News from Opale

Quelques nouvelles de mon expérience de V2 Op@le.

C'est juste un point de vue d'un V2 parmi d'autres, ni plus ni moins.

Les points sur lesquels nous sommes bloqués sur le plan comptable : c'est clair il n'y en a pas. Budget, dbm, situations des dépenses et des recettes, bons de commande, factures chorus, paiement des factures, avoirs, réimputations, rejets, DAO, dépenses sans engagement, avances pour menues dépenses, ordres de recettes, droits constatés, voyages, balances, états de développement de soldes, bourses, repas TURBISE, prélèvement automatique, saisie du DFT, saisie des écritures, rapprochement et lettrage, gestion de la caisse et j'en oublie.

Tout cela fonctionne sans erreur (à moins que nous ne les ayons pas encore  détectées    )!

Nous n'avons pas encore tout testé : immobilisations, recouvrement, COFI (évidemment   ), opérations pour ordres, ordres de paiements, marchés, régies, télépaiement notamment.

Au bilan comptable, nous sommes à peu près à jour sur tout dès lors qu'on se sera lancé dans le recouvrement avec Opale.

Au bilan fonctionnel, il y a clairement des progrès à faire. Mais pour l'instant OPALE évolue vite et ça c'est une bonne nouvelle ! Après la période difficile de découverte et de prise en main (plus longue que prévue car les chemins d'OPALE sont parfois un peu complexes), il faut maintenant réfléchir pour se simplifier la vie avec OPALE et c'est notre rôle de chef de service de travailler sur ce point. Car pour l'instant, nous n'avons gagné que peu de temps.
Il y a aussi des phénomènes de lenteurs observés (rien de rédhibitoire) qui se sont bien améliorés mais qui j'espère seront définitivement résolus pour les vagues suivantes.

Pour l'instant nous avons supprimé la totalité du papier que ce soit côté ordonnateur ou côté comptable sauf les bordereaux DDFIP que nous agrafons au relevé DFT. L'accès à distance via la clé OTP est une super avancée.

Au bilan de l'accompagnement, c'est mitigé : beaucoup de supports de formation, et de tutoriels rassurants (mais qui ne sont pas toujours à jour vue la vitesse à laquelle Opale évolue), des équipes disponibles, engagées et compétentes dans les rectorats ou côté DAF-A3, mais vu le nombre de demandes ce n'est pas toujours suffisant.

D'où l'immense intérêt de travailler entre pairs. C'est la première clé de la réussite d'OPALE selon moi et un super levier pour redynamiser les réseaux professionnels.

Au bilan du changement d'outil et de pratiques : clairement, c'est ce qui a été le plus difficile pour tout le monde. Pour plein de raisons que je n'ai pas le temps de détailler.

Mais le gros gros point de vigilance pour les vagues suivantes se situe pour moi à ce niveau : anticiper le plus possible, accompagner les équipes, rassurer, prévoir du temps, tenir compte de la réalité de la situation du service (si on est déjà en difficulté clairement Opale ne va pas arranger les choses dans un premier temps) sont pour moi les points clés et la priorité numéro 1 des GM/AC qui vont se lancer.  

Et donc, préparer et conduire le changement induit par Opale est la seconde clé de la réussite du déploiement d'Opale dans un EPLE il me semble.

Voilà ça reste partiel car le premier vrai bilan d'OPALE se fera au compte financier.

Sur un plan plus général, je maintiens que nous avons des enjeux importants dans ce déploiement :
   - se saisir de l'arrivée d'OPALE pour harmoniser et moderniser les procédures, développer la culture du changement ;
   - positionner le rôle des différents acteurs et notamment les AC/GM dans la fonction financière ;
   - s'organiser collectivement afin de remporter ce défi, car clairement c'en est un pour la profession et il ne faudrait pas que cela devienne une source de souffrance au travail supplémentaire !

Et à cet égard le forum semble bien jouer son rôle  

Franchement je suis content que cela puisse avancer...
Pour autant, je reste surpris du décalage entre ton optimisme, presque béat, et le retour d'autres collègues ( notamment des V1) qui sont épuisés et critiques...
Comme quoi, on est vraiment dans de l'humain et le côté technique est presque (de façon surprenante dans un tel dossier) secondaire...

Je comprends qu'on puisse être épuisé et critique car honnêtement le passage comme dit dans mon message a été plus difficile que prévu.
Les V1 ont plus de recul que moi, et j'aurai peut-être un regard différent dans plusieurs mois. Ceux que je connais ont terminé leur COFI et après une année 2021 parfois complexe ne sont pas en difficulté  avec ou à cause d'OPALE.

Par ailleurs et c'est tout à fait normal, mais on entend surtout les râleurs, les autres s'investissent autrement et j'en fait partie.

Et c'est surtout dans une perspective d'équilibre que je témoigne ; certainement pas pour balayer les critiques qui sont émises sur Opale, et encore moins pour dévaloriser celles ou ceux qui sont épuisés ou en difficulté !

Le verre OPALE n'est pas totalement plein c'est sûr, mais n'est pas totalement vide non plus et c'est l'objet de mon message.

Je ne vais pas épiloguer sur les + et les - n'étant pas en phase d'expérimentation cependant, j'essaie de m'informer grâce à ce site.
Interrogation face au premier écrit de Nicolas quand il évoque les réimputations.  Il me semblait avoir lu que les réimputations n'étaient plus possibles dans Opale.

Je précise tout de site que je ne suis pas adhérente à ce syndicat, mais cette lettre a fait vraiement écho à ce que j'entends et ressens.Lien https://snasub.fsu.fr/wp-content/uploads/sites/88/2022/03/22-03-01-courrier-SNASUB-FSU-SGM-MENJS-OPALE-OPERA-web.pdf

L'autre syndicat a fait également un article sur le sujet.

On s'achemine vers un accident industriel mais le site gestionnaire03 préfère être le paillasson des Rectorats et du Ministère plutôt que de défendre les gestionnaires qui vont être lessivés par le passage de GFC à OPALE***

Au passage je signale à l'abruti qu'ici ce n'est pas le site "gestionnaire03" mais le forum des gestionnaires ; et qu'accessoirement le site indiqué ne traite pas des problèmes liés à Opale.

TiTI a écrit:

Je précise tout de site que je ne suis pas adhérente à ce syndicat, mais cette lettre a fait vraiement écho à ce que j'entends et ressens.Lien https://snasub.fsu.fr/wp-content/uploads/sites/88/2022/03/22-03-01-courrier-SNASUB-FSU-SGM-MENJS-OPALE-OPERA-web.pdf

L'autre syndicat a fait également un article sur le sujet.

Verre à moitié vide et à moitié plein  

Les difficultés mentionnées par le SNASUB sont réelles : lenteurs de l'application en janvier, importation du budget qui a nécessité plusieurs essais pour certains, reprise des données longue (d'où l'intérêt de préparer le travail), prise en main de l'outil également plus longue que prévue car plusieurs fonctionnalités ne sont pas intuitives, équipes découragées, application non finalisée dans son ergonomie.

D'autres sont discutables :
- le prélèvement automatique a fonctionné dès février ici,
- le lien avec GFE fonctionne également très bien ici (sous réserve d'avoir la base élèves correctement remplie ),
- pas d'interlocuteur en cas de problème : pour le coup cela ne correspond pas du tout à mon quotidien d'utilisateur.
- suivi des subventions : pour moi (ou je n'ai pas tout compris), justement il y a un suivi des subventions dans OPALE
- la formation est importante mais pourrait être améliorée notamment sur des aspects pratico/pratiques (mais je pense que cela va être le cas pour les futures vagues).

Ceci dit, je trouve très bien que les syndicats se fassent l'écho des points de l'application et de son déploiement qui doivent être améliorés.

Par contre, il faut dire aussi qu'OPALE fonctionne sans bug avéré (heureusement pour une application de compta !) et que :
- le déploiement dans un EPLE doit être anticipé et fortement accompagnée par le chef de service (GM ou/et AC) car la prise en main n'est pas toujours évidente
- l'effet 'coup de fil' entre les collègues demeure le meilleur moyen de réussir ce changement et de limiter le stress dans les équipes qui est pour l'instant le point le plus difficile que j'ai rencontré. Et sur lequel les syndicats sont mobilisés à juste titre !

Nicolas a écrit:

Par contre, il faut dire aussi qu'OPALE fonctionne sans bug avéré (heureusement pour une application de compta !

C'est faux, et je m'étonne que tu ne lises pas les interventions d'autres forumeurs sur le sujet, quand je lis que la DDFiP  a dû modifier manuellement un fichier de virement par exemple parce qu'il manquait des péquins ... mais là je laisse tomber, et au passage je signale que le site mentionné renvoie bien à une problématique sur op@le.

A la lecture de ce fil, j'en arrive à la seule conclusion qui s’impose: il y a un paquet d'abrutis impliqués dans la V2 et de chefs de service incompétents et mous du genou (et je m'inclus dans le lot) puisque tout va bien et que tout marche à la perfection pour peu qu'on s'en donne la peine. 

Je vais prendre RV à Pôle Emploi pour faire un bilan de compétences...

clarisse a écrit:

Interrogation face au premier écrit de Nicolas quand il évoque les réimputations.  Il me semblait avoir lu que les réimputations n'étaient plus possibles dans Opale.

Lu où ? Et pourquoi donc ?
Par contre il est vrai que les notions sont précisées :
- réimputation : correction d'activité ou de domaine
- régularisation :correction de service ou de compte

TiTI a écrit:

Nicolas a écrit:

Par contre, il faut dire aussi qu'OPALE fonctionne sans bug avéré (heureusement pour une application de compta !

C'est faux, et je m'étonne que tu ne lises pas les interventions d'autres forumeurs sur le sujet, quand je lis que la DDFiP  a dû modifier manuellement un fichier de virement par exemple parce qu'il manquait des péquins ...

Peut-être on ne s'entend pas sur la notion du bug qui pour moi est un fonctionnement erroné du logiciel.

Personne n'a eu cela par ici à ma connaissance.

Quand il y a eu des soucis : prélèvement automatique qui n'est pas parti, fichier de virement rejeté de la DDFIP, cela venait d'un mauvais paramétrage côté Opale.

Qui peut venir d'une insuffisance de la formation ou des fiches du kit du bascule mais ce n'est pas un bug de l'application.

Bonjour

A combien évaluez vous la surcharge de travail en terme de volumétrie horaire depuis le passage et sur combien de temps pour vous et vos collègues ?

Dans mon secteur un collègue déjà opalisé a avancé le fait que la V3 sera la dernière vague à être accompagnée . ????

Nicolas a écrit:

..., cela venait d'un mauvais paramétrage côté Opale.

Des remontées autour de moi, c'est le gros problème: les paramétrages "internes" du progiciel qui génèrent des bugs que l'on n'arrive pas à expliquer. Et les retards conséquents qui vont avec.


Ce que je ne voudrais pas voir arriver, mais qui s'annonce gros comme une maison, c'est un démarrage catastrophique d'Op@le dans des EPLE formés comme d'habitude à la va-vite et au dernier moment (ce qui est annoncé me paraît très insuffisant et n'envisage rien sur la durée), catastrophe que l'on s'empressera de mettre sur le compte d'une absence d'anticipation.
J'ai du reste toujours du mal à comprendre comment on peut anticiper quelque chose de radicalement différent de notre outil actuel, de son ergonomie et de nos façons de travailler, et ce sans qu'aucune formation ni information détaillée ne nous ait encore été faite (*).
A part réunir notre équipe (je rappelle que pour la grande majorité des EPLE "équipe", ça signifie "une personne") et lui dire de se préparer à du changement... sans que l'on sache exactement lequel ?    



(*) il ne suffit pas de répéter comme un mantra que le grand progrès, c'est zéro papier; que ce soit sous forme papier ou numérique, il faudra toujours une politique d'archivage (et de sauvegarde), faute de quoi, le zéro papier deviendra rapidement un foutoir innommable. Et l'archivage informatique devra être bien plus rigoureux que celui papier, vu la facilité avec laquelle on peut égarer, déplacer ou supprimer un fichier.

Tu as bien raison, il faut anticiper.

Pour mettre toutes les chances de son côté et en complétant les dispositifs institutionnels avec les productions de collègues V1 et V2.

Et en même temps, ne pas 'surjouer' l'arrivée d'Opale. C'est un gros changement, mais on est juste sur un changement d'outil qui est vécu différemment selon les situations, les tempéraments et les organisations dans lesquelles Opale est implanté.

L'archivage informatique dans OPALE semble assez bien fait car les outils de recherche sont nombreux. A voir les retours d'expérience des V1 sur la question.

Pour commencer à se préparer : le plan d'action et les ressources grenobloises https://tribu.phm.education.gouv.fr/portal/auth/pagemarker/3/cms/default-domain/workspaces/echanges-et-reunion-des-agents-comptables-de-l-isere-38

Pour ma part ce que j'ai retenu (en gras ce qui me semble indispensable)

-> Suppression des contributions entre services avec Op@le : identifier les dépenses SRH et/ou définir une clef de répartition (% avec adoption par vote en CA) cf article AJI

-> Apurer un maximum de créances pour éviter les reprises de créances GFC → Opale

-> Apurer un maximum de lignes de la classe 4. Pour chacune de ces lignes de classe 4, bien identifier le tiers (fournisseur ou client) et veiller à dispoer de la pièce concernée (notification par exemple). Bien identifier les subventions/dotations Etat par le BOP mentionné sur les notifications qui détermine ensuite le compte d'avance (et l'article de recette pour le TR)

-> Scanner les RIB des tiers (fournisseurs) et les nommer avec nom du tiers. Pour les élèves : scanner le RIB du responsable qui paie (notamment prélèvement auto). Le nommer avec le nom/prénom de l’élève et/ou le nom/prénom du responsable qui paie.

-> Mettre à jour les tiers fournisseurs dans GFC conserver les fournisseurs depuis 2019, vérifier la dénomination, le siret, le RIB. Un tableau des fournisseurs avec ces éléments permettra la confirmation de ces tiers (Op@le utilise le répertoire Sirène) et le copier-coller dans la base Op@le pour la saisie des RIB.

-> Pour les fournisseurs qui ne déposeraient pas encore leurs factures sur chorus pro, les identifier et transmission d'un courrier rappelant l'obligation de dépôt de la facture sur le portail Chorus Pro (leur indiquer que de nombreux tutoriels existent sur la toile pour les modalités de dépôt).

-> Scanner tous les contrats

-> Recenser les marchés lot par lot sous forme de tableur avec les tarifs, la TVA, l’état des besoin, date début et fin

-> Enregistrer les contrats des AED en pdf

-> Se former à GFE pour celles qui font les DC sous TURBO – GEC ou ALISE.

-> Acheter un petit scanner pour les RIB : finalement j'ai largement préféré le copieur avec des résolutions réglables et une qualité meilleure

-> Passer au double écran pour les personnels de la chaine financière

-> Mettre à jour l’organigramme fonctionnel nominatif en repositionnant les acteurs et notamment l’ordonnateur qui va valider les engagements juridiques

-> Avoir une base élève propre : adresses postales et adresses mail complètes et justes. Pas de doublons d’élèves ou de responsables. Bien vérifier la présence du responsable qui paie.

-> Sorties d'inventaire à réaliser (comptabilité patrimoniale). Vérifier la parfaite concordance EGIMMO//GFC.

-> Scanner toutes les notifications de subvention. Création d'un tableau des subventions en cours (montant, tiers financeur, dates, c. de financement, plus observations : ex acte du CA…)

gaiou a écrit:

retente aujourd'hui d'intégrer le fournisseur qui a bloqué. C'est un bug, des fois ça note pas d'adresse alors qu'il y en a bien une de renseignée... tu retentes plus tard ou le lendemain et ça fonctionne. Si ce n'est toujours pas le cas, ticket !

https://gestionnaires.actifforum.com/t42732-ople-message-bloquant-createur-de-tiers-sirene#666086

...
 

Nat a écrit:

Bonjour,

En grande difficulté en tant que V2, je suis preneuse des pas à pas si c'est possible
Merci d'avance

https://gestionnaires.actifforum.com/t42609-ople-phase-de-reglement-document-de-remise-en-banque#666099




Tout cela me désole, mais bon je suis aussi partante  pour mon bilan de compétences ... la lithothérapie reconversion possible?

Bonjour,

Merci à Nicolas pour tous les conseils afin de se préparer à la mise en place d'Opale.
Concernant les RIB des tiers fournisseurs, je voudrais savoir s'il faut les scanner même si ils figurent sur les factures Chorus.
Bonne journée

oui car le RIB est attaché à un fournisseur et reste valide tant qu'il n'est pas modifié

Prendre le temps de les scanner dans le bon sens et avec une bonne résolution.

en complément aux conseils de Nicolas
apurer les soldes créditeurs des familles quelque soit l'origine : voyage, cantine...
Il faut en effet les rentrer avec Op@le et on ne peut pas créer de tiers élèves s'ils ne sont plus dans l'établissement.
on pense plus facilement aux soldes débiteurs

Janvier-Décembre a été tres difficile, car le kit de bascule GFC et OPALE est compliqué en raison de la saisie manuelle de tous les paramètres. Si erreur, ca bloque. On a une formation par les V1 de haute qualité avec des supports magistères loin d' être à jour ou incomplets. Parfois, j'ai mis 2h pour trouver la bonne manip pour traiter un avoir par exemple. Pour les immo, c'est ok pour moi mais heureusement qu'on m'avait expliqué le process avant. Je ne me suis pas encore lancée dans les OR.
Je trouve souvent des lenteurs comme le 1er jour de reprise. Ca augure des moments de solitude si c'est pas corrigé assez vite.
J'ai pas trouvé (ou pas osé tenté) les liquidations partielles.
Je trouve les process assez long d'aller-retour entre les différents acteurs et avec la succession d'écrans. Pour le moment, ca me prend plus de temps que GFC mais avec la pratique, ca devrait (je l'espere s'améliorer).
On n'a toujours pas réussi à débloquer la Régie. Sujet du moment. Pas cool d'être sur la régie pour les espèces et mandataire pour les chèques (process, fenetres différents...).
Je m'adapte assez bien avec un assistant au top. Mais je suis très inquiète pour nombres de collègues déjà en difficulté avec GFC. De plus, quand je vois la dispo de notre V1 avec nous, je ne pourrais pas être dispo comme ça pour former la V3.

Petgorn a écrit:

en complément aux conseils de Nicolas
apurer les soldes créditeurs des familles quelque soit l'origine : voyage, cantine...
Il faut en effet les rentrer avec Op@le et on ne peut pas créer de tiers élèves s'ils ne sont plus dans l'établissement.
on pense plus facilement aux soldes débiteurs

Faux on peut créer des tiers élèves même s'ils ne sont plus scolarisés, pour les créances contentieuses par exemple

Pour moi, je suis surprise de lire les expériences réussies sur Op@le car pour pour ma part, ce n'est pas du tout le cas. De quoi se mettre sacrément en question.
A ce jour, aucune recette; Des demandes de paiement effectuées uniquement pour les situations les plus simples. 230 factures dans le présas.(des alimentaires, liés à des contrats)..sans parler du volume dans l'écran de liquidation.
La complexité de la prise en charge d'une simple facture et le temps nécessaire sont incroyables avec des actions démultipliées. Aujourd'hui les services faits partiels ne fonctionnaient pas et soldaient totalement les engagements juridiques. Pour un seul euro de différence, obligation de créer un EJ complémentaire.
Pour la 5ème jour, impossible pour l'ordo d'accepter plus de 4-5 DP, ensuite interface bloquée pour le reste de la journée
Pour nos avis aux familles la moitié malgré des adresses mail exactes n'ont pas été envoyées par mail;;donc impression papier de tous et envoi postal. Pour ceux envoyés par mail, impossible de ne pas envoyer l'imprimé mandat de prélèvement;;;ah j'oubliais, sur l'avis aux familles, une seul adresse mail de contact lycée pour les familles : celle de la cheffe de 2019 (elle n'est plus en exercice)
Peu de retour sur les tickets amigo
L'outil n'est pas du tout ergonomique ou intuitif. Les tutoriels ne sont pas complets, il faudrait une formation complémentaire aux tutoriels.

Ce qui désespère le plus ce n'est pas le temps passé mais de "coincer" aussi souvent sans savoir quoi faire car soit n'est pas décrit dans un tutoriel, soit relève d'un dysfonctionnement. On n'a pas beaucoup de V1 dans l'académie donc on ne peut pas se permettre de les solliciter. On en peut donc pas interroger une personne ressource qui sait..

Mon bilan aujourd'hui : un retard monstre, un grand sentiment de mal-être dans mon service, des situations bloquées à de nombreuses étapes...J'ai un rêve : retourner à GFC pour me sortir de cette impasse dans laquelle on s'enfonce.

Nat ne reste pas coincée !

Tu as de super V1 par chez toi, je les ai contactés plusieurs fois

Si tu veux contacte moi, on a fait trois voyages sans pb, les factures sont payées au jour le jour, et on fait nos TR de repas chaque mois.

Le retard, c'est pas grave mais faut pas rester comme ça !

On est trop en difficulté avec des collègues dans le service en mal-être. On a pas de V1 sur de gros lycées et je me demande si la taille n'est pas un facteur handicapant pour Op@le(en fait j'en suis sûre)
Je pense qu'il n'aurait pas fallu déployer Opale sur des gestions lourdes et en ordo et compta.En tant que chef de service, il faudrait pouvoir passer beaucoup de temps pour accompagner les collègues mais il y a aussi le reste de la gestion du lycée...et les COFI. la complexité et la nécessité de tout requestionner ne permettent pas aux collègues d'être autonomes dans cette prise en main...
J sens l'impasse et le mur. Je pense sérieusement à repasser sur GFC  même à cette date...c'est dire

Le déploiement sur de grosses structures n'est pas rédhibitoire il me semble. C'est plus la complexité d'un bahut qui me semble difficilement franchissable.
Contacte moi, je te dis, tu ne devrais pas le regretter

C'est gentil...je veux bien...mais c'est peut-être trop tard ..je ne vois pas comment on pourrait résorber nos retards et difficultés

Je ne veux pas t'empêcher de retourner sur gfc.
Mais si tu veux on :
1. Liste tes priorités : fournisseurs, droits constatés, encaissements, dft etc
2. Forme tes collaborateurs
3. En route

Je comprends ta remarque...mais sur une grosse gestion et compta...impossible que je me forme à tout ce que suppose Opale et que je forme ensuite plusieurs collègues...c'est le pb d'opale..il aurait fallu que la sphère compta...ou une gestion moins lourde

J'ai bien parlé de former tes collaborateurs, pas toi
Tu as d'autres chats à fouetter !
C'est toi qui choisis, j'ai été formé à l'école forum des gestionnaires de Volcan et par l'Intendant Zonard, il y a pire comme école