J'ai dit "on" pour être généraliste, cela peut être n'importe quelle personne de l'équipe organisatrice, ou même le chef (quand il est invité aux cérémonies du 11 novembre, du 8 mai.... et qu'il y va...) ;
dans mon LP, c'était un exercice de je ne sais plus quelle matière, (lettres histoire-géo avec la doc) les élèves rédigeaient le courrier à destination desdites organisations... et puis des anciens venaient, faisaient un témoignage sur leur vécu... dans le cadre du devoir de mémoire... et à la clé, il y avait subvention pour le voyage qui avait un rapport avec la guerre (que ce soit la 1ère, la seconde.....)
Dans un collège où j'étais précédemment, c'était moi, secrétaire d'intendance, qui rédigeait des courriers dans toutes les mairies d'où étaient issus les élèves (une dizaine de communes) avec la liste des élèves qui partaient, et chaque commune donnait une somme en fonction du nombre d'élèves, avec la liste.... et cela venait en déduction de la participation des familles concernées. Alors, selon les communes, les familles payaient le plein tarif, ou des sommes différentes selon les dons. (bien sûr, chaque commune avait sa politique : certaines donnaient pour le devoir de mémoire, d'autres pour l'étranger selon le jumelage local, pour le voyage au ski, etc..) Je tenais un beau tableau, élève par élève et suivait les encaissements... J'ai pas mal relancé pour avoir les courriers d'accompagnement des sous pour que les noms des élèves figurent bien sur la notification. ( Bien sûr, parce que la commune de X ne souhaitait pas payer pour les élèves de la commune voisine) - S'ajoutaient les subventions globales pour l'ensemble du voyage, y compris les accompagnants... c'était dans les années 2000 à 2010, il y avait des sous !