Erasmus financement des mobilités élèves et professeurs

Holiday fini a écrit:

OSur quel document est fixé le montant des forfaits?
Je n’en trouve qu’avec des fourchettes de montants.

Comme il est dit dans le guide 2022 :
Les montants indiqués ci-dessus sont des
montants de base par journée d’activité. Chaque
agence nationale fixera le niveau exact des
montants de base dans les fourchettes
autorisées.

Sur le site  https://monprojet.erasmusplus.fr/  on trouve les montants (ci-dessous ceux de 2021).

Merci Volcan et ATCQ Pour ces renseignements.
On va essayer de faire mais Dédale eut été un nom tout aussi inspiré qu’Erasmus.

Je suis ennuyé avec l'option 3 :
Option n°3 : mixte des deux options ci-dessus. Exemple : frais de voyage payés par
l’établissement (achat direct de billets ou d’une prestation agence de voyage) et versement au
participant d’un montant forfaitaire pour les frais de séjour.
Si l’établissement estime que les forfaits voyage et séjour ne permettent pas de couvrir certaines
dépenses à réaliser sur place, il est bien sûr possible d’instituer une régie d’avance. Il faut donc le
considérer comme un mode de gestion additionnel : cf. le décret n°2020 -542du 7 mai 2020 relatif
aux régies de recettes et d’avances instituées auprès des établissements publics locaux
d'enseignement et l’arrêté du 13 août 2020 habilitant les ordonnateurs des établissements publics
locaux d'enseignement et des centres de ressources, d'expertise et de performance sportive à
instituer des régies d'avances et de recettes.

J'ai relu plusieurs fois les documents et je ne trouve aucune explication sur la façon de recalculer le forfait lorsque l'établissement paye directement certaines dépenses telles que les frais de transport et/ou l'hébergement.
Si un établissement veut verser un forfait moindre pour faire partir plus d'élèves, est ce qu'il peut décider du montant forfaitaire révisé qu'il verse ? Est ce que c'ets à la discrétion du chef d'établissement ou est ce qu'il faut un acte du CA ?

Bonjour, j'ai la même interrogation qu'Ecrelinf, comment calculer le forfait "frais de séjour" si l'EPLE paye l'hôtel et pas les repas ?

pour le transport, pas de soucis à mon sens, car il ne fait pas partie des frais de séjour je suppose...

et je m'interroge enfin sur les PJ :
- ordre de mission obligatoire car on mandate au 6251
- justificatif de transport ?
- justificatif d'hébergement (chambre et petit déjeuner) ?

obligatoires ou non selon vous ?

Sur le site d'un certain Volcan :
Mission à l’ étranger . Les modalités pour les missions à l’étranger ne différent pas vraiment de celles pour la métropole. On applique cependant des indemnités forfaitaires journalières qui sont fixées par pays dans l’ annexe de l’arrêté du 3 juillet 2006 modifié, à transformer avec si besoin le taux de change en euros de la chancellerie. Voir le site pour la conversion . L’article 22 de l’arrêté de 2013 complète l’article 3 du décret en précisant que l'indemnité forfaitaire peut être fractionnée dans les conditions suivantes. Sur présentation du justificatif d'hébergement, 65 % du taux de l'indemnité au titre de la nuitée si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre 0 heure et 5 heures et s'il n'engage aucun frais de repas ; 17,5 % du taux de l'indemnité pour le repas de midi si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre 11 heures et 14 heures et s'il n'engage pas de frais d'hébergement ; 17,5 % du taux de l'indemnité pour le repas du soir si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre 18 heures et 21 heures et s'il n'engage pas de frais d'hébergement. Pour les missions à l’étranger la lecture du Titre III, Chapitre 1 de l’arrêté du 20 décembre 2013 s’impose pour connaître toutes les modalités.


De même le Boss a réalisé un vademecum sur ce sujet...

BASHAR a écrit:

Sur le site d'un certain Volcan :
Mission à l’ étranger . Les modalités pour les missions à l’étranger ne différent pas vraiment de celles pour la métropole. On applique cependant des indemnités forfaitaires journalières qui sont  fixées par pays dans l’ annexe  de l’arrêté du 3 juillet 2006 modifié, à transformer avec si besoin le taux de change en euros de la chancellerie. Voir le site pour la conversion . L’article 22 de l’arrêté de 2013 complète l’article 3 du décret en précisant que l'indemnité forfaitaire peut être fractionnée dans les conditions suivantes. Sur présentation  du justificatif d'hébergement, 65 % du taux de l'indemnité au titre de la nuitée si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre 0 heure et 5 heures et s'il  n'engage aucun frais de repas ; 17,5 % du taux de l'indemnité pour le repas de midi si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre 11 heures et 14  heures et s'il n'engage pas de frais d'hébergement ; 17,5 % du taux de l'indemnité pour le repas du soir si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre  18 heures et 21 heures et s'il n'engage pas de frais d'hébergement. Pour les missions à l’étranger la lecture du Titre III, Chapitre 1 de l’arrêté du 20 décembre 2013 s’impose pour connaître toutes les modalités.


De même le Boss a réalisé un vademecum sur ce sujet...

Sauf que la question porte sur les déplacements ERASMUS qui sont traités financièrement de manière différente que les autres déplacements concernés par le décret de 2006.

baraban a écrit:

Bonjour, j'ai la même interrogation qu'Ecrelinf, comment calculer le forfait "frais de séjour" si l'EPLE paye l'hôtel et pas les repas ?

pour le transport, pas de soucis à mon sens, car il ne fait pas partie des frais de séjour je suppose...

et je m'interroge enfin sur les PJ :
- ordre de mission obligatoire car on mandate au 6251
- justificatif de transport ?
- justificatif d'hébergement (chambre et petit déjeuner) ?

obligatoires ou non selon vous ?

Avec un collègue on écrit un article sur le sujet qui paraitra dans la prochaine revue Intendance.
Concernant le paiement d'un forfait mon analyse est la suivante qu'on retrouve dans le guide :
L'existence de ces forfaits simplifie également la justification des dépenses, qui se base sur la preuve que les activités ont effectivement été réalisées et non pas sur la justification des dépenses au réel.
NB : s’il est fait appel aux coûts réels comme présentés ci-dessus, la justification devra être faite facture par facture et non sur la seule base de preuve de la participation.


Donc si forfait je dirais en PJ convention et ordre de mission (pour attester du bénéficiaire et de sa mission justifiant le versement du forfait). Attention il y a deux forfaits : un pour le voyage et un pour les frais de séjour. A noter que les transports internes durant le séjour soont comptabilisables comme frais de séjour.
Si paiement sur facture les règles habituelles notamment du décret de mars 22 s'appliquent. La question peut se poser par exemple pour l'hébergement de l'application du forfait nuitée du décret de 2006 ou du remboursement du montant de la facture. Au vue des textes mon analyse perso va en faveur de la seconde solution.

Pour la question du "partage" mon analyse (toujours perso) est une déduction des frais payés par l'établissement du forfait. Par exemple si le forfait est de 1 000 € et que l'EPLE paye une facture d'hébergement de 600 € je verse au personnel un solde de forfait de 400 € pour ses autres dépenses de frais de séjour.

Citation :

Citation :

Volcan :
Avec un collègue on écrit un article sur le sujet qui paraitra dans la prochaine revue Intendance.

Concernant le paiement d'un forfait mon analyse est la suivante qu'on retrouve dans le guide :
L'existence de ces forfaits simplifie également la justification des dépenses, qui se base sur la preuve que les activités ont effectivement été réalisées et non pas sur la justification des dépenses au réel.
NB : s’il est fait appel aux coûts réels comme présentés ci-dessus, la justification devra être faite facture par facture et non sur la seule base de preuve de la participation.


Donc si forfait je dirais en PJ convention et ordre de mission (pour attester du bénéficiaire et de sa mission justifiant le versement du forfait). Attention il y a deux forfaits : un pour le voyage et un pour les frais de séjour. A noter que les transports internes durant le séjour soont comptabilisables comme frais de séjour.
Si paiement sur facture les règles habituelles notamment du décret de mars 22 s'appliquent. La question peut se poser par exemple pour l'hébergement de l'application du forfait nuitée du décret de 2006 ou du remboursement du montant de la facture. Au vue des textes mon analyse perso va en faveur de la seconde solution.

Pour la question du "partage" mon analyse (toujours perso) est une déduction des frais payés par l'établissement du forfait. Par exemple si le forfait est de 1 000 € et que l'EPLE paye une facture d'hébergement de 600 € je verse au personnel un solde de forfait de 400 € pour ses autres dépenses de frais de séjour.

merci Volcan pour ton analyse, après plusieurs heures passées à lire les documents contractuels, je commence à y voir un peu plus clair, sachant que je n'avais pas jusqu'à hier d'accès à la plateforme..

- s'agissant de la preuve de la participation valant PJ pour les dépenses réalisées "au forfait", je pense demander pour ma part, outre la convention, l'annexe IV, l'OM et l'état de frais, le contrat financier validé en CA et signé avec chaque participant apprenant et accompagnateur (annexe V) et l'europass mobilité ou tout document attestant de la participation des apprenants et accompagnants

- pour les dépenses "au coût réel", j'ai cru comprendre qu'une telle demande était formulée dés la demande de subvention, lorsque les coûts réels ne sont pas couvert à hauteur d'au moins 70 % par le forfait; Question : le comptable peut-il alors prendre en charge les factures ou verser les frais de mission sans limite d'un montant maximum ? le contrat financier avec indication de la prise en charge au coût réel, validé en CA et signé par le participant sécurise à mon sens la prise en charge par le comptable...si le montant réel effectif est bien mentionné dans ledit contrat financier...

Je n'ai pas vu d'indication de prise en charge aux coûts réels dans la convention que j'ai examinée relative à une mobilité dans le cadre de la formation professionnelle (article I.3.2). Question : l'EPLE peut-il prendre en charge sur ses ressources propres un éventuel dépassement du forfait hébergement ou voyage, lorsqu'il paie en direct le prestataire ? et on oublie l'arrêté de 2006 pour les plafonds ? cette question va inévitablement se poser lorsque l'on compare les forfaits Erasmus et l'arrêté de 2006 :
Forfait Erasmus Irlande : 119 euros, arrêté de 2006 : 190 euros !

et pour ne pas simplifier les choses, le guide de gestion financière indique page 19 qu'une régie d'avance peut permettre de financer "certaines dépenses" à réaliser sur place non couvertes par les forfaits voyage et séjour. Je pense qu'il s'agit de visites culturelles, de frais de taxi pour emmener un élève aux urgences...mais pas des déplacements sur place indemnisés par le forfait voyage ou d'un éventuel surcoût pour l'hébergement et la restauration, votre avis ? j'ai déjà eu le cas d'un enseignant qui "invitait" les élèves au restaurant en utilisant ses indemnités de mission...

bref beaucoup de questions qui se posent à présent, une modification du décret et des arrêtés de 2006 serait la bienvenue pour prendre en compte les mobilités Erasmus...

Bonjour,
Pour une mobilité de groupe, j'avais demandé aussi le contrat financier liant le bénéficiaire (l'accompagnateur) à l'établissement.
Suite à cette demande, le référent ERASMUS m'a fait parvenir un document ERASMUS+ intitulé "comment compléter les documents contractuels du kit de mobilité" dans lequel en page 3, il est stipulé qu'il n'y a pas de contrat financier pour les mobilités accompagnateurs!
Comment faire pour la liquidation alors la différence entre un mandat de frais de déplacement suivant la règlementation nationale et un mandat de frais de déplacement en version ERASMUS?

Quelles PJ joindre si le contrat financier n'est pas fourni.

Sauf erreur, la convention ERASMUS contractuelle, ne fait pas d'ailleurs pas de distingo.
Merci.

Mobilité des accompagnateurs sous quelle forme ? Visite préparatoire, visite ponctuelle durant le séjour du groupe ou accompagnement du groupe sur toute la durée ?

C’est un accompagnement sur toute la durée .

ERASMORE a écrit:

C’est un accompagnement sur toute la durée .

Pour le groupe et les accompagnateurs le lycée a pris en charge les frais de voyage et de séjour directement ? L'accompagnateur à voyagé avec le groupe, il a payé son voyage, son hébergement, ses repas ?
PJ pour lui payer quoi ?

En effet, il n'y a pas de contrats de mobilité pour les profs accompagnateurs d'une mobilité collective.

En revanche, si dans le même projet ces mêmes profs partent faire de l'observation de pratiques professionnelles à l'étranger, ils auront un contrat de mobilité.

Il y a finalement une subtilité entre les accompagnateurs d'une mobilité et les participants d'une mobilité. Un prof peut avoir les deux statuts.

Le bus pour le déplacement a pris élèves et accompagnateurs.
Les élèves ont été logés dans des familles.
Les accompagnateurs se sont logés par leurs propres moyens (b&b).

Donc les frais de voyage sont pris en charge par l'EPLE et pour les frais de séjour l'accompagnateur perçoit le forfait "frais de séjour" dont le montant est mentionné dans les annexes de la convention.


Pour les PJ mon analyse perso :

Bonjour quelqu'un peut m'expliquer cela :

https://monprojet.erasmusplus.fr/docs/documents/guide_gestionnaire_eple_v220922_214.pdf




Comment dans op@le on va suivre cela ? Merci

Lina inverse a écrit:

Bonjour quelqu'un peut m'expliquer cela :

https://monprojet.erasmusplus.fr/docs/documents/guide_gestionnaire_eple_v220922_214.pdf




Comment dans op@le on va suivre cela ? Merci

On peut expliquer le guide ; ce sera fait dans un article dans le prochain numéro de la revue AJI.
Pour Opale je ne sais pas.

Volcan a écrit:

Pour Opale je ne sais pas.

Mais quelqu'un sait du coup puisque c'est écrit ? non  

Merci pour le retour en tous cas.

Tu suis avec les fiches de subvention (si tu en as créées et si tu es capable de gérer le processus).

Bonsoir
Quelles sont les pièces justificatives à joindre au mandat ,  pour les visites préparatoires de enseignants et pour les déplacements d'élèves,
convention  Acte CA, ordre de mission, attestation de présence, contrat financier?
Merci pour vos réponses

ordre de mission et contrat financier.

Extrait de l'article paru dans la revue "Intendance" :


 
 
 

On peut noter l'harmonisation des tarifs entre France et Europe :
Si le prof se déplace par exemple en Belgique en tant que fonctionnaire, il a droit à un remboursement de frais de séjour jusqu'à 206 €/jour.
S'il va dans le même pays mais en tant que "stagiaire Erasmus", la participation est de 106 €/jour.
Ce serait juridiquement intéressant qu'un participant fasse un recours au TA pour réclamer au MEN le paiement de la différence entre 106 € jusqu'à 206 €, si ses frais dépassent les 106€/jour alloués.

volcan a écrit:

baraban a écrit:

Bonjour, j'ai la même interrogation qu'Ecrelinf, comment calculer le forfait "frais de séjour" si l'EPLE paye l'hôtel et pas les repas ?

pour le transport, pas de soucis à mon sens, car il ne fait pas partie des frais de séjour je suppose...

et je m'interroge enfin sur les PJ :
- ordre de mission obligatoire car on mandate au 6251
- justificatif de transport ?
- justificatif d'hébergement (chambre et petit déjeuner) ?

obligatoires ou non selon vous ?

Avec un collègue on écrit un article sur le sujet qui paraitra dans la prochaine revue Intendance.
Concernant le paiement d'un forfait mon analyse est la suivante qu'on retrouve dans le guide :
L'existence de ces forfaits simplifie également la justification des dépenses, qui se base sur la preuve que les activités ont effectivement été réalisées et non pas sur la justification des dépenses au réel.
NB : s’il est fait appel aux coûts réels comme présentés ci-dessus, la justification devra être faite facture par facture et non sur la seule base de preuve de la participation.


Donc si forfait je dirais en PJ convention et ordre de mission (pour attester du bénéficiaire et de sa mission justifiant le versement du forfait). Attention il y a deux forfaits : un pour le voyage et un pour les frais de séjour. A noter que les transports internes durant le séjour soont comptabilisables comme frais de séjour.
Si paiement sur facture les règles habituelles notamment du décret de mars 22 s'appliquent. La question peut se poser par exemple pour l'hébergement de l'application du forfait nuitée du décret de 2006 ou du remboursement du montant de la facture. Au vue des textes mon analyse perso va en faveur de la seconde solution.

Pour la question du "partage" mon analyse (toujours perso) est une déduction des frais payés par l'établissement du forfait. Par exemple si le forfait est de 1 000 € et que l'EPLE paye une facture d'hébergement de 600 € je verse au personnel un solde de forfait de 400 € pour ses autres dépenses de frais de séjour.

Mon académie m'indique que le forfait ne serait finalement pas un forfait... Il nous est demandé de verser le forfait sr la base des taux de l'annexe 4 mais dans le même temps demander les justificatifs de dépenses. En cas de dépenses inférieures au forfait, demander le remboursement du reliquat à l'enseignant.
Pour moi un forfait était justement un forfait. Il fallait juste s'assurer que le bénéficiaire avait réalisé l'action pour laquelle il avait perçu le forfait.
Comment cela se passe-t-il chez vous?

Pffffff......

Qui dans ton académie te dit cela ? J'imagine que c'est la DAREIC ?

Prosper19 a écrit:

Mon académie m'indique que le forfait ne serait finalement pas un forfait... Il nous est demandé de verser le forfait sr la base des taux de l'annexe 4 mais dans le même temps demander les justificatifs de dépenses. En cas de dépenses inférieures au forfait, demander le remboursement du reliquat à l'enseignant.
Pour moi un forfait était justement un forfait. Il fallait juste s'assurer que le bénéficiaire avait réalisé l'action pour laquelle il avait perçu le forfait.
Comment cela se passe-t-il chez vous?

C'est idiot et sans fondement juridique. Ce n'est plus un forfait mais une régie dans ce cas !!!????
Pour moi le guide édité par la DAF est clair ; mais rien ne t'empêche de poser la question à la DAF A3.

Bonjour

Après la lecture des précédents échanges, je crois comprendre que dans tous les frais de mission, hors déplacement, sont plafonnés au forfait dans la convention, le remboursement au frais réel n'est donc pas possible si cela n'est pas autorisé par l'agence ?

Si le budget prévoit une participation de l'établissement ou d'une collectivité, à mon avis ces participations ne peuvent pas prendre en charge les frais de missions, éventuelles des frais de déplacements.
Qu'en pensez vous ?

Cordialement

Yvan a écrit:

Bonjour

Après la lecture des précédents échanges, je crois comprendre que dans tous les frais de mission, hors déplacement, sont plafonnés au forfait dans la convention, le remboursement au frais réel n'est donc pas possible si cela n'est pas autorisé par l'agence ?

Si le budget prévoit une participation de l'établissement ou d'une collectivité, à mon avis ces participations ne peuvent pas prendre en charge les frais de missions, éventuelles des frais de déplacements.
Qu'en pensez vous ?

Cordialement

Mon analyse, pour ce qu'elle vaut, est que le guide financier précise qu’en dehors des situations couvertes par un forfait type bourse (étudiants enseignement supérieur dont élèves BTS), ou en dehors du cas des mobilités de groupe et des situations de prise en charge au coût réel (après accord de l’Agence si le forfait ne couvre pas au moins 70% du coût du voyage / dans des cas relevant de l’inclusion dont le handicap), le contrat/convention de subvention prévoit trois possibilités, qui relèvent du choix de l’EPLE.
- Versement du "forfait".
- Paiement direct par l'EPLE
- Mixte des deux.

Le montant de la contribution ERASMUS aux frais de séjour est fixée par la convention mais rien à mon sens n'interdit à l'EPLE de financer sur ses fonds propres des dépenses au-delà de ce montant. C'est le principe d'une subvention : si vous en avez une pour 500 et que le bien vaut 550, les 50 sont à prendre sur votre budget.

Bonjour,

je relance le sujet. Certains d’entre vous suivent-ils sur op@le les projets ERASMUS, comment faites vous pour les régies sur op@le ?

Bonjour,

je n'ai pas encore lancé de régies sur ces projets.

Mais cela se gère en régie temporaire avec remise de l'avance en numéraire ou virement sur un compte sur lequel est adossée une CB.

Contacte moi en MP si tu veux, je t'envoie une fiche de procédure.

Pour l'habilitation il faudra la saisir sur un document annexe, mais on doit poivoir trouver cela facilement.

Merci ! mais tu n'as de MP, me trompé-je ?