie comptables (qui peuvent se comprendre aussi, ou presque).

Hector a écrit:

Nous avions envisagé cette solution. Mais depuis peu, cette solution est refusée.

Xena indique que cela est très déconseillé. Cela est très déconseillé pour l'enseignant ou pour le gestionnaire ou pour les deux ?

Pour garder de saines relations au travail.
Une méthode de paiement accordée de manière exceptionnelle devient malheureusement vite un mode de fonctionnement dès le moindre obstacle rencontré. C'est normal qu'un gestionnaire soit réticent puisque par la suite c'est lui qui galère pour arrêter ce genre de pratique. 
Concrètement, vous endossez la responsabilité de l'achat en avançant l'argent et seul le CE peut vous en accorder le remboursement. Mieux vaut donc être muni d'une autorisation (un mail) préalable avec un montant limite pour vous assurez de ne pas avancer l'argent en vain.
Après le gestionnaire doit traiter cette dépense de manière spécifique. L'agent comptable de mon EPLE exige dans ce cas que la facture (assurez-vous que le fournisseur en produise une !) soit au nom de l'acheteur pour que le nom sur le RIB soit cohérent avec le nom associé à la dépense, puis le gestionnaire se fend d'un certificat administratif pour justifier le cadre du remboursement.

Cette pratique embête du monde et ne relève pas d'une politique d'achats maitrisée. Pour ma part je fais passer ces dépenses par la CB de régie, méthode que les collègues des autres ER désapprouvent, mais je préfère endosser un "risque" somme toute limité que céder trop vite la main sur les achats.

Hector a écrit:

Bonjour,

je suis enseignant en LP et à la recherche d'une solution à mon problème.
Veuillez m'excusez pour la simplicité de mon langage étant assez néophyte sur ce sujet.

Je souhaiterai acheté un matériel (120€) spécifique assez difficile à trouver dans le cadre de la réalisation d'un projet.
Les revendeurs n'acceptent pas le virement administratif.
J'ai lu un sujet sur ce forum, ou certains gestionnaire acceptent d'effectuer des remboursements, je n'ai bien sur pas tout saisi.

Existe-t-il un moyen légal d'acheter d'une façon ou d'une autre ce matériel ? (actuellement, le seul produit (ou l'équivalent) que j'ai trouvé sont uniquement disponible sur des vendeurs sur internet).

Quelles sont les obligations du gestionnaire qui empêcherai le remboursement ? (il était possible de se faire rembourser des petits achats les années précédentes).

Merci pour votre aide.
Hector

L'achat d'un matériel de 120 € ne pose pour moi aucun problème... il en irait différemment pou un montant supérieur à 230 € avec l'obligation d'une facture ou mémoire.
Le proviseur est d'accord pour cet achat ? L'enseignant l'achète et demande le remboursement au gestionnaire sur sa régie. Ou alors le chef d'établissement établit un mandat pour le remboursement direct au prof par le comptable.
Pour 120 € un simple certificat signé de l'ordo suffit comme pièce justificative.
Bon faut s'assurer s'il s'agit d'un outillage que le matériel est aux normes.

Perso je ne comprends pas qu'on cherche des poux pour 120 € et pourtant chacun connait ici mon attachement à l'orthodoxie budgétaire et comptable ; mais je ne vois aucun argument juridique pour s'opposer à cet achat (cf lettre des agents comptables n° 5 d'avril 2018 de la DAF).

Bonjour,

N'est-il pas préférable de payer avec la carte bleue de l'établissement ?

pipoussa a écrit:

Bonjour,

N'est-il pas préférable de payer avec la carte bleue de l'établissement ?

Préférable si le vendeur accepte ce mode de paiement... mais dans ce cas on ne parle plus d'achat fait par un tiers à rembourser mais d'utilisation de la régie pour effectuer un achat.

Personnellement je rembourse sans problème le collègue enseignant. D'une certaine manière cela donne de la souplesse à la gestion et me rend parfois service.

Cela reste l'exception et en dessous de 230 euros TTC.

En revanche j'ai averti les collègues que je pouvais actuellement le faire mais avec le nouveau logiciel Opale, je ne sais pas si cela possible ou aussi simple.

Merci pour l'ensemble des réponses. Qu'est-ce qui empêcherait d'utiliser la carte bleue de l'établissement ?

L'établissement doit uniquement payer après réception de la marchandise ?

Je suis plus réservé sur l'usage de la carte. 

Si le gestionnaire doit sortir la carte à chaque fois qu'un enseignant souhaite commander cela devient le bordel.

Donc pour moi la chose est simple, tu veux sortir du cadre "normal" tu avances et je te rembourses. Pour le reste, mes 60 heures de travail par semaine me suffisent.

Hector a écrit:

Merci pour l'ensemble des réponses. Qu'est-ce qui empêcherait d'utiliser la carte bleue de l'établissement ?

L'établissement doit uniquement payer après réception de la marchandise ?

1/ L'absence de facturation (mon AC est ainsi fait qu'il a refusé de rembourser 3€ à un professeur qui n'avait pas le ticket de caisse pour justifier sa dépense) ; un site de vente hasardeux où je n'irais pas mettre un numéro de CB...
2/ Pas avec la CB (et) pas dans le cas de certaines dépenses précises (abonnements, réservation d'une visite guidée, ...)

Oxiane Recouvreur a écrit:

Hector a écrit:

Merci pour l'ensemble des réponses. Qu'est-ce qui empêcherait d'utiliser la carte bleue de l'établissement ?

1/ L'absence de facturation (mon AC est ainsi fait qu'il a refusé de rembourser 3€ à un professeur qui n'avait pas le ticket de caisse pour justifier sa dépense) ; un site de vente hasardeux où je n'irais pas mettre un numéro de CB...

Ton AC se permet un contrôle qui ne lui appartient pas du moment qu'en dessous de 230 € l'ordo atteste la réalité de la dépense et en précise la nature sans qu'il soit besoin de justificatif.

Il pense, lui, que l'appréciation de la justification appartient au juge et que rien ne lui garantit qu'un certificat de l'ordonnateur soit regardé comme une pièce suffisante. Il use en tout cas de son droit à ne pas accepter y compris avec moi, pourtant régisseuse, lorsque je me propose de régler le problème avec ma régie. Un euro manquant = un débet pour bibi. La réquisition du comptable par l'ordo constituant généralement le point Godwin de nos échanges, j'évite de l'évoquer - d'autant que mon CE n'ira pas dans ce sens. Il reste la voie du CA où expliquer que 1€ - gnagna - AC mauvais coucheur - gnagna - et c'est juste pénible, ou à sortir l'euro de ma poche et c'est juste anormal.

Oxiane Recouvreur a écrit:

Il pense, lui, que l'appréciation de la justification appartient au juge et que rien ne lui garantit qu'un certificat de l'ordonnateur soit regardé comme une pièce suffisante.

A l'inverse de ton comptable le juge lui connait la réglementation et l'applique.

Décret 80-393 du 2 juin 1980, modifié par l'arrêté du 03/09/2001 : « La production de mémoires ou de factures pour le paiement des travaux, fournitures ou services effectués pour le compte de l'Etat et des établissements publics qui en dépendent, des communes, des départements, des régions et des établissements publics locaux, n'est pas exigible pour les dépenses qui n'excèdent pas 230 euros dans leur totalité. Le détail des travaux, fournitures ou services est alors indiqué dans le corps même de l'ordonnance ou du mandat émis au nom du créancier s'il s'agit d'une dépense faisant l'objet d'un ordonnancement préalable ou, s'il s'agit d'une dépense payée par régie d'avances, sur la quittance délivrée par le prestataire. ».

Comment s'étonner après que les comptables de l'EN soient considérés comme des guignols par la DGFIP.

Ce seuil de 230€ fait-il obstacle au comptable en l'empêchant de connaître l'objet précis de la dépense pour établir la bonne imputation ? Le comptable n'a, dès lors, que le seul certificat de l'ordonnateur pour en juger, ce que mon AC trouve insuffisant.

Oxiane Recouvreur a écrit:

Ce seuil de 230€ fait-il obstacle au comptable en l'empêchant de connaître l'objet précis de la dépense pour établir la bonne imputation ? Le comptable n'a, dès lors, que le seul certificat de l'ordonnateur pour en juger, ce que mon AC trouve insuffisant.

Suffit de lire le décret :
"Le détail des travaux, fournitures ou services est alors indiqué dans le corps même de l'ordonnance ou du mandat émis au nom du créancier..."

Donc l'ordonnateur indique sur le mandat GFC l'objet précis de la dépense ou le fait dans un certificat joint. Ainsi le comptable peut contrôler la bonne imputation.
Après si le comptable met en doute la sincérité de l'ordonnateur dans son écrit ou estime qu'il a besoin de plus de PJ que la réglementation l'exige il commet une faute et devrait sérieusement songer à changer de métier. Il s'agirait d'un comptable de la DGFIP il ne pourrait longtemps agir comme ça ; mais malheureusement à l'EN les comptables ne sont pas évalués et les ordonnateurs n'ont aucun courage... ou plutôt aucune connaissance des textes pour envoyer promener un comptable qui outrepasse ses fonctions.

Citation :

L'achat d'un matériel de 120 € ne pose pour moi aucun problème... il en irait différemment pou un montant supérieur à 230 € avec l'obligation d'une facture ou mémoire.
Le proviseur est d'accord pour cet achat ? L'enseignant l'achète et demande le remboursement au gestionnaire sur sa régie. Ou alors le chef d'établissement établit un mandat pour le remboursement direct au prof par le comptable.
Pour 120 € un simple certificat signé de l'ordo suffit comme pièce justificative.
Bon faut s'assurer s'il s'agit d'un outillage que le matériel est aux normes.

Perso je ne comprends pas qu'on cherche des poux pour 120 € et pourtant chacun connait ici mon attachement à l'orthodoxie budgétaire et comptable ; mais je ne vois aucun argument juridique pour s'opposer à cet achat (cf lettre des agents comptables n° 5 d'avril 2018 de la DAF).

Bonjour Volcan,
Dans le cas d’un remboursement direct au prof, je serai curieux de connaître l’imputation comptable ?
Cdlt,

On impute une dépense par nature.

La nature de la dépense c'est ce que le prof a acheté pas le fait de le rembourser.

ATCQ a écrit:

On impute une dépense par nature.

La nature de la dépense c'est ce que le prof a acheté pas le fait de le rembourser.

Oui, c'est évident.
Lorsqu'un gestionnaire "rembourse" un prof ou un agent après coup sur sa régie, cela ne change pas la nature du mandat. Idem lorsqu'on "rembourse" un autre EPLE dans le cadre d'une opération faite en commun.

volcan : a écrit:

Il s'agirait d'un comptable de la DGFIP il ne pourrait longtemps agir comme ça ; mais malheureusement à l'EN les comptables ne sont pas évalués et les ordonnateurs n'ont aucun courage... ou plutôt aucune connaissance des textes pour envoyer promener un comptable qui outrepasse ses fonctions.

Je ne jetterais pas tout le bonhomme même si je me rends bien compte à l'usage et avec le temps que c'est un comptable un peu intrusif. La qualité de ce défaut c'est que ses référents sont bons quand on les questionne sur telle ou telle procédure et ses incidences dans GFC, pour un débutant c'est appréciable.
Mais maintenant c'est un peu plus sportif puisque je prétends faire deux ou trois choses en me passant de l'avis de l'AC.

Oxiane Recouvreur a écrit:

Mais maintenant c'est un peu plus sportif puisque je prétends faire deux ou trois choses en me passant de l'avis de l'AC.

J'ai toujours dit qu'un bon comptable et un comptable respectueux de ses gestionnaires devait toujours être en mesure de justifier ses demandes par un texte et non par une lubie ou un contrôle hors normes... sinon pour moi ce n'est pas un bon comptable.
Cela dit....

volcan a écrit:

Oxiane Recouvreur a écrit:

Mais maintenant c'est un peu plus sportif puisque je prétends faire deux ou trois choses en me passant de l'avis de l'AC.

J'ai toujours dit qu'un bon comptable et un comptable respectueux de ses gestionnaires devait toujours être en mesure de justifier ses demandes par un texte et non par une lubie ou un contrôle hors normes... sinon pour moi ce n'est pas un bon comptable.
Cela dit....

Il y a texte et texte aussi. Le mien base un rejet sur la page web de la CT expliquant leur procédure d'instruction d'une convention ... Alors que la convention est signée.

volcan a écrit:

Oxiane Recouvreur a écrit:

Mais maintenant c'est un peu plus sportif puisque je prétends faire deux ou trois choses en me passant de l'avis de l'AC.

J'ai toujours dit qu'un bon comptable et un comptable respectueux de ses gestionnaires devait toujours être en mesure de justifier ses demandes par un texte et non par une lubie ou un contrôle hors normes... sinon pour moi ce n'est pas un bon comptable.
Cela dit....

Toi et quelques autres vous nous avez donné les outils pour être professionnels et se former donc, l'AC dont il est question doit vérifier avant de répondre.

L'erreur est certes humaine, mais avec toutes les ressources dont on dispose, pour environ 50% des questions qui me sont posées je trouve la réponse en cinq minutes grâce aux ressources disponibles. Pour environ 40% il me faut quinze minutes, pour les 10% restantes, je pose ma question sur le forum ou j'appelle ou je sollicite une/un collègue.

Pas plus tard que cet après-midi, une question sur la manière dont on récupère le prélèvement à la source lors d'un indu de salaire, question de paie un peu technique : dix minutes sur net-entreprises et on avait la réponse, cela se fait avec un bloc spécifique de la DSN.