Op@le : petit scanner de bureau

Hello,

Dans l'optique de janvier 2023, on se posait la question de l’intérêt ou pas de disposer d'un petit scanner de bureau.
Suite à une présentation lors d'une matinales AJI, ça parait intéressant notamment pour scanner les RIBS des familles pour les PREL automatiques.

Intéressant notamment par rapport au copieur/scanner, pour lequel la manipulation des RIBS ne semble pas du tout opportun.
Dans l'idée, je serais plus rapide, et surtout plus facile à faire au fil de l'eau, à priori.

Quelles sont les pratiques des intéressés actuellement?

Merci de vos retours.

Je me suis fait la même réflexion sur le chemin du retour, et j'ai déjà cherché des références. 
Le souci c'est qu'il y en a tellement que je me demande pour quoi opter. 
Je compte m'en servir dès l'inscription dans deux semaines, donc il faut que je me dépêche.
Et comme les saisies ne se feront pas dans mon bureau, je me posais aussi la question du wifi avec un portable... 

Bref, je suis comme Coffee : preneuse de tous les retours d'expérience.

Question intéressante dans la perspective d'OPALE.

Les collègues qui sont passés à OPALE ont choisi quoi : scanner à plat, scanner avec chargeur pour la numérisation multiple des documents ?

Les prix varient, dans un comparatif sur internet le lauréat dudit comparatif était à plus de 350 €. Merci aux collègues qui feront un RETEX.

Nous avons été déçus de ces scanners bien loin des performances d'un scanner de photocopieur et des possibilités de réglages.
Du coup, nous avions abandonné cet outil qui nous semblait indispensable.
Le 'poids' et la qualité de ces scanners ont été rédhibitoires.
Des V2 ou des V1 viendront peut-être compléter.

Nous utilisons le scanner du photocopieur qui intègre un chargeur de document de grande capacité.

Mon seul regret c'est de ne pas avoir pris le scanner recto verso en une seule passe.

Nous numérisons l'intégralité des pièces comptable de l'agence comptable (11établissements). Il est configuré pour envoyé les fichiers sur un serveur de document pour traitement et validation

les gros fichiers sont bloqués par mail

C'est plus la partie traitement du fichier qui prend du temps : vérification renommage du fichier et sauvegarde. mais rien à voir avec le rangement manuel et l'archivage.

Pour Op@le, un établissement rattaché qui utilise son photocopieur

Attention. Sur les premiers scans, on a fait des tests pour réduire la taille des fichiers en baissant la résolution. C'est une grosse erreur. Privilégier la qualité pour un confort de travail

L'histoire de scanner des ribs de format différents n'est pas anodine il me semble.
Déjà car ils sont de tailles différentes, qu'ils peuvent être froissés, etc.
Je ne nous vois pas devant un gros copieur et passer à la mano des bouts de papier sans bloquer de manière intempestive le copieur, sans compter sur le bourrage car le bout de papier va passer de travers...

Je n'utilise pas encore opale, mais dans l'idée si on est au bureau, avec le petit scanner, on doit pouvoir l'intégrer directement en téléchargement dans le logiciel.

Il y a donc bien 2 questions.
Utiliser un copieur habituel est-ce pratique? Et alors comment faites vous?
Quand on est sur  la fiche de l'élève, les manip permettent elles d'intégrer le rib immédiatement dans le cas d'un petit scanner?

Sinon vous collez les RIB qui sont plus petits que du format A4 sur des feuilles blanches et vous scannez tout d'un coup au copieur ?

Il faut un scan par RIB... Et le but n'est pas d'y passer cinq heures...

Nous n'avons pas acheté de petit scanner de bureau.

Par contre, nous avons changé le photocopieur pour une machine plus récente et opté pour une machine NB avec scanner assurant un scannage des deux faces en même temps et avec détection de pages blanches...

Pour les RIB, ils ont été scannés individuellement en même temps que les notifications de bourses et que les mandats de prélèvement SEPA. Cela permet de rattacher sans erreur le bon RIB au représentant légal qui perçoit les bourses et le bon RIB à celui qui paie les frais scolaires. Pour nous, ce n'est donc pas une perte de temps.

Un conseil pour pour éviter d'avoir à refaire deux fois le boulot : toujours utiliser la résolution la plus élevée car les RIB de la Banque du courrier sont tellement pourris qu'on n'arrive pas à distinguer un 8 d'un 9 qui pourrait bien être en réalité un 0 avec une tache, à moins bien sûr qu'il s'agisse d'un 6...

j'ai un petit scanner d'appoint sur mon bureau pour le scan rapide d'un doc... sinon on va scanner au photocopieur

Bonjour,

j'utilise Op@le depuis janvier, je suis en budgétaire.

Pour scanner nous avons le photocopieur pour les gros volumes de documents avec envoie sur la boîte mail, exemple dossier remboursement frais de stage; et des scanners individuels pour le reste, RIB, devis, certificats signés par l'ordonnateur par exemple.

Je scanne beaucoup de choses, idem du côté compta générale.

Les 2 sont nécessaires pour moi, cela évite de faire la queue au photocopieur.

En fait, je ne pense pas qu'il s'agisse de remettre en cause le photocopieur multifonction qui est dans le couloir.
L'idée, c'est d'avoir EN COMPLEMENT un petit outil bien sympathoche pour  ceux des parents qui n'envoient pas leur RIB par mail.

Xena a écrit:

En fait, je ne pense pas qu'il s'agisse de remettre en cause le photocopieur multifonction qui est dans le couloir.
L'idée, c'est d'avoir EN COMPLEMENT un petit outil bien sympathoche pour  ceux des parents qui n'envoient pas leur RIB par mail.

On s'est posé la question de l'intêret d'avoir des scan de bureau, pour l'instant on a pas sauté le pas, le scan du copieur suffit, je rejoins néanmoins Petgorn et LuckyLoser sur la qualité du scan en privilégiant la résolution la plus élevé (et même avec ça mon AC m'a rejeté un RIB illisible)...

Ici on a investi dans un scanner de bureau. Il a été utile au départ, il continue à l'être car c'est le moment des inscriptions : c'est tout de même pratique pour scanner les RIB, mandats de prélèvement, ou autres documents individuels sans faire le planton à côté de la machine avec 14 dossiers ouverts. Les inscriptions ne sont pas encore possibles en ligne, mais on va y travailler.
Ce scanner peut fonctionner sur chaque poste (on a installé le pilote sur tous les PC du service), il avait pour but d'éviter de monopoliser le copieur alors que les autres personnels ont aussi besoin de la machine. En plus on gagne en confort de travail pour l'utilisateur, qui travaille assis et non debout. Car il n'y a pas que le temps de scan, il y a aussi le nommage et le classement du fichier dans l'arborescence, c'est cela aussi qu'il faut prendre en compte.
Pour le quotidien, le copieur suffit. Notre équipement était plus que correct vu que l'on scanne déjà tout (les duplicatas sont dématérialisés pour toute l'agence comptable). La résolution est excellente, les options recto-verso et gestion des pages blanches sont largement utilisées.

Bref, la combinaison des deux matériels est à privilégier pour éviter les crispations inutiles. Mais inutile de prévoir un scan de bureau par agent.

Je précise qu'en ce qui concerne les RIB fournisseurs il est inutile de prévoir de tout scanner : l'envoi d'un courrier à tous les fournisseurs pour prévenir du changement de logiciel à telle date, rappeler la nécessité de dépôt dans CPP, expliquer que nos engagements vont changer de format, et demander gentiment un RIB en PDF par mail à l'adresse xxx@ac-chezwam.fr, avait porté ses fruits pour plus de 90 % des situations. En plus si on rame un peu au début, et qu'on fait le premier paiement plus tard que les autres années, ils comprennent pourquoi. Tout le monde est gagnant.

Pour l'agence comptable je scanne les documents avec un scanner à défilement , B*****er avec une prise réseau pour que tout le monde puisse l'utiliser, la suite logicielle qui va avec est bien pratique et le résultat donne des PDF indexables ce qui permet de lancer une recherche avec un mot contenu dans le fichier, faire du copier/coller du contenu du document, ce que ne fait pas le copieur qui fourni un PDF "image".

J'utilise en complément le scanner à plat de ma vielle imprimante pour les documents avec agrafe, scotch ou petit document qui bloquent dans le scanner à défilement.

Pour nommer les fichier j'utilise un fichier excel où je rentre (liste défilante pour le choix de l'établissement, de la nature du document scanné etc..) avec la fonction concaténer j'ai un nom facile à identifier. Copier de la cellule, Coller le texte dans la cellule suivante et j'ai le nom du fichier scanné
établissement X Dépense Mandat N° Domaine Compte.
C'est un peu long mais je suis sûr d'avoir un nom de fichier facile à comprendre et à retrouver.

Xena a écrit:

En fait, je ne pense pas qu'il s'agisse de remettre en cause le photocopieur multifonction qui est dans le couloir.
L'idée, c'est d'avoir EN COMPLEMENT un petit outil bien sympathoche pour  ceux des parents qui n'envoient pas leur RIB par mail.

J'avais bien compris qu'il s'agissait d'un outil complémentaire...

Je faisais juste remarquer qu'il fallait bien réfléchir à l'utilité de l'achat, d'autant que l'intérêt du scanner tend à décroître exponentiellement avec la dématérialisation. In fine, qu'est-ce qui va rester à scanner surtout si l'on passe à la dématérialisation des inscriptions ?

Ici, nous n'avons pas de problème de matériel, car nous avons une photocopieuse pour 2 à 5 personnes donc il n'y a pas d'embouteillage à la photocopieuse dans le couloir (d'abord, il n'y a pas de couloir dans les locaux administratifs). Ce suréquipement se justifie par l'éloignement des bureaux qui sont dispersés aux quatre six coins de l'établissement.

Bonjour,
Nous nous sommes équipés d'un petit scanner type pharmacien qui scanne tous les formats.
Réf BROTHER DS 640 - Environ 125 €
Belle fin de journée

Idem chez moi. Brother DS 640. Fonctionne très bien

Xena a écrit:

Il faut un scan par RIB... Et le but n'est pas d'y passer cinq heures...

Je scanne les RIB depuis l'an dernier avec le scan du photocopieur et j'ai gentiment demandé aux AED de le faire car ils ne sont pas très occupés aux perm (pour preuves ça fait déjà 1h qu'ils sont partis) (d'ailleurs reste que la secrétaire le perdir en visio en moi  )

Pour ma part nous avons investit dans un scanner de bureau Brother DS-640 (mais il y en a qui font recto-verso) pour le doc type RIB ou une seule feuille. Pour les fichiers avec plus de feuilles, on utilise le scanner du photocopieur.
Bonnes vacances